Pedido de Bar Sistema para controle de pedido de bar

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1 Pedido de Bar Sistema para controle de pedido de bar Desenvolvido por Hamilton Dias (31) Belo Horizonte

2 ÍNDICE Introdução...3 Implantação...3 Instalação...3 Copia de Segurança...4 CADASTROS...5 Como Utilizar Os Cadastros...5 Como mover para visualizar as informações...5 Como Cadastrar...5 Como Alterar...5 Como Arquivar...5 Como Excluir...5 Como Cancelar...5 Como Imprimir...5 Como Sair da tela...5 Como Localizar...6 Filtrando Informações Exatas...6 Filtrando Informações Parciais...7 Cancelando informações de filtros...7 Cadastro de Grupo de Produtos...8 Cadastro de Garçom...8 Cadastro de Mesa...8 Cadastro de Produtos...9 Entrada no Estoque...10 Saída do Estoque...11 Almoxarifado...12 Entrada no Estoque...12 Saída do Estoque...13 Configuração do Sistema...14 Pedido...15 Criando uma nova conta...16 Cadastrando novos itens em uma conta já aberta...16 Resumo...17 Observação no produto...17 Visualizar observação no produto...17 Tabela de Preço...18 Impressão da Conta...19 Efetuar Pagamento...20 Cancelamento do Pedido...20 Relatório...21 Gráfico...22 Utilitários...23 Log de Erros do Sistema...23 Impressora Padrão...23 Windows...24 Suporte SQL...25 Sobre...26 Página: 2

3 Introdução Este sistema multi-usuário (em vários computadores simultaneamente) foi desenvolvido para ajudar a controlar os pedidos de seu estabelecimento. Maior controle das contas, agilidade no cadastro, relatórios de estatísticas por produtos, mesas, garçons, quantidade de clientes, tempo em que seu cliente ficou no seu estabelecimento, apuração financeira, controle de estoque e almoxarifado e outros. Implantação Os dados abaixo deverão ser preenchidos nas seguintes ordens: 1 - Grupos de produtos 2 - Garçons 3 - Mesas 4 - Produtos 5 - Entrada de estoque dos produtos 6 Configuração Instalação Execute o arquivo Instalar.exe, o sistema lhe dará um diretório padrão c:\hdias_bar e ira criar em sua máquina subdiretórios como dados, fotos, dll. Gentileza não mudar estes caminhos da instalação para futuras manutenções. Execute o arquivo Rede.Exe ou digite no menu iniciar \ executar : c:\hdias_bar\rede.exe e será apresentada a tela ao lado: 1º Passo - clique no botão INSTALAR BDE e confirme OK nesta tela que será apresentada. 2º Passo clique no botão Mono- Usuário As opções apresentadas na tela já serão apresentadas conforme mostra a tela, não sendo necessário mudá-las. Página: 3

4 Copia de Segurança O sistema permite que o usuário faça suas próprias copias de segurança em seu computador e permitindo a você a armazenar em um disco fora de sua máquina (CD/ DVD). Clique no arquivo Copia.EXE ou no menu Utilitários, clique na opção Copia de Segurança. Ao acessar pela primeira vez será apresentada a tela conforme mostra abaixo, permitindo a você fazer copias dos dados e das imagens separadamente e em até 02 locais distintos. Criar um arquivo a cada execução Ao marcar esta opção o sistema irá criar arquivos com o nome dados_ddmm_hhmm.bck (dados_diames_horamonutos.bck) nunca o repetindo, quando não marcado o sistema irá criar apenas o arquivo dados.bck. Executar automaticamente ao Abrir o Sistema Ao marcar esta opção o sistema irá executar a copia e será apresentada apenas a tela abaixo e será fechada automaticamente, permitindo ao usuário a fazer quaisquer outras tarefas em seu computador. Página: 4

5 CADASTROS Os dados que irão alimentar as informações junto ao sistema serão todas cadastradas no menu cadastro. Temos no sistema os cadastros de Grupos, Garçons, Mesas, Produtos, Estoque, Almoxarifado. Como Utilizar Os Cadastros Como mover para visualizar as informações 1º Passo clique no 1º botão; 2º Passo clique no 2º botão; 3º Passo clique no 3º botão; 4º Passo clique no 4º botão; Como Cadastrar 1º Passo clique no botão Novo ou pressione a tecla CTRL + N; 2º Passo digite as informações necessárias; 3º Passo clique no botão Gravar ou pressione a tecla CTRL + G; Como Alterar 1º Passo clique no botão Alterar ou pressione a tecla CTRL + A; 2º Passo digite as informações necessárias; 3º Passo clique no botão Gravar ou pressione a tecla CTRL + G; Como Arquivar 1º Passo clique no botão Gravar ou pressione a tecla CTRL + G; Como Excluir 1º Passo localize o conteúdo a ser excluído; 2º Passo clique no botão Excluir ou pressione a tecla CTRL + E; 3º Passo Será apresentada uma mensagem de confirmação, se clicar em SIM será eliminado do sistema e nunca mais será possível o retorno da informação e ao marcar NÃO será cancelada e não mais será excluído. OBS: As informações cadastradas e utilizadas em outras telas não poderão ser excluídas, pois outras informações as utilizam, caso queira excluir assim mesmo você deverá localizar nos cadastros que utilizam estas informações. Como Cancelar Quando digitar uma informação e não desejar gravar, clique no botão Cancelar; Como Imprimir Clique no botão Imprimir para listar na tela as informações sobre o cadastro, podendo ser enviado para impressora. Como Sair da tela 1º Passo Clique no botão Sair 2º Passo ou pressione a tecla ESC. Página: 5

6 Como Localizar Observe em no topo da tela existe os campos Código e Nome, no campo Código digite o número e no campo nome digite o nome que deseja procurar, a pesquisa e feita imediatamente ao digitar. Outra forma de localizar e clicar na segunda pasta (pesquisa e seleção), 1º Passo - Clique na opção Campo serão listados os campos em que você poderá fazer sua consulta; 2º Passo Clique na opção Pesquisar por e digite a informação 3º Passo Clique no botão Localizar (observe que o sistema irá mover para o valor encontrado marcando com uma seta no esquerdo e a linha ficará na cor azul). Filtrando Informações Exatas 1º Passo - Clique na opção Campo serão listados os campos em que você poderá fazer sua consulta; 2º Passo Clique na opção Pesquisar por e digite a informação 3º passo para ver apenas as informações selecionadas na tela clique no botão Selecionar; Página: 6

7 Filtrando Informações Parciais 1º Passo - Clique na opção Campo serão listados os campos em que você poderá fazer sua consulta; 2º Passo Clique na opção Pesquisar por e digite a informação e acrescente o sinal de asterisco ( * ) 3º passo para ver apenas as informações selecionadas na tela clique no botão Selecionar; Observação: Note que foi digitado MARIA* automaticamente no 3º passo, foi informado todas as pessoas que começam com o nome MARIA. Cancelando informações de filtros Observe que serão apresentados na tela e na grade apenas os registros selecionados, clique no botão CANCELAR, para que apresente todos os dados. Página: 7

8 Cadastro de Grupo de Produtos Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Grupo de Produto. Grupo de produtos tem a finalidade de agrupar futuras informações junto ao sistema, ordenas a impressão de seu cardápio por grupo e apresentadas em telas de estatísticas. Cadastro de Garçom Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Garçom. Os dados dos garçons tem a finalidade de identificar a conta (pedido), informar caso o mesmo receba uma porcentagem (10%) a mais. Você também poderá fazer fechamento por período e ter uma apuração financeira. Cadastro de Mesa Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Mesa Os dados das mesas têm a finalidade de identificar a conta (pedido), informar o garçom que atende a mesma. Você também poderá fazer fechamento por período e ter uma apuração financeira. Página: 8

9 Cadastro de Produtos Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Produto. Os dados informados dos produtos serão apresentados na tela do pedido (conta), tabela de preço, cardápios a ser impresso ordenado pelo grupo informado, você terá o valor da venda do seu produto, seu custo e seu estoque mínimo e terá a opção de não mais apresentar na tela de pedido o produto que você não queira mais vendê-lo. Definindo foto para o produto Na opção Pedido do sistema onde será apresentado os dados deste cadastro o sistema permite a apresentação de uma imagem para identificar o produto ou ate mesmo a foto. Cada produto tem um código conforme mostra nesta tela ex: 41, você poderá tirar a foto do produto e gravar no diretório do sistema de fotos ex: c:\hdias_bar\fotos como nome do arquivo de 41.jpg, assim que for efetuada a venda ou tabela de preço ou na impressão do cardápio a mesma será apresentada. Página: 9

10 Entrada no Estoque Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Produto, localize o mesmo e clique na opção Entrada no Estoque. Você poderá controlar seu estoque dos produtos, todas as entradas dos produtos em seu estoque você poderá fazer o lançamento. Adicionando Clique no botão Adicionar Informe a data (da entrada do produto em seu estoque) Informe a quantidade (em que você tem no seu estoque) Informe o custo (unitário do seu produto) Informe o motivo da entrada (Reposição de Estoque, Devolução, Perda) Gravar e Excluir Ao clicar no botão Gravar o sistema irá atualizar seu estoque com as entrada e saídas e lançando no produto seu estoque e inclusive o custo atual. Página: 10

11 Saída do Estoque Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Produto, localize o mesmo e clique na opção Saída no Estoque. Você poderá controlar seu estoque dos produtos, todas as saídas dos produtos em seu estoque você poderá fazer o lançamento, quando feito um pedido de venda o sistema irá automaticamente lançar nesta tela. Adicionando Clique no botão Adicionar Informe a data (da saída do produto em seu estoque) Informe a quantidade (que você esta retirando seu estoque) Informe o custo (unitário do seu produto) não e necessário lançar esta informação Informe o motivo da saída (Perda, Lanche Funcionário, e outros) Gravar e Excluir Ao clicar no botão Gravar o sistema irá atualizar seu estoque com as entrada e saídas e lançando no produto seu estoque e inclusive o custo atual. Página: 11

12 Almoxarifado Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Almoxarifado. Os dados informados dos produtos do almoxarifado não serão apresentados na tela do pedido (conta), tabela de preço, cardápios, você terá seu custo e seu estoque mínimo. Esta opção do sistema for desenvolvida para você controlar seus produtos de suporte como: óleos, farináceos e outros. Entrada no Estoque Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Almoxarifado, localize o mesmo e clique na opção Entrada no Estoque. Você poderá controlar seu estoque do almoxarifado, todas as entradas dos produtos em seu almoxarifado você poderá fazer o lançamento. Adicionando Clique no botão Adicionar Informe a data (da entrada do produto em seu estoque) Informe a quantidade (em que você tem no seu estoque) Informe o custo (unitário do seu produto) Informe o motivo da entrada (Reposição de Estoque, Devolução, Perda) Gravar e Excluir Ao clicar no botão Gravar o sistema irá atualizar seu estoque com as entrada e saídas e lançando no produto seu estoque e inclusive o custo atual. Página: 12

13 Saída do Estoque Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Almoxarifado, localize o mesmo e clique na opção Saída no Estoque. Você poderá controlar seu estoque do almoxarifado, todas as saídas dos produtos você poderá fazer o lançamento. Adicionando Clique no botão Adicionar Informe a data (da saída do produto em seu estoque do almoxarifado) Informe a quantidade (que você esta retirando seu estoque do almoxarifado) Informe o custo (unitário do seu produto) não e necessário lançar esta informação Informe o motivo da saída (Perda, Lanche Funcionário, e outros) Gravar e Excluir Ao clicar no botão Gravar o sistema irá atualizar seu estoque com as entrada e saídas e lançando no produto seu estoque e inclusive o custo atual. Página: 13

14 Configuração do Sistema Para acessar este cadastro clique no Menu Cadastro Configurações do Sistema As definições destas configurações deverão ser analisadas com cautela, uma vez que qualquer informação definida erroneamente poderá prejudicar o desempenho e a funcionalidade do sistema. Iremos conhecer uma pouco mais de cada opção: Usar comanda para Cozinha - Impressão de uma comanda para a cozinha constando o item a ser preparado com observações digitados no momento do pedido, informando a mesa e o garçom. Imprimir documento do item pedido pelo cliente - Permite assim que o pedido solicitado pelo cliente for lançado o sistema irá imprimir apenas o item contendo os dados da conta para ser armazenado em um scaninho para o fechamento da conta. Usar impressora jato de tinta ou laser - Define apenas o tipo de impressão a ser feita pelo sistema (Observação marque apenas uma das duas opções) Usar impressora matricial - Define apenas o tipo de impressão a ser feita pelo sistema, uma vez que este sistema utiliza os recursos de impressão rápida em matriciais- (Observação marque apenas uma das duas opções) Informa o Garçom na inclusão do novo pedido - Permite o sistema a apresentar uma tela onde você irá informar o código do garçom Informar a Mesa na inclusão do novo pedido - Permite o sistema a apresentar uma tela onde você irá informar o código da mesa Garçom Padrão - Permite o sistema a trazer o primeiro cadastro sem informar Mesa Padrão - Permite o sistema a trazer o primeiro cadastro sem informar Cobrar 10% para o Garçom - Caso seu estabelecimento cobre 10% para o garçom Cobrar valor pelo Convert-Artista - Caso seu estabelecimento cobre um valor por pessoa Ocultar produto na tabela Ocultar os produtos na tabela de preço que foram marcados no cadastro do produto na opção ocultar Caminho da impressão Padrão, Impressora para emissão do item do pedido,impressora para emissão da comanda da cozinha,impressora para emissão do fechamento do pedido - Esta 04 opções juntas acima somente terão validade caso a opção Usar impressora matricial, estiver marcada, Página: 14

15 uma vez que o usuário poderá ter impressoras e vários setores do seu estabelecimento. A Opção LPT1, indica impressora local e para definir a impressão na rede, informe o caminho da máquina exc: \\Cozinha\LPT1, \\Caixa\LPT1 Mensagem do fechamento da conta - Texto da sua empresa para ser apresentar no final do fechamento da conta como: Voltem sempre Pedido Para acessar este cadastro clique no Menu Pedido ou pressione a tecla F3. Esta tela você fará todos seus pedidos do dia, terá suas mesas que esta livres e ocupadas, verá os produtos solicitados pelo seu cliente e um resumo da quantidade, verá as imagens dos produtos solicitados, sua conta será fechada rapidamente, impressão rápida. - Cancelar a conta - Efetuar o pagamento - Impressão da comanda da cozinha - Impressão rápida da conta - Permite visualizar tabela de Preço - Resumo dos produtos da conta Página: 15

16 Criando uma nova conta Ao abrir o sistema pela primeira vez ao dia o sistema irá trazer a seguinte tela abaixo a esquerda. Na opção Mesa livre no canto inferior direito da tela na cor verde, clique 2(duas) vezes consecutivas na mesa livre. Note que na tela a direita já será apresentada contendo os dados da conta e nota também que na opção Mesa Ocupada tem uma mesa contendo a hora em que a mesma foi aberta. Cadastrando novos itens em uma conta já aberta Após várias mesas abertas, o sistema irá apresentar na tela na cor verde a mesas disponíveis e as mesas ocupadas na cor amarela. Quando solicitado um novo pedido pelo cliente de uma mesa X, clique uma vez na mesa na cor amarela o sistema irá selecionar apenas os itens da mesa e pressione o botão F8 para que o sistema permita que Página: 16

17 Resumo Manual do Sistema de Pedido de Bar você possa informar o produto desejado no campo Cod onde você irá informar o código do produto conforme em sua tabela anexa e a quantidade. Para informa a quantidade antes do código, pressione as teclas de F2 até F5, para o sistema informar a quantidade conforme solicitado e depois o código. A tecla F2 corresponde a 2 (duas) quantidades e assim respectivamente. Para abrir a tabela de preço pressione o botão F6 no campo código, localize o produto e pressione enter ou novamente f6, para voltar no pedido. Após a solicitação do item pedido clique n o botão Gravar ou pressione a tecla F9. para que o sistema possa atualizar o saldo da conta. Para apresentação das imagens veja na opção do sistema Cadastro de Produto no seção Definindo foto para o produto A opção resumo apresenta na tela um somatório os produtos pelo pedido. A cada novo item na mesa o usuário irá informar o item ou seja a produto irá apresentar várias vezes na tela e aqui agrupadas pela quantidade, veja o exemplo do produto CERVEJA LATA SKOL que foi solicitado 5 vezes em horas distinta. Observação no produto Para informa dados para comanda na cozinha, no produto informado no pedido clique no botão Observação e digite o que você fizer necessário. Visualizar observação no produto Depois de informado as observações você poderá visualizar todas as observações do pedido, sendo apresentadas como o código do produto e a observação Página: 17

18 Tabela de Preço Esta opção esta disponível no sistema, através do menu principal Tabela de Preço, ou dentro do Pedido, clicando no botão Preço. Para Localizar um produto desejado, digite o nome desejado conforme mostra na tela abaixo localizando o produto X-Tudo, ao digitar a primeira letra o sistema automaticamente localizou todos os produtos que começam com a letra X. Para apresentação das imagens veja na opção do sistema Cadastro de Produto na seção Definindo foto para o produto Página: 18

19 Impressão da Conta Esta opção esta disponível no sistema dentro do Pedido, clicando no botão Conta. Esta opção apresentada na tela mostra o lay-out de como a conta será impressa para o cliente contendo: Data, Mesa, Garçom, Número de Pessoas na mesa, Tempo de permanência, Todos os produtos solicitados, somatório da conta, informações de divisão da conta para até 11 pessoas. Página: 19

20 Efetuar Pagamento Esta opção esta disponível no sistema dentro do Pedido, clicando no botão Pagamento ou pressione a tecla F7. O sistema lhe fará uma pergunta caso deseja encerrar a conta. Ao responder SIM o sistema lhe apresentada à tela contendo os dados da conta. Marque a opção do Formada de Pagamento, no campo Histórico você poderá descrever, caso seu cliente lhe pague com vários cheques ou outras importâncias, você poderá permitir desconto e informar o valor pago para o sistema calcular seu troco, informe o número de pessoas que esta na mesa. Após todos os dados devidamente preenchidos Confirmar F5. A opção cancelar é para desfazer os dados preenchidos sem gravar, mantendo a conta em aberto. Cancelamento do Pedido Para efetuar o cancelamento do pedido (encerrar e liberar a mesa), clique no botão Cancelar Conta. Página: 20

21 Relatório Para acessar esta opção do sistema clique no menu principal em Relatório. Informe a data do fechamento e clique no botão listar. Página: 21

22 Gráfico Para acessar esta opção do sistema clique no menu principal em Gráfico. Gráficos comparativos financeiros, por garçom e clientes que freqüentam seu estabelecimento. Página: 22

23 Utilitários O sistema tem alguns aplicativos para lhe ajudar em seu cotidiano. Log de Erros do Sistema Para acessar esta opção clique no menu principal em Utilitários Log de Erros. A cada erro apresentado pelo sistema, será gravado permitindo ao usuário a enviar o erro para nosso suporte, assim podemos ter uma noção melhor do erro e lhe ajudar. Impressora Padrão Para acessar esta opção clique no menu principal em Utilitários Impressora. Permite que você informe a sua impressora padrão para impressão, sem que você tenha passar pelo gerenciador de impressão do Windows. Página: 23

24 Windows Para acessar esta opção clique no menu principal em Utilitários Windows. Este aplicativo é para lhe ajudar a acessar algumas informações básicas do sistema, caso você na tenha tantos conhecimentos em informática. Página: 24

25 Suporte SQL Para acessar esta opção clique no menu principal em Utilitários SQL Caso você tenha conhecimentos na linguagem SQL você poderá exercêlos. Ao clicar na tabela o sistema ira apresentar na grade os dados. Armazenado suas consultas para futuras pesquisas Você poder armazenar suas consultas, digite seu SQL e clique no botão Adicionar, informe no campo cadastro o nome desejado no campo titulo seu titulo para você pesquisar ou apresentar na caixa de pesquisa e em seguida gravar. Exportar para WORD, Excel e HTML Sua consulta em SQL poderá ser exportada para impressão ou gráficos no Word, Excel ou HTML, clique no botão Exportar. Selecione os campos desejados e pressione o botão em qual sistema você irá ter ser relatório. Página: 25

26 Sobre Manual do Sistema de Pedido de Bar Para acessar esta opção clique no menu principal em Sobre. Estas informações apresentam os dados do seu computador para futuras manutenções. Página: 26