NOVA ROTINA DE INVENTÁRIO FÍSICO

Transcrição

1 NOVA ROTINA DE INVENTÁRIO FÍSICO O Siagri Agribusiness já tinha uma rotina para realizar Contagem e Inventário Físico (Balanço de Estoque Físico). Porém, a rotina não atendia com eficiência as empresas que possuem, em estoque, uma grande quantidade de itens, como ocorre nas Concessionárias de Máquinas Agrícolas e nas Lojas Agropecuárias. Para resolver este problema, foi criada uma rotina totalmente nova, com base numa pesquisa realizada junto aos clientes sobre as boas práticas de execução de balanço do estoque físico. A rotina permite, entre outras coisas: a criação de várias contagens; emissão de planilhas para apontamento; relatórios de comparação entre contagem e estoque do Sistema e lançamento automático de diferenças (ganhos e/ou perdas). Esta melhoria está disponível a partir da versão A de 09/11/10. Para trabalhar com a nova rotina, será necessário efetuar a alteração de algumas configurações e permissão de acesso à opção, como descrito abaixo. 1. Liberação de permissão de acesso à rotina Acesse o módulo Transacionador e através das rotinas Tran10421-Manutenção de Permissões de acesso ao sistema por usuário ou Tran10422-Manutenção de Permissões de ao sistema por grupo, liberar o acesso a opção Inventário Físico.

2 Para permitir um maior controle desta rotina, foram criadas permissões de acesso aos botões. Desta forma pode-se restringir o acesso dos usuários a alterações e exclusões. 2. Cadastro do Tipo de operação para emissão de comprovante de entrega Após concluir o processo de contagem poderá ser gerado comprovante de entrega a fim de ajustar o Estoque Físico dos produtos no sistema conforme balanço realizado. Para isso será necessário cadastrar dois novos tipos de operações, uma de entrada e outra de saída. Estas operações deverão movimentar o estoque físico, para que o ajuste no saldo dos produtos seja realizado. Acesse o Módulo Transacionadores Menu: Cadastros-> Faturamento opção B - [TO] Tipo de Operação a) Cadastro de Tipo de Operação para emissão comprovante de saída Neste cadastro deverá ser inserido o controle de saldo 1-ESTOQUE FÍSICO e no campo Compr. Entrega deverá ser informada a opção Subtrai.

3 b) Cadastro de Tipo de Operação para emissão comprovante de entrada Neste cadastro deverá ser inserido o controle de saldo 1-ESTOQUE FÍSICO e no campo Compr. Entrega deverá ser informada a opção Adiciona.

4 3. Definindo Tipo de operação padrão nos parâmetros gerais Após efetuar os dois novos cadastros referentes ao tipo de operação (entrada/saída), para emissão dos comprovantes de entrega e para acerto do saldo dos produtos, é necessário defini-los nos parâmetros gerais do sistema para sua utilização na rotina de Inventário Físico. Acessar o módulo Transacionadores Menu: Configurações-> Cadastros opção A - Parâmetros Os campos Tipo de Operação Saída e Tipo de Operação Entrada, deverão ser preenchidos com os cadastros do tipo de operação criados.

5 4. Efetuando cadastro de contagem Para iniciar o processo de contagem, deverá ser cadastrado o Inventário Físico que estará relacionado às contagens Acessar Módulo Compras e Estoque Menu: Movimentação-> Estoque opção H-Inventário Físico Descrição = deverá ser feito o registro do nome que identifica o balanço (Exemplo: Balanço novembro/2011) Empresa = a contagem de estoque é realizada por empresa, deverá ser informado o código da empresa. Depósito = deverá ser informado o depósito para gerar a contagem, o estoque físico considerado na contagem será o correspondente ao depósito informado. Data = data de realização da contagem. O estoque físico dos produtos demonstrado será o da data informada, e o custo médio também será o da data da contagem. Gerador de ajuste das diferenças = este botão apenas deverá ser acionado quando a contagem de estoque for concluída. Seu acionamento irá gerar o Comprovante de Entrega, que irá acertar o estoque físico dos produtos conforme estoque contado. Somente após a gravação do Inventário Físico o sistema habilitará o botão Avançar, para geração das planilhas de contagem.

6 4.1. Geração Planilha de Contagem Acionando o botão Novo será aberta a tela Cest2039B-Contagem de Estoque, os filtros aplicados na geração da primeira planilha de contagem, serão os mesmos para a geração das demais contagens.

7 4.2. Opções de Filtros da Planilha Listar SOMENTE os produtos com movimentação no dia se marcada esta opção a planilha de contagem será gerada apenas com produtos que contenham movimentação na data da contagem. Locação até : permite geração da planilha de contagem filtrando entre valores (locação) Após inserir filtros e clicar no botão Gerar Lista o sistema demonstrará os produtos para contagem. Esta rotina permitirá ao usuário efetuar quantas contagens forem necessárias. Alterar = altera a descrição da planilha de contagem criada. Imprimir = Imprime relatórios de contagem, faltas e sobras. Excluir = exclui planilha de contagens geradas, mas estas devem estar com situação descrita como aberto. Fechar = utilizado para fechar/abrir a planilha de contagem, e incluir novas planilhas de contagem. Lançamento em série = permite o usuário inserir a quantidade dos produtos em seqüência, conforme foi gerado na planilha. Totalização por página = ao inserir a quantidade do último produto na página, o sistema habilitará o campo Total por página.

8 No campo Total por página o usuário deverá inserir a somatória da quantidade dos produtos, assim o sistema irá validar se a quantidade digitada para os produtos está igual ou diferente ao Total por página. O intuito desta opção é auxiliar a evitar digitação de quantidades erradas. Quando acionado o botão Gerar ajuste das diferenças, os comprovantes de entrega gerados serão listados na GRID de Comprovante de Entrega. Observação Após ter gerado o(s) Comprovante(s) de Entrega para ajuste das diferenças, o usuário não conseguirá reabrir as planilhas de contagem. Para isso é necessário clicar sobre o botão Excluir para efetuar manutenção das contagens. O(s) Comprovante(s) de Entrega gerado(s) a partir da rotina Cest2039-Inventário Físico, só poderão ser cancelados/excluídos pela mesma rotina Impressão da Planilha de Contagem Para imprimir a Planilha de Contagem, basta clicar no botão Imprimir.

9 Na impressão da Planilha de contagem a coluna referente à Contagem será impressa conforme a contagem que estará sendo realizada. Exemplo: 1. Contagem, 2. Contagem,..., n. Contagem Geração Planilha de Contagem Após incluir o estoque físico de todos os produtos na primeira contagem, será gerada a planilha de contagem referente a segunda contagem. Neste relatório serão listados apenas os produtos que possuírem diferença do estoque físico da primeira contagem com estoque físico do sistema. Esta mesma verificação é realizada para geração de novas planilhas de contagem, ou seja, na geração da terceira planilha serão listados apenas produtos que possuírem diferença do estoque físico da segunda contagem com estoque físico do sistema. Cód Produto Estoque físico (sistema) 1º Contagem 2º Contagem 3º Contagem Diferença Análise 1 A B C Falta 4 D E Sobra 6 F Falta Observações Quando um produto não demonstra diferença na primeira contagem, este não é listado nas contagens posteriores. Mas se esta primeira contagem é reaberta e houver alteração da quantidade deste produto, onde a quantidade informada difere do estoque físico do sistema. O sistema inclui automaticamente este produto nas demais planilhas de contagem. Neste caso será necessário inserir a quantidade do produto nas demais planilhas em este for incluído.

10 4.5. Relatório de Produtos com Faltas Após finalizar a última contagem, deverá ser gerado o relatório de faltas onde serão listados apenas produtos que apresentaram Estoque físico contado menor que Estoque físico (sistema). Est. Físico = demonstrará o saldo do controle 1-ESTOQUE FÍSICO na data da contagem. Est. Contado = listará a quantidade digitada da última planilha de contagem inserida. Diferença = (Est. Físico Est. Contado) Custo unitário = custo médio do produto na data da contagem. Custo Total = (Diferença * Custo unitário) Custo Total das Faltas = Custo Total 4.6. Relatório de Produtos com Sobras Após finalização da última contagem, deverá ser gerado relatório de sobras onde serão listados apenas produtos que apresentaram Estoque físico contado maior que Estoque físico (sistema). Cristiane Sateles Valente Departamento de Entrega siagri.com.br