Recebimento, Armazenamento e Distribuição de Material

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1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P.TJAM.10 Recebimento, Armazenamento e Revisado por: Roberto Trigueiro Galvão DVPM Data:01/12/2014 Aprovado por: Maria Zulena de Matos SECGAD Data: 04/09/2015

2 Página: 2 de 9 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 6

3 Página: 3 de 9 OBJETIVO 1.1Receber, analisar e conferir o quantitativo e qualitativo do material adquirido, dando assim, prosseguimento ao processo de pagamento/liquidação, verificando a regularidade da empresa fornecedora diante do fisco, por fim, alimentando o sistema informatizado de controle de material e abastecendo de forma planejada todos os setores deste TJAM. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1 Este procedimento aplica-se ao Setor de Almoxarifado. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3.1 Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Telas do Sistema de Entrada e Saída ALX/NET; Atas de Registro de Preço, e Notas de Empenho.

4 Página: 4 de 9 DEFINIÇÕES 4.1 ALX.net:É o sistema desenvolvido pela SOFTPLAN, para suporte ao setor de Almoxarifado, que registra todos os documentos oficiais necessários, receber e enviar as requisições dos setores deste TJAM, acompanhar a respectiva tramitação, bem como o estoque atualizado dos materiais; 4.2 Ata de Registro de Preço: Documento Oficial que faz referência de todos os materiais que serão adquiridos; 4.3 Nota de Empenho (NE): é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado, obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição, conforme a Lei nº4.320 / RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES 5.1 GERAL Examinar, conferir e receber o material adquirido de acordo com as Notas de Empenho, podendo, quando for o caso, solicitar o exame dos setores técnicos requisitantes ou especializados. PROCEDIMENTO/PROCESSOS 6.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS Este procedimento proporciona um controle do quantitativo e qualitativo dos materiais adquiridos por este TJAM, obedecendo todas as formalidades e peculiaridades, através de toda documentação oficial necessária, detalhada em

5 Página: 5 de 9 lei, para que dessa maneira a empresa fornecedora esteja apta a fornecer produtos e serviços. 6.2 PROCESSOS DE RECEBIMENTO E INSPEÇÃO DE MATERIAL - ALMOXARIFADO Recebe da Divisão de Orçamento e Infraestrutura, a Nota de Empenho, via (devidamente digitalizada) e tramitada por meio de Processo Administrativo; Envia a Nota de Empenho, devidamente digitalizada para o fornecedor, podendo também utilizar outros meios mais tradicionais, como o fax; Quando a aquisição for por Sistema de Registro de Preço (ATA), Solicitar AC (Autorização de Compra) via sistema E Compras; Envia solicitação de compara ao fornecedor, e monitorar a entrega do produto/serviço solicitado; Recebe os Materiais diretamente pelo Fornecedor, salvo os casos omissos, quando o fornecedor enviar os materiais via correios ou transportadora; Confere os materiais mediante ao especificado na Nota de Empenho e Nota Fiscal; Efetua inspeção dos materiais em recebimento, atentando para os critérios abaixo: a) Confere os materiais conforme especificação do processo de aquisição; b) Observa a qualidade, embalagem, estado de conservação;

6 Página: 6 de 9 c) Observa a quantidade recebida; d) Observa a validade do produto recebido Não estando os materiais em conformidade com o especificado na Nota de Empenho e Nota Fiscal, não deverá em nenhuma hipótese ser efetuado o recebimento, o fornecedor deve ser comunicado para realizar as devidas correções; Estando em conformidade com a Nota de Empenho, e a Nota Fiscal, recebe earmazenar-se os materiais; Quando for identificado material Não Conforme após o recebimento, entra-se em contato com o fornecedor via telefone, para que seja feita a substituição do mesmo; Insere Nota Fiscal no Sistema de Controle de Material; Atesta Nota Fiscal e encaminhar a Divisão de Patrimônio e Material, e posteriormente a Divisão de Orçamento e Infra-Estrutura, devidamente formalizado, através do sistema interno deste TJAM, para liquidação. 6.3 PROCESSO DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO - ALMOXARIFADO Recebe o material e registra no sistema informatizado de controle de material, sendo executado pelo servidor encarregado da ALX.net; Verifica o local mais apropriado para o devido armazenamento dos materiais; Distribuicorretamente o material nos respectivos endereços especificados no Depósito/almoxarifado;

7 Página: 7 de O endereçamento do Depósito/almoxarifado deve ser feito em prateleiras e palet s de madeira; Executa controle dos materiais, analisando o estado de conservação e prazo de validade, conforme a peculiaridade de cada produto (A inspeção do estado de conservação e validade dos materiais deverá realizada de maneira minuciosa, eobedecendo as recomendações de fabricantes); 6.3.7Caso seja encontrado alguma não conformidade em relação ao produto/material, é dado baixa no sistema e o material é descartado no momento da identificação; Trimestralmente levanta as necessidades de reposição do material de consumo para que não haja descontinuidade de estoque; Quando a quantidade do material/produto, for menor do que o previsto para suprir 01 (hum) mês das necessidades, será deflagrada a solicitação de aquisição dos mesmos ao DVIL. ANEXOS Não Há.

8 Página: 8 de 9 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão 01/12/ Emissão Inicial Descrição

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