Minuta de Termo de Referência

Transcrição

1 Minuta de Termo de Referência Contratação de serviço para elaboração do mapeamento, análise, propostas e implantação de melhorias nos processos de trabalho da Coordenadoria Geral de Licenciamento Ambiental da Secretaria Municipal de Meio Ambiente 1. Apresentação A Secretaria Municipal de Meio Ambiente SMAC é o órgão executivo central do sistema municipal de gestão ambiental. São objetivos precípuos da SMAC planejar, promover, coordenar, fiscalizar, licenciar, executar e fazer executar a Política Municipal de Meio Ambiente, ressalvados os casos de competência estrita da União e dos Estados. A fiscalização e as atividades de licenciamento são atos de controle do Poder Público visando o cumprimento das regras ambientais referentes ao uso e às atividades que serão concretizadas no espaço urbano, constituindo-se num importante instrumento de gestão ambiental É através da Coordenadoria Geral de Controle Ambiental CGCA que a SMAC analisa os requerimentos para obtenção ou renovação da licença ambiental e também para emissão de certidão de isenção, bem como atua na fiscalização de empreendimentos e atividades potencialmente poluidores. São competentes para desenvolver essas atividades na CGCA as Coordenadorias de Licenciamento Ambiental CLA e a de Fiscalização Ambiental CFA. As atividades que envolvem a emissão de licenças são relativamente novas para a SMAC pois essas só passaram a ser emitidas a partir do Convênio firmado em 10/01/2007 entre o Governo do Estado e o Município do Rio de Janeiro para os empreendimentos e as atividades de impacto ambiental local. Anteriormente, a SMAC elaborava apenas pareceres técnicos para subsidiar o processo de licenciamento de obras realizado pela Secretaria Municipal de Urbanismo. A partir da edição do Decreto Nº de 17/08/2007, a execução de planos, programas, projetos e obras, a localização, construção, instalação, modificação, operação, ampliação e desativação de atividades e empreendimentos, bem como o uso e a exploração de recursos ambientais, de qualquer natureza, por parte da iniciativa privada ou do Poder Público, passaram a depender de prévio licenciamento ambiental pela SMAC, desde que consideradas efetiva ou potencialmente poluidoras, ou capazes de, sob qualquer forma, causar degradação ambiental. Continua sendo atribuição do órgão estadual o licenciamento ambiental de empreendimentos e atividades que dependem da elaboração de Estudo Prévio de Impacto Ambiental e de seu respectivo Relatório de Impacto Ambiental EIA/RIMA, incluindo aqueles listados na Lei Estadual n.º 1.356/88 e, ainda, aqueles localizados

2 ou desenvolvidos nas florestas e demais formas de vegetação natural de preservação permanente. Dentre as metas do Plano Estratégico da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro para o período de está a que pretende aumentar, já em 2010, o número de atendimentos de 63 para 70% realizados pela Coordenadoria de Licenciamento Ambiental. Em decorrência, em dezembro de 2009 foi criado um Grupo de Trabalho (Decreto N 465 de 8/12/2009) com o objetivo de identificar os problemas e apresentar as soluções de modo a permitir a implementação de um programa de gerenciamento que pudesse integrar de modo sistêmico os procedimentos para a obtenção de licença ambiental de forma rápida e eficiente. Logo no início dos trabalhos já foi possível ao Grupo identificar um dos principais entraves ao bom desempenho das atividades de licenciamento e fiscalização ambiental: a grande quantidade de processos de trabalho, muitos deles desnecessários. Assim, conclui-se que previamente à elaboração e implantação de um sistema informatizado seria essencial a realização de um mapeamento desses processos na CGCA. Assim, para melhor dimensionar o universo a ser trabalhado, a Secretaria Municipal da Casa Civil, representada no Grupo de Trabalho pela Coordenadora de Gestão Institucional, constituiu uma equipe para efetuar tal tarefa de forma expedita, tendo concluído um estudo preliminar sobre a Cadeia de Valor da CGCA que embasa e norteia o presente termo de referência e que segue anexo. 2. Justificativas A contratação de serviço para elaboração do mapeamento, análise, propostas e implantação de melhorias nos processos de trabalho da Coordenadoria Geral de Licenciamento Ambiental CGCA se apóia em dois fatos: o primeiro se refere à impossibilidade de a Coordenadoria Especial de Gestão Institucional da Secretaria Municipal da Casa Civil (CVL/CEGI) executar tal tarefa em tempo hábil, considerandose os recursos humanos de que dispõe somados às outras demandas que urgem ser atendidas (vide ata da 6 reunião do Grupo de Trabalho, anexa); o segundo diz respeito à premência para se obter no mais breve prazo possível tal mapeamento e respectivas propostas, uma vez que este se constitui em prerrequisito básico que irá permitir a implantação de um novo sistema informatizado de licenciamento e fiscalização, para desse modo cumprir as metas do plano estratégico da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro para o período Cabe lembrar que a atividade de licenciamento e fiscalização ambiental passou a ser exercida a partir de 2007 pela SMAC e que até agora não foi implantado um sistema informatizado que suporte as competências e atribuições da CGCA, bem como atenda satisfatoriamente a demanda que tende a aumentar.

3 3. Objeto O objeto do presente Termo de Referência é a contratação de serviço para elaboração do mapeamento, análise, propostas e implantação de melhorias nos processos de trabalho da Coordenadoria Geral de Licenciamento Ambiental da Secretaria Municipal de Meio Ambiente. 4. Objetivo A contratação do presente serviço tem por objetivo identificar os pontos críticos que dificultam o bom desenvolvimento dos processos de trabalho inerentes às atividades de licenciamento e fiscalização ambiental, mapear rigorosamente tais processos e propor soluções de modo a permitir a criação de ferramentas tecnológicas que simplifiquem e agilizem os procedimentos. 5. Considerações gerais 5.1 A contratada deverá desenvolver seu plano considerando o objetivo do projeto, o presente Termo de Referência e a legislação pertinente. 5.2 Para o desenvolvimento dos trabalhos, a contratada se responsabilizará pelos equipamentos de informática, softwares e demais necessidades operacionais; 5.3 A quantidade de processos de trabalho vinculados às atividades de licenciamento e fiscalização ambiental, identificada pela equipe da CVL/CEGI, é de cerca de 50 (cinqüenta), podendo variar até 15% para mais ou para menos, sem que isto acarrete nenhum ônus à contratante; 5.4 Os serviços serão executados em etapas sucessivas. Ao final de cada etapa os produtos dela resultantes deverão ser validados pela contratante como forma de atestação de realização de serviço, condicionando o início da etapa seguinte. 6. ETAPAS DO PROJETO O desenvolvimento dos trabalhos se dará de acordo com as etapas relacionadas a seguir: 6.1 ETAPA 1: Levantamento, fluxogramação e validação

4 Nessa etapa será elaborado o levantamento dos processos de trabalho da CGCA e efetuada sua fluxogramação, devendo ao seu final estar concluídos e validados os seguintes produtos: a) fluxogramas e documentos atuais de todos os processos usando simbologia BPMN, impressos e em arquivos digitais compatíveis com Microsoft Visio; b) formulário cadastro de processos devidamente preenchidos de acordo com modelo adotado pela PCRJ em planilha eletrônica compatível com Microsoft Excel. 6.2 ETAPA 2: Análise e identificação dos pontos de controle Nessa etapa serão identificados os problemas e desconexões que deverão ser solucionados, apontados os pontos de controle que deverão ser monitorados e, ainda, as oportunidades de melhorias. Ao final dessa etapa, deverá ser apresentados o Relatório contendo a análise acima descrita, com a relação de todos os problemas, desconexões e oportunidades de melhorias. 6.3 ETAPA 3: Elaboração das Propostas e do Plano de Ação Nessa etapa serão elaboradas as propostas de alteração e de ajuste dos processos de trabalho da CGCA, bem como de um Plano de Ação para implantação das melhorias propostas. Tal Plano deverá ser elaborado de acordo com o modelo adotado pela Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, detalhando todas as atividades e providências necessárias para sua execução, inclusive compra de equipamentos, treinamento de pessoal, desenho de layout etc. Ao final dessa etapa serão entregues os seguintes produtos: a) Fluxograma e documentos propostos de todos os processos usando simbologia BPMN, impressos e em arquivos digitais compatíveis com Microsoft Visio; b) Arte final dos formulários novos e alterados com instruções de preenchimento e em arquivos digitais formato Doc.; c) Cesta de indicadores propostos para monitoramento dos pontos de controle dos novos processos; d) Relatório contendo o Plano de Ação; e) Minutas de manuais na quantidade de vias necessárias ao treinamento dos técnicos da CGCA, conforme padrão adotado pela Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro e em arquivos digitais formato Doc ETAPA 4: Implantação Nessa etapa serão executados os treinamentos e a implantação da proposta propriamente dita.

5 Ao final desta etapa serão apresentados o Relatório final e o Manual na sua versão definitiva conforme adotado pela Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro e em arquivos digitais formato Doc., para que sejam formalmente implantadas as mudanças propostas. 7. ORÇAMENTO O valor estimado para a realização do serviço está calculado em R$ () com valores aferidos em de FORMA DE PAGAMENTO O pagamento será efetuado com base no orçamento anexo ao Edital e no cronograma do item seguinte. 9. PRAZO E CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO O prazo de execução dos serviços objeto deste Termo de Referência será de 180 (cento e oitenta dias corridos em perfeita obediência ao cronograma físicofinanceiro, a partir da expedição do memorando de início e será realizado de acordo com as etapas descritas no item 6 e conforme especificado abaixo: PERCENTUAL (%) ETAPA SIMPLES ACUMULADA 1ª ª ª ª MODALIDADE E TIPO DE LICITAÇÃO A modalidade da licitação será Tomada de preço (se for até R$ ,00) ou Concorrência (acima de R$ ,00); 11. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 11.1 A contratada deverá apresentar para aprovação da contratante um cronograma de execução para o desenvolvimento dos trabalhos de cada etapa descrita no item 6;

6 11.2 A contratada fará apresentações de validação ao final de cada etapa descrita no item 6 para atestação dos serviços realizados e autorização para o início das etapas subsequentes; 11.3 Em caso de não aceitação pela contratante, a contratada deverá, num prazo de até 05 (cinco) dias corridos, efetuar as correções necessárias, sem que isso importe em qualquer tipo de ônus para a contratante; 11.4 Comparecer às reuniões eventualmente agendadas pela contratante para prestar os esclarecimentos necessários; 12. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE 12.1 A contratante deverá constituir equipe para acompanhar e coordenar o desenvolvimento dos trabalhos junto à contratada; 12.2 A contratante deverá disponibilizar sala com tamanho e especificações adequadas para a realização de reuniões e apresentações de acordo com o cronograma aprovado; 12.3 De acordo com o cronograma aprovado, sempre que solicitada a contratante deverá disponibilizar os servidores que serão entrevistados pela contratada; 12.4 Prestar os esclarecimentos necessários, sempre que solicitada pela contratada, em reuniões previamente agendadas; 12.5 Apoiar a contratada na obtenção dos dados necessários à realização dos serviços Instituir Comissão com os técnicos responsáveis pelas gerências da CGCA para aprovar os produtos resultantes das etapas descritas no item FISCALIZAÇÃO Os serviços a serem executados pela contratada estarão sujeitos à fiscalização e aceitação pela Secretaria Municipal de Meio Ambiente SMAC a qual caberá o direito de recusa se os mesmos não atenderem aos objetivos propostos, não cumprirem o que determina o presente Termo de Referência e o Edital ou se estiverem fora dos padrões estabelecidos. Nesse caso, serão devidamente corrigidos pela contratada a fim de atenderem ao exigido, sem que isto acarrete nenhum ônus à contratante; 14. HABILITAÇÃO DO LICITANTE 14.1 Qualificação Técnica:

7 a) Atestado fornecido por órgão público federal, estadual ou municipal, ou entidade privada, comprovando a execução de serviços com características semelhantes ao da parcela de maior relevância do objeto deste Termo de Referência; b) Prova de possuir no seu quadro permanente, na data prevista para a entrega da proposta, um ou mais profissionais de nível superior, detentores de atestado de responsabilidade técnica por execução de serviços com características semelhantes ao da parcela de maior relevância do objeto deste TR; c) O requisito de tratar-se de profissional do quadro permanente da empresa será caracterizado por vínculo societário ou empregatício, devidamente comprovado por contrato social ou estatuto atualizado, no primeniro caso, e por ficha de registro de empregado devidamente autenticada no segundo caso CONHECIMENTOS TÉCNICOS I. Apresentar Relatório que comprove a experiência anterior demonstrada através da apresentação de relação de serviços semelhantes ao objeto desta licitação elaborados pela licitante, comprovada mediante apresentação de atestados, abrangendo experiência na execução de serviços com características semelhantes ao objeto desta Tomada de Preço. II. A empresa licitante deverá demonstrar o seu grau de conhecimento referente ao objeto a ser licitado, apresentando informações de interesse na elaboração dos trabalhos especificados neste Termo de Referência e indicando os principais problemas que serão considerados na elaboração dos serviços, através de relatório em no máximo 3 (três) páginas impressas no formato A EQUIPE TÉCNICA I. Relação da equipe técnica permanente, que ficará vinculada ao objeto da licitação e respectivos currículos do pessoal que trabalhará na execução dos serviços (máximo de 3 páginas por currículo); II. Declaração pessoal de cada técnico indicado, concordando com sua inclusão na equipe de trabalho da licitante (e somente dela), especificando a licitação a que se refere esta declaração e a função a ser desempenhada; III. Declaração da licitante de que não haverá substituição na equipe técnica salvo casos de força maior, mediante prévia concordância da SMAC, apresentando, para tal fim, o currículo do novo técnico a ser incluído na equipe de igual lastro de experiência do anterior;

8 15. ANEXOS O presente termo de referência é composto pela documentação listada abaixo: a) Construção da Cadeia de Valor da Coordenadoria Geral de Controle Ambiental, elaborado pela Secretaria Municipal da Casa Civil e validada pela SMAC; b) Ata da 6ª reunião do Grupo de Trabalho instituído pelo Decreto Nº 465 de 08/12/2009; c) Orçamento; d) Modelo de Relatório de Acompanhamento de Projetos e) f) g) h) 16. PARCELA DE MAIOR RELEVÂNCIA Considera-se como parcela de maior relevância a execução de mapeamento e análise de processos, constantes da ETAPA 1 do sub-item 6.1: Levantamento, fluxogramação e validação. 17. NORMAS As normas de fiscalização são aquelas contidas na Lei Nº de 21/06/93, no RGCAF Regulamento Geral do Código de Administração Financeira do Município do Rio de Janeiro e nos demais instrumentos legais em vigor A Contratada, de acordo com o art. 111 da lei Nº 8.666/93, cederá a PCRJ (SMAC) os direitos patrimoniais relativos aos serviços elaborados. 18. DÚVIDAS Qualquer dúvida quanto às informações contidas neste Termo de Referência e seus anexos poderá ser esclarecida junto à da Secretaria de Meio Ambiente rua Afonso Cavalcanti, nº 455, 12º andar - sala tel:.