ADIANTAMENTO E REEMBOLSO DE DESPESAS

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1 ADIANTAMENTO E REEMBOLSO DE DESPESAS NÚMERO CIR.FIN.MAT.0001 Elaborada em: 08/08/2011 Atualizada em: - Quant. Páginas DEPARTAMENTO DE ORIGEM Departamento Finanças 5 1 Objetivo Este documento tem como objetivo definir os critérios, procedimentos e regras com relação às incorridas pelos Diretores/Funcionários quando em viagem ou em serviço com clientes pelas empresas do Grupo XP Investimentos. 2 Critérios O funcionário que incorrer em de viagens a serviço da empresa, ou com clientes será reembolsado, seguindo os seguintes critérios: As oriundas e necessárias à realização de negócios para empresa. Não serão reembolsadas as que não estiverem discriminados neste documento de Normas e Procedimentos. A obediência aos procedimentos e regras contidos neste documento será comum a todos os Diretores/Funcionários. As exceções serão permitidas desde que aprovadas pela Diretoria. Somente serão reembolsadas com viagens, almoços/visitas com clientes e decorrentes de prestação de serviços em horas extras, taxi, alimentação. Os reembolsos de compras de produtos e serviços, de telefone não serão reembolsados, sem exceção. 3 Procedimentos 3.1 Adiantamento de viagens Os funcionários poderão solicitar adiantamentos de, por meio do relatório de solicitação de adiantamento (contido no anexo), com objetivo de cobrir possíveis, sendo este com 72 horas de antecedência da data prevista da viagem, e com autorização prévia do gestor da área. A autorização de adiantamento de de viagens deverá conter as seguintes informações: Nome do funcionário solicitante/cpf; Valor total do adiantamento ou das diárias; Destino da viagem; Período da viagem; Finalidade da viagem; Data de retorno da viagem;

2 2/5 Autorização do gestor da área. Após o evento, o funcionário deverá prestar contas através do relatório de, no período máximo de 72 horas ou três dias úteis. Só será concedido um novo adiantamento, desde que o funcionário não tenha mais de que 1 (um) adiantamento pendente. Se o funcionário/diretoria não prestar contas do adiantamento de viagem feito no prazo determinado, o valor será retido em fonte (folha de pagamento). Se for identificada uma pendencia de adiantamento em aberto para um funcionário desligado, esta será debitada do centro de custo o qual o funcionário pertencia. 3.2 Reembolso de de viagens ou diárias As de viagens ou decorrentes com clientes poderão ser pagas a qualquer funcionário que esteja a serviço da empresa, fora de sede, ou na mesma, dentro do horário de trabalho, ou em horário extraordinário. Faz-se obrigatória a prestação de contas dos reembolsos para as de viagens e com clientes, de apresentação do relatório de registros de viagens e gastos com clientes, de acordo com as exigências da empresa (formulário padrão contido no anexo). Para fins de prestação de contas dos reembolsos, serão considerados os documentos referentes às com alimentação, transporte e hospedagem. Os documentos comprobatórios das serão Notas Fiscais de Venda ao Consumidor, Notas Fiscais de Serviços, Notas Fiscais- Faturas, Cupons Fiscais, nos quais constem à discriminação e a quantidade das mercadorias, acompanhados dos respectivos recibos de quitação. Para reembolso de transporte deverá ser apresentado o Canhoto dos Bilhetes de passagens, Recibos de Táxi (contendo percurso, placa do veículo, assinatura e CPF do motorista).

3 3/5 3.3 Transporte Veículos particulares O funcionário poderá utilizar o veículo próprio para a locomoção, desde que, seja autorizado pela Gerência e/ou Diretoria. Para tanto, o veículo em questão deverá, obrigatoriamente, estar coberto pelo seguro do proprietário. As de quilometragem serão reembolsadas de acordo com a tabela de quilômetros definidas por localidades X valor por quilometro rodado. O reembolso tem o valor de R$ 0,35 por km rodado Pedágios e estacionamentos Os gastos com pedágio e estacionamento, do veiculo particular do funcionário/prestador de serviços, serão reembolsados desde que este veículo esteja sendo utilizado para um deslocamento a serviço da empresa Táxi O funcionário poderá utilizar táxi para um deslocamento a trabalho, que será reembolsado desde que apresente justificativa e recibo devidamente quitado pelo taxista, com CPF e placa e/ou prefixo do veículo. É obrigatória a assinatura do gestor da área. Passagens aéreas devem obedecer ao fluxo de viagens estipulado pela empresa. Qualquer custo com passagens aéreas solicitadas por reembolso deverá ter justificativa clara e somente será reembolsado após aprovação do gestor da área de viagens. 3.4 Refeições e restaurantes Os funcionários que estiverem em viagens pela empresa, terão direito a uma refeição por dia (jantar) no valor de R$ 20,00, considerando que as outras refeições já estão cobertas pela empresa (café da manhã no hotel e almoço através do benefício oferecido no cartão refeição). Nos casos em que o funcionário estender sua jornada de trabalho por um tempo superior a 3 horas, ou ainda trabalhar durante os finais de semana (sábado e domingo),

4 4/5 por um tempo superior a 4 horas, poderá utilizar o valor de R$ 20,00 por refeição; As bebidas alcoólicas consumidas, cigarros não serão reembolsadas pela empresa. Não abriremos exceção. Para a solicitação do reembolso, deverá ser apresentada Nota Fiscal e/ou Cupom Fiscal identificado em via original. Em caso de reunião de trabalho por funcionários, gerentes e diretores, caberá a um único funcionário pagar o total das, relatando, em relatório de, o nome dos participantes e o motivo da reunião. 3.5 Convites As decorridas com parceiros e outros convidados serão reembolsados pela empresa quando essa for de necessidade benéfica à Empresa (precisa estar explicado com clareza no formulário de reembolso o beneficio que irá retornar para o grupo XP Investimentos). O lançamento contábil será identificado como despesa não dedutível. Esses convites deverão ser sempre previamente autorizados pela Diretoria, onde constará o valor das gastas por pessoa e a justificativa das mesmas. 3.6 Documentos para reembolso Para que haja reembolso, o usuário deverá apresentar anexo ao relatório de padrão as Notas Fiscais e Recibos Originais, o relatório de deverá ser analisado e aprovado e assinado pelo gestor da área, pela área financeira e Diretoria. Preenchimento obrigatório do relatório de.

5 5/5 A assinatura de aprovação atestará o seguinte: a. Que as são razoáveis e relacionadas a uma finalidade válida; b. Que as foram explicadas com detalhes suficientes e com apresentação de comprovantes, e estes estão em nome da empresa; c. Que as estão dentro das normas estabelecidas pela Empresa, caso contrário o valor será assumido pelo funcionário; d. Que as aprovações necessárias foram devidamente formalizadas no relatório de ; e. Ter a corresponsabilidade pelo desembolso dos numerários efetuados pela empresa; Formulários sem justificativa clara serão devolvidos para o solicitante. 3.7 Do pagamento O pagamento dos reembolsos irá obedecer às seguintes regras: Os formulários que chegarem ao departamento de contas a pagar do dia 19 do mês até o dia 28, devidamente corretos, sem pendência, serão pagos no dia 03. Os formulários que chegarem ao departamento de contas a pagar do dia 29 do mês até o dia 08 do mês subsequente devidamente correto, sem pendência, serão pagos no dia 13. Os formulários que chegarem do dia 09 do mês até o dia 18 do mês devidamente corretos, sem pendência, serão pagos no dia 23. Os reembolsos que forem identificadas pendências (sem assinatura gestor da área, documentos não válidos, de reembolsos fora das normas da empresa, cálculos dos valores incorretos, sem justificativa etc.) os documentos serão devolvidos. A data de pagamento só começa a contar a partir da identificação correta dos documentos.