PROCEDIMENTO OPERACIONAL

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1 1 1 OBJETIVO Normatizar os processos de compras das Comerciais Agromen e padroniza-los com base no modelo utilizado nas outras empresas do grupo. 2 PROCEDIMENTO DE DESPESAS DE VIAGEM. Deverá ser estabelecido um valor para o fundo fixo de caixa de cada unidade de forma a ser reposto quinzenalmente. A reposição será feita mediante apresentação da prestação de contas e notas fiscais justificando o desembolso no período. 2.1 Limite de valores a serem reembolsados pela empresa Refeições: deve ser apresentada a nf com os gastos reais. O reembolso será limitado a R$ 18,00 por pessoa/refeição. Hospedagem: hotel três estrelas, apartamento econômico e duplo, se aplicável. Frigobar: somente água Lavanderia: não será reembolsado Despesas com telefone: cada caso deve ser analisado e aprovado previamente pela diretoria. Nota: No verso de cada nota deverá conter a descrição da despesa e nome dos funcionários. Despesas excedentes ou fora do padrão acima descrito deverão ser arcadas pelo funcionário.

2 2 2.2 Outras despesas de pequena monta O fundo fixo de caixa é destinado ao pagamento de pequenas despesas tais como correios e cartório. Todo e qualquer tipo de material deve passar pelo processo de normal de compras através do sistema Sigma. (caso existam outras despesas corriqueiras, urgentes e frequentes, que os responsáveis julguem necessário o pagamento através do caixa deve ser formalizada uma lista e encaminhada para préaprovação da diretoria). 2.3 FORMALIZAÇÃO DO RELATÓRIO E RELATÓRIO DE MOVIMENTO DE CAIXA PARA SOLICITAÇÃO DE REEMBOLSO. Segue abaixo modelo padrão a ser utilizado por todas as unidades: digitalizar.pdf Relatório de despesas de viagem.xlsx O relatório de movimento de caixa deve conter a assinatura do responsável pelo caixa e do Gerente responsável pela filial. O relatório de despesas de viagem deve conter a assinatura do Gerente responsável pela área e do funcionário.

3 3 2.4 CONFERÊNCIA PARA PAGAMENTO O Depto. Contábil deverá emitir a AP e se certificar de que os limites acima mencionados estejam sendo respeitados. 2.5 PAGAMENTO O Depto. Financeiro deverá emitir a listagem de títulos registrados para pagamento na data, conferir com as APs e efetuar o pagamento. 3 ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES 3.1 Responsável pelo caixa - Comercial Agromen Manter os numerários em caixa em local seguro Controlar os numerários liberando somente o necessário (baseado nas nomas citadas neste pop) mediante formalização e assinatura de vale. Quando da apresentação das despesas de viagem verificar os limites com base nas definições citadas neste POP Formalizar o relatório de movimento de caixa, assinar e colher assinatura do responsável pela filial e encaminhar para reembolso/ Orlândia. 3.2 Contabilidade Verificar se os limites e restrições discriminados neste POP foram respeitados Emitir a AP 3.3 Contas a pagar Se certificar de que todos os títulos com pagamento programado para a data serão pagos. Efetuar pagamento.

4 4 3.4 Auditoria Mapear outras situações que, por ventura, não foram inclusas neste POP. Realizar auditoria esporádica conforme estabelecido no anual. 4 - DO NÃO CUMPRIMENTO O não cumprimento do presente procedimento acarretará nas sanções específicas de acordo art. 482 da CLT. 1 ato deverá o colaborador receber uma advertência verbal (orientação); 2 ato, advertência por escrito; 3 ato, suspensão de até 30 dia e 4 ato, ocasionará a demissão do colaborador por justa causa. com o 5 DOCUMENTOS E ANEXOS Modelo de relatório de despesas de viagem e de movimentação de caixa 6 INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES N/A 7 HISTÓRICO DE REVISÃO Histórico de revisão N.o. Data Responsável Revisão Controladoria Aprovador

5 5 8 APROVAÇÕES Responsável pela elaboração: Revisão da Controladoria: Responsável pela aprovação: Aline Gabin Menassi / / / / / / 9 CIÊNCIA DOS ENVOLVIDOS Data Nome Área/Cargo Filial Assinatura