MANUAL DE PROCEDIMENTOS PROCEDIMENTO DE CONTAS A PAGAR FORNECEDOR NACIONAL

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1 0/05/203 PCP-0 Coord.. INTRODUÇÃO O Procedimento de Fornecedor Nacional tem por objetivo estabelecer as normas para o processo de pagamento a fornecedores nacionais e colaboradores através do sistema SAP, considerando tanto a geração automática, quanto a manual, caso necessário. 2. ESCOPO Pagamento a fornecedores nacionais e a colaboradores. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todo pagamento à fornecedores, originado por um pedido de compra aprovado através do sistema SAP pela Diretoria, tanto para a compra de bens como para a contratação de serviços. 4. DEFINIÇÕES DOC: Documento de Ordem de Crédito TED: Transferência Eletrônica Disponível 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA N/A 6. PROCEDIMENTOS Os pagamentos de Notas Fiscais, Folha de Pagamento, Frete - Logístico, Frete - Fiscal, RDV s, impostos, comissões e adiantamentos devem ser conferidos e liberados pelo Departamento de através do sistema SAP no momento de sua recepção e considerando seus respectivos vencimentos. Página de 8

2 0/05/203 PCP-0 Coord. 6.. Processo de Liberação de Pagamento Os pagamentos devem ser efetuados através de arquivo eletrônico, e suas modalidades são: Transferência bancária; DOC; e TED Pagamento de Notas Fiscais Todos os pagamentos realizados através de Nota Fiscal têm a sua entrada realizada pelo departamento Fiscal e posterior pagamento pelo, após a conferência de valores e impostos Prazo de Recebimento de Nota Fiscal para Pagamento documentação ao : Toda as Notas Fiscais deverão ser enviadas pelo departamento Fiscal ao via malote até ás 2:00hs das segundas-feiras, para que o pagamento ocorra na quarta-feira. Caso a Nota Fiscal não seja recebida dentro do prazo estabelecido, a mesma só será paga na semana seguinte, mediante prorrogação. Importante: Para que os pagamentos ocorram na data, os valores deverão estar provisionados no fluxo de caixa Pagamentos Relacionados ao RH (Folha de Pagamento, sindicato, SESI, etc.) Os lançamentos de valores referentes à Folha de Pagamento são criados pelo Departamento de Recursos através de interface e agrupados por um montante total por filial para cada data de vencimento. Estes valores devem ser baixados através de um borderô pelo e enviado através de arquivo eletrônico para o banco, a fim de efetivar o pagamento pelo departamento de Recursos Humanos. Os demais lançamentos referentes ao RH devem ser criados no sistema SAP, através da interface que fica sob a responsabilidade do departamento de Recursos Humanos, e que são pagos pelo apenas pela visualização em tela, exceto guias rescisórias, FGTS, DARF, GPS, boletos de sindicatos e SESI (salário educação). Página 2 de 8

3 0/05/203 PCP-0 Coord Prazo de Recebimento de Folha de Pagamento e Documentos Relacionados ao RH para Pagamento Os pagamentos a serem efetuados devem respeitar o seguinte prazo de lançamento no sistema SAP: Todos os pagamentos relacionados ao RH deverão ser lançados no sistema SAP com no mínimo 3 dias úteis anteriores a seu vencimento, para que o pagamento ocorra na data. Todos os pagamentos relacionados ao RH com entrada de NF pelo departamento Fiscal deverá seguir o fluxo de prazo do item Frete Logística Os lançamentos dos valores devem ser realizados pelo departamento Fiscal, mediante confirmação de entrega de mercadorias, através do canhoto da Nota Fiscal assinado. Após o registro dos conhecimentos no sistema SAP, o realiza os agrupamentos dos conhecimentos de transportes apenas por visualização em tela (sem o documento físico) e libera o pagamento Frete Fiscal Os lançamentos devem ser efetuados pelo departamento Fiscal e os documentos enviados ao, que após conferencia agrupa, se for necessário, e libera o pagamento para o banco Prazo de Recebimento de Conhecimento de Transporte Todos os Conhecimentos de Transporte deverão ser enviados pelo departamento Fiscal via malote até ás 2:00hs das segundas-feiras, para que o pagamento ocorra na quarta-feira. Caso conhecimento de transporte não seja recebido dentro do prazo estabelecido, o mesmo só será pago na semana seguinte, mediante prorrogação Reembolso de Despesa de Viagem RDV Para solicitações de reembolsos o colaborador deverá estar cadastrado na Web e no sistema SAP. Devem ser lançamentos através da WEB - RDV Melhoramentos, assinados pelo colaborador e Gerente / Diretor responsável, de acordo com quadro abaixo. Enviar para o, e após Página 3 de 8

4 0/05/203 PCP-0 Coord. conferência, o RDV é integrado no sistema SAP e programado o pagamento. Ressaltando que todos os pagamentos realizados pela Melhoramentos CMPC ocorrem apenas às quartas-feiras. Fábrica de Sanitários Área BCTMP e Pátio de Madeira Divisão Institucional Comercial Consumo Marketing Consumo Industrial Mogi e Caieiras Logística Suprimento, RH, TI, Controladoria, Jurídico, Fiscal, e Controle de Gestão. Diretorias Aprovador Gerente Industrial de Produtos Sanitários Gerente de BCTMP Diretor Divisão Institucional Diretor Comercial Gerente de Marketing Diretor de Operações Tissue Gerente de Logística Diretor Administrativo e Diretor Geral Prazo de Recebimento de RDV Todos os Reembolsos de Despesa de Viagem RDV deverão ser entregues ao departamento até a quinta-feira, para que o pagamento ocorra em 2 dias, considerando o vencimento às quartas-feiras. Caso o Reembolso de Despesa de Viagem - RDV não seja recebido dentro do prazo estabelecido, o mesmo será pago em 20 dias, considerando o vencimento às quartas-feiras Pagamento de Comissão de Representantes Os lançamentos devem ser efetuados através do departamento Fiscal e o pagamento pelo após conferência de impostos. Página 4 de 8

5 0/05/203 PCP-0 Coord Prazo de Recebimento de Nota Fiscal para Pagamento Todas as Notas Fiscais deverão ser enviadas pelo departamento Fiscal via malote até ás 2:00hs das segundas-feiras, para que o pagamento ocorra na quarta-feira. Caso a Nota Fiscal não seja recebida dentro do prazo estabelecido, a mesma só será paga na semana seguinte, mediante prorrogação Adiantamento As solicitações de adiantamentos devem ser efetuadas através do sistema SAP, assinadas pela Diretoria Administrativa Financeira e enviada para o para pagamento. É de responsabilidade também do departamento dar baixa ao valor do adiantamento no momento da entrada da nota fiscal. O respectivo pedido de compra deve estar no SAP antes da realização da Solicitação de adiantamento e o seu valor limita-se no máximo a 30% do valor total do pedido. Documentos necessários para compra de ativo fixo: API aprovada; Contrato de fornecimento aprovado e revisado pelo Departamento Jurídico; Cláusula contratual suportando o adiantamento; e Fiança bancária para os adiantamentos de valores acima de USD Documento necessário para compra de matéria prima: Fiança bancária para os adiantamentos de valores acima de USD Prazo de Recebimento de Solicitação de Adiantamento Todas as Solicitações de Adiantamento deverão ser enviadas ao até ás 2:00hs das sextas-feiras, para que o pagamento ocorra na quarta-feira. Caso a Solicitação de Adiantamento não seja recebida dentro do prazo estabelecido, a mesma só será paga na semana seguinte. Página 5 de 8

6 0/05/203 PCP-0 Coord Pagamento com Cheque O pagamento com cheque será realizado apenas para saques e reembolsos de caixas de filiais ou no caso de algum processo jurídico que necessite o pagamento através de cheque. Estes devem ser assinados pelos aprovadores autorizados, de acordo com Procuração Vigente Reembolso de Caixas Filiais O pagamento de reembolso de caixa das filiais deve ser realizado pelo departamento mediante o recebimento do Relatório Livro Caixa, juntamente com os comprovantes de gastos e aprovados pelos responsáveis por cada Filial Prazo de Recebimento de Reembolso de Caixas Filiais Todos os Relatórios Livro Caixa deverão ser enviados ao até o 3º dia útil do mês. Caso o Relatório Livro Caixa não seja recebido dentro do prazo estabelecido, o reembolso será realizado somente no mês seguinte Para todos os tipos de pagamentos Todo pagamento deverá ser em nome do fornecedor registrado no sistema SAP. Não é permitido efetuar pagamento em nome de terceiro Conferência da Proposta de Pagamento É realizada uma conferência final da proposta diária de pagamento no sistema SAP através de planilha Excel no Geração da Proposta de Pagamento Após a conferência da Proposta de Pagamento pelo Departamento de a mesma é enviada à Tesouraria via , seguindo os parâmetros necessários para a geração do ciclo de pagamento, considerando assim os fornecedores correspondentes e seus respectivos vencimentos. É de responsabilidade também da Tesouraria o envio do arquivo de pagamento aos respectivos bancos. Página 6 de 8

7 0/05/203 PCP-0 Coord Aprovação de Arquivo Eletrônico A aprovação dos arquivos de pagamentos enviados aos Bancos fica sob a responsabilidade do aprovador autorizado, Gerente. Na sua ausência, as aprovações deverão ser realizadas por pessoa designada interinamente Pagamento de Tributos Os lançamentos dos tributos e impostos são efetuados pelos departamentos de Contabilidade, Fiscal e RH, e enviados ao para pagamento através de guias de recolhimentos; Estes lançamentos são conferidos e liberados no sistema SAP considerando os seus respectivos vencimentos. Após as liberações e conferências dos pagamentos, o departamento de gera a proposta de pagamento e envia via a Tesouraria seguindo os parâmetros necessários para a geração do ciclo de pagamento, considerando assim os fornecedores correspondentes e seus respectivos vencimentos. Estes pagamentos são gerados no sistema SAP através de borderô. Para alguns impostos e tributos o departamento de recebe dos departamentos responsáveis os arquivos eletrônicos para o envio aos bancos. Os lançamentos para pagamentos de impostos que não foram possíveis a geração do arquivo eletrônico pelos responsáveis são inseridos manualmente no sistema do Banco pelo departamento de Retorno de Pagamento Os arquivos de retornos de pagamentos em geral são recepcionados pelo departamento de. São baixados no sistema SAP os arquivos de consistências e retorno final. Os arquivos de consistências são baixados apenas para verificar se os pagamentos foram agendados. Caso algum pagamento seja rejeitado pelo banco no momento da baixa da consistência, o sistema SAP reabre a partida automaticamente, permitindo a correção na partida e o reenvio ao Banco Pagamentos Rejeitados Os pagamentos rejeitados pelo banco através de DOCs e TEDs em dias posteriores aos seus vencimentos são relançados pela Tesouraria e enviados novamente para pagamento pelo departamento de. Observa-se na partida rejeitada um histórico do motivo da devolução. Página 7 de 8

8 0/05/203 PCP-0 Coord. 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.. É de responsabilidade do departamento, realizar o pagamento de todas as faturas ou títulos de acordo com o Procedimento e seguindo os prazos pré estabelecidos Áreas Clientes È de responsabilidade das áreas clientes realizar o envio dos documentos a serem pagos ou realizar o lançamento no sistema SAP de acordo com o prazo estabelecido pelo. 8. LEGENDA N/A 9. EXCEÇÕES N/A 0. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo. Página 8 de 8