TÍTULO: FUNDO FIXO - CARTÃO DE DÉBITO RD N : 41 DATA DE EMISSÃO 20/07/1999

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1 1 de 7 Índice: 1 DO OBJETIVO DA ÁREA DE APLICAÇÃO DAS DEFINIÇÕES DAS SIGLAS DOS FORMULÁRIOS UTILIZADOS DO VALOR DO FUNDO FIXO DO CARTÃO DE DÉBITO DO LIMITE PARA PAGAMENTOS DA REALIZAÇÃO DAS DESPESAS DA DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA A REALIZAÇÃO DAS DESPESAS PARA A CONTABILIZAÇÃO PARA REPOSIÇÃO DO FUNDO FIXO - CARTÃO DE DÉBITO DAS DISPOSIÇÕES GERAIS DOS ANEXOS - FORMULÁRIOS TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA MOVIMENTAÇÃO DO FUNDO FIXO - OM-T FORMULÁRIO BOLETIM DE PAGAMENTOS - OM-B CONTROLE DE REVISÕES REVISÃO ALTERAÇÕES DATA DA REVISÃO ELABORADO 01 Padronização; %; Procedimentos para reposição do Fundo Fixo. 25/07/2003 O&M 02 Atualização dos procedimentos e ampliação da autonomia para aquisição de materiais/serviços. 04/03/2005 SEDOM 03 Inclusão de Cartão de Débito para a movimentação do Fundo Fixo 24/10/2006 O&M 04 Atualização do valor e disponibilização do F.F. às Diretorias, Departamentos, ASJUR, SAEXI, e Unidades da Capital/Interior/Litoral. 16/09/2008 O&M 05 Procedimentos para a realização de despesas nas áreas/unidades. 24/07/2009 O&M 06 Alteração dos itens 1 e 2 da seção /08/2014 O&M Fundo Fixo - Cartão de Débito.doc

2 2 de 7 A Diretoria da CEAGESP - COMPANHIA DE ENTREPOSTOS E ARMAZÉNS GERAIS DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições estatutárias e regulamentares, resolve: 1 DO OBJETIVO Estabelecer atribuições, procedimentos e regulamentar a utilização do Fundo Fixo - Cartão de Débito, até o limite determinado, para o pagamento de pequenas despesas pela Matriz e Unidades da Rede Armazenadora e de Entrepostagem, em dinheiro retirado com o cartão de débito ou nos estabelecimentos credenciados por meio da utilização do próprio cartão. 2 DA ÁREA DE APLICAÇÃO Esta Norma se aplica à Matriz e às Unidades da Rede Armazenadora e de Entrepostagem. 3 DAS DEFINIÇÕES 3.1 DAS SIGLAS a) DEJUR - Departamento Jurídico b) DIAFI - Diretoria Administrativa e Financeira c) DEFIC - Departamento Financeiro e Contábil d) SETES - Seção de Tesouraria e) DEARH - Departamento de Administração de Recursos Humanos f) DEACO - Departamento Administrativo e de Compras g) DEMAN - Departamento de Engenharia e Manutenção h) DEPAR - Departamento de Armazenagem i) DEINT - Departamento de Entrepostos do Interior 3.2 DOS FORMULÁRIOS UTILIZADOS 1. O formulário Termo de Responsabilidade para Movimentação do Fundo Fixo - OM-T-065 será utilizado na entrega do cartão de débito, bem como das respectivas senhas, ao funcionário que ficará responsável pelo uso e movimentação do Fundo Fixo - Cartão de Débito. 2. O formulário utilizado para fins de registro e contabilização das despesas realizadas com o uso dos recursos do Fundo Fixo - Cartão de Débito é o BP - Boletim de Pagamentos - OM-B DO VALOR DO FUNDO FIXO 1. O valor limite mensal de até R$ 1.500,00 (hum mil e quinhentos reais), em dinheiro, por cartão de débito, será disponibilizado às Diretorias, aos Departamentos e às Unidades da Capital, Interior e Litoral, para o pagamento de pequenas despesas até o limite determinado. 2. Para o DEJUR fica definido o valor limite mensal, em dinheiro, de até R$ 3.000,00 (três mil reais) devido ao volume das despesas realizadas por este órgão no cumprimento das suas atribuições. 3.4 DO CARTÃO DE DÉBITO 1. O Cartão de Débito para movimentação do Fundo Fixo será disponibilizado às Diretorias, Departamentos e Unidades da Capital, Interior e Litoral mediante solicitação Comunicação Interna encaminhada ao DEFIC. Fundo Fixo - Cartão de Débito.doc 2

3 3 de 7 2. Na solicitação deverão constar a justificativa da necessidade do Fundo Fixo, o nome do funcionário que será o responsável pela sua movimentação e a aprovação da respectiva Diretoria. 3. O Cartão de Débito será entregue ao funcionário autorizado mediante assinatura no formulário Termo de Responsabilidade para Movimentação do Fundo Fixo - OM-T-065 como declaração pelo seu recebimento, bem como das respectivas senhas para movimentação dos recursos disponibilizados. 4. O Termo de Responsabilidade para Movimentação do Fundo Fixo - OM-T-065 contendo as assinaturas de duas testemunhas, do DEFIC, da DIAFI e do Departamento responsável ficará arquivado no DEARH, no prontuário do funcionário autorizado a movimentar o recurso. 5. Nas férias do funcionário autorizado a movimentar o Fundo Fixo, o limite mensal determinado, ou seja, R$ 1.500,00 (hum mil e quinhentos reais), será transferido em dinheiro para o cofre da área/unidade para o pagamento de despesas essenciais e/ou imprescindíveis. 6. O DEARH e o funcionário autorizado a movimentar o Fundo Fixo comunicarão ao DEFIC a ocorrência de transferência, licença ou desligamento para as providências imediatas relativas à substituição das senhas junto à instituição financeira e à transferência de responsabilidade do Cartão de Débito. 7. Fica proibida a divulgação e a transferência de responsabilidade das senhas do Fundo Fixo - Cartão de Débito em desacordo com o determinado na presente Norma e o seu descumprimento ensejará ao funcionário as punições estabelecidas no Regulamento de Pessoal, Ponto e Freqüência. 3.5 DO LIMITE PARA PAGAMENTOS O limite para pagamento em dinheiro ou por cartão de débito nos estabelecimentos credenciados é o correspondente a 20% (vinte por cento) do valor mensal do Fundo Fixo, isto é, R$ 300,00 (trezentos reais). 3.6 DA REALIZAÇÃO DAS DESPESAS 1. A utilização dos recursos do Fundo Fixo - Cartão de Débito é exclusiva para a aquisição de materiais/serviços e despesas essenciais e/ou imprescindíveis ao funcionamento da área/unidade ficando proibida a realização de qualquer desembolso que não se enquadre nessa condição. 2. O menor preço será observado na realização de despesas e nas aquisições de materiais/serviços essenciais e/ou imprescindíveis à área/unidade e balizará a utilização do Fundo Fixo - Cartão de Débito a fim de evitar o esgotamento precoce dos recursos disponibilizados. 3. O fracionamento das despesas para a aquisição de materiais/serviços com a finalidade de utilização do Fundo Fixo - Cartão de Débito em substituição aos procedimentos de solicitação junto ao DEFIC e ao DEACO, via Solicitação e Autorização de Compra, será acompanhado pela CEAGESP com a finalidade de coibir essa prática e o esgotamento precoce da verba disponibilizada para as despesas essenciais e/ou imprescindíveis ao funcionamento da área/unidade. 4. O DEMAN, DEPAR, DEJUR, DEARH e DEINT poderão utilizar os recursos do Fundo Fixo - Cartão de Débito para o deslocamento ou viagem em caráter emergencial e para o Fundo Fixo - Cartão de Débito.doc 3

4 4 de 7 pagamento de outras despesas decorrentes do atendimento da emergência mediante justificativa no processo de Prestação de Contas de Viagem com a anuência da respectiva Diretoria. 5. Os materiais constantes da Relação de Material Catalogado do Almoxarifado deverão, obrigatoriamente, ter sua requisição programada junto ao DEACO na Matriz conforme determina a Norma NP-AD Solicitação de Materiais, como medida para se evitar o uso dos recursos do Fundo Fixo - Cartão de Débito na aquisição dos mesmos. 6. Demais aquisições serão exclusivamente de responsabilidade da Gerência da área/ Unidade cuja reposição do Fundo Fixo será considerada somente com a anuência da Diretoria. Na falta da anuência da Diretoria será providenciado o desconto diretamente do responsável pelo Fundo Fixo. 7. Os pagamentos de despesas sistemáticas deverão ser encaminhados à Matriz de acordo com a Norma AD Aquisição de Materiais e Serviços, como medida de redução do fluxo monetário e do esgotamento precoce da verba do Fundo Fixo. 4 DA DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS 4.1 PARA A REALIZAÇÃO DAS DESPESAS O menor valor, obtido por meio de consulta de preços, deverá ser observado sempre que a área/unidade verificar a necessidade da realização de uma despesa ou aquisição de materiais ou serviços com a utilização dos recursos do Fundo Fixo - Cartão de Débito. 4.2 PARA A CONTABILIZAÇÃO 1. Os pagamentos das despesas realizadas com o uso dos recursos do Fundo Fixo deverão ser, mensalmente, registrados pelo responsável no formulário Boletim de Pagamento - OM- B-021 (ver 6.1), para fins de contabilização junto ao DEFIC. 2. Após os procedimentos anteriores, o responsável pelo Fundo Fixo - Cartão de Débito deverá juntar uma via do formulário Boletim de Pagamento - OM-B-021, devidamente assinado, com os comprovantes dos pagamentos efetuados no mês encaminhando-os ao DEFIC/SETES para contabilização, mantendo uma via do BP nos arquivos da área/unidade. 3. As áreas da Matriz que utilizam Fundo Fixo estão isentas da emissão semanal do BPD - Boletim de Pagamentos em Dinheiro - OM-B-021, ficando estabelecido que, neste caso, a periodicidade será mensal. 4. O DEFIC, de posse do Boletim de Pagamento, efetuará a contabilização dos valores junto ao Sistema de Administração Financeira providenciando, em seguida, o arquivamento de todos os documentos. 4.3 PARA REPOSIÇÃO DO FUNDO FIXO - CARTÃO DE DÉBITO 1. O Fundo Fixo será reposto pelo DEFIC/SETES mensalmente mediante solicitação da área/unidade. 2. A solicitação de reposição do Fundo Fixo é obrigatória e deverá ser formalizada pela área/unidade por meio de , dirigida ao DEFIC/SETES, com a informação do valor a ser reposto. Fundo Fixo - Cartão de Débito.doc 4

5 5 de 7 3. Verificada a inexistência da comprovação das despesas realizadas com a utilização do Fundo Fixo e a respectiva emissão do Boletim de Pagamento pela área/unidade, conforme estabelecem os procedimentos da seção 4.2 acima, o DEFIC não realizará a reposição do Fundo Fixo. 5 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 1. A ampliação da autonomia para aquisição de materiais/serviços, estabelecida pela presente Norma, visa agilizar as ações das áreas administrativas e Unidades da Rede Armazenadora e de Entrepostagem aumentando a eficiência de cada estrutura e reduzindo os custos na tramitação de documentos, bem como garantir satisfatoriamente a continuidade dos serviços prestados aos clientes e permissionários da CEAGESP. 2. O responsável pela área/unidade deverá adequar os seus gastos ao limite do Fundo Fixo - Cartão de Débito sob pena de ser reembolsado somente no mês subseqüente. 3. Esta Norma entra em vigor na data de sua aprovação, revogando todas as disposições em contrário. Fundo Fixo - Cartão de Débito.doc 5

6 6 de 7 6 DOS ANEXOS - FORMULÁRIOS 6.1 TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA MOVIMENTAÇÃO DO FUNDO FIXO - OM-T-065 CARTÃO OUROCARD - EMPRESA - NUMERO: TERMO DE RESPONSABILIDADE - MOVIMENTAÇÃO DE FUNDO FIXO - ÁREA/UNIDADE: CENTRO DE CUSTO: ENCAMINHAMOS O CARTÃO ACIMA IDENTIFICADO E RESPECTIVAS SENHAS PARA MOVIMENTAÇÃO DO FUNDO FIXO DA UNIDADE, DE ACORDO COM A NORMA - FUNDO FIXO, AO FUNCIONÁRIO, CARGO, MATRÍCULA QUE, A PARTIR DESTA DATA, FICARÁ RESPONSÁVEL PELA GUARDA E USO DO MESMO. DATA: CIENTE: GERENTE DO DEPTO. FINANCEIRO E CONTÁBIL DIRETOR ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO EU,, DECLARO TER RECEBIDO NESTA DATA O CARTÃO IDENTIFICADO ACIMA E RESPECTIVAS SENHAS PARA MOVIMENTAÇÃO DO FUNDO FIXO DESTA UNIDADE. DECLARO AINDA ESTAR CIENTE QUE A GUARDA E O USO DESTE CARTÃO É DE MINHA RESPONSABILIDADE, BEM COMO A PERDA OU EXTRAVIO DO MESMO DEVENDO COMUNICAR AO DEPARTAMENTO FINANCEIRO QUALQUER OCORRÊNCIA. E, POR SER EXPRESSÃO DA VERDADE, FIRMAMOS O PRESENTE TERMO EM 4 VIAS DE IGUAL TEOR, NA PRESENÇA DE DUAS TESTEMUNHAS. DATA: / / RESPONSÁVEL PELO FUNDO FIXO TESTEMUNHA TESTEMUNHA SÃO PAULO, DE DE. ENCAMINHE-SE A SEPES PARA JUNTAR AO PRONTUÁRIO DO FUNCIONÁRIO. GERENTE DO DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL PARA USO DO DEARH GERENTE DO DEPTO. DE ADM. DE RECURSOS HUMANOS INSTRUÇÕES: - 1ª VIA - DEFIC; 2ª VIA - DEPTO. RESPONSÁVEL; 3ª VIA - DEARH (PRONTUÁRIO); 4ª VIA - RESPONSÁVEL PELO FUNDO FIXO (ARQUIVO DA UNIDADE). - TODAS AS VIAS DEVERÃO SER ASSINADAS PELO DEFIC, DIAFI E DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL SEGUINDO PARA A ÁREA OU UNIDADE PARA ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELO FUNDO FIXO. - APÓS, RESTITUIR 3 VIAS AO DEFIC PARA OS ENCAMINHAMENTOS. OM-T-065 Fundo Fixo - Cartão de Débito.doc 6

7 7 de FORMULÁRIO BOLETIM DE PAGAMENTOS - OM-B-021 BOLETIM DE PAGAMENTOS - BP UNIDADE: NATUR EZA 1 PERIODO DE ENDEREÇO ARQUIVO ESCRITURAÇÃO C N UNIDADE DE: 3 À: DIA DEBITE CONTA CC VALOR R$ CHP COMPLEMENTO DO HISTÓRICO PADRÃO R$ - CREDITE CONTA Nº. 2=TOTAL PAGO R$ 58 OBSERVAÇÃO VISTO DO CAIXA VISTO DO CLASSIFICADOR OM-B-021 Fundo Fixo - Cartão de Débito.doc 7