MANUAL BÁSICO DE NORMAR E ROTINAS DEPARTAMENTO FINANCEIRO. Contamos com o comprometimento e colaboração de todos.

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1 MANUAL BÁSICO DE NORMAR E ROTINAS DEPARTAMENTO FINANCEIRO DISPOSIÇÕES INICIAIS O manual trás um resumo de algumas normas e rotinas que devem ser seguidas para o bom desempenho das tarefas necessárias para o cumprimento das normas propostas pelo Grupo Berlanda, no que tange ao departamento financeiro. Contamos com o comprometimento e colaboração de todos. Contatos pessoais com o departamento: Gerente Financeira: Analista: Analista: Assistente: maristela@berlanda.com.br marilia@berlanda.com.br renan@dbsa.com.br liciane@berlanda.com.br DESPESAS DIVERSAS: 1 as despesas NÃO devem ser pagas antecipadamente via caixa da filial sem ter em mãos o de autorização do departamento competente; 2 após a autorização deve-se observar com precisão o histórico de lançamento no caixa através da consulta no F-4, para que cada despesa seja contabilizada no histórico correto; 3 toda despesa deve ser seguida de uma NOTA FISCAL ou CUPOM FISCAL que valide a despesa junto aos lançamentos contábeis exigidos; 4 no verso de cada nota deve estar escrito a lápis a justificativa da despesa;

2 5 se receber na filial qualquer fatura, boleto ou nota, as mesmas devem ser enviadas via malote aos cuidados de Maristela, obrigatoriamente seguidas de uma CI explicativa para que ao chegar à matriz possamos entender do que se trata; 6 as faturas de telefone serão enviadas para a filial e devem ser justificadas ligação por ligação; 7 as ligações particulares NÃO são permitidas. Se houver, deve ser justificada também e seguir o vale devidamente assinado; 8 casos não citados acima favor entrar em contato conosco via antes de remeter para a matriz. DEPÓSITOS BANCÁRIOS: 1 CHEQUES 1.1 os cheques devem ser separados em BONS e PRÉ; 1.2 os cheques BONS devem ser depositados no mesmo dia do caixa; 1.3 os cheques PRÉ devem ser enviados junto com o caixa do dia para a MATRIZ, lançados na conta 500 com o valor total somado que deve ser igual ao lançado no sistema, fixar o chorão com a MESMA DATA da prédatação lançada no sistema, isso deve ser verificado com muita ATENÇÃO; 1.4 são obrigatórias as anotações no verso dos cheques tais como: nome e Nº da filial e código do cliente no sistema SGI; 1.5 são obrigatórias as consultas cadastrais antes de fechar a venda com cheques para que não tenhamos problemas futuros; 1.6 utilizar o carimbo identificador de cada filial (se não tiver) deve ser solicitado ao departamento de almoxarifado; 1.7 todo cheque deve estar nominal para DB S/A ou LOJAS BERLANDA e deve ser cruzado; 1.8 NÃO é permitido receber cheques de terceiros; NÃO é permitido dar troco de cheques, salvo limite permitido pelo departamento de crédito e cobrança;

3 1.10 resgate de cheques pré-datados somente com autorização e solicitação via para maristela@berlanda.com.br, com todos os dados pertinentes para pesquisa e analise de cada solicitação; 1.11 cheques devolvidos que já estão lançados no sistema nos códigos dos clientes gerando a inadimplência, para acertos de pagamentos devem ser solicitados ao departamento de crédito e cobrança. 2 DINHEIRO os depósitos em dinheiro devem ser efetuados no mesmo dia, nos caixas automáticos dos bancos ou em alguns casos diretamente no caixa de atendimento pessoal; 2. 2 as cédulas devem ser examinadas para evitar recepção de notas falsas; as transferências lançadas no caixa devem ser EXATAMENTE no mesmo valor do dinheiro que se está levando para depósito. Este processo requer cuidado e ATENÇÃO porque pode levar a emissão de vales para o responsável. Inclusive os dados do nº do envelope do banco devem ser criteriosamente digitados CORRETAMENTE. 2.4 quaisquer divergências entre recibos e lançamentos no caixa devem ser imediatamente informados para um dos s acima citados. 3 DEPÓSITOS CLIENTES CONFIRMAÇÃO BAIXA DE PARCELAS: 3.1 é PROBIDO dar informações dos dados das contas da DB S/A ou das LOJAS BERLANDA para clientes efetuar depósitos para possíveis pagamentos de parcelas, se houver insistência e informação será de inteira responsabilidade da filial (gerência e crediário);

4 Exceto, alguns casos que estão em andamento e devem seguir o padrão abaixo: Banco: Valor do depósito: Data do depósito: Nome Cliente e Código: Nº da parcela: Vencimento da parcela: Nº do envelope: As informações devem ser enviadas via conforme rol citada acima, para que possamos fazer a conferência e confirmação do crédito na conta da empresa (DB S/A Brasil agência conta e LB Brasil agência conta ). Este processo não é de um dia para o outro e a filial deve aguardar o RETORNO sem preocupação. Nos casos destas exceções as filiais NÃO podem baixar a parcela, quem confere e BAIXA as parcelas é o caixa geral aqui da MATRIZ. 3.2 todos os acertos de pagamentos, os quais os clientes residem em outras cidades, devem ser via BOLETOS bancário e deve ser consultado o departamento de crédito e cobrança para a emissão dos boletos, isso permite segurança e tranquilidade para as filiais e deve ser cumprido. 4 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA: 4.1 por ser um processo informatizado é OBRIGATÓRIO o cumprimento correto dos lançamentos dos depósitos/transferências digitados nos bancos e/ou sistema SGI de caixa; 4.2 transferir exatamente o valor que consta no recibo do depósito bancário;

5 4.3 as transferências no sistema devem ser nos códigos dos bancos os quais a filial tem permissão para depositar. Exemplo: 9903, 9905, 9909 etc. dúvidas entrar em contato via acima citados; 4.4 quaisquer lançamentos que sejam efetuados com valores divergentes uns dos outros geram problemas na conciliação e no fechamento contábil, ocasionando prejuízos no balanço final para a empresa. 5 DISPOSIÇÕES GERAIS 5.1 cancelamento de vendas via cartão de crédito deve ser solicitada ao departamento de TI e não com o departamento financeiro; 5.2 não é permitida a devolução de dinheiro para cliente sem analise e autorização do departamento financeiro; 5.3 vendas para pagamentos com: BOLETO, EMPENHO ESTADUAL, CARTAS DE CRÉDITO, DEPÓSITOS BANCÁRIOS, somente devem ser concluídas após a filial solicitar a confirmação do crédito na conta da empresa e o retorno do financeiro confirmando ou não o crédito. Muita atenção e cautela antes de entregar as mercadorias. Bom trabalho e obrigada pela colaboração.