NORMA DE PROCEDIMENTOS. Fundo fixo. Estabelecer critérios e procedimentos para utilização de fundo fixo na COPASA MG.

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1 Pág. 1/5 1 Objetivo Estabelecer critérios e procedimentos para utilização de fundo fixo na COPASA MG. 2 Definições Para melhor entendimento desta norma, aplicam-se as seguintes definições: a) fundo fixo - FF - numerário disponível nos cofres de diversas unidades organizacionais da COPASA MG para pagamentos de pequenas despesas eventuais, com materiais de aplicação imediata, serviços de terceiros, lanches, dentre outras, que por sua natureza e necessidade não caracterizam a geração de um processo licitatório, nem a emissão de contrato simplificado; b) reembolso de fundo fixo - RFF- documentação utilizada pelas unidades organizacionais para comprovação dos pagamentos efetuados por FF e para solicitação da sua reposição. 3 Competências 3.1 Da Unidade de Tesouraria: a) manter cadastro atualizado dos termos de responsabilidade e valores dos FFs de todas as unidades organizacionais da COPASA MG; b) definir os valores/limites dos pagamentos que podem ser efetuados pelo FF; c) suprir o FF das unidades organizacionais localizadas na RMBH, conforme estabelecido nesta norma de procedimentos. 3.2 Das unidades organizacionais gerenciadoras de FF: a) atender com numerário os vales de caixa solicitados pelas demais unidades organizacionais, mediante conferência das aprovações desses; b) receber as notas fiscais relativas aos adiantamentos efetuados, por meio dos vales, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas; c) emitir o RFF nos termos desta norma de procedimentos; d) conferir toda a documentação inerente ao FF, como valores, aprovação, originalidade do documento; e) enviar o RFF à Unidade de Contabilidade Geral e cópia à Unidade de Tesouraria para reembolso, quando se tratar de unidades localizadas na RMBH. 3.3 Da Unidade de Contabilidade Geral: a) receber o RFF das unidades organizacionais localizadas em Belo Horizonte; b) efetuar a classificação e contabilização desses RFFs.

2 Pág. 2/5 3.4 Dos distritos subordinados às superintendências operacionais do interior: a) emitir e conferir o RFF, bem como toda a documentação pertinente, quanto aos aspectos legais e contábeis dos seus respectivos sistemas; b) efetuar a contabilização de toda a movimentação do FF, conforme disposto no Manual de Classificação Contábil e enviá-la à Unidade de Contabilidade Geral; c) arquivar uma via do RFF no arquivo ou no cofre da unidade. 4 Condições gerais 4.1 Implantação do Fundo Fixo As unidades organizacionais gerenciadoras de fundo fixo, devem ter numerário suficiente para cobrir as despesas definidas na alínea a do subitem 2 desta norma de procedimentos O numerário referente ao subitem anterior deve ser providenciado pela Unidade de Tesouraria ou superintendências operacionais do interior, mediante o seguinte: a) emissão do pedido de fundo fixo, citando os dados pessoais do empregado a ser responsabilizado, aprovado no nível de superintendência; b) envio da Declaração de Responsabilidade, assinada pelo empregado responsável pelo FF à Unidade de Tesouraria. 4.2 Valor/Limite do Fundo Fixo O valor do FF é reajustado pela Unidade de Tesouraria, mediante solicitação formal da unidade interessada, contendo dados que justifiquem a necessidade do valor O valor do FF para os distritos deve ser estabelecido pela respectiva superintendência operacional, devendo observar: a) o montante do fundo fixo de suas unidades subordinadas; b) a necessidade de numerário para cobrir pequenas despesas eventuais dessas unidades O valor do FF para os escritórios locais deve ser estabelecido, observando sempre o número de ligações de água dos respectivos sistemas de abastecimento, conforme salário mínimo em vigor e as seguintes condições: Categoria Nº de Ligações Limite máximo do FF a até salário mínimo b de até salários mínimos c de até salários mínimos d acima de salários mínimos

3 Pág. 3/5 4.3 Movimentação do Fundo Fixo Os recursos do fundo fixo são utilizados e liberados por meio do Vale de Caixa, que deve ser emitido pela unidade requisitante e aprovado no nível de divisão O empregado não fará jus ao numerário para lanches e/ou refeições quando estiver em escala de revezamento ou plantão Todos os pagamentos efetuados com a utilização dos recursos do FF devem ser comprovados no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, mediante recibo e/ou notas fiscais colados no formulário Despesas sem Comprovantes - Pequenos Comprovantes, anexo II dessa norma, aprovados conforme limites estabelecidos pela empresa As despesas realizadas deverão ser comprovadas mediante a apresentação de Nota Fiscal, conforme CP 027/00, de 04/04/00 - Exigência de Nota Fiscal, emitida em nome da COPASA MG, CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) Nº / Nos casos em que não houver condição de se cumprir o disposto no subitem , o empregado deverá apresentar e assinar justificativa no formulário Despesas sem Comprovantes, Pequenos Comprovantes São isentas da comprovação determinada no subitem , as despesas relativas a serviços de táxi, passagem urbana, estacionamento, pedágio, balsa, borracharia, compra de cartão telefônico, lanche em hora-extra, gelo, emolumentos e taxas de órgãos públicos, fundações, cartórios e outras entidades legalmente isentas de emissão de Nota Fiscal. Essas despesas devem ser aprovadas no nível de divisão ou equivalente na RMBH, e no nível de superintendência operacional e/ou distrito no interior do Estado Os comprovantes de despesas realizadas em estabelecimentos isentos de emissão de Nota Fiscal devem conter o nome completo do estabelecimento, o seu número de registro no CNPJ, o número de sua inscrição estadual, seu endereço completo e uma declaração do mesmo no corpo do recibo, informando o dispositivo legal (Lei Federal ou Estadual e seu respectivo artigo) que o isenta de emissão de Nota Fiscal O cupom fiscal emitido por fornecedores de materiais e prestadores de serviços deverá constar a identificação da COPASA MG, mediante seu CNPJ / e a descrição dos bens ou serviços adquiridos, conforme convênio ECF -1, de 18/02/ Cláusula Segunda, da Secretaria da Receita Federal Nos casos em que não houver condição de se cumprir o disposto no subitem , o empregado deverá apresentar e assinar justificativa no formulário Despesas sem Comprovantes, Pequenos Comprovantes Os comprovantes dos pagamentos efetuados devem ser mantidos no cofre da unidade, juntamente com o saldo do fundo fixo, para apresentação à Unidade de Auditoria Interna e posterior pedido de reembolso Os Recibos de Pagamento de Autônomo - RPA e os Recibos de Prestação de Serviços RPS, emitidos para terceiros, a título de eventuais serviços prestados, devem especificar os descontos exigidos por Lei Quando a despesa exceder aos valores/limites previstos pela sistemática de FF, o pagamento deve ser efetuado por meio de outros procedimentos utilizados pela empresa.

4 Pág. 4/5 4.4 Reembolso do Fundo Fixo Será efetuado quando o valor dos gastos atingir o limite de 60% (sessenta por cento) do FF, ou todo último dia útil de cada mês Os escritórios locais do interior devem enviar, formalmente, ao distrito correspondente, todos os comprovantes de pagamentos realizados com recursos do FF, inclusive o formulário Autorização para Viagem e Prestação de Contas - AVPs para viagens e seus anexos, indicando a quantidade de comprovantes e o valor total dos mesmos O reembolso do FF será providenciado pela Unidade de Tesouraria para a RMBH e pelos distritos no interior. 4.5 Transferência de responsabilidade pelo Fundo Fixo Neste caso caberá aos gerentes das unidades detentoras de FF providenciar uma declaração para o novo responsável A transferência de responsabilidade se efetivará com o encerramento do FF, por meio do último RFF em nome do titular substituído Caberá ao empregado responsável, quando do encerramento do FF, conferir toda documentação e o saldo, em conjunto com as partes envolvidas, transferindo a responsabilidade, no momento da conferência ao novo titular Para nova movimentação do FF a unidade providenciará uma declaração de responsabilidade para o novo titular, contendo aprovação da respectiva superintendência. 4.6 Incorporação de Numerário ao Fundo Fixo: Aplica-se somente às unidades organizacionais subordinadas às superintendências operacionais A incorporação de numerário ao FF, tais como: recebimento de aluguéis, devolução de saldo de prestação de contas, devolução de adiantamento de férias, devolução de salários, dentre outros, pode ser efetuada mediante a emissão do Comprovante de Recebimento - CR, desde que o valor não ultrapasse o saldo/limite do FF Quando o valor recebido ultrapassar o limite do FF, esse não poderá ser incorporado ao FF. Neste caso, deverá ser efetuado depósito na conta corrente da COPASA MG, conforme orientação da Unidade de Tesouraria, via on-line em B.Hte, e remeter o recibo de depósito por meio de CI a essa unidade, informando o motivo do crédito. 5 Condições específicas 5.1 As compras de combustíveis e serviços de postos de abastecimento devem ser aprovadas pela Unidade de Transportes. 5.2 As compras de materiais pelo FF podem ser efetuadas pelas unidades organizacionais, observando: a) não pode caracterizar formação de estoque;

5 Pág. 5/5 b) não pode ser adquirido bem patrimonial; c) não pode exceder o limite estabelecido no anexo I alínea b desta norma. 5.3 O fundo fixo da Unidade de Tesouraria pode ser utilizado fora do horário de funcionamento dos postos bancários, em caso de emergência, para efetuar pagamento de adiantamento de viagem. 6 Disposições finais 6.1 Os casos omissos não tratados nesta norma deverão ser analisados, justificados e aprovados pela superintendência de lotação do empregado. 6.2 Anexos: Anexo I Limite para Gastos com Recursos do Fundo Fixo. Anexo II Despesas sem Comprovantes Pequenos Comprovantes, disponível no público(u)\informações\dvpo\formulários. 6.3 Esta norma de procedimentos aplica-se a todas unidades organizacionais da COPASA MG. 6.3 Esta norma de procedimentos entra em vigor a partir desta data, revogada a NP de nº /11 Fundo Fixo e demais disposições em contrário. Valdir Guimarães dos Santos Superintendente de Administração Financeira e de Relações com Investidores Juarez Pereira da Silva Panisset Superintendente de Planejamento e Gestão Ricardo Augusto Simões Campos Diretor Financeiro e de Relações com Investidores Márcio Nunes Diretor Presidente Analista Responsável: Marlete Corrêa de Castro Arquivamento: Manual de Procedimentos Gerais - Guia Volume III DATA DE APROVAÇÃO: 29/09/2006 DVPO:

6 ANEXO I Limites para Gastos com Recursos do Nº.: /2 Pág.: 1/1 a) Limites para gastos com recursos do fundo fixo, para empregados que executarem serviços em caráter de hora extra, conforme abaixo: a.1) para um período de 2hs à 4hs e 59min (duas à quatro horas e cinquenta e nove minutos) extras executadas após a jornada normal de trabalho, será fornecido 45% (quarenta e cinco por cento) do valor de 01 (um) tíquete do vale refeição em vigor, por empregado; a.2) para um período de 5hs à 6hs e 59min (cinco à seis horas e cinquenta e nove minutos) extras executadas após a jornada normal de trabalho, será fornecido 90% (noventa por cento) do valor de 01 (um) tíquete do vale refeição em vigor, por empregado; a.3) para um período de 7hs (sete horas ) ou mais extras executadas após a jornada normal de trabalho, será fornecido 100% (cem por cento) do valor de 01 (um) tíquete do vale refeição em vigor, por empregado; b) outros pagamentos individualizados até R$115,00 (cento e quinze reais), valor corrigível periodicamente, por meio de comunicado da Unidade de Administração Financeira e Relações com Investidores. Nota: A atualização deste anexo será efetuada, quando necessário, pela Unidade de Tesouraria com o suporte da Unidade de Análise Financeira.