Nota Técnica de GTI Orientações para prestação de contas dos projetos de P&D contratados pela Eletronorte

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1 Local/Data: Brasília, 20 de setembro de 2013 GTI-003/2013 Fl. 1/7 Nota Técnica de GTI Orientações para prestação de contas dos projetos de P&D contratados pela Eletronorte 1. INTRODUÇÃO: A presente Nota Técnica visa apresentar o modelo de prestação de contas financeira referente aos projetos de P&D do Programa Eletronorte de Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico PEPD. 2. JUSTIFICATIVAS: A partir da promulgação da Lei no , de 24 de julho de 2000, as Centrais Elétricas do Norte do Brasil S/A Eletronorte passou a aplicar recursos em Pesquisa e Desenvolvimento Tecnológico P&D, conforme regulamentação da Agência Nacional de Energia Elétrica ANEEL, que é orientadora de todos os projetos de P&D executados para esta Empresa, inclusive os financiados com recursos próprios, não regulamentados pela citada Lei. Conforme estabelecido no Manual de P&D da ANEEL, todos os recursos gastos pelas instituições executoras com projetos de P&D devem ser comprovados a partir da apresentação das notas fiscais, recibos, cupom fiscal e demais documentos suporte que demonstrem os dispêndios financeiros realizados durante a execução da pesquisa. Visando o aperfeiçoamento e padronização do processo de prestação de contas financeira dos contratos de P&D estabelecidos com as instituições executoras, foi realizada a revisão do método atual acarretando em orientações de preenchimento e envio a esta Empresa. 3. APRESENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS FINANCEIRA: Para realização da prestação de contas, a contratada deverá apresentar, em cada período, 04 (quatro) planilhas de controle (modelos anexos) para a Eletronorte, juntamente com os devidos comprovantes de gastos. Essas planilhas são interligadas e, portanto, os preenchimentos de alguns campos são automaticamente exportados para as demais planilhas. As planilhas que deverão ser encaminhadas são: Capa: Apresenta os dados gerais de identificação dos projetos e dos seus cronogramas financeiros; Relação dos Gastos Realizados por Rubrica RGR: Apresenta a relação dos gastos realizados no período considerado, tendo como anexos todos os documentos comprobatórios dos dispêndios financeiros; Relação dos Gastos Consolidados por Rubrica RGC: Demonstra a situação financeira do projeto no período;

2 Local/Data: Brasília, 20 de setembro de 2013 GTI-003/2013 Fl. 2/7 Controle Final Consolidado CFC: Demonstra a situação financeira do projeto como um todo. 4. ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DAS PLANILHAS E ENVIO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS PARA ELETRONORTE Para preenchimento das planilhas, os seguintes passos devem ser seguidos: a) Preencher somente os campos em amarelo; b) Inserir linhas na planilha RGR, quantas forem necessárias para informar os gastos, por rubrica, em cada período; c) Todos os comprovantes de gastos deverão ser encaminhados para a Eletronorte anexos à planilha RGR, separados por rubrica e paginados; d) Os gastos descritos na planilha RGR que não apresentarem os seus devidos comprovantes serão desconsiderados e os valores correspondentes serão glosados; e) Remanejamentos de recursos entre rubricas somente poderão ser feitos após a respectiva aprovação pela equipe técnica da Gerência dos Programas de Pesquisa e Desenvolvimento. Deverá ser informado na planilha o documento que aprovou a alteração; f) Somente deverão ser considerados valores de remanejamento que tiverem autorização pelo gerente do projeto, pela Gerência dos Programas de Pesquisa e Desenvolvimento e/ou pela ANEEL, conforme a exigência da situação; g) As prestações de contas deverão ser encaminhadas nos períodos definidos em contrato ou de acordo com a solicitação da Superintendência de Gestão da Inovação Tecnológica e Eficiência Energética; h) Os volumes a serem encaminhados pelo correio deverão ser encadernados, conter uma capa que permita a identificação do projeto e do período que está sendo comprovado e as planilhas terão que estar na seguinte ordem: Capa, CFC, RGC, RGR, comprovantes de gastos. Sendo que as planilhas RGC e RGR e os comprovantes de gastos a serem encaminhados deverão ser apenas do período a ser prestado conta, e não os dos períodos anteriores; i) O arquivo eletrônico disponibilizado pela Eletronorte já contém planilhas suficientes para a prestação de contas de 04 (quatro) períodos; j) Se necessário, a partir do quinto período deve-se incluir novas planilhas RGR e RGC no arquivo eletrônico de prestação de contas. Essas novas planilhas deverão ser elaboradas copiando-se as planilhas do período anterior, sem os conteúdos de preenchimento, e renomeando-as seguindo a seqüência e nomenclatura mostradas na figura abaixo:

3 Local/Data: Brasília, 20 de setembro de 2013 GTI-003/2013 Fl. 3/7 k) Após a inclusão dessas novas planilhas, deve-se fazer a atualização das fórmulas para que essas continuem tendo validade. Para isso, deve-se seguir os seguintes passos: Na planilha RGC Coluna Valor Gasto Nesta coluna, clique na primeira linha, referente à rubrica Materiais e Equipamentos e altere na fórmula o número do período para o correspondente ao período atual; Esta operação deve ser realizada em todas as linhas concernentes às outras rubricas, até concluir toda a coluna Valor Gasto, conforme mostrado na figura abaixo: Na planilha CFC Coluna Valor Previsto Até o Momento : Nesta coluna, clique na primeira linha, referente à rubrica Materiais e Equipamentos, e inclua na fórmula o sinal de + e o termo referente ao novo período, que deve ser igual ao termo do período anterior, alterando apenas o número do período;

4 Local/Data: Brasília, 20 de setembro de 2013 GTI-003/2013 Fl. 4/7 Esta operação deve ser realizada em todas as linhas concernentes às outras rubricas, até concluir toda a coluna Valor Previsto Até o Momento, conforme mostrado na figura abaixo: Neste caso o termo acrescentado foi relativo ao segundo período. Na planilha CFC Coluna Transferências Entre Rubricas : Siga os mesmos passos do item Valor Previsto Até o Momento ; Na planilha CFC Coluna Valor Gasto Até o Momento : Siga os mesmos passos do item Valor Previsto Até o Momento ; 5. ORIENTAÇÕES QUANTO AOS COMPROVANTES DE GASTOS: Todos os comprovantes deverão estar legíveis, em tamanho normal (sem reduções) e com data de emissão dentro do período de execução do projeto. O extrato bancário deverá ser encaminhado para comprovação de lançamentos e saldos. Para atender à Regulamentação da ANEEL quanto à auditoria em projetos de P&D, deverá ser emitida uma declaração listando as cópias dos comprovantes de gastos que estão sendo encaminhadas na prestação de contas. Tal documento deverá referenciar que os originais estão arquivados e disponíveis para consulta e deverá conter a assinatura do responsável pelo Contrato por parte da Contratada. 5.1 Quanto à Recursos Humanos

5 Local/Data: Brasília, 20 de setembro de 2013 GTI-003/2013 Fl. 5/7 Informar, no início das atividades, a equipe que realizará a pesquisa. Encaminhando documento (contrato, termo de estágio, plano de trabalho, termo de compromisso) que registra a contratação do bolsista/pesquisador para realizar atividades do projeto. Eventuais substituições deverão ser oficializadas. O gasto com pagamento de bolsistas/pesquisadores somente será efetivado se no(s) comprovante(s) for possível identificar os itens: data do pagamento, valor pago, período, dedicação horária, atividade realizada, comprovação de que o bolsista recebeu o valor. Os valores de Homem X Hora, já incluídos todos os encargos e seguros, bem como a quantidade de horas dedicadas por toda a equipe às atividades do projeto, estão limitados conforme a tabela a seguir: Tabela 1 Limites Hora/R$ da equipe do Projeto de P&D Valor da Quantidade máxima de Valor máximo Categoria hora (R$) horas/mês mensal (R$) Coordenador (Doutor) 175, ,00 Auxiliar Técnico, Administrativo ou Bolsista de Graduação 15, ,00 Superior Júnior 80, ,00 Especialista ou Superior Sênior 90, ,00 Mestre (doutorando ou não) 120, ,00 Doutor 170, , Quanto às Viagens e Diárias Os valores limites para gastos em viagens são: Tabela 2 Limites por pessoa durante viagens para realização de atividades do Projeto de P&D Viagens Nacionais Alimentação/dia: $137,00 Hotel/dia: R$250,00 Viagens Internacionais Alimentação e Hotel/dia: Conforme Redação dada pelo Decreto nº 6.576, de 2008, tabela do Anexo III, Coluna Classe II. Táxi: Reembolsável Táxi: Reembolsável É necessário o envio dos comprovantes das viagens (fatura hotel, fatura da agência de turismo, recibo de taxi totalmente preenchido) juntamente com o documento que confirme o efetivo pagamento (recibo, depósito, cupom fiscal) e realização (comprovante de embarque, comprovante de transporte rodoviário). Não será reembolsado frigobar, estacionamento, objetos de uso pessoal.

6 Local/Data: Brasília, 20 de setembro de 2013 GTI-003/2013 Fl. 6/7 Para cada viagem deverá ser informado o motivo e correlação com o projeto. Viagens internacionais deverão ter autorização prévia da Eletronorte e somente serão permitidas segundo as regras do Manual de P&D ANEEL. Para os casos em que o projeto custear parte dos custos da viagem, todos os comprovantes de realização precisarão ser encaminhados para fins de verificação do motivo, período e correlação com a atividade do projeto. 5.3 Quanto a Serviços de Terceiros Os serviços executados deverão ser conferidos e atestados pelo Gerente do Projeto ou por quem ele designar. O comprovante do gasto deverá conter a descrição do que foi realizado e estar acompanhado de documento que comprove o pagamento e de três propostas com data anterior à da realização do serviço. A contratação deverá corresponder ao menor orçamento apresentado. 5.4 Quanto a Material de Consumo e Equipamentos O comprovante do gasto deverá estar acompanhado de documento que comprove o pagamento e de três propostas com data anterior à da nota fiscal. A contratação deverá corresponder ao menor orçamento apresentado. 5.5 Quanto a Outros Não será permitida a inclusão de gastos no projeto como taxas bancárias, remessa de documentos ou custeio de secretaria administrativa, visto que já está previsto no projeto o pagamento de Taxa Administrativa, cuja previsão e limitação encontram-se estabelecidas no Manual de P&D da ANEEL. Deverá ser elaborado documento que apresente o repasse do valor da taxa de administração e da taxa de mobilização de infraestrutura alocados no projeto, juntamente com a comprovação do pagamento. 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS As prestações de contas financeiras encaminhadas pela contratada serão desconsideradas pela Eletronorte caso estejam fora do padrão estabelecido nesta Nota Técnica, devendo a instituição executora sanar as inconsistências e reencaminhar. As possíveis solicitações de esclarecimentos às prestação de contas deverão ser sanadas, com as devidas correções, dentro do prazo estabelecido, por correspondência, pela Superintendência de Gestão da Inovação Tecnológica e Eficiência Energética. As planilhas citadas neste documento estão disponíveis no site da Eletronorte, por meio do link

7 Local/Data: Brasília, 20 de setembro de 2013 GTI-003/2013 Fl. 7/7 Esta Nota Técnica entra em vigor a partir do dia 01 de outubro de 2013 e é válida para a prestação de contas financeiras de todos os projetos de P&D, independente do Ciclo a que se referem.