Diretoria: Diretoria de Administração e Finanças Área de origem: Gerência Administrativa Assunto: VIAGEM DE PESSOAL NO PAÍS

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1 SISTEMA DE NORMALIZAÇÃO CORPORATIVA SUBSISTEMA NORMAS ORGANIZACIONAIS Diretoria: Diretoria de Administração e Finanças Área de origem: Gerência Administrativa Assunto: VIAGEM DE PESSOAL NO PAÍS Número: NOC Vigência: 20/08/2012 Revisão: 04 Página: 1 de OBJETIVO Estabelecer critérios para viagem de colaborador no país, a serviço da Empresa. 2. ABRANGÊNCIA Esta Norma aplica-se a todos os colaboradores da Compagas. 3. DEFINIÇÕES Adiantamento é o valor que a Empresa antecipa ao colaborador como previsão de gastos para a viagem. Considera a diária de pernoite (se essa diária for paga pelo colaborador) e a diária de alimentação. Colaborador é todo profissional que esteja exercendo funções laborais em benefício ou proveito da Compagas, tais como: empregado, diretor, empregado cedido por acionista, e profissionais pertencentes às empresas contratadas. Despesa extra despesa comprovada e não vinculada à alimentação, destinada a cobrir dispêndio com frigobar (exceto bebidas alcoólicas e energéticos) e com telefonemas particulares, no hotel em que o colaborador está hospedado. Despesa reembolsável despesa inerente à viagem, paga pelo colaborador, com documentação comprobatória, ressarcida pela Compagas após prestação de contas. Diária de alimentação importância destinada a cobrir despesas com alimentação, sem necessidade de comprovação. Diária de pernoite importância destinada a cobrir despesas com hospedagem (inclusive café da manhã), devidamente comprovadas. Diária de viagem importância destinada a cobrir gastos com viagem de colaborador, sendo composta pelas diárias de alimentação e de pernoite. Evento fato motivador da viagem (treinamento, visita técnica etc.) Redir reunião de Diretoria. Foro onde são tomadas, formalmente, as decisões da Empresa. Viagem é o deslocamento de ida e volta de colaborador de sua base de trabalho para outra localidade, objetivando atender interesse da Empresa. Viagem de curta duração é aquela com duração inferior a 24 (vinte e quatro) horas, com ou sem pernoite. Viagem de treinamento é aquela realizada para participação em atividades de desenvolvimento de pessoal.

2 4. DESCRIÇÃO 4.1 SISTEMA GERENCIADOR Toda consulta, solicitação de adiantamento e prestação de contas será efetuada através do aplicativo Controle de Viagens, disponível a todos os colaboradores em terminal de computador Desse aplicativo fazem parte os documentos Adiantamento de Viagens e Relatório de Despesas de Viagens (RDV). 4.2 ADIANTAMENTO DE VIAGEM As despesas de viagem serão pagas mediante adiantamento, com a posterior comprovação dos gastos pelo colaborador, limitado ao estabelecido na tabela Valores da Diária de Viagem (Anexo 1). 4.3 MEIO DE TRANSPORTE O meio de transporte a ser escolhido aéreo, ônibus, veículo da Empresa ou veículo a ela locado será aquele que melhor atender aos objetivos da viagem e que leve em conta a relação custo-benefício Quando em um evento houver participação de dois ou mais colaboradores, ainda que de áreas distintas, as gerências deverão ajustar para que, na medida do possível, a viagem seja feita através do mesmo meio de transporte Havendo necessidade de passagem aérea, a mesma deverá ser de classe econômica, ressalvados os casos autorizados pelo Diretor da área a que o colaborador está vinculado. 4.4 DIÁRIA DE VIAGEM O valor da diária de viagem (diária de pernoite e diária de alimentação) está definido no Anexo 1, sendo atualizado sempre que se verificar variação significativa nos preços dos serviços O valor da diária de pernoite definido no Anexo 1 não considera as taxas cobradas pelos estabelecimentos hoteleiros O valor da diária de pernoite definido no Anexo 1 não considera as taxas cobradas pelos estabelecimentos hoteleiros Quando se tratar de treinamento, em função de sua duração, o valor da diária de viagem será estabelecido conforme segue: I) até 30 (trinta) dias, 100% (cem por cento) da diária, através de depósito semanal na conta-corrente bancária do colaborador; II) as viagens com duração superior a 30 (trinta) dias têm o valor da diária determinado pelo Diretor da área a que o colaborador está vinculado. 4.5 DIÁRIA DE ALIMENTAÇÃO A diária de alimentação, definida no Anexo 1, será paga a cada período de 24 (vinte e quatro horas) horas em estadias contínuas. Página 2 de 11

3 4.5.2 Para período incompleto, se houver, será paga uma fração da diária de alimentação, conforme tabela: HORÁRIO DE TÉRMINO % DA DIÁRIA DE REFEIÇÃO- DURAÇÃO MÍNIMA DA VIAGEM ALIMENTAÇÃO REFERÊNCIA DA VIAGEM Após às 13h e até às 20h 50% Almoço 4 horas Após às 20h 100% Almoço + Jantar 4 horas Para viagem de curta duração (com ou sem pernoite) serão adotados, para cálculo da diária de alimentação, os mesmos critérios utilizados para o período incompleto Despesas eventuais referentes à diária de alimentação, decorrentes de situações não previstas, desde que comprovadas, poderão ser aceitas a critério do Diretor da área a que o colaborador está vinculado, devendo constar no verso da nota fiscal a devida justificativa, e o aceite, com assinatura e carimbo do Diretor. 4.6 DIÁRIA DE PERNOITE Os valores da diária de pernoite estão definidos no Anexo 1 e são limites máximos, cabendo às gerências/assessorias a responsabilidade pela hospedagem adequada pelo menor custo Os limites estabelecidos para a diária de pernoite (Anexo 1) não se aplicarão ao colaborador que estiver acompanhando um Diretor para um mesmo evento, no mesmo hotel No caso de viagens com destinos variados, com direito a valores diferenciados, o valor a ser considerado será o do local onde ocorrer o pernoite Quando de viagem para treinamento deverá ser dada preferência para hospedagem no próprio hotel do evento, ou próximo ao mesmo, respeitado o limite do valor da diária Será permitida despesa extra em até 5% (cinco por cento) da diária de pernoite, desde que comprovada, e não se refira à alimentação No caso do hotel cobrar o café da manhã separadamente da diária de pernoite, tal despesa será reembolsada, mediante comprovação na nota fiscal de hospedagem. 4.7 DESPESAS REEMBOLSÁVEIS LAVANDERIA despesa comprovada, limitada a 10% (dez por cento) de 1 (uma) diária de viagem (pernoite + alimentação), a cada período de: I) 3 (três) pernoites consecutivos para serviço de passar. II) 4 (quatro) pernoites consecutivos para serviços de lavar e passar; TÁXI despesa comprovada através de recibo da empresa prestadora do serviço, nos seguintes trajetos: I) residência local de embarque; II) local de desembarque hotel; III) hotel local de embarque; IV) local de desembarque residência; Página 3 de 11

4 V) outros trajetos absolutamente necessários ao atendimento do objetivo da viagem O pagamento da despesa com táxi será feito através de cheque-táxi em Curitiba e nas localidades atendidas por qualquer conveniada da empresa de táxi que atende a Compagas A utilização de táxi especial somente será admitida em situação excepcional, devidamente justificada O valor despendido com o trajeto para restaurante será reembolsado quando, comprovadamente, não se dispuser de tal atendimento próximo ao local da atividade do colaborador PASSAGEM, COMBUSTÍVEL, MANUTENÇÃO DE VEÍCULO, TELEFONEMA A SERVIÇO, ESTACIONAMENTO E PEDÁGIO despesas comprovadas, efetuadas com: I) aquisição de passagem; II) combustível para veículo da Empresa ou a ela locado; III) manutenção de veículo da Empresa ou a ela locado, sendo necessária a elaboração de relatório referente aos problemas ocorridos e a anexação da nota fiscal correspondente; IV) telefonema a serviço; V) internet, exclusivamente para fins profissionais e contatos com a Empresa; VI) estacionamento; VII) travessia de balsa e ferry-boat; VIII) pedágio para veículo da Empresa ou a ela locado TRANSPORTE COLETIVO URBANO (ÔNIBUS E METRÔ) despesa dispensada de comprovação unicamente para atender ao objetivo da viagem. Mesmo sem comprovação, essa despesa deverá ser registrada no Relatório de Despesas de Viagens (RDV) para compor o custo da viagem, na prestação de contas. 4.8 DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS Não serão reembolsadas despesas com: I) bebida alcoólica; II) táxi em percursos diferentes daqueles especificados no subitem 4.7.2, incisos I a V; III) ônibus urbano e metrô em percurso que não atenda ao objetivo da viagem; IV) aquisição de objetos de uso pessoal; V) aquisição de outros bens ou serviços que não sejam inerentes ao objetivo da viagem. 4.9 SOLICITAÇÃO DE PASSAGEM E RESERVA DE HOTEL A solicitação da reserva de hotel e compra de passagem (aérea ou rodoviária) será feita à gerência da área administrativa, através do aplicativo Gerenciador de Solicitações Internas (GSI), com antecedência mínima de 5 (cinco) dia úteis da viagem. Página 4 de 11

5 4.9.2 Decorrente dessa solicitação, será informado ao colaborador, no prazo de até 2 (dois) dias úteis da solicitação, se a despesa com hotel (pernoite) será paga diretamente pela Compagas (caso em que não haverá adiantamento da diária de pernoite) ou pelo próprio colaborador, situação em que este solicitará à gerência da área financeira adiantamento para tal despesa, juntamente com a diária de alimentação Preferencialmente, a despesa com hotel deverá ser paga diretamente pela COMPAGAS ADIANTAMENTO Definido se haverá ou não diária de pernoite, o adiantamento será solicitado pelo colaborador à gerência da área financeira de acordo com a previsão de gastos, com base na tabela Valores da Diária de Viagem (Anexo 1) O documento Adiantamento de Viagens, aprovado e assinado pelo gerente, será encaminhado à gerência da área financeira, com no mínimo 3 (três) dias úteis de antecedência à viagem O adiantamento, feito para o período total da viagem, será pago ao colaborador até o dia útil imediatamente anterior ao início da viagem. Dependendo do valor, este poderá ser depositado na conta-corrente bancária do colaborador Para viagens a serviço e/ou treinamento cuja duração seja superior a 30 (trinta) dias, o adiantamento será concedido quinzenalmente através de depósito em conta-corrente bancária do colaborador A concessão de novo adiantamento implicará na quitação do anterior. Casos que justifiquem a concessão de adiantamento sem que o anterior esteja quitado, poderão ser aprovados pelo Diretor da área a que o colaborador está vinculado O adiantamento será concedido em nome do colaborador que irá viajar e o valor determinado pela multiplicação do número de dias e a faixa da tabela correspondente ao local da viagem Eventual reforço no adiantamento poderá ser liberado mediante autorização do Diretor da área a que o colaborador está vinculado PRESTAÇÃO DE CONTAS A prestação de contas deverá ocorrer em até 2 (dois) dias úteis após o término da viagem As despesas serão discriminadas no documento Relatório de Despesas de Viagens (RDV), o qual será encaminhado à gerência da área financeira Serão anexados ao Relatório de Despesas de Viagens (RDV), quando for o caso, e colados em papel A4, os seguintes documentos: I) bilhete de passagem do ônibus ou avião e, no caso de avião, o respectivo cartão de embarque; II) nota fiscal de hospedagem, quando quitada à vista pelo colaborador, ou documento equivalente quando essa despesa for quitada diretamente pela Compagas (via fatura) ou fotocópia da nota fiscal de hospedagem; III) recibo de uso de táxi fornecido pelo taxista ou a 2ª via do cheque-táxi; IV) nota fiscal de estacionamento (quando externo ao hotel), de combustível, de manutenção de veículo, outros; Página 5 de 11

6 V) tíquete/recibo de telefonema a serviço, de internet, de pedágio, outros; VI) nota fiscal das despesas contraídas no âmbito do hotel (produtos referentes às despesas extras, lavanderia, e quaisquer outras) As despesas com deslocamento urbano (táxi, ônibus e metrô) deverão ser relacionadas por trecho, com indicação de origem e destino A prestação de contas será passível de recusa (glosa) nas seguintes situações: I) valores superiores aos limites estabelecidos na tabela Valores da Diária de Viagem (Anexo 1); II) falta de comprovantes, conforme estipulado no subitem ; III) divergência de datas; IV) despesas improcedentes; V) ausência de assinaturas e aprovações; VI) rasuras ou erros que incorram na ilegitimidade do documento O atraso no cumprimento do prazo estipulado para prestação de contas impedirá o colaborador de obter novo adiantamento A não regularização da prestação de contas ou a inexistência da prestação acarretará ao colaborador as penalidades citadas no item Os reembolsos cabíveis somente serão realizados mediante apresentação de documentação hábil e idônea (nota fiscal, cupom fiscal, tíquete e recibo, conforme o tipo de despesa), preenchidos, preferencialmente, em nome da Companhia Paranaense de Gás Compagas Não se admitirá documentação em nome de outro colaborador ou de pessoa estranha à Compagas, bem como em nome de outra empresa A documentação para efeito de prestação de contas deverá ser única para cada colaborador, não se admitindo, por exemplo, uma nota fiscal para dois ou mais colaboradores Na eventualidade do colaborador pagar uma despesa de outra pessoa (externa à Compagas), tal valor não deverá compor a nota fiscal das despesas do colaborador, podendo constar de uma nota fiscal à parte se o mesmo assim entender necessário DESPESA DE VIAGEM REALIZADA POR EMPRESA CONTRATADA A despesa de viagem efetuada por profissional pertencente à empresa contratada será reembolsada desde que amparada por contrato, seguindo as orientações desta Norma A despesa durante a viagem será paga diretamente pelo profissional Encerrada a viagem, a empresa contratada será ressarcida mediante apresentação, à gerência da área financeira, de Recibo (Anexo 2) no valor total do reembolso com a comprovação de todos os gastos (alimentação, pernoite e outros) O Recibo (Anexo 2) será emitido em nome da empresa contratada, constando o nome do profissional que viajou. Página 6 de 11

7 4.13 DAS PENALIDADES O não cumprimento desta Norma sujeitará ao infrator as seguintes penalidades: I) advertência, suspensão e demissão, se empregado da Compagas; II) notificação ao acionista e devolução a este, no caso de empregado cedido por acionista; III) advertência, multa e rescisão do contrato, se prestador de serviço, cuja relação contratual seja oriunda da Lei de Licitações e Contratos Administrativos As penalidades serão aplicadas de acordo com a gravidade do ato e análise prévia pela Diretoria DISPOSIÇÕES GERAIS Caberá ao colaborador, e em especial ao gerente, a utilização de práticas racionais e econômicas no cumprimento desta Norma. Tais práticas, mesmo que não documentadas, serão aceitas e bem recebidas Os limites estabelecidos na tabela Valores da Diária de Viagem (Anexo 1) não se aplicarão aos Diretores, em vista de sua representatividade, porém competirá a estes a devida comprovação dos gastos O deslocamento de Curitiba para municípios da Região Metropolitana de Curitiba, e viceversa, para efeitos desta Norma, não será considerado viagem A viagem realizada no dia anterior se justificará quando o horário de início do evento não permitir o deslocamento no mesmo dia ou para se evitar possíveis problemas, por exemplo, com transporte aéreo Caso a viagem ocorra com mais de 1(um) dia de antecedência em relação ao início do evento, as despesas com pernoite e alimentação nesse período correrão por conta do colaborador. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. DO COLABORADOR Solicitar, via aplicativo GSI, a reserva de hotel e compra de passagem (aérea ou rodoviária), com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis da data da viagem, conforme descrito no subitem Solicitar o adiantamento da diária de viagem à gerência da área financeira, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis da data da viagem, conforme discriminado no subitem Prestar contas em até 2 (dois) dias úteis após o término da viagem, conforme especificado no subitem DA GERÊNCIA DA ÁREA ADMINISTRATIVA Encaminhar ao colaborador a confirmação da reserva de hotel, a passagem e, se necessário, o cheque-táxi. Página 7 de 11

8 5.2.2 Manter atualizado o valor da diária de viagem (Anexo 1), propondo alterações sempre que julgar necessário Analisar os casos omissos, em conjunto com a gerência da área financeira, dando solução aos mesmos e, se necessário, propor a alteração desta Norma. 5.3 DA GERÊNCIA DA ÁREA FINANCEIRA Acompanhar o cumprimento desta Norma no seu âmbito, a fim de propor possíveis alterações e orientar o colaborador sobre desvios que possam estar ocorrendo Cobrar o cumprimento dos prazos estabelecidos nesta Norma para a solicitação de diária e prestação de contas Repassar ao colaborador, ou depositar em sua conta-corrente, o adiantamento a que este tem direito até o dia útil imediatamente anterior à data da viagem Analisar a prestação de contas do colaborador, fazendo a conferência dos documentos e a verificação da validade legal dos comprovantes, bem como efetuar o recebimento ou restituição de valores Efetuar a glosa do Relatório de Despesas de Viagens (RDV), quando necessário, conforme definido no subitem DO GERENTE Aprovar a solicitação de adiantamento e a prestação de contas do seu colaborador. 5.5 DO DIRETOR DA ÁREA Determinar o valor da diária no caso de viagem com duração superior a 30 (trinta) dias, conforme subitem 4.4.3, II Aprovar a solicitação de adiantamento e a prestação de contas do seu gerente Poderá aprovar, sempre com as devidas justificativas da parte interessada, as seguintes providências: I) a aquisição de passagem aérea de classe superior à econômica; II) as despesas eventuais, decorrentes de situações não previstas nesta Norma, mediante comprovação, desde que enquadradas nos objetivos da Empresa; III) concessão de novo adiantamento sem que o anterior esteja quitado; IV) autorizar reforço no adiantamento para viagem além dos valores previstos nesta Norma; V) autorizar diária de pernoite com valor superior ao definido no Anexo 1, utilizando o campo específico do documento Adiantamento de Viagens Na ausência do diretor da área, outro diretor poderá exercitar qualquer procedimento relacionado neste item 5.5. Página 8 de 11

9 6. REFERÊNCIAS Não de aplica. 7. SUBSTITUIÇÕES A Revisão 04 desta Norma substituiu a Revisão 03, de APROVAÇÃO Esta Revisão 04 da Norma foi aprovada na Redir nº 500, de 20/08/ ANEXOS Anexo 1 Valores da Diária de Viagem. Anexo 2 Recibo de Despesa Realizada por Empresa Contratada. Curitiba, 20 de agosto de Luciano Pizzatto Diretor-Presidente Fábio Augusto Norcio Diretor de Administração e Finanças José Roberto Gomes Paes Leme Diretor Técnico-Comercial Página 9 de 11

10 ANEXO 1 VALORES DA DIÁRIA DE VIAGEM LOCAL MUNICÍPIOS DO INTERIOR DO PARANÁ E DOS DEMAIS ESTADOS DIÁRIA DE PERNOITE (R$) DIÁRIA DE VIAGEM DIÁRIA DE ALIMENTAÇÃO (R$) 180,00 65,00 CURITIBA 200,00 65,00 OUTRAS CAPITAIS DE ESTADOS (INCLUI FOZ DO IGUAÇU) 350,00 90,00 SÃO PAULO, BRASÍLIA E RIO DE JANEIRO 450,00 110,00 Página 10 de 11

11 ANEXO 2 RECIBO DE DESPESA - EMPRESA CONTRATADA VIAGEM NO PAÍS Recebi da Companhia Paranaense de Gás Compagas a importância de R$... (...), referente ao reembolso de despesas de viagem no país. EMPRESA: PROFISSIONAL QUE VIAJOU: GERÊNCIA/ASSESSORIA: DESTINO(S): CNPJ: CONTRATO Nº/ANO: CENTRO DE CUSTO: PERÍODO(S): OBJETIVO DA VIAGEM: VIAGEM DIA / MÊS / ANO HORA SAÍDA HORA CHEGADA IDA RETORNO HOSPEDAGEM ALIMENTAÇÃO TÁXI DESPESAS CONTA CONTÁBIL R$ TOTAL Por ser verdade, firmo o presente. Curitiba, de de Representante legal: Ass.: APROVAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS / / (carimbo e assinatura do gerente) Página 11 de 11