HB System - Sistema TRP

Transcrição

1 HB System - Sistema TRP

2 O sistema TRP é um sistema que tem por finalidade o lançamento e controle de despesas de viagens, feitos através de solicitações e reembolsos. Pode ser utilizado por todos os colaboradores que necessitarem, desde que tenha autorização de sua gerência.

3 HB SYSTEM - TRP0121 ADIANTAMENTO / ACERTO / REEMBOLSO DE VIAGEM

4 Solicitação de Numerário

5 Adiantamento de Numerário para Viagens Siga o passo a passo: 1- Acesse o Sistema HB SYSTEM, na base HEBER

6 Adiantamento de Numerário para Viagens 2- Acesse o menu TRP, tela TRP0121 Adto / Acerto / Reembolso de Viagem

7 Adiantamento de Numerário para Viagens 3- Para solicitação de numerário, verifique se você está na aba Solicitação de Numerário, no menu inferior. Em seguida, escolha a moeda a ser solicitada no campo Tipo de Solicitação e a forma de recebimento do valor. Automaticamente o sistema informará a data e hora que a solicitação está sendo inserida no sistema.

8 Adiantamento de Numerário para Viagens 4- Informe o seu Código de Pessoa. Automaticamente o sistema buscará o centro de custo que você está cadastrado e preencherá os campos Empresa, Filial, Departamento e Seção. F9 Obs: Caso você não saiba qual é o seu código de pessoa, posicione o cursor no campo Pessoa e aperte a tecla F9.

9 Adiantamento de Numerário para Viagens 5- Informe o valor desejado (sempre separado por ponto), o tipo de moeda, o tipo de veículo que utilizará na viagem e data para prestação de contas. Obs: Fique atento para o preenchimento do campo Data Prevista De Quitação. A data informada corresponde à data em que deverá efetuar as justificativas das despesas e entregar dos comprovantes.

10 Adiantamento de Numerário para Viagens 6 Informe a empresa e filial onde as despesas serão geradas e justifique a solicitação do adiantamento. Na seqüência, salve as informações clicando no ícone indicado abaixo.

11 Adiantamento de Numerário para Viagens 7- Após salvar, será gerado o número da sua solicitação. Anote pois será necessário esta informação para a impressão da sua solicitação. Em seguida clique no ícone indicado abaixo, referente a Aprovação do Colaborador. Um será encaminhado automaticamente para o seu superior. O mesmo deverá acessar o sistema e clicar no ícone Aprovação Superior.

12 Adiantamento de Numerário para Viagens 8 - Após a aprovação do seu superior, você será comunicado por . Acesse o Sistema HB SYSTEM, módulo TRP, tela TRP0121, e imprima o relatório clicando no ícone sinalizado abaixo.

13 Adiantamento de Numerário para Viagens 9 Após imprimir o relatório, assine no campo Assinatura Funcionário.Se escolheu como forma de recebimento do valor via CAIXA, entregar o relatório devidamente assinado para o GESTOR DO CAIXA, caso tenha informado CONTA CORRENTE encaminhe para a GESTÃO DE VIAGENS. Obs: Não é necessário a assinatura do Superior, já que a mesmo validou via sistema.

14 Adiantamento de Numerário para Viagens Observações Importantes: Após a entrega da solicitação para a Gestão de Viagens, o adiantamento de numerário deverá ocorrer em até 03 (três) dias úteis, via depósito bancário; Caso você tenha alguma dúvida, entre em contato com a Gestão de Viagens no telefone (14) Edilene Rocha, ou através do gestao.viagens@csclhb.com.br

15 Prestação de Contas Acerto de Numerário

16 Prestação de Contas Acerto de Numerário Siga o passo a passo: 1- Acesse o Sistema HB SYSTEM, na base HEBER

17 Adiantamento de Numerário para Viagens 2- Acesse o menu TRP, tela TRP0121 Adto / Acerto / Reembolso de Viagem

18 Adiantamento de Numerário para Viagens 3- Para a Prestação de Contas Acerto de Numerário, verifique se você está na aba Acerto de Numerário, no menu inferior. Nesta tela, aparecerá uma caixa de mensagem para a busca automática de dados. Clique em OK para que o sistema busque as informações.

19 Prestação de Contas Acerto de Numerário 4- Preencha os campos empresa, filial, departamento e seção onde as despesas deverão ser geradas Aperte a tecla F9 para selecionar o tipo de despesa a ser justificada.

20 Prestação de Contas Acerto de Numerário 5- Lance uma a uma as suas despesas. Exemplo: some todas as refeições e lance na operação de refeições, some todos os taxis e lance na operação de taxi e assim por diante.

21 Prestação de Contas Acerto de Numerário 6- Após informar as despesas, clique no ícone indicado abaixo, referente a Aprovação do Colaborador. Será enviado um automaticamente para o seu Superior. O mesmo deverá acessar o sistema e clicar no ícone Aprovação Superior.

22 Prestação de Contas Acerto de Numerário 7 - Após a aprovação do seu Superior, você será comunicado por . Acesse o Sistema HB System, tela TRP0121, aba Acerto Numerário e imprima o relatório clicando no ícone sinalizado abaixo.

23 Prestação de Contas Acerto de Numerário 8 Após imprimir o relatório, assine no campo Assinatura Funcionário Se escolheu como forma de recebimento do valor via CAIXA, entregar o relatório devidamente assinado para o GESTOR DO CAIXA, caso tenha informado CONTA CORRENTE encaminhe para a GESTÃO DE VIAGENS. Obs: Não é necessário a assinatura da Gerência, já que a mesma validou via sistema.

24 Caso você tenha alguma dúvida, entre em contato com a Gestão de Viagens. Telefone: (14) Edilene Rocha gestao.viagens@csclhb.com.br

25 Reembolso de Despesas de Viagens

26 Reembolso de Viagens Siga o passo a passo: 1- Acesse o Sistema HB SYSTEM, na base HEBER

27 2- Acesse o menu TRP, tela TRP0121 Adto / Acerto / Reembolso de Viagem Reembolso de Viagens

28 Reembolso de Viagens 3- Para solicitação de numerário, verifique se você está na aba Reembolso de Numerário, no menu inferior. Em seguida, escolha a moeda a ser solicitada no campo Tipo de Solicitação e a forma de recebimento do valor. Automaticamente o sistema informará a data e hora que a solicitação está sendo inserida no sistema.

29 Reembolso de Viagens 4- Informe o seu Código de Pessoa. Automaticamente o sistema buscará o centro de custo que você está cadastrado e preencherá os campos Empresa, Filial, Departamento e Seção. Obs: Caso você não saiba qual é o seu código de pessoa, posicione o cursor no campo Pessoa e aperte a tecla F9.

30 5- Informe o valor desejado (sempre separado por ponto), o tipo de moeda, o tipo de veículo que foi utilizado na viagem. Para reembolso de KM, o campo Tipo Veículo deverá ser marcado como Próprio. Informe a empresa e filial onde as despesas serão geradas e justifique a solicitação do reembolso. Na seqüência, salve as informações clicando no ícone indicado

31 Reembolso de Viagens 6- Após salvar, será gerado o número da sua solicitação. Anote pois será necessário esta informação para a impressão da sua solicitação. Preencha os campos empresa, filial, departamento e seção onde serão geradas as despesas. Aperte a tecla F9 para selecionar o tipo de despesa a ser justificada.

32 Reembolso de Viagens 7- Lance uma a uma as suas despesas. Exemplo: some todas as refeições e lance na operação de refeições, some todos os taxis e lance na operação de taxi e assim por diante, justifique no campo de observação. Em seguida clique no ícone indicado abaixo, referente a Aprovação do Colaborador. Um será encaminhado automaticamente para sua superior. O mesmo deverá acessar o sistema e clicar no ícone Aprovação Superior.

33 8 - Após a aprovação da sua gerência, você será comunicado por . Acesse o Sistema HB SYSTEM, módulo TRP, tela TRP0121, e imprima o relatório clicando no ícone sinalizado abaixo.

34 9 Após imprimir o relatório, assine no campo Assinatura Funcionário Se escolheu como forma de recebimento do valor via CAIXA, entregar o relatório devidamente assinado para o GESTOR DO CAIXA, caso tenha informado CONTA CORRENTE encaminhe para a GESTÃO DE VIAGENS. Obs: Não é necessário a assinatura da Gerência, já que a mesma validou via sistema. Caso você tenha alguma dúvida, entre em contato com a Gestão de Viagens. Telefone: (14) Edilene Rocha gestao.viagens@csclhb.com.br