Governo do Estado do Ceará Universidade Estadual do Ceará. Sistema de Gestão de Diárias e Passagens (SiGDP)

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1 Governo do Estado do Ceará Universidade Estadual do Ceará Sistema de Gestão de Diárias e Passagens (SiGDP) Versão 1.0 Departamento de Informática 2013 Versão do Documento: 1.5

2 Índice 1 Efetuar Login Solicitar Diárias e/ou Passagens Checar Status de Solicitações Consultar Normas de Política Privacidade e Segurança

3 1 Efetuar Login 1.1 Acesse o endereço e será apresentada a tela de Login (figura 1): Figura 1: Tela de Login 1.2 No campo , informe o seu endereço de provido pela UECE. Exemplo: marcio.martins@uece.br 1.3 No campo Senha, informe a sua senha de . Obs.1: Frisamos que qualquer pessoa, que tenha um provido pela UECE e um cadastro com o perfil SOLICITANTE, pode acessar o sistema para solicitar e acompanhar suas diárias / passagens. Caso tenha , mas não tenha esse cadastro, solicite-o ao Setor de Diárias e Passagens da UECE. Obs.2: Aconselhamos ao usuário a não fornecer a sua senha para acesso desse ou de qualquer outro sistema para outras pessoas. Caso não tenha , crie uma conta acessando o link webmail contido na página da UECE. 1.4 Clique no botão Acessar 1.5 Se e senha foram informados corretamente e se possui o cadastro com o perfil solicitante, a tela da página principal (Home) será apresentada (figura 2): Figura 2: Tela Principal Home Obs: Após concluir as atividades dentro do sistema, efetue seu logout clicando na opção Sair localizado no menu superior. 3

4 2 Solicitar Diárias e/ou Passagens 2.1 Efetue Login (Instruções na seção 1 deste documento) 2.2 No ícone Solicitações 1, clique na opção Solicitar Diária/Passagem e a tela de Solicitação de Diárias / Passagens será apresentada (Figura 3): Figura 3: Tela de Solicitação de Diárias / Passagens 2.3 Preencha todo formulário. Você verá que essa será uma tarefa rápida e fácil. Assim, para fazer isso siga aos seguintes passos: No painel, Dados do Beneficiário, informe a (1) categoria e o (2) beneficiário: Caso saiba o número da matrícula (quando o beneficiário for um servidor) ou o número do CPF (quando o beneficiário for um colaborador), digite-o e clique no link incluir direto. Caso não saiba o número da matrícula, clique no link (3) pesquisar para localizar o beneficiário (figura 5), digitando parte do nome, parte da número do número matrícula/cpf, clique no botão localizar e, em seguida, no ícone ( ) para incluí-lo. (1) (2) (3) Figura 4: Tela de Solicitação de Diárias / Passagens Painel de inclusão de beneficiário 1 Opcionalmente, o usuário para solicitar uma diária e/ou uma passagem pode selecionar, no menu (contido o top da página), as seguinte opções: [Cadastros Funcionais] --> [Solicitar Diária]. 4

5 Figura 5: Tela de Solicitação de Diárias / Passagens Painel de Localização e inclusão de beneficiário Após definir o beneficiário da Diária / Passagem, informe os Dados da viagem (figura 6). Lembrando que, conforme definido em Ofício, a solicitação possui algumas restrições com relação aos prazos: As Diárias/Passagens devem ser solicitadas com, no mínimo, 5 dias úteis de antecedência (tempo hábil necessário para efetivação do pagamento) As Diárias/Passagens solicitadas para viagens, no estado, não podem ser solicitadas/protocoladas com menos de '20 dias úteis' de antecedência, porém quando justificadas podem ser solicitadas como EMERGENCIAL As Diárias/Passagens solicitadas para viagens nacionais, para fora estado, não podem ser solicitadas / protocoladas com menos de '30 dias úteis' de antecedência, porém quando justificadas também podem ser solicitadas como EMERGENCIAL Figura 6: Tela de Solicitação de Diárias / Passagens Painel de Cadastro de Dados da Viagem Após informar os dados da viagem, informe o tipo de fonte de recurso (figura 7). Figura 7: Tela de Solicitação de Diárias / Passagens Painel de Cadastro De Tipo de Fonte de Recurso 5

6 2.3.1 Após informar o tipo de fonte de recurso, informe os Trechos da viagem (figura 8): (1) origem (2) Destino e (3) Retorno, os quais, após serem digitados, vão, automaticamente, sendo incluídos e (4) exibidos na tela. (1) (2) (3) (4) Figura 8: Tela de Solicitação de Diárias / Passagens Painel de Cadastro de Trechos da viagem Após informar os Trechos da viagem, informe alguns dados da diária/passagem (figura 9), como: (1) Evento, (2) Outro Evento 2, (3) Fonte Pagadora 3, (4) Resumo do Objetivo, (5) objetivo da viagem e (6) Justificativa da Viagem 4. (1) (2) (3) (4) (5) (6) Figura 9: Tela de Solicitação de Diárias / Passagens Painel de Cadastro de Dados Textuais 2.4 Após preencher todo o formulário, o usuário deve clicar no botão confirmar Caso não haja restrições com relação oa afastamento 5 ou concomitância de datas com outras diárias / passagens já solicitadas para o mesmo beneficiário, o usuário será redirecionado para tela de impressão dos formulários da diária / passagem e a mensagem Sucesso ao salvar a diária/passagem! aparecerá no topo da tela (figura 10). 2 O campo (2), Outro Evento, Só aparece quando opção Outros é selecionada no campo Tipo de Evento. 3 O campo (3), Fonte Pagadora, só aparece quando o tipo de Fonte escolhido é UAB (ver seção 2.3.3, figura 7). Após clicar no botão preencher campos o sistema, automaticamente, inclui um texto padrão nos campos: Resumo do objetivo, objetivo da viagem e Justificativa da Viagem. 4 O campo (6), Justificativo da Viagem, deve ser preenchido quando a viagem inicia / termina em algum dia de sábado /domingo / feriado. 5 O beneficiário não pode solicitar diária / passagem caso exista algum afastamento registrado e vigente, em seu nome, no Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos (Sispessoal). Exemplos de tipos de afastamentos: PEDIU DEMISSAO, TRANSFERENCIA, EXC/SUSP VINCULO, FÉRIAS, DISPOSICAO, DISPONIB/RESERVA, IAPAS / LIC SAUDE, LIC ACOMP FAM DOENTE, LIC PARTICULAR, LIC MATERNIDADE, LIC ACOM CONJUGE, DEMITIDO P/ JUSTA CAUSA, LIC PARTIC ELEIC, LIC EX CARGO ELET, CURSO, SEGURO, CEDIDO, AGUARD APOSENTAD, SERVICO MILITAR, APOSENTADORIA, EX FUNCAO SINDICAL, MORTE, AFAST OUT MOTIVOS, LICENCA EXTRAORDINARIA, EXONERADO, AFASTADO PARA MESTRADO, AFASTADO PARA DOUTORADO, AFASTADO PARA POS- DOUTORADO. 6

7 Figura 10: Tela de impressão de formulário de solicitação Caso haja alguma restrição, com relação aos prazos, conforme explicado na seção 2.3.3, o sistema exibe a tela Diária Negada (figura 11), contendo: A mensagem A diária / passagem foi 'negada', porém conforme estabelecido no Ofício Circular, viagens, no estado, protocoladas fora do prazo, podem ser solicitadas como EMERGENCIAL, desde que seja informado a 'justificativa da emergência'. ; Uma pergunta (Você deseja solicitar a Diária como EMERGENCIAL?) e; Duas opções de respostas : Sim (continuar e informar a justificativa): redireciona para tela de cadastro de justificativa da emergência (figura 12); Não (Voltar para Alterar): retorna para tela de solicitação para que o usuário possa corrigir a data da solicitação (figura 6). Figura 11: Tela Diária Negada 7

8 A figura 12 exibe a tela de cadastro de justificativa da emergência. Figura 12: Tela de cadastro de justificativa da emergência 8

9 3 Checar Status de Solicitações 3.1 Efetue Login (Instruções na seção 1 deste documento) 3.2 Clique no link Minhas Diárias/Passagens ou selecione, no menu ([Cadastros Funcionais] --> [Minhas Diárias/Passagens] ), e a tela Listagem de Diárias/Passagens será apresentada (figura 13). Figura 13: Minhas Diárias/Passagens A tela Minhas Solicitações apresenta as informações das viagens solicitadas. Toda a tabela é auto-explicativa. Para acompanhar o status da diária / passagens, você pode localizar a solicitação, filtrando 6, por exemplo, pelo nome do beneficiário, nº da solicitação, status 7 da solicitação etc. 6 Caso as opções de filtragem não estejam aparecendo, clique no a barra verde do painel Pesquisar. Após isso as opções aparecerão. 7 Para filtrar mais de uma opção de status: clique no botão esquerdo mouse, mantendo a tecla 'ctrl' pressionada, para escolher as opções desejadas 9

10 O quadro 1 apresenta as opções de status de solicitação de diárias e/ou passagens: Status SOLICITADA EMERGENCIAL PENDENTE VALIDADA AUTORIZADA PENDENTEPASSAGEM PRESTADACONTA NEGADA CANCELADA Lista das Diárias e/ou Passagens Aguardando validação e autorização Descrição Aguardando aprovação da justificativa de emergência Com alguma pendência de assinatura de assinatura do superior imediato, falta de documento obrigatório etc. Validada, no Setor de Diárias e Passagens, com relação aos custos, valor da passagem, acréscimos, classes de professores, etc. Aprovada pela Vice-Reitoria Aguardando confirmação do valor da passagem Viagem realizada e confirmada (por meio da entrega dos comprovantes da viagem no Setor de Diárias e Passagens) Viagem não autorizada Viagem aprovada, porém por algum motivo (ex.: Problemas de Saúde) não foi ou não será realizada. Quadro 1: Lista de Status Com a finalidade de elucidar as transições de status (estados) das diárias e/ou passagens, a figura 14 ilustra a o diagrama de estados das diárias / passagens. Figura 14: Diagrama de estados do Sistema de Gestão de Diárias e Passagens 10

11 Com a finalidade de elucidar os fluxos de trabalho envolvidos processo de solicitação, a figura 15 ilustra, de forma simplificada, o diagrama de atividades que podem realizadas no sistema por usuários em setores específicos. Figura 15: Máquina de estados do Sistema de Gestão de Diárias e Passagens Versão do Documento:

12 4 Consultar Normas de Política de Privacidade e Segurança. 4.1 Na barra de menu (ver figura 16), clique em Política de Privacidade e Segurança e um o documento de extensão PDF RESOLUÇÃO N 390-CONSU, de 25 de novembro de 2002 será apresentado Figura 16: Máquina de estados do Sistema de Gestão de Diárias e Passagens Versão do Documento: