Treinamento Módulo Contas a Pagar

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1 Contas a Pagar Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla F2 Gravar Tecla Shift + F2 Excluir Tecla F9 Limpar os campos Tecla Ctrl + I Vai para o primeiro registro Tecla F7 Vai para o registro anterior Tecla F8 Vai para o próximo registro Tecla Ctrl + F Vai para o último registro Antes de iniciarmos os lançamentos nas telas do Conpag, precisamos criar o plano de contas. Plano de Contas Sistema de Condomínium> Cadastro> Plano de contas O plano de contas é um dos itens mais importante do sistema, portanto, deve-se dispensar grande atenção ao elaborá-lo. Vamos cadastrar as contas de despesas. O plano de contas nº 01 já está definido com algumas contas de receita e despesas. Veja abaixo as contas já criadas: Colunas mostradas acima: Red. Será criado um código reduzido para cada conta do plano, que iremos utilizar nas telas de lançamento. Display Seqüência numérica das contas de primeiro, segundo e terceiro grau, veja: Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 1

2 Descrição Nome da conta título ou de movimentação Desp Quando marcado significa que a conta é utilizada para cadastrar as despesas do condomínio. Mov Quando marcado permite que sejam feitos lançamentos nessas contas Conta Representação numérica das contas criadas Grau Informa em qual grau encontra-se a conta cadastrada No primeiro grau é cadastrada a conta mãe, por exemplo: 01 ORDINÁRIA No segundo grau são criadas as contas titulo das despesas e / ou receitas de movimentação, por exemplo: 700 Administrativas No terceiro grau serão criadas as sub contas de movimentação das despesas, exemplo: 001 Correio A visualização no display será: ORDINÁRIA Administrativas (sub conta não é de movimentação) Correio Veremos abaixo como incluir essas contas no plano. Para cadastrar novas contas de despesa siga o procedimento abaixo: Informe o plano 1 e clique no botão continua. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 2

3 Na próxima tela, informe a primeira conta do seu plano: Treinamento Módulo Contas a Pagar 01 ORDINÁRIA - Pressione: Enter > Enter Dica Importante: Não utilize o Mouse nesse processo! Ficará disponível o campo: Cód do Segundo Grau para a criação das contas Siga a sequência abaixo para a criação das novas contas de Despesas: Receitas: até Despesas: A partir até Ou seja, no segundo grau as contas de 000 até 099 são para cadastrar receitas e a partir da conta 100 até a 999 as despesas. Sugerimos que a seqüência das contas sejam de 5 em 5, dessa maneira seu plano de contas ficará organizado e fácil de utilizar. Veja sempre no relatório do plano qual a ultima conta cadastrada e siga a seqüência sugerida. No segundo grau informe o código da conta e seu nome Digite o nome da conta e pressione Enter > Enter > Enter Como estamos criando as contas de despesa marque a opção Despesa e Previsão ; Nas contas de despesas que forem de segundo grau, você sempre abrirá para ser um Subtítulo ou Subconta, portanto quando forem de segundo grau, informem que não é de movimentação, visto que as contas que serão movimentadas serão dos 3 e 4 graus. A sua nova conta foi criada, verifique no relatório do plano de contas, clicando no menu da mesma tela de cadastro em arquivos>imprimir Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 3

4 Obs. Importante: O sistema irá criar algumas contas com (*) Não apague ou altere essas contas, elas serão usadas em vários relatórios e demonstrativos. Caso deseje alterar ou excluir contas, entre em contato com nosso suporte técnico. Cadastrar Favorecidos / Prestadores de Serviços Conpag> Cadastros> Favorecidos Obs. Esse cadastro é integrado ao módulo de prestação de serviços no menu principal do sistema Condominium, ou seja todas as informações estarão disponíveis nos dois módulos. Preencha todos os campos para que ter um cadastro completo e útil futuramente. Na aba Serviços você irá vincular esta empresa com o tipo de serviço que ela presta, por exemplo: Empresa: Equip. Manutenção de Elevadores Serviço: Manutenção elevadores Termine o cadastro na aba Tributos. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 4

5 Cadastrar compromissos Conpag> Compromissos> Cadastro de compromissos Cadastre as contas fixas dos condomínios para que o sistema lhe avise todo mês! Selecione o Grupo: Condomínio ou Locação Informe o código Para criar um novo compromisso, clique no botão Novo Abrirá a tela ao lado: Preencha os campos Em periodicidade informe a quantidade de dias ou meses que a conta se repete. Por exemplo: Para uma Conta de Água que se repete todo mês, marque a opção 30 dias Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 5

6 Compromissos> Consulta de Compromissos Treinamento Módulo Contas a Pagar Marque a opção localizada no canto inferior direito: Mostrar esta tela sempre que o Conpag for iniciado Obs: clicando duas vezes no compromisso na lista, será possível editar ou excluir esse compromisso. Clicando no botão Síndico/Func, você irá visualizar os dados deste contato. Para realizar o lançamento de pagamento de algum desses compromissos agendados, selecione-o e clique no botão lançar, ele abrirá outra tela para realização do lançamento. Outra opção para fazer um lançamento de pagamento é seguindo o caminho abaixo/explicativo, visto que é possível criar o lançamento de algo que não esteja em Compromissos Preparando os pagamentos Lançamentos> Lançamentos O lançamento poderá ser feito através do cadastro de compromissos ou diretamente na tela de lançamentos. Preencha conforme solicitado: Referencia: Condomínio correspondente Bloco: Somente se os pagamentos forem separados por bloco. Conta: Selecione a conta do plano de contas Histórico: Digite o histórico que deseja que apareça no balancete. Você também pode cadastrar históricos para facilitar os pagamentos que são feitos mensalmente: Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 6

7 Conpag> Cadastro> Histórico Informe o mesmo código reduzido da conta de despesa do plano de contas e digite o histórico que aparecerá nos relatórios. Continuando com o lançamento : Credor e Favorecido : Código cadastrado Tipo de pagamento : Veja abaixo todas as opções: Tipos de pagamento - Pagamento em Dinheiro: Para finalizar o processo e o lançamento ir para o contábil e balancete do condomínio, utilize as opções de impressão de cheque normalmente. - Cheque consolidado por favorecido: Caso tenha vários pagamentos para o mesmo favorecido, ou mesmo a impressão de cheque nominal ao banco para pagamento de várias contas. - Cheque individual: Será emitido um cheque para cada lançamento. - Cheque consolidado por favorecido e conta: Caso tenha vários pagamentos para o mesmo favorecido e mesma conta de lançamento do plano de contas. - Pagamento em suspenso: Suspende os pagamentos - Arquivo remessa: Utilize a rotina de geração de arquivos para os pagamentos - Lote de Pagamento: Utilize a rotina de lotes de pagamentos. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 7

8 Continuando com o lançamento : Opções: Treinamento Módulo Contas a Pagar Montar parcelamento Para os pagamentos parcelados, escolha esta opção, sendo assim você poderá informar a quantidade de parcelas e o tipo do histórico. Veja na tela ao lado: Imprimir Recibo de Pagamento Esta opção é valida quando o pagamento é por meio de cheque, sendo assim quando o cheque for impresso (veremos mais a frente), o sistema disponibilizará o Recibo. Imprimir OP Antes da geração dos cheques ou pagamentos, é possível imprimir as OP s para colher as assinaturas e autorizações de pagamento. Após o preenchimento completo, F2 pra salvar o lançamento. Lançamentos> Impressão de OP: Informe o período dos lançamentos ou a faixa de lançamentos para imprimir as ordens de pagamento: Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 8

9 Relatórios de Lançamentos Lançamentos> Relatório de Lançamentos Selecione o filtro para o relatório de lançamentos: - Por Movimento: A Data da gravação do lançamento - Por vencimento: A data de vencimento do documento - Caso seja necessário, poderá filtrar os lançamentos por favorecido. Impressão de Cheques Cheques> Impressão de cheques Selecione a faixa de vencimento e o banco ou referência e faixa de lançamentos. Informe o vencimento e o banco do prédio. Selecione o tipo Condomínio ou Locação. Para selecionar por Referencia, ou seja, por Condomínio, clique na caixa. Continuar Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 9

10 Na tela de impressão serão listados todos os lançamentos para a impressão de cheques e também os lançamentos em dinheiro (em destaque na cor verde) que normalmente são lançados quando o pagamento é feito em débito automático. Clique duplo no lançamento, serão listados no meio da tela os lançamentos pertencentes ao cheque consolidado. Pode-se ainda suspender algum lançamento de um determinado cheque, se for o caso. Clicando em continuar será aberta nova tela, veja abaixo: Na tela de impressão serão listados todos os cheques prontos para a impressão, selecione o tipo de impressora e posicione o cheque na impressora. No campo data do cheque sempre constará a data atual, porém pode ser alterada, por exemplo para o dia do vencimento do pagamento. Clique no botão imprimir Informe o número do cheque e clique em Ok. Observação importante: Selecione o layout caso a impressão seja feita por matricial, jato de tinta ou impressora laser. Botão configurar Para selecionar o modelo da impressora de cheque usada. Caso sua impressora não seja adequada para a impressão do cheque, você deverá configurar conforme abaixo, para que seja feita uma simulação de impressão. Após preencha o seu cheque manualmente. Este processo é importante para a continuidade do processo. Caso o pagamento seja em dinheiro, este procedimento também deve ser tomado. Simulando a impressão de cheques: Clique no botão configurar na tela de impressão e deixe a tela como mostrado ao lado: Será necessário usar essa opção no caso de lançamentos de cheques já emitidos por outros meios. Caso você utilize impressora de cheques, não se esqueça de anotar a configuração anterior para voltar a imprimir cheques normalmente. Se houver apenas pagamentos em dinheiro na programação de pagamento, esse processo de impressão deverá ser realizado até o fim, para que os pagamentos sejam lançados no contábil. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 10

11 Configuração dos modelos mais usados: Treinamento Módulo Contas a Pagar Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 11

12 Imprimindo o Recibo de Pagamento Treinamento Módulo Contas a Pagar Ao processar o cheque o sistema já disponibilizará o recibo de pagamento caso esta opção tenha sido selecionada no momento do lançamento do pagamento Cópia de Cheques Cheques> Cópia de cheques A cópia de cheque poderá ser solicitada de 3 formas: Por data: Informe a data de impressão dos cheques. Por Cheque: Informe a Referência (número do condomínio) e número do primeiro e último cheque. Por Cópia: Informe o número da primeira e última cópia. Obs. Esta opção só é valida quando não é a primeira impressão de determinada cópia de cheque, visto que é necessário saber o número da cópia que quer imprimir, ou seja, utilizado para uma segunda impressão. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 12

13 Escolha a impressora. Também pode optar por com margem. Obs. Este procedimento encaminhará diretamente para sua impressora padrão. Modelo II Modelo III Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 13

14 Cheques> Relatório de cheques emitidos Informe a referencia e a data de emissão do cheque, vale ressaltar que esta data refere-se a emissão do cheque, ou seja a data de impressão e não o dia seu vencimento. Sendo que você pode optar que o cheque tenha a mesma data que o seu vencimento, porém isto deve ser feito na tela de impressão de cheque conforme mencionado antes. Baixa de Cheques Cheques> Baixa de cheques Informe a data da baixa do cheque A baixa pode ser feita por dois jeitos: - Número da cópia de cheque ou - Referência e o número do cheque Confirme as informações e clique F2 para baixar o cheque Cheques> Baixa de cheques por data A baixa dos cheques pode ser feita por data de impressão dos cheques. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 14

15 Cheques> Relatórios de cheques baixados Treinamento Módulo Contas a Pagar Nesse relatório serão listados os cheques baixados e todos os lançamentos. Cheques> Cancelamento de cheques Nesta tela você tem a opção de cancelar o cheque, mas permanecer o lançamento ou pode cancelar tanto o cheque quanto o lançamento das contas a pagar. Para excluir ambos marque a opção: Remover os lançamentos? Os dados do cheque aparecerão na parte de baixo da tela. Clique em continuar Cheques> Relatório de cheques cancelados Relatório dos cheques cancelados no período selecionado Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 15

16 Lotes de pagamento Cheques> Lote de pagamento > Gerar lote de pagamento Nessa tela existem 3 opções de relatórios: Modelo I - Lote de pagamento Modelo II - Borderô Modelo III Locação com protocolo Selecione o modelo desejado, informe a faixa de vencimento, o banco, referência e clique em continuar. Caso seja necessário suspender o pagamento de algum item, marque o lançamento desejado e clique no botão suspender. Após todas as configurações, clique em Gerar. Cheques> Lote de pagamento > Relatório de Lote Caso seja necessário, utilize esta tela para imprimir novamente o relatório do lote desejado. Informe o número ou a data de geração do lote. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 16

17 Cheques> Lote de pagamento > Cancelamento de Lote Informe o número do lote ou a data de geração do lote para realizar o cancelamento Cheques> Lote de pagamento > Baixa de Lote de Pagamento Informe a data da baixa e o número do lote. Caso algum pagamento não tenha sido debitado na conta, selecione o lançamento e clique em marcar. Após os ajustes, clique em processar baixa. Todos os lançamentos aqui baixados serão lançados automaticamente no contábil do condomínio. Exclusão de cheques Cheques> Exclusão de cheques baixados Nestas telas podem ser excluídos os cheques já baixados, sendo que temos duas opções: - exclusão de todos os cheques baixados até determinada data. - exclusão da cópia de cheque, sendo, indicada pela numeração. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 17

18 Cheques> Exclusão de cheques cancelados Treinamento Módulo Contas a Pagar Nestas telas podem ser excluídos os cheques já cancelados, sendo que temos duas opções: - exclusão de todos os cheques cancelados até determinada data. - exclusão da cópia de cheque, sendo, indicada pela numeração. Obs: O sistema também permite que seja utilizado o sistema de Pagamento On-line, disponível para o Bradesco e Itaú, veja com o seu banco essa opção de pagamento. Union Data Consultoria em Informática Ltda Revisão - 21/06/ :08 18