Treinamento Sistema Condominium Módulo I

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1 CONDOMINIUM Módulo I CADASTROS Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla F2 Gravar Tecla Shift + F2 Excluir Tecla F9 Limpar os campos Tecla Ctrl + I Vai para o primeiro registro Tecla F7 Vai para o registro anterior Tecla F8 Vai para o próximo registro Tecla Ctrl + F Vai para o último registro Após fazer o seu Login clique em Condominium no menu principal: Abrirá uma nova tela com o menu do módulo de Adm. de Condomínios: CADASTROS Vamos cadastrar todos os Condomínios e suas particularidades. Clique em Cadastro, neste momento da implantação iremos utilizar somente algumas abas. 1

2 Cadastro> Condomínios > Aba Condomínio Informe o código que deseja para o cadastro desse condomínio. Poderá ser seguida uma seqüência numérica, ou seja, o primeiro cadastro código 1. No campo à frente do código, digite o nome do Condomínio e preencha o restante do cadastro de acordo com os campos correspondentes. Observações: Você tem a opção de cadastrar os gerentes que trabalham em sua administradora e vinculá-los aos condomínios sob sua responsabilidade em Cadastro> Gerentes. Dia de fechamento Informe o dia inicial do período de fechamento. Por exemplo, para fechamento do dia 1 à 30, informe 1 ; para fechamento do dia 15 à 14 informe 15. Plano de Contas - informe: 1, pois na implantação do sistema já é criado o plano padrão, que poderá ser editado posteriormente. Tipo da taxa adm informe se será por valor fixo ou percentual. Valor Informe o valor fixo a ser cobrado do Condomínio. Valor mínimo Informe o valor mínimo a ser pago pelo Condomínio nos casos de percentual, considerando que se o percentual for menor que o valor cadastrado nesse campo, o sistema irá considerar o valor que estiver cadastrado. Clicando em Usar formulário de nota de débito será possível a impressão do recibo de prestação de serviço da administradora, encontrado em Contábil>taxa de administração. Observação os campos referente a Taxa da Administradora são somente informativo para os clientes que não possuem o módulo do sistema Taxas. Relatórios Você pode imprimir alguns relatórios nesta tela. Na parte superior clicando em relatórios você tem algumas opções, veja. 2

3 Cadastros>Condomínios> Aba Frações Informe o total de unidades e o total da fração do condomínio. Se o prédio possuir frações em lojas, conjuntos e garagens também deverá ser informado. Também poderão ser cadastrados condomínios mistos, compostos por apartamentos, lojas e ou conjuntos comerciais. Multas / Juros / Desconto Juros ao mês Informe o percentual dos juros e escolha uma das opções mensal ou diário. Carência Informe a carência de meses para o cálculo de juros e correção monetária. Caso não tenha carência deixe o campo em branco. Clique no botão Padrões para Rateio para padronizar datas e valores para descontos e multas. Cadastros>Condomínios> Aba Frações> Botão Padrões para Rateio A configuração dessa tela será utilizada como base para as telas de Rateio. Dia do vencimento padrão Informe o dia do vencimento padrão dos boletos. Não receber após Informe a quantidade limite de dias que o boleto poderá ser pago no banco após o vencimento. Concessão de desconto Caso o morador tenha direito a um desconto quando fizer o pagamento antes do vencimento, deverá ser informado nesse campo: A quantidade de dias de antecipação a ser considerada e o valor correspondente ao desconto. Poderá ser informado valor ou percentual. Aplicação de multa Tipo de multa Informe se a multa será mensal, diária ou se será multa diferenciada por data. Após o vencimento, multa de Informe o percentual da multa. Proporcionar valor de isenção entre as demais unidades o sistema irá distribuir o valor da isenção do sindico entre as demais unidades. (Opção para Rateios utilizando a fração ideal). Gerar recibo de isenção separado gera um recibo com o valor da isenção, e esse recibo é automaticamente baixado no sistema, ou seja, o valor corresponde entra como crédito na receita do condomínio. Essa opção tem vínculo com o sistema da Folha, ou seja, ao gerar o recibo, o valor será lançado no sistema folha como lançamento de autônomo do síndico. Clique no botão gravar 3

4 Cadastros> Condomínios> Aba Contas Nesta aba, será vinculada a conta cadastrada ao Condomínio, informe o código da conta padrão para as emissões dos boletos, serão listadas abaixo as outras contas cadastradas e vinculadas a esse condomínio, veremos em seguida como cadastrar essas contas. Nas abas a seguir veremos cadastro de sindico e conselheiros, mas esses itens poderão ser vinculados posteriormente, considerando que o sindico e o conselho serão cadastrados em cadastro condômino. Cadastros> Condomínios> Aba Síndico Após ter feito o cadastro dos condôminos, volte nessa aba para vincular o sindico. Clique na lupa e selecione a unidade correspondente, complete o cadastro com as informações faltantes. Caso o sindico não seja morador, e sim contratado do prédio, somente cadastre todos os campos solicitantes da tela. Nessa tela tem o campo possui isenção ele é somente informativo, não tem influencia nos rateios, portanto a isenção deve ser informada no Cadastro da unidade > Aba Frações Clique no botão Relatório para impressão de vários relatórios referentes ao síndico. Cadastros> Condomínios> Aba Subsíndico/Conselho Localize o conselheiro na lupa do campo unidade, escolha a sua função e preencha os dados pessoais, bem como a data deste mandato, clique em adiciona e repita este processo até incluir todo o Conselho. 4

5 Cadastros> Condomínios> Aba Diversos Este aba é utilizada para ser adicionada qualquer observação particular deste Condomínio, bem como as informações contidas na Convenção do prédio, entre outras. Cadastros> Condomínios> Inf. Adicional Complete o cadastro do prédio, adicionando as informações dos equipamentos que o prédio possui, por exemplo, quantidade de elevadores e empresas responsáveis pelas manutenções. Poderão ser vinculados os prestadores de serviço que serão cadastrados em Condomínio> Prestação de serviços, veremos nos próximos módulos. Cadastro dos funcionários deste Condomínio e incluir qualquer informação no campo histórico. Clique em cada botão e veja os itens disponíveis para manter seu cadastro organizado. No botão parâmetros, poderão ser personalizados alguns itens exclusivos para cada condomínio. 5

6 Cadastro> Blocos No campo bloco informe o número do bloco e a frente o seu nome, sendo que nos relatórios gerenciais não aparecerá o nome do bloco, somente o seu número. Além de cadastrar os blocos também podem ser informados os códigos de acesso aos sites das empresas fornecedoras de água, luz etc, no caso de impressão de segunda via de conta. Cadastros>Condôminos O campo Unidade se trata do número real da unidade no condomínio. Se o condomínio possuir unidades com 3 dígitos, siga o padrão abaixo: Se necessário, o Campo Unidade permite que seja informado letras, por exemplo: 011A - 011B - CJ015 Ao lado do número da unidade sempre informe o nome do proprietário e caso a unidade esteja alugada no campo: A/C informe o nome do Inquilino; Primeiro endereço: Sempre informe o endereço de entrega do boleto de cobrança, caso o endereço seja o mesmo do condomínio, no momento do cadastro clique no botão: Ender. Do Condo No segundo endereço Extra do Proprietário, informe o endereço externo do proprietário, no caso da unidade estar alugada ou vazia. Em tipo de correspondência informe correio sempre que o primeiro endereço for diferente do endereço do condomínio e informe em mãos caso o boleto deste morador seja via e- mail, pois poderão ser utilizados filtros na tela de impressão dos recibos que veremos no próximo módulo. Relatórios Clique no botão da barra superior da tela cadastro dos condôminos, para serem impressos 3 modelos de relatórios, veja as opções disponíveis. 6

7 Cadastros>Condôminos> Aba Endereços Informe o cadastro da imobiliária e um segundo endereço do inquilino. Cadastre as imobiliárias em Cadastro> Imobiliárias e posteriormente vincule a imobiliária de cada unidade, nessa aba de endereço. Cadastros>Condôminos>Aba Frações Frações Informe a fração ideal da unidade. Se a unidade tiver garagem ou extra também deverá ser informada a fração. Recebe desconto para pagamento Essa opção deverá ser selecionada para todas as unidades que tiverem direito ao desconto, já cadastrado em Cadastro> Condomínios> Aba Frações. % de isenção Informe o percentual de isenção do sindico/subsíndico, independente da verba que ele será isento, visto que informaremos as verbas que deverão ser descontadas somente na tela de Rateio. Dia de vencimento do recibo Caso esse morador tenha o vencimento diferente do vencimento padrão do Condomínio, deverá ser informado o dia nesse campo. Caso o vencimento seja o padrão, deixe o campo em branco. Tipo Escolha o tipo da unidade Apartamento, loja ou conjunto Participa do seguro contra fogo Selecione a opção se a unidade pertencer ao seguro contra fogo. Cadastros>Condôminos> Aba Jurídico No campo observações poderá ser descrito qualquer tipo de observação relacionado ao jurídico. Cobrança judicial Indica que a unidade está com processo judicial. Com essa opção clicada poderá ser utilizado o filtro (sê selecionada opção) nas telas de impressão de cartas de cobrança ou protocolos, ou seja, o sistema não irá imprimir para essas unidades. Também poderá ser selecionada a opção de mencionar no boleto que a unidade está com cobrança judicial Situação selecione a opção ou especifique a situação. Follow-up Quando impresso carta de cobrança ou gerados acordos, o sistema discriminará essas atualizações para esse campo. Botão follow-up do jurídico componente da apostila Módulo de Cobrança. 7

8 Cadastros>Condôminos> Aba Diversos Telefones / Complete o cadastro do morador, preenchendo todos os campos. - Informe o do morador principalmente se a opção de recebimento do boleto for . Recebe boleto por Essa opção deverá ser assinalada caso esse morador receba o boleto por , pois será utilizada como filtro no momento das impressões dos recibos, ou seja, poderá ser desconsiderada a impressão dos recibos cujos moradores recebem por . Documento do proprietário Adicione as informações de acordo com o campo correspondente. Obs. Procure o suporte/treinamento da Union Data para utilização dos itens: Dados para Associação / Débito automático arq. Remessa Bradesco / Dados complementares para cobrança. Cadastros>Condôminos>Financeiro Nesta aba poderá ser verificada toda a situação financeira da unidade, iremos detalhar melhor esses recursos no módulo IV do treinamento Cobrança. Cadastros>Condôminos>Histórico Aqui poderão ser adicionadas quaisquer observações necessárias para esta unidade, sendo possível a impressão de um relatório de tudo que nele conter, por exemplo, uma reclamação do morador. Quando forem impressas segundas vias de boleto, o sistema dará a opção de gravar no histórico da unidade automaticamente. 8

9 TABELAS Clicando em Tabelas abrimos as opções conforme demonstrado: Neste momento vamos cadastrar os Bancos, agências e contas bancárias a serem utilizadas na movimentação financeira dos condomínios. Preencha em seu sistema todas as informações que você já tem mãos. Caso não tenha algum dado bancário solicitado, não tem problema, mas este é o momento de ser adquirido junto ao seu gerente. Lembrando que os campos devem ser totalmente preenchidos, pois iremos precisar destes dados quando formos fazer a primeira emissão de boletos. Tabelas> Bancos Verifique se o seu banco já está cadastrado, lembrando que o código deverá ser o número do banco. Por exemplo: 237 Bradesco 01 - Banco do Brasil Tabelas > Agências Bancárias Informe o banco já cadastrado e os dados da agência. Para alguns bancos não é necessário informar o dígito da agência, o sistema irá demonstrar essa observação ao lado do campo agência. 9

10 Tabelas > Contas Bancárias Exemplo do cadastro de contas: Campo código: Informe no código da conta, sendo o mesmo número a ser utilizado no Código do Condomínio, ou seja, Condomínio 1 = conta bancária 1. Banco e Agência - clique no botão pesquisa para selecionar o banco e a agencia já cadastrados nas telas anteriores. Conta bancária: com o dígito Cedente - Informe o código do cedente de acordo com as instruções passadas pelo banco. Carteira - A carteira de cobrança contratada junto ao banco Obs: As informações referente conta, cedente e carteira são de responsabilidade do banco, favor verificar em sua agência. IMPORTANTE - Antes de enviar os recibos para as unidades, realize um teste de homologação dos boletos. O teste deverá ser realizado de duas maneiras: primeiro gere uma emissão de baixo valor (R$5,00) para uma unidade e efetue o pagamento do mesmo para verificar se o valor foi creditado em sua conta bancária; segundo envie o boleto para homologação junto ao suporte do banco. IMPORTANTE 2 Caso o condomínio mude de banco, NUNCA, utilize o mesmo código já gravado para alterar esses dados, SEMPRE, cadastre um código novo, por exemplo, se o condomínio 1 utilizava a conta 1, crie uma nova conta: 100. Tabelas> Índices Econômicos Aqui serão cadastrados os índices a serem trabalhados (IGP-M, TJ, INPC, etc), podendo ser mais de um, ou seja, não é necessário que todos os condomínios trabalhem com o mesmo índice. Tipo Código Informe o número de sua preferência. Pode ser cadastrado mais de um código, sempre seguindo a seqüência numérica. Data de vigência Informe sempre o primeiro dia e o mês a ser cadastrado. Ex: 01/03/2012, 01/05/1998. Valor Informe o valor do índice, conforme a tabela do mesmo. Índice mensal - No caso de índice mensal marque a opção percentual, informe a data de vigência e o valor do mês, Por exemplo: IGP-M Mês/Ano 0,94% Índice acumulado Utilizado na atualização de débitos muito antigos, o índice mais usado é o do Tribunal de Justiça, nesse caso informe o valor do índice e marque a opção índice, informe a data de vigência e o valor acumulado até o mês do cadastro. Por exemplo: TJ Mês/Ano 46,12563% 10

11 Cadastro> Plano de contas O plano de contas é um dos itens mais importante do sistema, portanto, deve-se dispensar grande atenção ao elaborá-lo. Neste módulo, vamos cadastrar somente as contas de Receitas. No módulo III do treinamento veremos as contas de despesas. O plano de contas nº 01 já está definido com algumas contas de receita e despesas, neste modulo iremos cadastrar novas contas de receita se necessário. Veja abaixo as contas já criadas: Colunas mostradas acima: Red. Será criado um código reduzido para cada conta do plano, que iremos utilizar nas telas de rateio e lançamento das despesas, que veremos nos módulos II e III do treinamento. Display Sequencia numérica das contas de primeiro, segundo e terceiro grau, veja: 11

12 Descrição Nome da conta título ou de movimentação Desp Quando marcado significa que a conta é utilizada para cadastrar as despesas do condomínio. Mov Quando marcado permite que sejam feitos lançamentos nessas contas Conta Representação numérica das contas criadas Grau Informa em qual grau encontra-se a conta cadastrada CONTA DE RECEITA DICA IMPORTANTE: No caso das contas de receita, não existe a necessidade de criação do terceiro grau, portanto a conta ficará: No primeiro grau é cadastrada a conta mãe, por exemplo: 01 ORDINÁRIA No segundo grau são criadas as contas titulo de receitas COM movimentação, por exemplo: 002 Condomínio do mês A visualização no display será: ORDINÁRIA Condomínio do mês CONTA DE DESPESA No primeiro grau é cadastrada a conta mãe, por exemplo: 01 ORDINÁRIA No segundo grau são criadas as contas titulo das despesas SEM movimentação, por exemplo: 100 Salários No terceiro grau serão criadas as sub contas COM movimentação, exemplo: 005 Adiantamento salarial A visualização no display será: ORDINÁRIA Salários (conta título não é de movimentação) Adiantamento salarial (sub-conta é de movimentação) Veremos abaixo como incluir essas contas no plano. Para cadastrar novas contas de receita siga o procedimento abaixo: Clique em Cadastros> Plano de contas: Informe o plano 1 e clique no botão continua. 12

13 Na próxima tela, informe a primeira conta do seu plano: 01 ORDINÁRIA - Pressione: Enter > Enter Dica Importante: Não utilize o Mouse nesse processo! Ficará disponível o campo: Cód do Segundo Grau para a criação das contas Siga a sequência abaixo para a criação das novas contas de Receita: Receitas: até Ou seja no segundo grau reserva as contas de 000 até 099 para cadastrar receitas e a partir da conta 100 até a 999 as despesas, veremos em outro módulo do treinamento o cadastramento das despesas. Sugerimos que a sequencia das contas sejam de 5 em 5, dessa maneira seu plano de contas ficará organizado e fácil de utilizar. Quando cadastrar uma nova conta no plano padrão do sistema, a próxima conta de receita será a: , veja sempre no relatório do plano qual a ultima conta cadastrada e siga a sequencia sugerida. No segundo grau informe o código da conta e seu nome Como estamos criando as contas de receita, NUNCA marque a opção Despesa e Previsão Digite o nome da conta e pressione Enter > Enter > Enter, até aparecer o aviso: Nas contas de receita não é necessário criar contas de terceiro grau, portanto no aviso, informe SIM. 13

14 A sua nova conta foi criada, verifique no relatório do plano de contas, clicando no menu da mesma tela de cadastro em arquivos>imprimir Obs. Importante: O sistema irá criar algumas contas com (*) Não apague ou altere essas contas, elas serão usadas em vários relatórios e demonstrativos. Caso deseje alterar o plano, alterar ou excluir contas, entre em contato com nosso suporte técnico. Cadastro> Etiquetas Estão disponíveis alguns modelos de etiquetas a serem impressas: Etiqueta para endereçamento das unidades Poderão ser impressas de duas maneiras: Faixa de unidades Informando a faixa de unidades, o sistema verificará todas as unidades que estiverem em seqüência considerando a primeira unidade informada e a ultima, por exemplo, 011 à 022, dessa maneira o sistema imprimirá as unidades 011, 012, 021 e 022. Por unidade Deverão ser informadas individualmente as unidades a serem consideradas para impressão, informando o condomínio, bloco e unidade, clica no botão que indica inclusão. Selecione o tamanho da etiqueta compatível ao modelo correspondente. Escolha também o tamanho do papel. Selecione o endereço a ser considerado para impressão, podendo ser mais de um. Escolha se deverá imprimir as unidades com cadastro de correio, em mãos ou prédio. Ao clicar em processar o sistema abrirá as etiquetas na tela para conferência de tamanho. Confira também outros modelos de etiquetas, o procedimento para impressão é o mesmo que o demonstrado acima: Etiqueta nome e endereço do condomínio Etiquetas dos síndicos 14

15 Cadastro> Moradores Poderão ser cadastrados os moradores e os veículos de cada unidade. Informe o condomínio e unidade corresponde. Insira as informações conforme solicitado em cada campo e clique no botão Incluir Para impressão de relatórios, clique no botão relatórios na barra de ferramentas da tela. Imprima formulário em branco a ser enviado para os moradores preencherem Cadastro> cadastro condôminos> Relatórios. Rateio> Inclusão de devedores Na implantação do sistema, é necessária a inclusão das cotas em aberto para que sejam feitas as cobranças e acordos, fazendo assim a composição da lista de devedores do período anterior. Na tela informe o código do condomínio, bloco (se houver) e unidade: Clique no botão continuar Na próxima tela informe: Vencimento informe o vencimento original do recibo em aberto. Limite para pagto informe o limite original para pagamento desse recibo. Impresso em passe o mouse sobre o campo para ler as informações importantes. Multa informe o valor da época da cobrança (Lembre-se que a partir de 01/2003 a multa passou a ser obrigatória de 2%, conforme o novo código civil). Nro.recibo antigo - passe o mouse sobre o campo para ler as informações importantes. Qtde de parcelas Caso as cotas em aberto dessa unidade seja seqüencial, por exemplo, condomínio 03/2012, 04/2012 e 05/2015, informe a quantidade de recibos e no tipo de histórico escolha a opção por referencia ou competência (Normalmente no caso de cotas de condomínio é usado o tipo por competência). No caso de parcelas de acordo, faça o mesmo procedimento, porém no tipo do histórico escolha a opção por parcela. Informe a conta das verbas de receita, ou clique duas vezes no campo para abrir o plano de contas; Informe o valor e pressione F2 para gravar esse recibo. 15

16 Questões Já estamos no final do primeiro módulo e para que possamos passar para o Módulo II, responda ao questionário e descubra se já está preparado. 1) Se algum proprietário resolver alugar sua unidade, onde devo cadastrar os dados do inquilino para ele receber o boleto? 2) Um dos moradores do prédio se aposentou e solicitou alteração do vencimento exclusivo do seu boleto para um dia diferente do padrão do Condomínio, onde cadastro esta informação? 3) Qual a diferença de juros mensal e diário? Como informar isso no sistema? 4) Quantos condomínios podem ser cadastrados no sistema? 5) Para que serve a segunda aba de endereços do cadastro das unidades? 6) Quando o condomínio é misto, ou seja, apartamentos, conjuntos comerciais e lojas, como fazer essa divisão no sistema? 7) O que é plano de contas? Para que serve? 8) Assinale as questões verdadeiras: Se eu não cadastrar a fração ideal total do prédio em Condomínios não tem problema, pois vou cadastrar a fração ideal de cada unidade individual em Condôminos? Eu tenho que cadastrar um endereço extra no cadastro dos moradores, pois caso contrário não será possível a emissão dos boletos. Eu devo estar atento(a) quando fizer o plano de contas, pois ele será o condutor dos meus balancetes e demonstrativos contábeis. 9) Onde devo cadastrar os endereços de para os condôminos que desejam receber o boleto por ? Perguntas ou sugestões: 16