Sistema para Administração de Condomínio SUMÁRIO

Transcrição

1 SUMÁRIO I. MENU... 2 II. CONSULTA / ALTERAÇÃO / ESTORNO... 4 III. MENSAGEM... 5 IV. MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA... 6 CONSULTA... 6 LANÇAMENTO... 7 V. BOLETO... 8 VI. RELATÓRIO VII. RESERVA VIII. CERTIDÃO IX. USUÁRIO X. UNIDADE XI. GARAGEM XII. ÁREA XIII. PERFIL XIV. PARÂMETRO XV. LANÇAMENTO XVI. BAIRRO Página 1 de 22

2 I. MENU 1 ao 3 4 ao ao Enviar Mensagem: envia mensagem para os demais usuários do sistema (condôminos, proprietários, síndico, etc.); 2. Alterar Senha: alteração da senha pelo próprio usuário; 3. Sair: sai do sistema e volta para a tela principal do CondomínioMais; 4. Mensagem: visualização da caixa de mensagens, é possível ler as mensagens enviadas e recebidas; 5. Movimentação Financeira: visualização geral da movimentação financeira, dependendo das permissões do usuário é possível fazer pagamento, estorno e impressão dos boletos; 6. Boleto: impressão e visualização dos boletos; 7. Relatório: acesso a todos os relatórios disponíveis de acordo com as permissões do usuário; 8. Reserva: cadastro / consulta das reservas de áreas de uso comum (churrasqueira, salão de festas, etc.); 9. Certidão: impressão da certidão de nada consta para os condôminos que não possuem débitos em atraso; 10. Arquivo: acesso aos arquivos disponibilizados pela administração (ata de reunião, convenção, regimento interno, etc.); 11. Manual: acesso ao manual atualizado de todas as funcionalidades do sistema; 12. Usuário: cadastro / consulta de usuários do sistema; 13. Unidade: cadastro / consulta das unidades do condomínio; 14. Garagem: cadastro / consulta das garagens do condomínio; 15. Perfil: cadastro / consulta dos perfis dos usuários (administrador, usuário comum, etc.); 16. Parâmetro: cadastro das informações necessárias para o sistema trabalhar de acordo com as regras de cada condomínio; 17. Lançamento: cadastro dos tipos de lançamentos utilizados pelo condomínio (gás, taxas, condomínio, água, etc.); 18. Bairro: cadastro / consulta de bairros que serão utilizados para outros cadastros no sistema. Página 2 de 22

3 19. Consulta: este botão está vinculado às outras opções e aparece quando há possibilidade de consulta e de cadastro, utilizado para consultar os dados já cadastrados; 20. Cadastro: este botão está vinculado às outras opções e aparece quando há possibilidade de consulta e de cadastro, utilizado para cadastrar dados novos; 21. Total Pendente: informa o valor que o usuário tem pendente de pagamento (não atrasado); 22. Total em Atraso: informa o valor que o usuário tem atrasado; 23. Status: alerta para o usuário sobre seus compromissos com o condomínio, se estiver inadimplente será avisado com a mensagem: Você está em atraso com as taxas condominiais!. Página 3 de 22

4 II. CONSULTA / ALTERAÇÃO / ESTORNO Para todo cadastro existe uma tela de consulta dos dados já cadastrados, onde é possível realizar as consultas, alterações dos dados e estorno (exclusão) Menu: a consulta é acessada através do menu, basta clicar na opção desejada e depois em consulta no menu abaixo (laranja); 2. Filtros: os filtros servem para fazer uma consulta específica: para consultar todos os dados não preencha os filtros e clique em consultar ; para consultar um dado específico utilize o(s) filtro(s) desejado(s) e clique em consultar. Serão exibidos os resultados da consulta; 3. Alterar: clique no lápis para alterar os dados; 4. Excluir: clique no X para excluir os dados; 5. Navegação: como a quantidade de dados pode ser muito grande, os resultados da consulta são exibidos em grupos de 20 registros, para visualizar os grupos utilize as setas de navegação. Página 4 de 22

5 III. MENSAGEM Condôminos, proprietários, síndicos, administradores, funcionários e outros usuários podem trocar mensagens on-line através do sistema. Requisitos: Usuário (item IX pág. 13). CONSULTA Pasta: opção para visualizar a Caixa de Entrada ou Mensagens Enviadas ; 2. Detalhe: clique no D para ver os detalhes da mensagem; ENVIAR MENSAGEM 3 Cadastro de Mensagens: clique no menu Enviar Mensagem para enviar mensagens para outros usuários do sistema; 3. Nome do Destinatário: selecione o destinatário, também é possível enviar informativos para todos os usuários selecionando TODOS. Página 5 de 22

6 IV. MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA Controle de todos os lançamentos de débitos e créditos, é possível fazer lançamentos e consultas da movimentação financeira, além de pagar, estornar e imprimir boletos. Requisitos: Parâmetro (item XIV pág. 18); Unidade (item X pág. 14); Lançamento (item XV pág. 21). CONSULTA Filtros: utilize os filtros para selecionar dados específicos e em seguida clique em consultar ; 2. Caixa de seleção: clique para selecionar os lançamentos; 3. Botões: ações para os lançamentos selecionados na caixa de seleção (item 2); 4. Botão individual: clique no D para mostrar os detalhes do lançamento ou na impressora para imprimir o boleto; Página 6 de 22

7 LANÇAMENTO Dados para Lançamento: informe os dados para realizar os lançamentos de débitos ou créditos; 5.1. Tipo de Lançamento: crédito (gera boleto) ou débito (não gera boleto, vai ser calculado como despesa para rateio); 5.2. Lançamento de: selecione o tipo de lançamento (condomínio, água, gás, taxa, etc.) de acordo com o cadastrado no menu Lançamento ; 5.3. Descrição: opcional, se for necessário informar mais dados, como parcela 1/5, utilize este campo; Valor: informar o valor do lançamento. Obs.: se o lançamento (menu Lançamento ) for cadastrado como crédito e selecionada a opção de lançamento com rateio, o valor informado deve ser o total, pois neste caso o sistema fará o rateio, caso contrário deve-se informar o valor do lançamento; 5.4. Ano e Mês de Referência: a partir do ano e mês de referência o sistema irá calcular o vencimento para o próximo mês. 6. Filtros: utilize os filtros para fazer lançamentos individuais. Você pode fazer um lançamento para todos as unidades sem informar nenhum valor nos filtros, ou pode informar uma unidade específica ou um condômino específico para fazer um lançamento individual; 7. Confirmar: após preencher corretamente os campos, clique em confirmar para gerar os lançamentos desejados. Página 7 de 22

8 V. BOLETO Consulta e pagamento dos boletos gerados, é possível visualizar detalhes do boleto como a situação, valor, vencimento, nosso número, valor corrigido, etc. Veja a seguir as duas possibilidades de baixas de boletos, manual e via arquivo de retorno. Requisitos: Movimentação Financeira (item IV pág. 6). CONSULTA Filtros: utilize os filtros (número do documento, nosso número e situação) para selecionar boletos específicos; 2. Botões: utilize os botões para ver detalhes do boleto ou para fazer o pagamento; BAIXA MANUAL 3 3. Pagar: clique no P (pagar) para efetuar a baixa manual do boleto, você será direcionado para a tela abaixo; Página 8 de 22

9 Baixa manual: confira as informações do boleto, selecione a Data do Pagamento correta e informe o Desconto, caso houver, em seguida clique em Refazer Cálculo para que o sistema refaça o cálculo de juros e multa com base na nova data informada, confira novamente os valores e clique em Confirmar. ARQUIVO DE RETORNO O arquivo de retorno é fornecido pelo banco, diariamente, para realizar as baixas dos boletos automaticamente Procurar: clique em Procurar para localizar o arquivo que você recebeu do banco, depois clique em Confirmar. Se o sistema não emitir nenhum erro a importação estará concluída e os boletos baixados, será emitida uma mensagem de quantos boletos foram baixados, caso contrário o sistema informará o erro ocorrido. Página 9 de 22

10 VI. RELATÓRIO Os relatórios são visualizados de acordo com o perfil do usuário atribuído pelo administrador, são gerados no formato (PDF) Relatórios: serão exibidos os relatórios de acordo com as permissões dos usuários; Filtros: utilize os filtros necessários para a consulta; 3. Botões: clique em preparar relatório para serem atualizadas as informações contidas nos filtros e depois em imprimir relatório. Página 10 de 22

11 VII. RESERVA Os condôminos, proprietários, administradores e síndicos podem realizar reservas das áreas de uso comum de acordo com os parâmetros definidos pelo administrador. Requisitos: Área (item XII pág. 16). Filtros: selecione o ano, a área que deseja reservar e clique em consultar ; Calendário: irá aparecer o calendário do ano selecionado, clique na data em que deseja realizar a reserva, as datas marcadas com a cor verde estão disponíveis e com a cor vermelho estão ocupadas. Página 11 de 22

12 VIII. CERTIDÃO O sistema emite a Certidão de Nada Consta verificando os débitos da unidade e informando para os devidos fins se esta não possui débitos. Requisitos: Unidade (item X pág. 14). Filtros: selecione a unidade e clique em confirmar para emitir a Certidão de Nada Consta, se a unidade possuir débitos pendentes não será possível a emissão e o sistema emitirá uma mensagem. Página 12 de 22

13 IX. USUÁRIO Para que o sistema possua informações dos condôminos, proprietários, síndico, administradora, funcionários, é necessário um correto cadastramento. Requisitos: Bairro (item XVI pág. 22); Perfil (item XIII pág. 17). Cadastro de Usuários: todos os usuários (condôminos, proprietários, síndico, administradora, funcionário, etc.) serão cadastrados nesta tela, diferenciando-os apenas no Perfil ; Página 13 de 22

14 X. UNIDADE Todas as unidades devem ser cadastrada corretamente, estarão vinculadas à um condômino e um proprietário que podem ser o mesmo. Requisitos: Usuário (item IX pág. 13) Unidade: cadastre todas as unidades do condomínio para começar a trabalhar. Se o condomínio possuir blocos ou qualquer outra identificação é importante que esta venha primeiro, antes do número do apartamento (A 101, B - 202) isso ajuda a ordenar os apartamentos por bloco; 2. Condômino / Proprietário: informe o condômino e o proprietário de cada unidade, pois estes terão acesso apenas às que lhes pertencerem; 3. Participação no Rateio (%): informe a participação de cada unidade no rateio das despesas, este campo é muito importante para os lançamentos (como condomínio) que são feitos por rateio. Exemplo: se o condomínio divide as despesas em cotas iguais, divida 100 (cem) pelo número de unidades que possui o condomínio, ou seja, se um condomínio tem 20 (vinte) unidades, a participação de cada unidade será de (100/20) 5% (cinco por cento); se houver alguma unidade isenta, para esta informe 0 (zero); para condomínios que rateiam as despesas em frações ideais informe a participação de cada unidade. Página 14 de 22

15 XI. GARAGEM As garagens devem ser cadastradas para que o sistema emita uma relação das unidades com suas respectivas garagens, fornecendo um maior controle para o administrador. Requisitos: Unidade (item X pág. 14). Cadastro de Garagem: cadastre as garagens do condomínio, vinculando-as com sua respectiva unidade. Página 15 de 22

16 XII. ÁREA As áreas de uso comum devem ser cadastrada para obter maior controle das reservas e disponibilizar a reserva online. Cadastro de Área: cadastrar as áreas de uso comum utilizadas para fazer reservas. Página 16 de 22

17 XIII. PERFIL O perfil é muito importante para diferenciar os níveis de acesso de cada usuário no sistema, é importante um correto cadastramento para obter maior segurança dos dados Perfil: o sistema possui dois perfis padrão (administrador e usuário), é possível criar mais perfis para que o usuário possua permissões diferentes, para isso informe o nome do perfil e clique no botão confirmar superior; 2. Acesso por Perfil: selecione o perfil e o tipo de acesso (menu de cadastro, relatórios e geral) para atribuir permissões de acordo com o perfil; 3. Caixa de Seleção: realizado o procedimento acima, marque as permissões que deseja atribuir para o perfil selecionado e depois clique em confirmar. Página 17 de 22

18 XIV. PARÂMETRO Esta tela possui os dados necessários para que o sistema trabalhe de acordo com as regras de cada condomínio, por isso deve ser preenchido atentamente. Dados do Cedente: informe os dados do condomínio; Dados Bancários: informe os dados bancários que irão compor as informações do boleto; 1. Carteira com Registro?: para a utilização do nosso sistema é mais vantajosa a utilização da carteira sem registro, isso porque o custo é menor e os usuários podem imprimir o boleto a qualquer momento com juros e multa atualizados para o dia; 2. Protestar Título?: opção utilizada para carteira com registro, esta informação vai no arquivo de remessa para o banco protestar automaticamente o título, vale salientar que é necessário consultar legislação local para saber se é possível o protesto do condomínio; 3. Dias para Protesto: idem ao item anterior; 4. Fundo de Reserva (%): informe em porcentagem o valor do fundo de reserva que será acrescido no rateio das despesas; Página 18 de 22

19 5 6 7 Dados do Boleto: informe os dados que irão compor o boleto; 5. Espécie do Documento: consulte seu banco sobre esta informação. Exemplo: DM Duplicata Mercantil, DS Duplicata de Serviço; 6. Frase do Boleto: esta frase é informada apenas no boleto Detalhado, pode ser usada para saudações aos condôminos, ou para algum aviso curto; 7. Tipo de Boleto: pode ser escolhido o boleto Simples que é composto por duas vias (sacado e ficha de compensação) ou o Detalhado que contém informações sobre o demonstrativo (receitas e despesas) do mês anterior, o valor médio do rateio, total de inadimplência e saldo devedor da unidade. 8 9 Dados da Reserva de Áreas Comuns: informações para que o sistema possa trabalhar com o controle das reservas; 8. Tolerância de Meses em Atraso: é possível restringir a reserva das áreas em comum para unidades inadimplentes, fazendo com que o condômino reconheça os débitos e se dirija ao escritório do condomínio para fazer a reserva pessoalmente, esta atitude ajuda no combate à inadimplência. Informe 9999 para não bloquear a reserva para inadimplentes, 0 (zero) para não tolerar nenhum mês de atraso, ou informe os meses de tolerância; 9. Termo de Compromisso: preencha o termo de compromisso para que no momento da reserva este texto seja exibido, dando assim ciência ao condômino de seus direitos e deveres em relação ao uso destas áreas; Página 19 de 22

20 Dados do Endereço: preencha as informações do condomínio para que conste nos documentos necessários. Dados do Síndico: preencha os dados do síndico que constarão em documentos que exigem esta informação. Página 20 de 22

21 XV. LANÇAMENTO O sistema possui lançamentos padrões como condomínio, gás, energia, água, etc., por meio desta função é possível cadastrar novos tipos de lançamentos de acordo com as necessidades de cada condomínio Tipo: informe crédito para cadastrar lançamentos que irão gerar receitas e boletos para as unidades, e débitos para lançamentos que irão gerar despesas para o condomínio e que deverão ser rateadas entre as unidades; 2. Boleto Agrupado: Sim para que este tipo lançamento se agrupe com outros boletos do mesmo mês que estejam em aberto, e Não para não agrupar; 3. Lançamento com Rateio?: a opção Sim possibilita fazer lançamentos cheios e o próprio sistema realiza o rateio entre as unidades de acordo com o cadastro de cada uma; a opção Não é para lançamentos individualizados; Página 21 de 22

22 XVI. BAIRRO Nosso sistema possui um cadastro de bairros que é importante para o cadastro de usuários, como não possuímos informações de todos os bairros, existe a possibilidade de cadastrá-los. Cadastro de Bairros: informe corretamente o Estado e a Cidade a que pertence o bairro. Página 22 de 22