Material de Apoio. SEB - Contas a Pagar. Versão Data Responsável Contato 1 05/12/2011 Paula Fidalgo paulaf@systemsadvisers.com

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1 Material de Apoio SEB - Contas a Pagar Versão Data Responsável Contato 1 05/12/2011 Paula Fidalgo paulaf@systemsadvisers.com

2 Conteúdo CONFIGURAÇÃO... 3 Cadastro de Fornecedores... 3 Métodos de Pagamento... 4 MOVIMENTAÇÃO... 6 Edição de Transação Aberta... 6 Alteração de dados... 7 Reorganização de Transações... 8 Liquidação de Adiantamento Registro de Despesas PAGAMENTOS Diário de pagamentos Adiantamento à Fornecedor Função Liquidação Proposta de Pagamento Pagamento Eletrônico Pagamento com Cheque Compensação de Cheques Pagamento de Comissões Pagamento da Folha de Pagamentos Importação da Provisão da Folha de Pagamentos Registro dos Pagamentos da Folha de Pagamentos Estorno de pagamentos RELATÓRIOS Relatório de Títulos a Pagar Relatório de Títulos pagos por Banco Relatório de Títulos pagos por Fornecedor Página 2 de 57

3 CONFIGURAÇÃO Cadastro de Fornecedores O Cadastro de Fornecedores fornece informações detalhadas sobre os fornecedores da empresa. Para efetuar o cadastramento de um novo fornecedor com informações básicas utilize o procedimento abaixo: Menu = Contas a Pagar > Formulários Comuns > Detalhes do Fornecedor Página 3 de 57

4 Métodos de Pagamento Os Métodos de Pagamento definem a maneira na qual a empresa efetuará os pagamentos. Possuem atributos que visam facilitar o lançamento do Diário de Pagamentos pré-definindo informações além de possuir parâmetros específicos para determinados tipos de pagamento. Contas a Pagar > Configuração > Pagamento > Métodos de Pagamento: A guia Visão Geral apresenta os principais parâmetros do Método de Pagamento que servirão como base para o lançamento dos Diários de Pagamentos. A guia Geral apresenta mais detalhes sobre cada método de pagamento: Página 4 de 57

5 A guia Controle de Pagamentos permite ao usuário definir consistências para serem validadas durante o Diário de Pagamentos. Caso as informações do Diário de Pagamento não estejam de acordo com as informações exigidas pelo Controle de Pagamentos, o Diário não poderá ser lançado até que as mesmas sejam corrigidas. Página 5 de 57

6 MOVIMENTAÇÃO Edição de Transação Aberta O Microsoft Dynamics AX controla o saldo dos fornecedores através das transações abertas que podem ser geradas, por exemplo, através do lançamento de uma Nota Fiscal ou até mesmo por um dos Diários do módulo Financeiro. Cada transação possui suas próprias informações como, por exemplo, número de documento, valor da transação, data de vencimento, método de pagamento, conta de cliente, etc. A funcionalidade Edição de Transação Aberta permite ao usuário editar tais informações para efetuar manutenções (alterações) ou consultas. Para acessar as transações abertas de fornecedores, execute o procedimento abaixo: Menu = Contas a Pagar > Formulários Comuns > Detalhes do Fornecedor > (selecionar um fornecedor) > botão Funções > Edição de Transação Aberta: Será exibida a tela de Edição de Transação aberta: Abaixo veremos as principais operações que podem ser realizadas através da tela Edição de Transação aberta: Página 6 de 57

7 Alteração de dados Na guia Visão Geral, normalmente é possível alterar a Data de Vencimento da transação. O Microsoft Dynamics AX permite que o usuário configure a tela de modo que os principais campos estejam a disposição do usuário no grip principal Menu = Contas a Pagar > Formulários Comuns > Detalhes do Fornecedor > (selecionar um fornecedor) > botão Funções > Edição de Transação Aberta: Acessando a guia Pagamento é possível alterar mais informações, como por exemplo, Método de Pagamento, Juros, Multa, Data de Vencimento: Na guia Desconto à vista é possível definir descontos por datas de validade: Página 7 de 57

8 Reorganização de Transações O botão Reorganização de transações permite que o usuário reagrupe ou desmembre transações do fornecedor originadas da Nota Fiscal atribuindo novas datas de vencimento. Tal situação ocorre normalmente em caso de renegociação de parcelas ou de até mesmo um possível processamento com condições de pagamento incorretas. Menu = Contas a Pagar > Formulários Comuns > Detalhes do Fornecedor > (selecionar um fornecedor) > botão Funções > Edição de Transação Aberta: Marque as transações de uma mesma Nota Fiscal que deseja reorganizar: Página 8 de 57

9 Obs.: Note que ao marcar as transações, no canto superior direito da tela foi habilitado o botão Reorganização das transações. Clique no botão Reorganização das transações: Informe se deseja reorganizar por Valor ou Porcentagem. Informe a data de vencimento além dos valores até que o campo Pendência (cabeçalho da tela) esteja zerado: Página 9 de 57

10 Clique em Aceitar: Verifique que ao retornar a tela de Edição de Transação Aberta será exibido a nova transação conforme os parâmetros estabelecidos: Página 10 de 57

11 Liquidação de Adiantamento Através da tela de Edição de Transação Aberta é possível conciliar os Débitos (ex. notas fiscais de compras) e Créditos do fornecedor (notas de credito, pagamentos antecipados). Os Créditos gerados para um fornecedor podem ser aproveitados integral ou parcialmente, no momento da atualização o usuário deve informar o valor que deve ser aplicado Uma transação de crédito de cliente é identificado pelo valor positivo da coluna Valor para liquidar: Menu = Contas a Pagar > Formulários Comuns > Detalhes do Fornecedor > (selecionar um fornecedor) > botão Funções > Edição de Transação Aberta: Marque as transações de Débito e Crédito que serão conciliadas. Ao marcar a transação de Crédito o Microsoft Dynamics AX irá exibir uma mensagem padrão, clique em SIM: Verifique na coluna Valor para liquidar se o valor do Crédito irá abater totalmente ou parcialmente o valor do Débito: Página 11 de 57

12 Obs.: Somente o valor da transação de Débito poderá ser modificado para se ajustar ao valor da transação de Crédito. Clique no botão Atualizar: Após atualizar as transações serão fechadas para o fornecedor e não mais aparecerão na tela de Edição de Transação Aberta: Página 12 de 57

13 Registro de Despesas Para registrar o lançamento de uma despesa de um fornecedor que não seja de uma Nota Fiscal de Entrada uma Ordem de Compra, será necessário criar um Diário Geral ou Diário de Nota Fiscal para criar a transação aberta do fornecedor: Menu = Contas a Pagar > Diários > Notas Fiscais > Diários de Notas Fiscais Crie um novo Diário e clique no botão Linhas: Informe os seguintes campos na guia Visão Geral: Página 13 de 57

14 Data = Data da Transação Tipo = Fornecedor Conta = Conta do Fornecedor Texto = Texto de identificação da transação Crédito = Valor a pagar ao fornecedor Tipo Contrapartida = Razão Contrapartida = Conta Contábil da Despesa Informe os seguintes campos na guia Nota Fiscal: Vencimento = Data de Vencimento Página 14 de 57

15 Clique em Lançar > Lançar: Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Consulte através da funcionalidade Edição de Transação Aberta o saldo em aberto do fornecedor: Para registrar o pagamento da despesa é necessário criar um Diário de Pagamentos, item que será visto a seguir. Página 15 de 57

16 PAGAMENTOS Diário de pagamentos O Diário de Pagamentos tem a finalidade de registrar as liquidações de transações abertas de fornecedores e os Pagamentos Antecipados de fornecedores para posterior conciliação com as Notas Fiscais. O Diário de Pagamento também realiza a interface com sistemas bancários através da geração dos arquivos de remessa e processamento dos arquivos de retorno. Para criar um novo Diário de Pagamentos o usuário deverá acessar: Menu = Contas a Pagar > Diários > Pagamentos > Diário de Pagamentos Para criar um novo Diário, certifique-se que a opção Mostrar esteja preenchida com Abertos e clique no botão Novo ou Ctrl+N: Página 16 de 57

17 Informe o nome do Diário que será utilizado: Clique em Salvar ou Ctrl+S para confirmar a criação do novo diário: Todos os Diários são criados sem nenhuma transação informada. Para inserir pagamentos dentro do Diário, será utilizado o botão Linhas. Abaixo veremos cada uma das opções possíveis para registrar pagamentos dentro do dos Diários: Página 17 de 57

18 Adiantamento à Fornecedor Para processar pagamentos antecipados a fornecedores, o usuário deverá criar um Diário de Pagamentos e acessar as linhas para inserir os detalhes da transação: Menu = Contas a Pagar > Diários > Pagamentos > Diário de Pagamentos > crie um novo Diário > botão Linhas: Na guia Visão Geral, informe os campos: Data = Data da Transação; Conta da Empresa = Empresas onde será registrada a transação; Conta = Fornecedor a ser pago; Texto = Informe um texto de identificação para a transação; Débito = Valor que será gerado a Crédito do Fornecedor: Ainda nas linhas da guia Visão Geral, verifique o Tipo de Conta e Conta de Contrapartida que receberá o valor a Débito do lançamento: Página 18 de 57

19 No rodapé da tela, informe a Moeda da transação e o Método de Pagamento: Obs.: Para pagamentos em outra moeda deve ser verificado a Taxa de Câmbio no cadastro da Moeda da transação. Na guia Pagamento, marque a opção Pagamento Antecipado: Página 19 de 57

20 Clique no botão Lançar > Lançar: Obs.: O Método de Pagamento poderá exigir informações adicionais de acordo com sua configuração. Veja o tópico Métodos de Pagamento > Controle de Pagamentos. Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Após lançar o adiantamento, verifique as transações abertas do fornecedor onde será criada uma transação de crédito: Página 20 de 57

21 Função Liquidação A função Liquidação do Diário de Pagamentos permite ao usuário informar manualmente, linha a linha, as transações abertas de fornecedores que serão liquidadas. Para isto, é necessário criar um novo Diário de Pagamentos e acessar as linhas. Menu = Contas a Pagar > Diários > Pagamentos > Diário de Pagamentos > crie um novo Diário > botão Linhas: Na guia Visão Geral, informe os campos: Data = Data da Transação; Conta da Empresa = Empresas onde será registrada a transação; Conta = Conta de Fornecedor a ser pago: Clique no botão Funções > Liquidação: Página 21 de 57

22 Será aberta a tela de Transações abertas do fornecedor, marque a transação que deseja liquidar: O usuário ainda poderá informar os campos: Valor para Liquidar: Juros e Multa: Página 22 de 57

23 Valor do Desconto: Feche a janela que as transações marcadas serão transferidas para a linha do Diário de Pagamentos: Página 23 de 57

24 Obs.: Ao fechar a janela de Transações Abertas de cliente, o Texto da Transação e o Valor do Débito foram preenchidos automaticamente. No rodapé da tela verifique a Moeda e informe o Método de Pagamento: Obs.: Para pagamentos em outra moeda deve ser verificado a Taxa de Câmbio no cadastro da Moeda da transação. Clique no botão Novo ou Seta para baixo para criar novas linhas e repita as etapas anteriores até que o diário esteja completo: Clique no botão Lançar > Lançar: Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Página 24 de 57

25 Proposta de Pagamento A Proposta de Pagamento pode ser criada dentro de um Diário de Pagamentos e permite que o usuário selecione diversas transações através de filtros evitando a necessidade da digitação manual das linhas dentro do Diário. Para isto, é necessário criar um novo Diário de Pagamentos e acessar as linhas. Menu = Contas a Pagar > Diários > Pagamentos > Diário de Pagamentos > crie um novo Diário > botão Linhas: Página 25 de 57

26 Clique no botão Proposta de Pagamento > Criar Proposta de Pagamento: Na tela Proposta de pagamento poderá ser informado os parâmetros da Proposta. Os principais campos são: Tipo de proposta = Data de vencimento & desconto à vista Gerar = marcado Data de pagamento = informe um intervalo de datas (vencimento) Página 26 de 57

27 Através do botão Selecionar o usuário poderá definir mais filtros para a Proposta de pagamento: Clique em OK na tela Proposta de pagamento para o Microsoft Dynamics AX localizar as transações abertas conforme os parâmetros selecionados: Página 27 de 57

28 Será carregada uma tela de Proposta de pagamento de fornecedor com duas grids. A grid superior chamada Transações abertas exibe os dados atuais da transação aberta do fornecedor para alterações dos dados. A grid inferior chamada Proposta de Pagamento exibe todas as transações que foram localizadas para a Proposta de pagamento: A opção Vínculo marcada faz com que seja exibido na grid Transações abertas somente a transação vinculada a transação selecionada da grid Proposta de Pagamento. Desmarque a opção Vínculo para realizar alterações múltiplas nas transações abertas: Na grid Transações abertas é possível selecionar transações indesejadas e excluí-las da Proposta de pagamento para que estas não sejam transferidas para as linhas do Diário de Pagamento: Página 28 de 57

29 Clique no botão Excluir ou Alt+F9: Para promover alterações em informações de diversas transações, selecione as transações desejadas e clique no botão Alteração Múltipla: Na tela de Alteração Múltipla é possível alterar diversos atributos para os pagamentos: Página 29 de 57

30 Clique em OK para voltar a janela anterior e visualizar as alterações: Página 30 de 57

31 Clique no botão Transferir para transferir as linhas da Proposta de pagamento para as linhas do Diário de Pagamentos: Confirme com OK e visualize as transações transportadas para dentro do Diário de Pagamentos: Obs.: O Texto da Transação foi criado automaticamente. Clique no botão Lançar > Lançar: Página 31 de 57

32 Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Pagamento Eletrônico - Remessa O Diário de Pagamentos fornece suporte a geração de arquivos de remessa para os sistemas de pagamentos bancários. Para isto, é necessário criar um novo Diário de Pagamentos e acessar as linhas. Menu = Contas a Pagar > Diários > Pagamentos > Diário de Pagamentos > novo Diário > botão Linhas: Página 32 de 57

33 A forma na qual as transações serão digitadas nas linhas do Diário (pela Proposta de Pagamento ou pela Função Liquidação) é indiferente neste procedimento. O que deve ser verificado é o Método de Pagamento que será utilizado, pois o mesmo deverá possuir configurações específicas para geração do arquivo: Obs.: Todas as linhas do Diário devem possuir o mesmo Método de Pagamento. Informe a Especificação de Pagamento se os Métodos de Pagamentos possuírem. Após carregar todas as linhas do Diário e definir o Método de Pagamento para cada uma delas, clique no botão Funções > Gerar Pagamentos: Informe novamente o Método de Pagamento, a Conta Bancária e marque a opção Mostrar caixa de diálogo: Página 33 de 57

34 Clique em OK e será exibida uma janela para informar o caminho de gravação do arquivo: Clique em OK e será exibida uma mensagem confirmando a geração do arquivo: De volta as linhas do Diário, verifique na coluna Status do pagamento a situação Enviado: Página 34 de 57

35 Pagamento Eletrônico - Retorno Para processar o arquivo retorno enviado pelo banco, deverá ser utilizada a tela Transferência de Pagamentos: Menu = Contas a Pagar > Diários > Pagamentos > Transferência de Pagamento: Clique no botão Arquivo retorno Fornecedor: Informe o Método de Pagamento e clique em OK: Página 35 de 57

36 Informe a localização do arquivo retorno e clique em OK: O status das transações serão alterados para Aprovado: Clique no botão Lançar: Será exibida a tela de lançamentos: Página 36 de 57

37 Informe um nome para o Diário de Pagamento, marque a opção Excluir diário vazio e clique em OK: Os lançamentos com Status Aprovados serão liquidados gerando assim as transações bancárias e contábeis. Página 37 de 57

38 Pagamento com Cheque O Diário de Pagamentos oferece suporte ao registro de operações de pagamentos com cheques. Os pagamentos com cheques requerem um método de pagamento específico, com configurações que permitam ao usuário do módulo de Contas a Pagar efetuar o controle do pagamento e da compensação do cheque. O controle da compensação pode ser realizado através do parâmetro Lançamento de Transição vinculado a uma conta transitória de Cheques a Compensar configurado no método de pagamento. Menu = Contas a Pagar > Configuração > Pagamento > Método de Pagamento: Na guia Controle de Pagamentos poderá ser especificado as consistências do método de pagamento para fins de lançamento do diário: Página 38 de 57

39 Para registrar um pagamento com cheque, crie um novo Diário de Pagamentos e clique no botão Linhas: Menu = Contas a Pagar > Diários > Pagamentos > Diário de Pagamentos > novo Diário > botão Linhas: Carregue todas as transações desejadas no diário através da função Liquidação ou da Proposta de Pagamento e informe o método de pagamento CHEQUE para todas as linhas: Na guia Banco, informe o número do cheque no campo Referência do Pagamento para cada linha do diário: Página 39 de 57

40 Clique no botão Lançar > Lançar: Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Página 40 de 57

41 O resultado desta operação será a diminuição do saldo da conta de Fornecedores a Pagar e a contrapartida será realizada na conta transitória de cheques a compensar. No módulo de Banco não serão exibidas as transações enquanto não houver a compensação do Cheque Compensação de Cheques Quando for identificado no extrato bancário que o cheque, foi compensado, executar o procedimento de Diário Geral da contabilidade: Menu = Contabilidade > Diários > Diário Geral > novo Diário: Clique no botão Linhas para exibir as linhas do Diário: Página 41 de 57

42 Clique no botão Funções > Transações de transição selecionadas: Serão exibidas todas as transações relacionadas a conta de transição liquidadas no Diário de Pagamentos: Identifique pelo campo Referência de pagamento todas as transações que pertencem ao número do cheque e selecione todas elas: Página 42 de 57

43 Clique no botão Aceitar para transferir as transações selecionadas para as linhas do diário: Verifique no diário que os lançamentos a débito serão realizados na conta transitória de cheques e os lançamentos a crédito na conta do banco: Altere a data das transações para o dia da compensação do cheque no Extrato: Clique no botão Lançar > Lançar: Página 43 de 57

44 Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Página 44 de 57

45 Pagamento de Comissões As transações de comissão são geradas automaticamente no momento da Venda para os devidos representantes. Tais transações irão compor o saldo da conta contábil de Comissões a Pagar. Ao realizar o fechamento das comissões, o usuário do módulo de Contas a Pagar deverá primeiramente transferir o saldo da conta contábil de Comissões a Pagar para uma conta de Fornecedor e posteriormente baixar o saldo do fornecedor através de um Diário de Pagamento. Abaixo veremos como transferir o saldo da conta de Comissões a Pagar para um Fornecedor: Menu = Contabilidade > Diários > Diário Geral: Clique no botão Novo ou Ctrl+N para criar um novo Diário e clique no botão Linhas: Página 45 de 57

46 Informe nas linhas os seguintes campos: Data = Data do lançamento Tipo de Conta = Razão Conta = Comissões a Pagar Texto = Texto livre Débito = Valor da comissão que será paga ao Fornecedor Tipo de Contrapartida = Fornecedor Conta Contrapartida = Conta do Fornecedor que será pago: Obs.: Insira mais de uma linha para lançar diversos Fornecedores. Clique no botão Lançar > Lançar: Página 46 de 57

47 Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Acesse o cadastro do Fornecedor e verifique que foi criada uma transação aberta referente a comissão: Menu = Contas a Pagar > Formulários Comuns > Detalhes do Fornecedor > botão Funções > Edição de Transação aberta: Para registrar o pagamento da comissão é necessário criar um Diário de Pagamentos. Página 47 de 57

48 Pagamento da Folha de Pagamentos A apuração e pagamento aos funcionários serão realizados pelo sistema de folha de pagamentos. O sistema de folha de pagamentos irá gerar um arquivo contendo a provisão contábil da folha de pagamento do mês para o Microsoft Dynamics AX. Após os pagamentos realizado pelo sistema da folha de pagamentos, o usuário do módulo de contas a pagar deverá registrar tais pagamentos no Microsoft Dynamics AX. As duas etapas deste procedimento estão descritos abaixo: Importação da Provisão da Folha de Pagamentos A importação dos lançamentos contábeis referente a provisão da folha de pagamento serão realizados através de um Diário Geral: Menu = Contabilidade > Diários > Diário Geral: Clique no botão Novo ou Ctrl+N para criar um novo diário: Obs.: O diário de integração da Folha de Pagamento possui configurações específicas. Deve ser selecionado o diário correto. Página 48 de 57

49 Clique no botão Linhas para exibir as linhas do diário: Clique no botão Funções > Importar Folha de Pagamento: Informe o arquivo que contém os lançamentos: Página 49 de 57

50 Clique em OK e os lançamento contábeis serão carregados para as linhas do diário: Clique em Lançar > Lançar: Página 50 de 57

51 Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Registro dos Pagamentos da Folha de Pagamentos O registro dos pagamentos da folha de pagamentos deverá ser realizada manualmente através de um Diário Geral: Menu = Contabilidade > Diários > Diário Geral: Clique no botão Novo ou Ctrl+N para criar um novo Diário: Página 51 de 57

52 Clique no botão Linhas para exibir a tela onde serão inseridas as informações do Diário: Crie quantas linhas forem necessárias informando as contas contábeis e os bancos: Página 52 de 57

53 Clique em Lançar > Lançar: Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Página 53 de 57

54 Estorno de pagamentos O Microsoft Dynamics AX não permite exclusão de liquidações. Os lançamentos de Estornos de pagamentos deverão ser realizados manualmente. Para executar este procedimento será necessário a criação de um Diário Geral: Menu = Contabilidade > Diários > Diário Geral: Crie um novo Diário e clique em Linhas: Preencha as linhas do Diário informando os seguintes campos: Página 54 de 57

55 Guia Visão Geral Data = Data do Estorno do pagamento Tipo de Conta = Fornecedor Conta = Conta do Fornecedor Texto da Transação = Estorno de Pagamento XXXX, por exemplo, Crédito = Valor do documento a ser estornado Tipo de Contrapartida = Banco Contrapartida = Conta Bancária a ser estornada: Guia Nota Fiscal: Documento = Número do documento Data do Documento = Data de emissão do documento Vencimento = Data de vencimento do documento Página 55 de 57

56 Clique no botão Lançar > Lançar: Será exibido o Log de Informações confirmando o lançamento do Diário: Página 56 de 57

57 RELATÓRIOS O Dynamics AX oferece relatórios para analise de todo o histórico e informações do contas a pagar como, relatório de transações de ordem de compra, nota fiscal, fornecedores; status de notas fiscais não aprovadas, lista de saldo de fornecedor, relatório de classificação por vencimento de fornecedores, relatórios estatísticos, preço, desconto entre outros. Abaixo a indicação de relatórios mais utilizados no cotidiano do departamento: Relatório de Títulos a Pagar O relatório de títulos a pagar (Transações abertas de nota fiscal) poderá selecionar uma data para gerar o relatório, além de selecionar filtros como fornecedor, nota fiscal, aprovação, entre outros filtros. O relatório apresentará as informações do código e nome do fornecedor, comprovante de lançamento, data, nota fiscal, valor da nota fiscal, data de vencimento, moeda e status de aprovação. Menu = Contas a Pagar > Relatórios > Transações > Fornecedor > Transações Relatório de Títulos pagos por Banco O relatório de títulos pagos por banco (Resumo de pagamento por data), poderá selecionar conta bancária pelas quais efetuou pagamentos, data de transação bancária entre outros filtros. O relatório apresentará a data da transação, código do fornecedor, nome do fornecedor, moeda e valor. Menu = Banco > Relatórios > Estatísticas > Resumo de pagamento por data Relatório de Títulos pagos por Fornecedor O relatório de títulos pagos por fornecedor (Resumo de pagamento bancário por fornecedor) poderá selecionar fornecedor, data de transação bancária entre outros filtros. O relatório apresentará a data da transação, conta bancaria que o pagamento foi efetuado, código do fornecedor, nome do fornecedor, moeda e valor. Menu = Banco > Relatórios > Estatísticas > Resumo de pagamento bancário por fornecedor Página 57 de 57