LINX POSTOS AUTOSYSTEM

Transcrição

1 LINX POSTOS AUTOSYSTEM Manual Borderô de Pagamento e Aprovação de Lançamentos

2 Sumário 1 CONCEITO REQUISITOS CONFIGURAÇÕES Permissões de Acesso Cadastrar Fornecedor Plano de Contas Despesas Gerais Juros Contas a Pagar Multa Contas a Pagar Desconto Contas a Pagar Parâmetros de Contas Motivos de Movimentação Compra de Mercadoria a Prazo Lançamento de Despesas a Pagar Despesas Gerais Pagamento de Borderô Juros de Contas a Pagar Multa de Contas a Pagar Desconto de Contas a Pagar FUNCIONALIDADES Contas a Pagar Realizar Lançamentos /30

3 4.1.2 Aprovar/Recusar Lançamentos Borderô Borderô de Pagamento Baixar Borderô Estornar Borderô /30

4 1 CONCEITO As rotinas de, permitirão melhorar as rotinas de Contas a Pagar e Lançamento em contas. Estas rotinas exigirão a aprovação dos títulos e permitirão realizar pagamentos de títulos por borderôs. Borderô é o registro detalhado dos movimentos ou dos créditos e débitos de um período ou e uma operação, segundo o Dicionário Priberam da Língua Portuguesa. No Linx Postos AutoSystem o borderô será como um lote de títulos onde o usuário selecionará os títulos que serão inclusos no borderô, sendo o mesmo, salvo para ser pago posteriormente. 2 REQUISITOS Para utilizar as rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial. 3 CONFIGURAÇÕES As configurações para funcionamento das rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos, devem ser realizadas no módulo Gerencial e serão descritas nos próximos capítulos. 3.1 Permissões de Acesso As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário acessar Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações, a seguir lista das permissões disponíveis: Movimentação de Contas > Permitir ao usuário aprovar lançamentos do tipo a pagar; Movimentação de Contas > Permitir ao usuário recusar lançamentos do tipo a pagar; Conforme exemplo a seguir: 4/30

5 3.2 Cadastrar Fornecedor Para realizar as rotinas de borderô de pagamentos e aprovação de títulos será necessário cadastrar fornecedores. Para isto, acessar o menu Cadastros > Fornecedores. Para informações referentes ao cadastro de fornecedores, acessar o Manual de Cadastros Gerais, página Plano de Contas Para funcionamento das rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos será necessário incluir contas no plano de contas do sistema. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Plano de Contas. A tela a seguir será exibida: 5/30

6 Esta tela possui os botões: Novo: permitirá adicionar uma conta ao plano de contas; Editar: permitirá editar uma conta; Excluir: permitirá excluir uma conta; Procurar: permitirá procurar por uma conta; Atualizar: permitirá atualizar o plano de contas; Fechar: permitirá fechar a tela. Nos capítulos a seguir serão descritas as configurações das contas a serem criadas no plano de contas. Para habilitar a Aprovação de Lançamentos no sistema será necessário habilitar uma opção nas contas do plano de contas. Para isto, selecionar a conta Passivo > Circulante > Contas a Pagar, clicar no botão Editar e habilitar a opção Exigir aprovação de lançamento realizados para esta conta conforme imagem a seguir: 6/30

7 Os lançamentos realizados na conta terão um status de Aguardando aprovação e não será possível movimentá-los sem o aceite por usuário com permissão, alterando o status para Aprovado. Importante: para informações referentes ao plano de contas, acessar o manual Cadastros Gerais, página Despesas Gerais Para incluir a conta Despesas Gerais, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo. Preencher os campos: Tipo contábil: selecionar a opção Débito; Nome: informar o nome da conta. Habilitar as opções Aceitar lançamentos e Controlar pendências. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações Juros Contas a Pagar Para incluir a conta Juros Contas a Pagar, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo. 7/30

8 Preencher os campos: Tipo contábil: selecionar a opção Débito; Nome: informar o nome da conta. Habilitar a opções Aceitar lançamentos. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações Multa Contas a Pagar Para incluir a conta Multa Contas a Pagar, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo. Preencher os campos: Tipo contábil: selecionar a opção Débito; Nome: informar o nome da conta. Habilitar a opções Aceitar lançamentos. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações. 8/30

9 3.3.4 Desconto Contas a Pagar Para incluir a conta Desconto Contas a Pagar, selecionar a conta Despesas e clicar no botão Novo. Preencher os campos: Tipo contábil: selecionar a opção Débito; Nome: informar o nome da conta. Habilitar a opções Aceitar lançamentos. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações. 3.4 Parâmetros de Contas Para utilizar a rotinas de Contas a Pagar será necessário vincular a conta à uma chave do sistema. Para isto, acessar o menu Configurações > Parâmetros > Contas. A tela a seguir será exibida: 9/30

10 Esta tela possui os campos: Chave: exibirá a chave selecionada; Conta: informar a conta a vincular com a chave. Localizar a chave Contas a Pagar e vinculá-la à conta Contas a Pagar. Clicar no botão Salvar informações para registrar as alterações. 3.5 Motivos de Movimentação Para executar as rotinas de borderô de pagamento e aprovação de títulos será necessário configurar motivos de movimentação, conforme descritos nos capítulos a seguir. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Motivos de movimentação. Será exibida a tela conforme imagem a seguir: Importante: para informações referentes a motivos de movimentação, acessar o manual Cadastros Gerais, página /30

11 3.5.1 Compra de Mercadoria a Prazo Para incluir o motivo de movimentação Compra de Mercadoria a Prazo, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir: Preencher os campos: Nome: informar o nome do motivo de movimentação; Conta debitar: informar a conta Estoque (E); Conta creditar: informar a conta Contas a Pagar (E). No campo Tipo movto selecionar a opção Compra Consignada. Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações Lançamento de Despesas a Pagar Para incluir o motivo de movimentação Lançamento de Despesas a Pagar, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir: Preencher os campos: Nome: informar o nome do motivo de movimentação; Conta debitar: informar a conta Despesas (E); 11/30

12 Conta creditar: informar a conta Contas a Pagar (E). Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações Despesas Gerais Para incluir o motivo de movimentação Despesas Gerais, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir: Preencher os campos: Nome: informar o nome do motivo de movimentação; Conta debitar: informar a conta Caixa ADM (E); Conta creditar: informar a conta Despesas (S). Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações Pagamento de Borderô Para incluir o motivo de movimentação Pagamento do Borderô, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir: Preencher os campos: Nome: informar o nome do motivo de movimentação; 12/30

13 Conta debitar: informar a conta Contas a Pagar (S); Conta creditar: informar a conta Despesas (S). No campo Tipo movto selecionar a opção Baixa de Pendência. Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações Juros de Contas a Pagar Para incluir o motivo de movimentação Juros de Contas a Pagar, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir: Preencher os campos: Nome: informar o nome do motivo de movimentação; Conta debitar: informar a conta Juros Contas a Pagar (E); Conta creditar: informar a conta Caixa ADM (S). No campo Tipo movto selecionar a opção Juros Contas a Pagar. Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações Multa de Contas a Pagar Para incluir o motivo de movimentação Multa de Contas a Pagar, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir: 13/30

14 Preencher os campos: Nome: informar o nome do motivo de movimentação; Conta debitar: informar a conta Contas a Pagar (S); Conta creditar: informar a conta Desconto Contas a Pagar (S). No campo Tipo movto selecionar a opção Multa Contas a Pagar. Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações Desconto de Contas a Pagar Para incluir o motivo de movimentação Desconto de Contas a Pagar, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme descrito a seguir: Preencher os campos: Nome: informar o nome do motivo de movimentação; Conta debitar: informar a conta Contas a Pagar (S); Conta creditar: informar a conta Caixa ADM (S). No campo Tipo movto selecionar a opção Desconto Contas a Pagar. Após preencher os campos, clicar no botão Salvar para registrar as informações. 4 FUNCIONALIDADES As rotinas de, permitirão melhorar as rotinas de Contas a Pagar e Lançamento em contas. Estas rotinas exigirão a aprovação dos títulos e permitirão realizar pagamentos de títulos por borderôs. 4.1 Contas a Pagar A rotina de Contas a Pagar permitirá realizar lançamentos, aprová-los e recusálos além de permitir o borderô de pagamento. Para executar estas rotinas, acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Contas a Pagar > Contas a Pagar. A tela a seguir será exibida: 14/30

15 Esta tela possui os filtros: Fornecedor: informar o fornecedor; Conta: informar a conta; Empresa: informar a empresa; Vencto. entre: informar o período de vencimento; Emissão entre: informar o período de emissão; Pagto. entre: informar o período de pagamento. A opção Situação permitirá selecionar as opções: Pagas: permitirá exibir as contas pagas; Em atraso: permitirá exibir as contas em atraso; A vencer: permitirá exibir as contas a vencer. Após informar os filtros, clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida: 15/30

16 Esta tela possui os botões: Filtrar: permitirá retornar a tela Contas a pagar Filtrar; Baixar: permitirá realizar a baixa de lançamentos, conforme descrito no capítulo 4.2.1; Colunas: permitirá definir as colunas exibidas na relação de contas a pagar. Exibirá a tela conforme imagem a seguir: 16/30

17 Habilitar os campos desejados e clicar no botão Confirmar. Nova: permitirá realizar um novo lançamento de movimentação financeira; Editar: permitirá editar um lançamento; Excluir: permitirá excluir um lançamento; Rastrear: exibirá o rastreamento do lançamento selecionado; Aprovar: permitirá aprovar lançamentos. Esta opção só será exibida caso a conta selecionada nos filtros estiver configurada para Exigir aprovação dos lançamentos realizados; Recusar: permitirá recusar lançamentos. Esta opção só será exibida caso a conta selecionada nos filtros estiver configurada para Exigir aprovação dos lançamentos realizados; Borderô: permitirá realizar um borderô de pagamento com títulos selecionados. Esta opção só será exibida caso a conta selecionada nos filtros estiver configurada para Exigir aprovação dos lançamentos realizados; Imprimir: permitirá imprimir um relatório de histórico de contas a pagar e despesas pagas; Fechar: permitirá fechar a tela. A aba A Pagar exibirá uma relação de contas a pagar de acordo com os filtros informados A aba Pagas exibirá a relação de contas pagas de acordo com os filtros informados. Será exibida a tela conforme imagem a seguir: Realizar Lançamentos Para realizar os lançamentos, clicar no botão Nova. A tela a seguir será exibida: 17/30

18 Selecionar o motivo de movimentação e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui os campos: Empresa: informar a empresa; Data movto.: informar a data de movimentação; Turno: informar o turno do módulo caixa; Usuário: exibirá o operador de caixa do turno selecionado; Motivo: exibirá o motivo de movimentação selecionado; Débito: informar a conta de débito; Crédito: informar a conta de crédito; Documento: informar o número do documento; Data doc.: informar a data de emissão do documento; Borderô: informar o número do borderô; Lote: informar o número do lote; Pessoa: informar a pessoa; Vencimento: informar a data de vencimento; Valor: informar o valor do lançamento; Observação: informar uma observação. Esta tela possui os botões: Confirmar: permitirá confirmar o lançamento da movimentação; Cent. Custo: permitirá adicionar um centro de custo ao lançamento. Exibirá a tela conforme imagem a seguir: 18/30

19 Nesta tela será possível adicionar ou excluir centros de custo. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar F5 para registrar as alterações. Informações: permitirá incluir informações adicionais a este lançamento. Exibirá a tela conforme imagem a seguir: Esta tela possui os campos: Placa: informar a placa do veículo; Veículo: informar o modelo do veículo; Km: informar a quilometragem; Motorista: informar o motorista. Cancelar: permitirá cancelar a emissão do lançamento. Após preencher os campos, clicar no botão Confirmar para registrar o lançamento das movimentações financeiras Aprovar/Recusar Lançamentos Após realizar os lançamentos para a conta devidamente configurada para exigir aprovação dos lançamentos realizados, conforme configurado no capítulo 3.3, será possível realizar a aprovação ou recusa dos lançamentos. Os lançamentos possuem uma coloração que indicará seu status no sistema. O significado destas cores será: 19/30

20 Aguardando aprovação: será exibida em lançamentos que aguardam aprovação; Recusado: será exibida em lançamentos recusados; Aprovado: será exibida em lançamentos aprovados; Sem validação: sem validação. A cor cinza indicará títulos de contas que não xigem aprovação. Isto deverá ser configurado diretamente no plano de contas, conforme descrito no capítulo 3.3. Para aprovar os lançamentos, selecioná-los e clicar no botão Aprovar. A tela a seguir será exibida: Clicar no botão Sim para aprovar os lançamentos selecionados. A tela a seguir será exibida: Para recusar os lançamentos, selecioná-los e clicar no botão Recusar. A tela a seguir será exibida: 20/30

21 Clicar no botão Sim para recusar os lançamentos selecionados. A tela a seguir será exibida: Informar a observação de recusa e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida: Borderô Para gerar um borderô de pagamentos será possível selecionar os títulos que desejar incluir no borderô e clicar no botão Borderô no Contas a Pagar, a tela a seguir será exibida: 21/30

22 Esta tela possui os campos: Situação: exibirá a situação atual do borderô; Empresa: informar a empresa; Fornecedor: informar o fornecedor; Observação: informar uma observação; Valor: exibirá a soma dos valores dos títulos; Data: informar a data; Vencto.: informar a data de vencimento; Baixa: exibirá a data de baixa; Obs. baixa: exibirá a observação de baixa. A guia Relação de títulos possui os botões: Adicionar: permitirá adicionar títulos à relação; Editar: permitirá editar os títulos da relação; Excluir: permitirá excluir títulos da relação. Ao clicar no botão Adicionar a tela a seguir será exibida: Esta tela possui os filtros: Empresa: informar a empresa; Conta: informar a conta; Motivo: informar o motivo de movimentação; Fornecedor: informar o fornecedor; Data lançamento: informar o período de lançamento; 22/30

23 Vencimento até: informar o período de vencimento. Após informar os campos, clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui os botões: Ok: permitirá adicionar o título ao borderô; Regras: permitirá retornar à tela Borderô Filtrar títulos; Visualizar: permitirá visualizar o detalhamento do título selecionado; Marcar: permitirá todos os títulos, nenhum ou inverter a seleção; Fechar: permitirá fechar a tela. Após informar os campos e adicionar os títulos à relação, clicar no botão Confirmar para gerar o borderô. A tela a seguir será exibida: Clicar no botão Ok para fechar a tela. 23/30

24 4.2 Borderô de Pagamento A rotina Borderô de Pagamentos permitirá o pagamento de títulos por borderôs. Para executar esta rotina, acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Contas a Pagar > Borderô. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui os campos: Empresa: informar a empresa; Fornecedor: informar o fornecedor; Borderô: informar o borderô; Vencto. entre: informar o período de vencimento; Pagto entre: informar o período de pagamento; A opção Situação permitirá selecionar: Pagas: permitirá exibir na relação os borderôs pagos; Em atraso: permitirá exibir na relação os borderôs em atraso; A vencer: permitirá exibir na relação os borderôs a vencer. Após informar os campos, clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida: 24/30

25 Esta tela possui os botões: Filtrar: permitirá retornar à tela Borderô Filtrar; Baixar: permitirá realizar a baixa do borderô; Estornar: permitirá realizar o estorno do borderô; Novo: permitirá lançar um novo borderô conforme descrito no capítulo Editar: permitirá editar o borderô selecionado; Excluir: permitirá excluir o borderô selecionado; Imprimir: permitirá imprimir um relatório do borderô selecionado; Fechar: permitirá fechar a tela Baixar Borderô Ao clicar no botão Baixar a tela a seguir será exibida: Informar uma observação referente à baixa do borderô e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui a guia Contas a pagar onde será possível visualizar os lançamentos selecionados para baixa. 25/30

26 Esta guia possui o botão: Editar: permitirá editar as informações do lançamento. Esta guia possui os campos: Multa: exibirá o valor da multa; Juros: exibirá o valor dos juros; Desconto: exibirá o valor ou porcentagem do desconto; Compensação: clicar no botão para adicionar os valores de compensação. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui o campos: Motivo: informar o motivo de movimentação de Baixa de Débito de Fornecedores. Selecionar os valores para compensação e clicar no botão Confirmar. A compensação será incluída na guia Formas de Pagamento. Esta guia possui os botões: Adicionar: permitirá incluir uma forma de pagamento; Editar: permitirá editar as formas de pagamento; Excluir: permitirá excluir formas de pagamento. Ao clicar no botão Adicionar, a tela a seguir será exibida: 26/30

27 Selecionar o motivo de movimentação, e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui os campos: Empresa: informar a empresa; Data movto.: informar a data de movimentação; Turno: informar o turno do módulo caixa; Motivo: exibirá o motivo de movimentação selecionado; Débito: informar a conta de débito; Crédito: informar a conta de crédito; Documento: informar o número do documento; Data doc.: informar a data de emissão do documento; Lote: informar o número do lote; Pessoa: informar a pessoa; 27/30

28 Vencimento: informar a data de vencimento; Valor: informar o valor do lançamento; Observação: informar uma observação. Esta tela possui os botões: Confirmar: permitirá confirmar o lançamento da movimentação; Cent. Custo: permitirá adicionar um centro de custo ao lançamento. Exibirá a tela conforme imagem a seguir: Nesta tela será possível adicionar ou excluir centros de custo. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar F5 para registrar as alterações. Informações: permitirá incluir informações adicionar a este lançamento. Exibirá a tela conforme imagem a seguir: Esta tela possui os campos: Placa: informar a placa do veículo; Veículo: informar o modelo do veículo; Km: informar a quilometragem; Motorista: informar o motorista. Cancelar: permitirá cancelar a emissão do lançamento. Após preencher os campos, clicar no botão Confirmar para registrar as informações. 28/30

29 Após realizar as configurações de baixa, clicar no botão Confirmar. O sistema realizará a baixa do lançamento e exibirá novamente a tela de Borderô Estornar Borderô Para realizar o estorno de borderô será necessário selecionar os borderôs pagos, através da aba Pagos, conforme imagem a seguir: Selecionar o borderô e clicar no botão Estornar. A tela a seguir será exibida: 29/30

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