Gerenciamento Do Escritório Virtual Utilizando O Sistema Web Contábil IDEAL. Atendimento: Tel : (11)

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1 Gerenciamento Do Escritório Virtual Utilizando O Sistema Web Contábil 2010 IDEAL Última Atualização: 01/2010 Atendimento: Tel : (11)

2 ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO A Área de Administração (ADM) do sistema é o ambiente por onde você poderá configurar e controlar todas as ferramentas Web Contábil integradas ao seu site. :: Acesso O acesso a este ambiente é controlado através de senhas individuais para cada usuário do escritório. Acesse o endereço: será apresentada uma tela conforme imagem ao lado. Informe o Login e a senha e clique em Entrar. A Senha de Acesso é criada pelo sistema, num padrão placa de automóvel ( AAA9999 ) e enviada para o do usuário. :: Tela Inicial Acessando a Área de Administração será apresentada a tela abaixo: Tela Inicial da Área de Administração. Atendimento: Tel : (11) pag. 2

3 :: Estrutura e Navegação A Área de Administração é dividida em Módulos, cada um deles se sub-dividindo no que chamamos de Aba(s). Na parte superior da tela, são apresentados os Módulos ( Escritório / Documentos / Atendimento / Calendário / Orientações / Links /Ferramentas). E o Módulo Clientes: Na parte inferior da tela, são apresentados os Módulos (Agenda e Suporte) Ao acessar um dos Módulos será(ão) apresentada(s) a(s) Aba(s) relacionadas. Cada Aba dá acesso a uma tela contendo Ações Possíveis. Estas ações são acessadas através de um menu de Ações Possíveis ou através de Ícones, como por exemplo: = Editar dados = Excluir registro :: Níveis de Operação (Permissões) Cada uma das Ações Possíveis no sistema tem sua relacionada permissão, o que possibilita configurar o que cada Usuário do Escritório poderá ou não fazer. Existem três níveis padrão de usuários do escritório: Administração, Supervisão e Operação. O sistema prevê um conjunto de permissões para cada um desses, no entanto este conjunto pode ser individualizado por usuário, caso seja necessário. A definição do nível padrão é configurada no cadastramento do usuário. Este conceito será apresentado mais detalhadamente, neste manual, na descrição da rotina de cadastramento de usuários do escritório. Atendimento: Tel : (11) pag. 3

4 :: Módulo Escritório O módulo Escritório serve para que você possa configurar e gerenciar seu escritório virtual, com as mesma estrutura de seu escritório real, permintindo o cadastro de Usuários do Escritório (que utilizarão o sistema ), Departamentos ( existentes em sua empresa ) e Clientes ( que utilizarão o atendimento virtual através do seu site ), além de algumas configurações especiais como Grupo de Clientes e Objetivos de Mensagens. Este módulo apresenta seis abas: Cadastro, Departamentos, Usuários, Grupos, Clientes e Objetivos que passaremos a apresentar detalhadamente a seguir:.:. Aba Cadastro Esta opção permitirá a conferência dos dados de seu Escritório. Tela de Cadastro do Escritório No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Alterar Cadastro, será apresentada a tela acima, com um formulário de edição de dados. Basta alterar os dados que achar necessário e clicar no botão Gravar. Atendimento: Tel : (11) pag. 4

5 .:. Aba Usuários Esta opção permitirá o gerenciamento de dados dos Usúarios do Escritório, que terão acesso à Área de Administração do sistema (ADM). Tela listagem de Usuários do Escritório A listagem apresentará as seguintes colunas: Nível: : apresentando o nível padrão de acesso do usuário no sistema; Acesso: : indicando se o acesso do usuário à ADM está Bloqueado ou Liberado; Usuários: : apresentando o nome do usuário; Apresentando o de contato com o usuário; Ações: : com ícones relacionados as ações Editar Dados, Permissões, Enviar Senha, Gerar e Enviar Nova Senha, Mensagens e Excluir Usuário. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção que possibilitará o cadastramento de novos usuários, em seus respectivos níveis padrão de acesso. Observações Importantes: - O nível de cada usuário será definido no cadastro do usuário mas poderá ser individualizado na rotina de edição do cadastro deste; - Para liberar ou bloquear o acesso de um usuário basta que você clique no ícone de acesso ( ou ); - Evite utilizar o mesmo para mais de um usuário, pois toda a comunicação será realizada desta forma; - Para cada ação apresentada na tela existe uma permissão. Assim, caso a configuração de um usuário não permita alguma ação, o ícone aparecerá desabilitado ( ). Atendimento: Tel : (11) pag. 5

6 .:. Aba Usuários / Criar Novo Usuário ou Editar Cadastro Tela de edição do Cadastro de Usuários do Escritório Selecionando a opção Criar Novo Usuário ou Editar Usuário será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta preencher os dados da pessoa, vincular os departamentos que esta terá acesso e clicar no botão Gravar. Atendimento: Tel : (11) pag. 6

7 .:. Aba Usuários / Editar Permissões Tela Editar Permissões do Usuário do Escritório Selecionando a opção Editar Permissões será apresentada a tela acima, com a lista de Ações Possíveis e relacionadas Permissões. Escolhendo um dos níveis padrão (Administração, Supervisão ou Operação), o sistema gravará um conjunto de permissões pré-definidos para o usuário. Para individualizar as permissões do usuário basta marcar ( usuário. Feito isto clique no botão Gravar. Observação: ) ou desmarcar ( ) as permissões para o Para a conclusão desta ação será necessária a confirmação da contra-senha..:. Aba Usuários / Enviar Senha ( ) Atendimento: Tel : (11) pag. 7

8 Selecionando a opção Enviar Senha será apresentada a mensagem ao lado. Confirme ou cancele a ação. Caso confirme, a senha será enviada para o cadastrado para o usuário, e o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio. Observações: - A senha é gerada pelo sistema, no padrão placa de automóvel (03 (três) Letras e 04 (quatro) números = WEB1234). - O sistema não permitirá visualizar a senha de nenhum usuário.:. Aba Usuários / Gerar e Enviar Nova Senha ( ) Selecionando a opção Gerar e Enviar Nova Senha, o sistema irá gerar e enviar uma nova senha ao usuário, sendo que a anterior deixará de existir. Caso confirme, a senha será trocada e enviada para o cadastrado para o usuário, e o sistema apresentará uma mensagem confirmando o envio. Atendimento: Tel : (11) pag. 8

9 .:. Aba Usuários / Mensagens ( ) Tela Mensagens do Usuário Selecionando a opção Mensagens será apresentada a tela acima, sendo possível verificar o histórico de mensagens enviadas e/ou recebidas pelo usuário selecionado, sejam estas internas ( enviadas ou recebidas por usuários do escritório) ou externas ( enviadas ou recebidas de ou para usuários dos clientes )..:. Aba Usuários / Excluir Usuário ( ) A seleção da opção Excluir Usuário, permitirá a exclusão de um Usuário do Escritório, sendo que para esta ação será necessário informar a Contra- Senha, como mostra a imagem ao lado. Atendimento: Tel : (11) pag. 9

10 .:. Aba Departamentos Nesta opção será necessário cadastrar os departamentos de seu escritório, sendo necessário indicar o seu respectivo responsável. Sendo possível Criar um Novo, Editar ou Excluir um departamento. Tela de Departamentos Cadastrados A listagem apresentará as seguintes colunas: Departamento: apresentando o nome do departamento; Responsável: apresentando o nome e de contato do responsável pelo departamento; Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados ou Excluir Departamentos. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Criar Novo que possibilitará o cadastramento de novos departamentos. Tela de Edição de Departamentos Selecionando a opção Criar Novo ou Editar Departamento será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Atendimento: Tel : (11) pag. 10

11 Basta prencher os dados, selecionar um responsável para o departamento e clicar no botão Gravar. A definição deste responsável, definirá para qual pessoa receberá um aviso por quando um cliente entrar no site e cadastrar uma solicitação de serviço..:. Aba Grupos Em Escritório / Grupos, permite que seja visualizado os Tributações. detalhes e Grupos naturais de clientes com suas Tela Grupos de Clientes Em Ações Possíveis podem-se criar Grupos Particulares Podendo Editar ou Excluir este grupo. Que ao criar um grupo particular você terá um facilitador de comunicação, de forma que se possa cadastrar um grupo conforme as igualdade ou necessidade de comunicação. Atendimento: Tel : (11) pag. 11

12 .:. Aba Clientes Nesta opção serão listados os Clientes cadastrados para terem acesso ao atendimento virtual no seu site. Tela de Listagem de Clientes A listagem apresentará as seguintes colunas: Cód: apresentando o código do cliente, o qual sugerimos que seja igual ao utilizado em seu sistema contábil; Razão: apresentando a Denominação Social do cliente; Ações: com ícones relacionados as ações; Editar Dados: Permite a edição ou alteração dos dados cadastrais do cliente cadastrado. Usuários: Permite a inclusão, alteração e bloqueio dos usuários do seu cliente. Documentos: Permite que sejam vinculados os tipos de documentos a serem enviados aos clientes conforem a tributação deste. Arquivos: Permite a visualização dos arquivos disponibilizados (publicados) para o cliente. Atendimento: Informa quais solicitações estão disponíveis para este cliente no site e seu respectivo responsável. Solicitações: Informa quais solicitações já foram feitas pelo cliente e seu histórico de atendimento. Mensagens: Permite a visualização das mensagens que este cliente envio/recebeu. Desativar: Permite a desativação (exclusão) do cliente. Lembramos que após desativá-lo a reativaçaõ só permitida se solicitada ao suporte Web Contábil. No menu de Ações Possíveis desta tela será apresentada a opção Cadastrar novo Cliente que possibilitará o cadastramento de novos clientes. Listar Clientes Inativos permite a visualização dos clientes desativados (excluídos). Atendimento: Tel : (11) pag. 12

13 Tela Cadastro de Clientes Selecionando a opção Cadastrar novo Cliente, você terá que informar se o cadastramento será de um cliente Pessoa Física ou Pessoa Jurídica, podendo informar o CEP, o que facilitará o cadastramento. Será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados. Basta prencher os dados e clicar no botão Gravar..:. Aba Objetivos Na ação Objetivos é possível criar em Ações Possíveis,, objetivo da mensagem entre Escritório e Cliente. Tela Objetivos do Escritório Com este campo é possível fazer um banco de dados em relação a quais foram as Dúvidas mais freqüentes ou ver oque os clientes sugerem em relação ao seu escritório, dimuindo o indice de reclamções uma vez que com esta ferramenta é possível saber onde deixa a desejar e evitar o mesmo em um futuro atendimento. Atendimento: Tel : (11) pag. 13

14 :: Módulo Agenda Este Módulo permite um canal direto de comunicação entre seus usuários do escritório, clientes e grupos de clientes, onde toda tarefa em atendimento fica registrada permitindo acompanhar o andamendo e conclusão da mesma. Sendo que toda comunicação pode ser acompanhada e ao longo do uso servirá como um "Histórico" de mensagens já que não há a possibilidade de exclusão do conteúdo. Permitindo a procura das mensagens por um filtro objetivo (categorias, grupos, assuntos).:. Aba Mensagens Esta opção permite o envio de mensagens entre usuários do escritório (intranet) e entre os usuários e seus clientes ou grupo de clientes (extranet), onde é possível aconpanhar as mensagens atravéz de filtros (Preferências ) e Legendas. Tela Mensagens.:. Aba Tarefas Nesta opção pode-se acompanhar as tarefas em andamento ou as já concluídas, de forma que o sistema indica quando foi criada, qual a previsão, oque esta sendo solicitado, quem solicitou, o status da tarefa e Editar ( ) os dados da tarefa. Tela Tarefas Atendimento: Tel : (11) pag. 14

15 .:. Aba Tarefas / Editar ( ) Minhas Tarefas Esta opção permite verificar os dados tarefa, permitindo a visualização do conteúdo e alterar seu status quando concluído ou cancelado. É possível também acompanhar as mensagens anteriores relacionadas a esta trafefa Tela Editar Minhas Tarefas Atendimento: Tel : (11) pag. 15

16 :: Módulo Suporte Atendimento: Tel : (11) pag. 16

17 Esta opção permite um canal direto de atendimento com a Web Contábil, onde o atendimento pode ser solicitado aos departamentos de Suporte e Financeiro, seja uma dúvida, sugestão ou reclamação. O atendimento ocorre atravéz do envio de mensagens (registradas) permitindo o acompanhamento (histórico) das mensagens anteriores. Para enviar uma mensagem é necessário apenas selecionar o destinatário, assunto e objetivo do contato. Clique em enviar e aguarde o retorno com a reposta a mensagem enviada.tela Contato com o Suporte É possível através da aba Tutoriais visualizar todas as funcionalidades do sistema WEB Contábil. IMPORTANTE: Os treinamentos relacionados ao Sistema WEB Contábil são ministrados em turmas abertas (presencial/gratuito), via Skype ou In Company, com carga horária dependendo da programação e valores à consultar. Após participar dos treinamentos você pode agendar sessões de Consultoria. Sugerimos realizar projetos personalizados para verificar se os objetivos foram alcançados e quais as dificuldades encontradas para colocar a teoria em prática, fixando assim ainda mais o aprendizado. Solicite a visita de um dos nossos Consultores. Maiores informações e inscrições para treinamentos: Acesse nosso site Contato: (11) / (11) ramal 4 Skype: suporte.webcontabil - juliana.webcontabil Atendimento: Tel : (11) pag. 17

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