Contas a Pagar: Pagamento de Contas. Este procedimento descreve como realizar o pagamento de contas e a definição das regras que envolvem o processo.

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1 Contas a Pagar: Pagamento de Contas Este procedimento descreve como realizar o pagamento de contas e a definição das regras que envolvem o processo.

2 PAGAMENTO DE CONTAS ACESSOS: Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Lançamento de Contas a Pagar... Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Lançamento de Contas a Pagar (Caixa)... Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Pagamento de Contas... Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Estorno de Pagamentos... Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Renegociação de Contas a Pagar... DICAS Existem basicamente 4 tipos de contas a pagar: -Contas a pagar avulso: foi incluído manualmente clicando no Incluir do primeiro menu citado; -Contas a pagar avulso de Caixa: foi incluído manualmente clicando no Incluir do segundo menu citado, nesta opção, quando confirmo a geração do contas a pagar - Caixa, será gerado automaticamente um CPG normal espelho do CPG - Caixa, o mesmo permanecerá aguardando aprovação do gestor, e, quando o gestor aprová-lo, será gerada uma amortização autenticada no contas a pagar quitando o mesmo; -Contas a pagar oriundo de Adiantamento Financeiro: Quando gerado um Adiantamento a Fornecedor, é, por conseguinte, gerado um CPG em aberto, só após a quitação deste CPG, é que o dinheiro é liberado para a conta do fornecedor e descontado da conta da empresa para que o Adiantamento seja utilizado para quitação de outros CPG s do fornecedor; -Contas a pagar com documento de origem: é o tipo de contas a pagar oriundo do faturamento de NFT ou de CF, por exemplo, isto é, possui origem no Fiscal ou no Transporte & Logística. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 3

3 PAGAMENTO DE CONTAS Acessando o menu Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Pagamento de Contas... pode-se filtrar pelo favorecido, por data, pelo número do documento do contas a pagar, pelo número do Lote de pagamento de contas (Menu: Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Lotes de Pagamento de Contas...onde se possibilita montar um lote de contas a pagar) ou pelo tipo de pagamento: Figura 1: Tela do filtro do pagamento de contas. Observação: A conta do favorecido é buscada do menu: Corporativo / Financeiro / Conta Corrente / Cadastro de Contas Correntes... Ela é equivalente a uma conta corrente do fornecedor/cliente no KMM. Após utilizar-se de algum dos filtros mencionados, serão localizados alguns contas a pagar, nesta interface apenas são mostrados os CPG s cujo status é Pagamento ou Em aberto, não são mostrados os CPG s quitados. Na imagem abaixo, circulei em azul as formas de pagamento disponíveis e em vermelho circulei as informações básicas dos CPG s filtrados que são buscadas do próprio contas a pagar: Figura 2: Formas de pagamento e informações básicas dos CPG. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 4

4 Formas de pagamento: Pagamento: Nesta opção pode-se selecionar uma conta bancária para debitar o pagamento; Crédito em conta: Nesta opção pode-se selecionar uma conta bancária para debitar o pagamento e uma conta do favorecido para estabelecer o crédito do valor a ser quitado; Cheque: Nesta opção pode-se gerar e imprimir uma folha de cheque para estabelecer o pagamento; Caixa: Nesta opção pode-se selecionar um Caixa para debitar o valor do pagamento, no entanto, o sistema valida se o usuário que está realizando o pagamento está incluso como gestor de caixa na configuração de Caixa (Corporativo / Financeiro / Caixa / Configuração de Caixa...) e está Lotado na unidade de negócio e centro de custo ao qual o Caixa pertence (Corporativo / Informações Corporativas / Administração de Usuários / Lotação / Usuários...); Adiantamento Cedido: Se o favorecido do contas a pagar que o usuário deseja amortizar possui adiantamento financeiro com saldo disponível (Corporativo / Financeiro / Adiantamentos / Lista de Lançamento de Adiantamentos) ele pode utilizar-se do mesmo para amortizar um CPG, basta que o CNPJ básico do favorecido seja coincidente com o CNPJ básico do favorecido do adiantamento e o valor da amortização seja menor ou igual ao saldo do adiantamento; Convênio Bancário: O contas a pagar pode ser quitado também via integração bancária, por esta opção, será gerada uma amortização não autenticada no contas a pagar, posteriormente será gerada a movimentação de remessa e o arquivo de remessa para o banco, quando o banco gerar o arquivo de retorno e o usuário importá-lo para o KMM (existem menus específicos para esta parte do processo) o CPG será quitado pois a amortização que era não autenticada, passará a ser autenticada. Na interface que filtrei, dentre os campos circulados em vermelho, é possível visualizar uma coluna denominada Amortização Não autenticada, quando esta coluna é povoada, quer dizer que o contas já está dentro de uma remessa enviada ao Banco, se tentar amortizar novamente, o sistema alertará: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 5

5 Figura 3: Trava gerada na tentativa de amortizar um contas já vinculado à uma remessa bancária. Para habilitar a seleção de uma das formas de pagamento, é preciso selecionar um dos contas a pagar, conforme imagem abaixo, selecionei como exemplo a forma Pagamento : Figura 4: Exemplo de amortização de contas a pagar Será na sequência aberta uma nova tela para que sejam imputadas as informações pertinentes ao pagamento: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 6

6 Figura 5: Exemplo de pagamento de contas II. Tipo de pagamento: É buscado do menu: Corporativo / Financeiro / Cadastros / Tipos de Pagamentos... E são mostrado os tipos configurados como Pagamento em: Bloqueto, exemplo: Figura 6: Tela de cadastro de tipo de pagamento. Sacado: É a conta bancária da empresa pela qual será realizado o pagamento, são buscadas as contas bancárias cadastradas no menu: Corporativo / Financeiro / Bancos / Cadastro de Conta Corrente Bancária... Que estejam configuradas como Conta Pagamento: Sim. Histórico: este é um campo livre para digitação. Código de Barras: é um campo não obrigatório onde pode ser informado o codigo de barras digitando-o ou utilizando-se do leitor óptico. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 7

7 Quando o usuário terminar de preencher os campos, poderá confirmar o pagamento: Figura 7- Exemplo de pagamento de contas III. Quando o usuário confirmar o pagamento, haverá as seguintes consequências: -O contas a pagar passará do Status Em Aberto para Quitado, ou, do Status Pagamento para Quitado, que é o caso do exemplo: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 8

8 Antes da amortização: Figura 8: CPG do exemplo antes da amortização. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 9

9 Depois da amortização: Figura 9: CPG depois da amortização. -Será gerado um lançamento bancário a débito na conta da empresa utilizada na amortização, no caso do exemplo: Menu: Corporativo / Financeiro / Bancos / Conta Corrente Bancária / Lançamento em Conta Corrente Bancária KMM Engenharia de Sistemas Pág. 10

10 Figura 10: Lançamento bancário a débito oriundo da amortização do CPG. Será realizada a contabilização da amortização do contas a pagar, gerando o agrupamento contábil, analisando o exemplo, pode-se visualizar pela aba 9. Contabilização, no CPG: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 11

11 Figura 11: Contabilização do CPG. Se clicar no ícone da Lupa, é possível visualizar os detalhes da contabilização. A regra é: se o CPG possui origem no fiscal, uma das contas contábeis é buscada do fiscal e a outra do cadastro da conta corrente bancária utilizada na amortização, se o Cpg é um CPG avulso, utiliza-se uma conta do histórico financeiro vinculado ao CPG e uma conta contábil da conta bancária utilizada na amortização: Figura 12: Detalhes da contabilização. Conforme mencionei anteriormente, a amortização do CPG geraram estes agrupamentos contábeis, os mesmos podem ser integrados/desintegrados/revalidados, pelo assistente de integração contábil, se o mesmo já estiver integrado, o usuário não poderá alterar nada no lançamento, nem mesmo estornar a amortização. O sistema trava os processos para que se garanta a integridade das informações financeiras e contábeis. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 12

12 Consultando a contabilização do CPG pelo assistente da contabilidade: Menu: Corporativo / Contabilidade / Integração Contábil / Assistente de Integração com a Contabilidade Se o usuário não souber qual a situação do agrupamento (se integrado ou desintegrado), pode clicar em Listar, que trará o agrupamento em qualquer das situações: Figura 13: Assistente de Integração Contábil. O usuário pode filtrar pela data e pelo tipo de agrupamento contábil (a data é sempre a data de amortização, não a data do lançamento): KMM Engenharia de Sistemas Pág. 13

13 Ou, ele pode filtrar pelo número do agrupamento contábil, na aba 9 do CPG, é mencionado o número do mesmo: Figura 14: Número do agrupamento contábil no CPG. E no assistente de integração contábil ele pode buscar somente por este número: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 14

14 Figura 15: Possibilidade de localizar pelo número do agrupamento contábil. Figura 16: Localizando o CPG pelo número do agrupamento contábil. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 15

15 Após amortizar o CPG, o usuário pode querer estornar esta amortizar, seja por ter imputado alguma informação equivocada, seja por desacordo comercial, para isto, ele possui duas possibilidades, estornar pela própria interface do CPG: Figura 17: Formas de se estornar amortização. Ou, pode-se estorna pelo menu: Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Estorno de Pagamentos... KMM Engenharia de Sistemas Pág. 16

16 Figura 18: Formas de se estornar amortização II. Existem outras duas operações básicas que envolvem o CPG, que é a inclusão de Juros e de Descontos, os quais podem ser inclusos pela interface do CPG, ou, no momento da amortização: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 17

17 Figura 19: Inclusão de Juros e Descontos na interface do CPG. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 18

18 Figura 20: Inclusão de Juros e Descontos no Pagamento de Contas. Informação Adicional I: É possível incluir um Juro/Desconto não autenticado, quando isso ocorrer, o mesmo não irá compor o saldo do contas, apenas quando o usuário autenticá-lo é que ele será efetivado. Regra: Via de Regra o Juro e o Desconto vêm marcados como Contabiliza: Sim, apenas os usuários autorizados (inclusos no menu: Corporativo / Financeiro / Cadastros / Cadastro de Usuários Autorizados para Alteração de Contabilização...) podem alterar para Não. Regra: A contabilização de Juro Utiliza-se de uma conta contábil do histórico do Juro ou Desconto (dependendo da operação que se está realizando) e uma conta contábil do histórico utilizado no contas a pagar. Outra operação comumente utilizada, é a renegociação de contas a pagar. Ocorre quando o usuário quer agrupar vários CPG s em um só por um acordo comercial e estipular um valor e vencimento único para todos eles, por exemplo. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 19

19 Menu utilizado: Corporativo / Financeiro / Contas a Pagar / Renegociação de Contas a Pagar... Pode ser feito entre CNPJ s diferentes, porém, define-se um favorecido apenas: Figura 21: Exemplo de Renegociação de CPG. Apenas CPG com status Em aberto e Pagamento podem ser renegociados. E todos os campos são abertos para alteração.as informações que forem divergentes entre os contas a pagar selecionados para serem renegociados, precisarão serem redefinidas, neste exemplo, o tipo de documento, o centro de custo gerencial e o favorecido, o campo valor é um campo aberto: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 20

20 Figura 22: Exemplo de Renegociação de CPG. Informação Adicional: Alguns clientes utilizam-se de uma forma de controle de pagamento de contas chamada Liberação/Aprovação para Pagamento. (Consultar Manual Disponível). Neste mesmo manual, é exemplificado o processo de lançamento de contas a pagar avulso em caixa também. Atualmente na Baseline do sistema, não se pode excluir um contas a pagar, pode-se estorná-lo, apenas. Para tanto, o lançamento não pode possuir desconto, amortização ou juro vinculado (autenticado ou não). Para isto, o usuário deve clicar em Estornar, este processo não pode ser revertido e este é o último status possivel de um CPG: KMM Engenharia de Sistemas Pág. 21

21 Figura 23: Possibilidade de estornar o CPG. O usuário pode escolher a data de estorno: Figura 24: Confirmação do estorno do CPG. A partir deste momento o CPG terá seu status alterado de Em aberto para Estornado. KMM Engenharia de Sistemas Pág. 22

22 KMM Engenharia de Sistemas Pág. 23