Treinamento Sistema Folha Union Módulo V

Transcrição

1 FOLHA DE PAGAMENTO Controle FGTS / Guias Recolhimento / Remessa para banco / Encerramento anual Folha Union> Movimento> Controle de FGTS> Importar depósitos As telas de Controle de FGTS são utilizadas para editar os extratos de FGTS de cada funcionário. Partindo da tela importar depósitos, onde o sistema busca dentro do fechamento da folha, os valores correspondentes a cada funcionário. Informe a empresa e o funcionário que deseja importar os valores, preencha o mês e ano de competência, o sistema irá preencher automaticamente a data de lançamento. A importação pode ser feita mais de uma vez dentro do mesmo período, caso necessário. Sendo que os itens importados anteriormente deverão ser excluídos na tela de manutenção do FGTS para que não haja lançamentos em duplicidade. Folha Union> Movimento> Controle de FGTS> Manutenção de lançamentos Nesta tela você poderá alterar o valor e o histórico do lançamento. Para navegação você poderá utilizar o botão Navegação na parte superior da tela. Caso queira excluir algum item, basta procura-lo na tela ou informar o seu número de lançamento, e clicar em arquivo> excluir Para visualização dos números de lançamento, você poderá abrir o relatório de lançamentos na tela Extrato. Folha Union> Movimento> Controle de FGTS> Atualização do saldo Nessa tela será lançado o índice para ser feito o reajuste dos saldos. Veremos abaixo como deverá ser feito o cadastro da tabela. Após o cadastramento do índice, basta ser informado o mês e ano do saldo anterior, ou seja, do último saldo corrigido, após informe a data do crédito. Ex. saldo anterior 12/2011, data do crédito 06/01/2012. Informe o código do índice a ser utilizado para o reajuste. Cadastrando o índice econômico: Código Informe o número de sua preferência. Pode ser cadastrado mais de um código, sempre seguindo a seqüência numérica. Data de vigência Informe sempre o primeiro dia e o mês a ser cadastrado. Ex: 01/03/2012, 01/05/1998. Valor Informe o valor do índice, conforme a tabela do mesmo. Tipo No caso de índice mensal marque a opção percentual, por exemplo: IGP-M Mês/Ano 0,94% No caso de índice acumulado marque a opção índice, por exemplo: TJ Mês/Ano 46,12563% 1

2 Folha Union> Movimento> Controle de FGTS> Extrato Imprima o extrato individual dos funcionários. Folha Union> Guias de Recolhimento> Rel. Encargos a Recolher Preencha as informações solicitadas na tela e clique em Processa para visualizar o relatório constando os encargos a serem recolhidos. Folha Union> Guias de Recolhimento> PIS Tipo de Seleção Gerar novas guias Informe a empresa a ser gerada a guia, sendo que podem ser geradas de várias empresas ao mesmo tempo. Coloque o mês de competência o sistema irá calcular o período de apuração e a data do vencimento, coloque o número de referencia e preencha os demais campos da tela. Clique em Avançar. Aba Listagem Serão listadas as guias a serem preparadas. Clique nas guias a serem preparadas e clique no botão Marcar e após no botão Preparar. Para consultar as bases, clique no botão Consultar 2

3 Aba Guias Preparadas Clique na guia a ser marcada e clique no botão marcar, depois de marcada você poderá imprimir o relatório e a guia clicando nos botões correspondentes. Nesta aba também pode ser excluída a guia gerada, clicando em excluir Após a impressão da guia e do relatório, você poderá enviar o lançamento diretamente para o módulo do sistema Conpag (contas a pagar) caso você utilize-o. Clique no botão Enviar ao Conpag, habilitará a aba pagamento. Aba Pagamento Para ser feita a seleção do favorecido e tipo de pagamento confirme com o seu departamento financeiro, pois este processo será lançado diretamente no sistema do Conpag (contas a pagar). A data de pagamento será preenchida conforme a data de vencimento da guia, porém pode ser alterada nessa tela. Informe o favorecido/credor e escolha o tipo de pagamento. Após os campos serem preenchidos, clique em Enviar ao Conpag Será informado na tela o numero do lançamento gerado no Conpag. Tipo de Seleção guias já impressas Informe a empresa e o mês de competência que deseja imprimir novamente a guia, clique no botão avançar, será habilitada a aba guias preparadas. 3

4 Folha Union> Guias de Recolhimento> Imposto de Renda Mesma rotina de utilização da tela PIS. Folha Union> Guias de Recolhimento> INSS Mesma rotina de utilização da tela PIS e Imposto de Renda. Folha Union> Guias de Recolhimento> FGTS Aba Seleção Informe a empresa a ser gerada a guia, sendo que podem ser geradas de várias empresas ao mesmo tempo. Coloque o mês de competência, as datas do recolhimento FGTS e Previdência, bem como as demais informações solicitadas na tela. Só 13 salário? Sim, indica que será recolhido somente o décimo terceiro. Não indica que se refere ao FGTS do mês somente. Grupo para recolhimento Esse grupo para recolhimento é criado no cadastro da empresa em Cadastro> Empresas> aba folha, indicando o mesmo número para as empresas que deseja que façam parte de determinado grupo. Assim quando for imprimir o FGTS informe o numero do grupo e o sistema irá reconhecer somente as empresas ligadas ao grupo. Para isso, deverá ser informado todas as empresas existentes no sistema, exemplo, Empresa de 1 até 105, dessa forma o sistema considerará todas do grupo X dentro dessa faixa de empresas. 4

5 Aba Listagem Serão listados os funcionários com seus respectivos valores. Nessa tela pode ser consultada a base para calculo clicando no botão consultar base. Clicando no botão Arquivo para Sefip o arquivo será gerado e salvo no caminho do servidor, será apresentado o caminho na tela, para ser resgatado e enviado pelo programa da Caixa Econômica Federal. Aba Pagamento Clique no botão Enviar ao Conpag. Selecione o tipo de pagamento, confirme com o seu departamento financeiro, pois este processo será lançado diretamente no sistema do Conpag (contas a pagar). A data de pagamento será preenchida conforme a data de vencimento da guia, porém pode ser alterada nessa tela. Após os campos serem preenchidos, clique em Enviar ao Conpag 5

6 Serão apresentados os números dos lançamentos feitos, clicando em ok será aberto o relatório dos lançamentos. Folha Union> Guias de Recolhimento> Rescisão FGTS Aba Seleção Informe os dados conforme solicitados. Período do desligamento informe o período que o funcionário foi desligado, para que o sistema localize-o. Aba Listagem Será apresentado o funcionário e seus dados da demissão. Nessa tela pode ser consultada a base para calculo clicando no botão consultar base. Selecione o item para visualizar detalhadamente cada um. 6

7 Folha Union> Guias de Recolhimento> Manutenção de guias geradas Selecione a empresa e o tipo da guia a ser editada. Informe a data base. Escolha a guia a ser editada e clique duas vezes sobre a mesma, será aberta a tela para serem acrescentados os valores adicionais, após gravar, clique no botão Guia para nova impressão. Folha Union> Remessa para banco Observação Importante: Em Folha> Tabelas> Parâmetros Gerais será indicado se os arquivos remessa serão gerados pelo módulo do Conpag ou da Folha. Gerados pelo Conpag Ao fazer a exportação para o Conpag deverá ser selecionado a opção de tipo de pagamento Arquivo remessa. Gerados pela Folha Ao fazer a exportação para o Conpag deverá ser selecionado a opção de tipo de pagamento dinheiro, visto que o arquivo será enviado diretamente para o banco pelo módulo da Folha e ao exportar ao Conpag, será baixado automaticamente para os lançamentos do módulo Condominium. Veremos a seguir as telas de Exportação para Conpag e Arquivo Remessa Folha Union> Remessa para banco> Gerar arquivo remessa Aba Seleção Informe a empresa e a faixa de funcionários que constarão no arquivo. Tipo de folha Escolha o tipo correspondente ao arquivo. Tipo de movimentação Escolha o tipo de movimentação a ser realizado Mês/Ano de competência Informe o período correspondente e confirme a data Prevista para Pagamento. Banco Selecione o banco correspondente a empresa selecionada. Obs. Os arquivos para empresas com bancos diferentes deverão ser gerados separadamente. Clique no botão avançar. 7

8 Aba Gerar Arquivo Será listado o arquivo a ser gerado. Informe o código da empresa no banco e clique no botão gravar Folha Union> Remessa para banco> Seleção de conta Integração Nessa tela será feita a integração do código de movimento com o código do plano de contas (código utilizado para lançamento dos pagamentos no sistema Conpag contas a pagar), portanto solicitamos que seja verificado com o responsável pelo departamento financeiro os códigos a serem utilizados. Código do Plano de Contas informe o código do lano de contas a ser feita a integração Cód. Reduzido Informe o código a ser integrado (clicando na lupa será aberto o plano de contas para seleção) Cód. Movimento Informe o código de movimento que terá integração com o código informado em Cód.reduzido Veja o exemplo na tela ao lado. Folha Union> Remessa para banco> Exportação para o Conpag Esta tela será utilizada para o envio de lançamentos para o sistema Conpag (contas a pagar) tais como: pagamento de salário, adiantamento, 13º salário. Ao ser feita a exportação, será lançado diretamente sistema de contas a pagar, para o departamento financeiro providenciar o pagamento conforme o lançamento exportado. Informe a empresa, sendo que pode ser informada uma faixa de empresas, por exemplo, de 1 até 8. Preencha o campo funcionário, sendo que se os campos ficarem em branco, o sistema irá considerar todos os funcionários. Código Informe o código de movimento a ser exportado. 8

9 Exemplo - Ao selecionar o salário base será incluso tudo que foi calculado na folha de salário: o valor do salário base, as horas extras, os descontos de impostos, etc., ou seja, todo o calculo da folha. Tipo de pagamento Informe o tipo de pagamento, considerando o padrão de utilização do depto. Financeiro. Favorecido Escolha o favorecido. Caso seja pagamento para funcionário, opte por deixar esse campo em branco, pois dessa maneira o sistema irá considerar o nome dos funcionários inclusos nesse pagamento. Tipo de documento escolha o tipo do documento título (pagamentos de salário, adiantamento, etc.), tributo (pagamentos de INSS, IRRF, etc) Credor - Escolha o credor. Caso seja pagamento para funcionário, opte por deixar esse campo em branco, pois dessa maneira o sistema irá considerar o nome dos funcionários inclusos nesse pagamento. Data do pagamento Informe a data do pagamento. Agrupar por empresa Essa rotina é opcional. Utilize esta opção quando for enviar ao Conpag os pagamentos dos encargos, por exemplo, importo de renda, pois todos serão pagos ao mesmo favorecido. Após todos os campos preenchidos clique no botão Adiciona e Avançar Folha Union> Remessa para banco> Exportação para o Conpag Você poderá deixar configurados alguns códigos para pagamento, veja na parte superior da tela a opção Configurar códigos.sendo necessário no momento do lançamento, clicar em Importar códigos configurados. Configuração de códigos Código Informe o código de movimento a ser exportado. Histórico Informe o histórico que deseja que apareça no lançamento. Complemento histórico escolha opção desejada para complemento. Informe o nome do Credor e Favorecido ou clique nas opções Usar o nome do funcionário no credor e Usar o nome do funcionário no favorecido Adicione as demais informações e clique no botão gravar. Com essa configuração feita, no momento do lançamento, basta informar a empresa, funcionário e a competência, clique em Importar códigos configurados, serão adicionados todos os códigos já configurados, quando algum desses não for o utilizado no lançamento, é só selecionar e clicar no botão excluir permanecendo adicionado somente o que for útil. 9

10 Folha Union> Encerramento anual> Preparação da Dirf A Dirf - Declaração do Imposto Retido na Fonte é a declaração feita pela fonte pagadora, destinada a informar à Receita Federal o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários. Aba Seleção Empresa informe as empresas a serem preparadas a Dirf. Funcionário informe os funcionários relacionados às empresas informadas anteriormente. Exercício insira o ano desejado. Considerar adiantamento Empresas em regime de caixa utilizam a opção sim : O sistema irá desconsiderar o adiantamento do mês e considerará o adiantamento descontado no mês posterior. Por exemplo, a folha competência 05/2012, pago em 06/06/2012, irá desconsiderar o adiantamento pago em 20/05/2012, e considerará o adiantamento pago em 20/06/2012, ou seja, será considerado tudo que foi pago dentro do mês. Empresas em regime de competência utilizam a opção não : O sistema irá considerar o adiantamento pago no mês, independente de sua competência. Por exemplo, na competência 05/2012, será considerado o adiantamento pago em 20/05/2012 e o salário pago em 30/05/2012. Clique no botão Parâmetros para I.R. para ser configurado. Parâmetros para informe Tipo Escolha um dos tipos disponíveis para ser feita a configuração. Especificar Esse campo ficará disponível quando o tipo escolhido for outros, ou seja, será utilizado para discriminar os tipos que não constam disponíveis na lista. Acumular sobre o código clique na lupa para abrir a tela de pesquisa de código. Escolha o código a ser acumulado de acordo com o tipo escolhido. Nessa configuração o código a ser acumulado refere-se ao próprio código, ou seja, se escolher o tipo abono pecuniário o código a ser escolhido deverá ser abono pecuniário, caso escolha o tipo salário família, o código deverá ser salário família. Confirme a inclusão. 10

11 Após a inclusão a tela deverá apresentar-se conforme os dois exemplos ao lado. Concluindo a configuração dos parâmetros para informe retorne a tela de preparação aba listagem Aba Listagem Após configurar os parâmetros, clique no botão avançar será aberta a aba listagem. Nessa tela pode-se consultar a base de cada funcionário, imprimir o relatório e ser feita manutenção. Antes de processar a Dirf, selecione se o arquivo será original ou retificadora. Para ser feita manutenção, basta selecionar o funcionário e clicar no botão manutenção ou clicar duas vezes sobre o funcionário desejado. Será aberta a tela abaixo para serem feitas as alterações. Informe o mês / Ano Pagto. a ser alterado. Na parte inferior da tela listará os itens equivalentes ao período informado, clicando duas vezes sobre o item, ele será carregado na parte superior da tela para ser feita a alteração, após alterar clique no botão gravar. Folha Union> Encerramento anual> Preparação da Rais Rais - Relação Anual de Informações Sociais - tem por objetivo: O suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País, O provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho, A disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais. 11

12 Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das necessidades: Da legislação da nacionalização do trabalho De controle dos registros do FGTS; Dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários; De estudos técnicos de natureza estatística e atuarial; De identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP. Aba Seleção Empresa informe as empresas a serem preparadas a Rais Funcionário informe os funcionários relacionados às empresas informadas anteriormente. Exercício insira o ano desejado. Contribuições Patronais Preencha o CNPJ e o valor relacionado a cada tipo de contribuição. Obs 1. Na contribuição sindical se não for informado o valor, o sistema ira gerar automaticamente. Obs 2. É necessário informar os meses relacionados a contribuição assistencial. Aba Listagem Nessa tela poderá ser impresso relatório e ser feita Manutenção se necessários, clicando em seus respectivos botões. 12

13 Botão Manutenção Rais Informe a empresa e o funcionário que deseja fazer a manutenção. Será aberta a Aba Cadastro Podem ser feitas alterações do cadastro do funcionário, sendo que, qualquer alteração realizada nessa tela será somente para a preparação da Rais, não será alterado no cadastro do funcionário no sistema. Aba Valores Poderão ser alterados todos os campos, inclusive o campo de rendimentos e horas (campo horas refere-se as horas extras) 13