GERA GESTÃO E CONTROLE DE TÍTULOS: parte I

Transcrição

1

2 Olá! Você verá a seguir um importante treinamento que vai facilitar suas atividades diárias! Ao acessá-lo pela primeira vez, procure assistir até o final. Caso não consiga, você poderá reiniciar de onde parou. Após finalizar o conteúdo, você passará por uma prova de conhecimento. Confira mais informações sobre o treinamento: Objetivo: apresentar as principais funcionalidades do sistema Gera. Você vai levar: 20 minutos aproximadamente. Nota mínima na prova: 70 pontos. O treinamento ficará com status em andamento até que você atinja a nota mínima exigida. Ao atingir 70 pontos ou mais na prova, sua nota ficará registrada em seu histórico e o treinamento será concluído. Se você decidir fazer a prova novamente, depois do treinamento concluído, sua nota não será mais alterada. Preparado para adquirir muito conhecimento? Então vamos começar!

3 Vamos para mais um treinamento das rotinas do Gera! Já vimos tanta coisa até aqui, não é mesmo? Hoje vamos te mostrar tudo sobre o processo de Gestão e Controle de Títulos. Vamos conferir as ações que devem ser realizadas para a perfeita gestão do recebimento de valores em sua Central de Serviços. São elas: Consulta à Base de Inadimplentes. Controle e Gestão dos Títulos. Gerenciamento de Arquivos de Remessa e de Retorno. No entanto, como é um treinamento longo, vamos dividir em duas partes: Parte I: Controle e Gestão dos Títulos e Consulta à Base de Inadimplentes. Parte II: Gerenciamento de Arquivos de Remessa e de Retorno.

4 Vamos iniciar te mostrando algumas ações para Gerenciar esses títulos, como: renegociar os boletos, prorrogar vencimentos, enviar títulos por e calcular saldo atualizado. 1. Acesse a aba Contas a Receber. 2. Selecione a opção Controle de Títulos. 3. Clique em Gerencias Dívidas.

5 4. Selecione os filtros para refinar a sua pesquisa. Vamos conhecer cada um? Em Situação do Pagamento, você filtra os títulos por situações, como: Aberto: títulos que apresentam saldo a pagar. Liquidado: títulos já quitados, ou seja, saldo a pagar é zero. Renegociado: títulos com renegociação de débitos. Cancelado: títulos emitidos que foram cancelados posteriormente

6 Informando o número do pedido no campo Pedido, o sistema retorna apenas os títulos emitidos para pagamento relacionados ao número buscado. Em Situação Vencimento, você pode filtrar os títulos por vencimento: Não vencido: data de vencimento presente ou futura. Vencido: títulos com data de vencimento passada.

7 Em Ciclo Indicador, você encontra os títulos emitidos para pagamento criados durante a vigência do ciclo informado. Informando a Nota Fiscal, o sistema retorna os títulos emitidos para o pagamento da NF. Inserindo o Código da Estrutura Comercial, você encontra os títulos emitidos para os pedidos da Central ou da equipe dentro daquela estrutura.

8 5. Clique em Pesquisar após a seleção dos filtros. E este será o resultado da pesquisa: Esses dados ainda podem ser exportados para uma planilha de Excel.

9 Fique atento às fases da cobrança do boleto! Demais títulos que não sejam boletos não possuem sinaleiro e cobrança ativa. Algumas ações destas fases de cobrança somente se aplicam para as Centrais que aderiram ao Programa Cobrança VD: Negativação, Envio SMS, Envio Empresa de Cobrança.

10 6. Selecione o título desejado. Você encontrará diversas opções de ações para o título. Vamos conferir cada uma delas?

11 A primeira opção que veremos é Renegociar. No entanto, antes de ver o processo sistêmico, vamos entender algumas regras para renegociação de títulos. Somente títulos de Boletos já vencidos e ainda em aberto poderão ser renegociados. Títulos de Boletos ainda a vencer não terão opção de renegociação. A renegociação será sempre da dívida total do pedido, assim, caso um pedido possua mais de um título em aberto, vencido e com validade expirada, a renegociação só poderá ser realizada considerando todos estes títulos vencidos do pedido. Títulos vencidos ainda dentro da validade não terão obrigatoriedade de entrar na renegociação, e poderão ou não ser renegociados, por decisão da franquia.

12 O título original renegociado ficará cancelado no Gera- e novos títulos serão criados. A informação de cancelamento será enviada para o Banco correspondente. A validade dos títulos gerados seguem os mesmos prazos existentes para boletos. Será aplicada uma taxa de encargos de 0,30% ao dia na renegociação. O revendedor terá seu cadastro liberado para colocação de novos pedidos somente quando todos os títulos da renegociação forem quitados.

13 Os novos títulos gerados na renegociação também serão enviados para o Banco correspondente, no próximo arquivo de remessa criado pela Central de Serviços. Um título criado em renegociação não poderá ser novamente renegociado. Títulos enviados para Negativação (Finance após 15 e menos de 55 dias de vencimento do boleto) poderão ser renegociados no Gera. A retirada da Negativação junto ao SCPC ocorrerá quando a primeira parcela da renegociação for efetivamente quitada no Gera. Títulos que constam em Agência de Cobrança (Finance, após 55 dias de vencimento do boleto), não poderão ser renegociados no Gera, visto que todas as negociações com o Revendedor serão efetuadas diretamente pela agência.

14 Serão três (3) opções de parcelamento: Parcelamento da dívida em duas (2) parcelas: Primeira parcela para 10 dias da data de renegociação Segunda parcela para 40 dias da data de renegociação. Parcelamento da dívida em três (3) parcelas sem entrada: Primeira parcela para 10 dias da data de renegociação. Segunda parcela para 40 dias da data de renegociação. Terceira parcela para 70 dias da data de renegociação. Parcelamento da dívida em três (3) parcelas com entrada: Primeira parcela para 2 dias da data de renegociação. Segunda parcela para 32 dias da data de renegociação. Terceira parcela para 62 dias da data de renegociação.

15 Clicando em Renegociar você terá as opções de renegociação de toda a divida que o Revendedor em questão possui. Vamos ver como fazer?

16 No campo Dívidas em aberto você calcula o valor atualizado do título ou visualiza o boleto original. Clique em Calcular valor atualizado da dívida e confira todos os saldos atualizados.

17 Planos de Renegociação é onde você encontra as opções de renegociação quem estarão disponíveis. Inclusive é possível dar desconto ao Revendedor, para facilitar o recebimento dos valores em aberto Selecione um dos planos de renegociação disponíveis.

18 Escolhido o plano, as parcelas negociadas aparecerão ao lado, já com valores e datas de vencimento ajustadas para dias úteis. Clique, então, em Renegociar. Na renegociação existe uma limitação na quantidade de parcelas, definida pela área Financeira de O Boticário, sendo o máximo de 3 parcelas, conforme vimos anteriormente. Ao renegociar um título, essa ação não poderá ser desfeita.

19 Depois da renegociação, no campo Dívidas em aberto, você verá os detalhes escolhidos e finalizados anteriormente.

20 Para dar baixa em um título, clique em Pagar. Informe em Entidade o meio de recebimento desse título. Esta opção é muito utilizada para baixa de títulos nas formas de pagamento Á vista e Cartão. Títulos em Boleto também podem ser quitados desta forma, porém geralmente o modelo utilizado é via Arquivos de Retorno dos Bancos.

21 A Data Mov. irá trazer a data do dia. No entanto, ela pode ser alterada, caso necessário. Para preencher o valor, utilize a facilidade da calculadora, que já apresenta os valores corrigidos de acordo com a data mencionada em Data Mov. Caso concorde com o valores, basta Copiar o Resultado. A Data de Movimentação que irá aparecer é a do dia, mas é importante ressaltar que a Central deve considerar sempre a data de pagamento do título.

22 Depois de adicionado o valor do pagamento, se desejar, selecione o Tipo de pagamento. Se desejar também, adicione um motivo para a conciliação manual. Depois, clique em Salvar. Você também pode fazer essa operação utilizando o caminho Contas a Receber > Controle de Títulos > Registrar Movimento.

23 Agora, se deseja prorrogar vencimento, clique em Prorrogar Vencimento. Insira a nova data de vencimento. Clique em Salvar. Esta opção é muito válida para que o Revendedor consiga pagar o boleto pela internet, sem necessidade de ir até o banco.

24 Outra opção de gerenciamento de dívidas é envio do título para o do Revendedor. Clicando em Enviar , o título será enviado para o do cadastro do Revendedor. Só será possível enviar o título por se o cadastro do Revendedor possuir um endereço de cadastrado válido.

25 Já aqui você clica em Ver Título para visualizar o título selecionado.

26 Em Ver Log, você visualiza todas as ações que foram realizadas referentes ao título selecionado. Visualiza também informações de criação, baixas parciais e totais do título, como também arquivos de Remessa e de Retorno onde o titulo foi inserido.

27 Você também consegue Calcular o Saldo Atualizado do débito, inclusive simular valores para datas futuras.

28 Ao selecionar esta tela, um campo será exibido para a inclusão de informações. Não se esqueça de clicar em Ok ao finalizar. É isso! Essa foi a última ação de gerenciamento, gostou? Simples, não é mesmo?

29 E agora vamos conferir como Consultar os Movimentos realizados nos títulos. É como se fosse o histórico de todas as ações tomadas para um determinado título. Aqui você pode consultar todos os movimentos registrados referentes aos títulos emitidos pela Central de Serviços e ainda alterar ou excluir um movimento registrado. Vamos lá? 1. Acesse a aba Contas a Receber. 2. Selecione Controle de Títulos. 3. Clique em Consultar Movimentos.

30 Vamos aos filtros: Se você quer consultar os títulos que foram baixados, selecione primeiro o Canal de Distribuição da sua Central de Serviços, sendo esse um filtro obrigatório. Agora, se você quer consultar as conciliações de todos os Revendedores, escolha apenas Canal de Distribuição, deixe os demais campos em branco e clique em Pesquisar.

31 O campo de filtro Entidade Conciliação permite que se escolha a forma de pagamento que deseja pesquisar (dinheiro, cartão ou boleto). No entanto, se você deseja consultar movimentos de um Revendedor específico, digite o código dele no campo Cód. Pessoa. O campo Data permite que você limite a consulta por períodos específicos. Para utilizar esse filtro de data, obrigatoriamente o campo Critério Data deve estar selecionado.

32 Já o campo Critério Data permite que se escolha um critério para a data utilizada, podendo ser pela data do arquivo, da carga, da baixa ou pela data do pagamento.

33 Os critérios possíveis para a consulta de registros são: Data Arquivo: é a data de envio dos arquivos pela entidade de conciliação, Arquivo de Retorno. Data Carga: é a data de processamento dos arquivos, Arquivo de Retorno. Data Baixa: é a data de processamento dos arquivos ou a data da baixa manual de títulos. Data Pagamento: é a data de pagamento do título.

34 O campo Arquivo permite que se faça a consulta de registros através da entrada do nome de um arquivo de retorno específico. O campo Tipo Movimento permite filtra os títulos por: Recebimento: trata-se de um recebimento normal do título, feito geralmente pelo gerenciar dívidas. Ajuste: é quando um movimento é ajustado de alguma maneira. O campo Situação Movimento permite filtrar os títulos pela sua situação ocorrida na carga do Arquivo de Retorno como Processado para todos os arquivos processados com sucesso e sem erros. Estorno: quando algum movimento é estornado.

35 As situações de registros possíveis para a consulta da Situação Movimento são: Em branco: são todas as situações, padrão. Duplicado: é o registro de um título já recebido pelo sistema. Inválido: é o registro de um título com erro. Não identificado: é o registro cujo título correspondente não é identificado. Não processado: é o registro do pagamento de um título pelo sistema que ainda não teve a baixa realizada. Processado: é o registro de um título processado com sucesso.

36 Clicando em Pesquisar é apresentado o resultado de acordo com os filtros utilizados. Aqui é possível Exportar os dados para excel e ir para a tela de Movimento clicando em Criar ou conferir o detalhamento para cada titulo retornado na pesquisa. Selecione um dos títulos trazidos no resultado e confira as ações possíveis.

37 Aqui você terá a opção você poderá Editar o movimento registrado, sendo direcionado para a tela de Recebimento, podendo ajustar as informações registradas anteriormente. Não esqueça de Salvar as alterações que você ajustar. Muita atenção ao i utilizar essa opção, pois ela pode impactar seu recebimento. A orientação é de não utilização. Também poderá Excluir, que na verdade é o estorno de uma baixa já realizada.

38 Você ainda tem a opção de Ver Desdobramento desse título, desde sua criação até a data atual. Você ainda poderá Ver histórico do título que tem a mesma função do Ver Log que vimos anteriormente. E pronto! Vimos tudo sobre consultar movimentações. Vamos ao próximo desafio?

39 Vamos iniciar te mostrando como consultar a Base de Inadimplentes. Mas o que é isso? São títulos que se encontram vencidos e que ainda estão em abertos, ou seja, não foram pagos. 1. Acesse a aba Contas a Receber. 2. Selecione a opção Inadimplência. 3. Clique em Consultar Inadimplência.

40 4. Selecione o agrupamento que deseja. Pode ser: Ciclo, Mês e Supervisora de Campo. Duas consultas estarão disponíveis, utilizando no exemplo um agrupamento por Supervisora de Campo. Detalhamento de todos os títulos em aberto e já vencidos.

41 Agrupamento: Receita: total faturado no período consultado. Abertos: total em aberto no período consultado. %: representatividade do valor em aberto.

42 É isso aí, Especialista! Já posso te chamar assim, não é mesmo? Afinal, tem muitos treinamentos disponíveis para você aprender com a gente! Vamos resgatar um pouco do que vimos aqui? Aprendemos todas as ações para gerenciar esses títulos, como: renegociar os boletos, prorrogar vencimentos, enviar títulos por atualizado. e calcular saldo Depois conhecemos a consulta de todos os movimentos registrados referentes aos títulos emitidos pela Central de Serviços e com a possibilidade ainda de alterar, criar ou excluir um movimento registrado.

43 Finalizamos entendendo como se faz a consulta da Base de Inadimplentes, ou seja, títulos vencidos e que não foram pagos. É isso aí, finalizamos a Parte I, gostou? Vamos testar o nosso conhecimento agora? Boa prova! Nos vemos na Parte II.