MANUAL DEVOLUÇÃO INTEGRADA

Transcrição

1 MANUAL DEVOLUÇÃO INTEGRADA Atualizado em Janeiro/2016

2 1 INTRODUÇÃO As devoluções de mercadorias ocorrem de DUAS formas: A) Caixa Aberta. Significa devolução de um ou mais itens de um determinado pedido. B) Caixa Fechada. É a devolução de uma caixa que não foi aberta (com lacre da Hermes). Confira a seguir o que você precisa saber sobre este novo processo conforme seu modelo de faturamento com a Hermes. 1) Devolução de Distribuidor com Revendedoras no CredHermes: Instruções na página 2 2) Devolução de Distribuidor no modelo Tradicional (o distribuidor paga os boletos): Instruções na página 12 3) Devolução de Distribuidor no Modelo Consignado: Instruções na página 22

3 2 1. DEVOLUÇÃO DE DISTRIBUIDOR NO MODELO CREDHERMES 1.1 DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E BOLETO NÃO PAGO: O Distribuidor poderá emitir um novo boleto CredHermes para Revendedora com status: TRANSFERIDO. Com esse status sua Revendedora não será cobrada pelo boleto não pago; O que é o status transferido? O valor do boleto da Revendedora passa a ser de responsabilidade do Distribuidor e o boleto original será cancelado quando volume chegar a Hermes; 1.2 DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E BOLETO PAGO: Será concedido crédito para a próxima compra da Revendedora; 1.3 DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E PAGAMENTO COM CARTÃO DE CRÉDITO: Será concedido crédito para a próxima compra da Revendedora; 1.4 DEVOLUÇÃO DE CAIXA ABERTA E BOLETO NÃO PAGO: Será concedido crédito no boleto referente a nota Fiscal que será devolvida OU crédito na próxima compra; Após cadastrar o item devolvido, deverá ser reimpressa uma nova via do boleto que será emitido com o desconto. Veja o exemplo: Valor boleto da Revendedora R$ 102,99 Total da devolução R$ 30,00 Valor do novo boleto gerado no ato da devolução R$ 72, DEVOLUÇÃO DE CAIXA ABERTA E BOLETO PAGO: Será concedido crédito na próxima compra da Revendedora. No boleto da próxima compra virá o desconto desta devolução. 1.6 DEVOLUÇÃO DE CAIXA ABERTA E PAGAMENTO COM CARTÃO DE CRÉDITO: Será concedido crédito para a próxima compra da Revendedora.

4 3 Confira agora as 03 etapas do PRAZO para efetuar sua devolução: IMPORTANTE: O prazo é de acordo com o seu modelo de faturamento com a Hermes e sua região. Etapa 1 - Prazo para CADASTRO da devolução: CREDHERMES: Data do vencimento do boleto da Revendedora + 10 dias corridos. Etapa 2 - Prazo para CHAMAR A TRANSPORTADORA: O prazo para envio (chamar a Transportadora) será de 30 dias corridos após o primeiro registro cadastrado. Todas as devoluções (caixa aberta ou fechada) do período serão registradas em uma única pré-devolução facilitando assim seu acompanhamento e controle do CID (Controle Interno de Devolução). Etapa 3 - Prazo para CHEGADA da devolução na Hermes: O prazo para chegada de sua devolução na Hermes será de duas vezes o prazo de entrega na sua cidade. Este prazo começa a contar somente depois que a transportadora coletar seus volumes Exemplo: Cidade de Destino: Salvador (BA) Prazo de Entrega: 07 dias úteis (saindo do CD Hermes no Rio de Janeiro) Cálculo do prazo de devolução: 07 dias x2 = 14 dias úteis. O prazo de chegada da sua devolução na Hermes será de 14 dias úteis Se a coleta for efetuada pela transportadora em 04/01/2016 a previsão máxima de chegada na Hermes será em 25/01/2016. Caso o prazo para chegada da sua devolução na Hermes ultrapasse os valores indicados na pré-devolução, os valores serão cobrados do Distribuidor através de um boleto de cobrança. Por isso é muito importante ficar atento e ACOMPANHAR SUAS DEVOLUÇÕES no site Hermes Vendas. Para facilitar seu controle, TODAS AS etapas estarão indicadas na tela, basta consultar no site Hermes Vendas dentro da aba Devolução Integrada/Relatório de Devoluções Integradas! Confira também algumas dicas muito importantes para realizar a sua devolução: 1. O novo processo começará a partir do dia 01 de janeiro de 2016; 2. Todas as devoluções deverão obrigatoriamente ser registradas na pré-devolução; 3. Todas as caixas deverão vir com o rótulo de devolução gerado em sistema, tanto caixa aberta, quanto caixa fechada; 4. Oriente suas Revendedoras com relação ao prazo de devolução; 5. Acompanhe seus s e fique atento aos prazos!

5 4 Passo a Passo de como fazer uma Devolução Nessa nova Ferramenta, você poderá registrar e enviar suas devoluções de forma simples. Desenvolvemos também o relatório de devoluções desde a data do registro até a data da finalização para um melhor controle, além do histórico de devoluções por Revendedora. Como fazer uma Devolução: 1) Acesse o site Procure no Menu a esquerda a opção DEVOLUÇÃO INTEGRADA

6 2) Para cadastro e envio de sua devolução, você deverá seguir algumas Etapas: 5 3) ETAPA 1: REGISTRAR DEVOLUÇÃO. 3.1 )Digite no campo NOTA FISCAL o número da nota fiscal que será devolvida: Digite o número da nota fiscal de venda ou de simples remessa 3.2) Com os dados da nota da nota fiscal em tela, defina agora o TIPO DE DEVOLUÇÃO É a devolução de uma caixa que não foi aberta (com lacre da Hermes).

7 Significa devolução de um ou mais itens de um determinado pedido. 6 Significa item que seguiu a mais e não está relacionado na nota fiscal da Revendedora. 3.3 ) Após selecionado o Tipo de Devolução, clicar em Continuar 3.4 ) Se o Tipo de Devolução selecionado for de CAIXA FECHADA: 3.5 ) Escolha um dos MOTIVOS abaixo para registrar sua devolução:

8 7 3.6 ) Escolhido o motivo, clicar em REGISTRAR: 3.7 ) CONFIRME o registro da devolução: 3.8 ) Confirmado o registro de sua Pré Devolução, cada Caixa Fechada receberá o número de um volume. Nesse mesmo instante, iniciará a CONTAGEM DO PRAZO LIMITE PARA ENVIO desta devolução a HERMES. Atenção para este prazo! 3.9 ) A cada registro de devolução para Caixa Fechada, o LACRE DE DEVOLUÇÃO deverá ser impresso e colocado na caixa que será devolvido a Hermes. Para isso, clicar em Clique aqui para imprimir o lacre de caixa

9 ) Se o de Devolução selecionado for de CAIXA ABERTA 3.11 Selecione o(s) item(ns) a ser(em) devolvido(s) com apenas um clique:

10 ) Uma vez selecionado o(s) item(ns), informe o MOTIVO DE CADA ITEM 3.13 ) ESCOLHA DE QUE FORMA DESEJA USAR O CRÉDITO desta devolução. Se o boleto da nota fiscal que estiver sendo devolvido não foi pago e sendo CredHermes, o valor poderá ser abatido do boleto da Revendedora Ou crédito para o um novo pedido.

11 ) Escolhida a forma de crédito, será também gerado um número para este volume. Mas ATENÇÃO: o rótulo de devolução para CAIXA ABERTA deverá ser gerado somente depois que todos os itens que farão a composição da caixa forem registrados. Ou seja, você Distribuidor irá montar a caixa aberta, sabendo quais itens e de quais Revendedoras serão colocados dentro da mesma caixa. Faça o registro de todas e gere apenas UM RÓTULO DE DEVOLUÇÃO POR CAIXA ABERTA ) Para cada registro de devolução, imprima o COMPROVANTE DE DEVOLUÇÃO para sua Revendedora.

12 ) Na sequencia gere a 2ª ViA DE BOLETO, caso a opção escolhida seja apropriação no boleto da Revendedora em aberto

13 12 2. DEVOLUÇÃO DE DISTRIBUIDOR NO MODELO TRADICIONAL 2.1 DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E BOLETO NÃO PAGO: O crédito pela devolução será abatido no boleto do Distribuidor, mas somente após a chegada da devolução na Hermes; Uma vez recebido o volume, você deverá entrar em contato com o setor financeiro da Hermes através do telefone (21) , para indicar em qual parcela o valor será apropriado; 2.2 DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E PAGAMENTO COM CARTÃO DE CRÉDITO: Será concedido crédito para a próxima compra da Revendedora; 2.3 DEVOLUÇÃO DE CAIXA ABERTA E BOLETO DISTRIBUIDOR PAGO: O crédito pela devolução será abatido em um novo boleto de seu próximo cap; A caixa ou os itens de sua devolução devem ter sido recebidos pela Hermes, para que o Distribuidor receba seu crédito. 2.4 DEVOLUÇÃO DE CAIXA ABERTA E PAGAMENTO COM CARTÃO DE CRÉDITO Será concedido crédito para a próxima compra da Revendedora; Confira agora as 03 etapas do PRAZO para efetuar sua devolução: IMPORTANTE: O prazo é de acordo com o seu modelo de faturamento com a Hermes e sua região. Etapa 1 - Prazo para CADASTRO da devolução: TRADICIONAL: Data do vencimento da primeira parcela do CAP + 10 dias corridos. Etapa 2 - Prazo para CHAMAR A TRANSPORTADORA: O prazo para envio (chamar a Transportadora) será de 30 dias corridos após o primeiro registro cadastrado. Todas as devoluções (caixa aberta ou fechada) do período serão registradas em uma única pré-devolução facilitando assim seu acompanhamento e controle do CID (Controle Interno de Devolução). Etapa 3 - Prazo para CHEGADA da devolução na Hermes: O prazo para chegada de sua devolução na Hermes será de duas vezes o prazo de entrega na sua cidade. Este prazo começa a contar somente depois que a transportadora coletar seus volumes Exemplo: Cidade de Destino: Salvador (BA)

14 13 Prazo de Entrega: 07 dias úteis (saindo do CD Hermes no Rio de Janeiro) Cálculo do prazo de devolução: 07 dias x2 = 14 dias úteis. O prazo de chegada da sua devolução na Hermes será de 14 dias úteis Se a coleta for efetuada pela transportadora em 04/01/2016 a previsão máxima de chegada na Hermes será em 25/01/2016. Caso o prazo para chegada da sua devolução na Hermes ultrapasse os valores indicados na pré-devolução, os valores serão cobrados do Distribuidor através de um boleto de cobrança. Por isso é muito importante ficar atento e ACOMPANHAR SUAS DEVOLUÇÕES no site Hermes Vendas. Para facilitar seu controle, TODAS AS etapas estarão indicadas na tela, basta consultar no site Hermes Vendas dentro da aba Devolução Integrada/Relatório de Devoluções Integradas! Confira também algumas dicas muito importantes para realizar a sua devolução: 6. O novo processo começará a partir do dia 01 de janeiro de 2016; 7. Todas as devoluções deverão obrigatoriamente ser registradas na pré-devolução; 8. Todas as caixas deverão vir com o rótulo de devolução gerado em sistema, tanto caixa aberta, quanto caixa fechada; 9. Oriente suas Revendedoras com relação ao prazo de devolução; 10. Acompanhe seus s e fique atento aos prazos!

15 14 Passo a Passo de como fazer uma Devolução Nessa nova Ferramenta, você poderá registrar e enviar suas devoluções de forma simples. Desenvolvemos também o relatório de devoluções desde a data do registro até a data da finalização para um melhor controle, além do histórico de devoluções por Revendedora. Como fazer uma Devolução: 4) Acesse o site Procure no Menu a esquerda a opção DEVOLUÇÃO INTEGRADA 5) Para cadastro e envio de sua devolução, você deverá seguir algumas Etapas:

16 15 6) ETAPA 1: REGISTRAR DEVOLUÇÃO. 3.2 )Digite no campo NOTA FISCAL o número da nota fiscal que será devolvida: Digite o número da nota fiscal de venda ou de simples remessa 3.2) Com os dados da nota da nota fiscal em tela, defina agora o TIPO DE DEVOLUÇÃO É a devolução de uma caixa que não foi aberta (com lacre da Hermes). Significa devolução de um ou mais itens de um determinado pedido.

17 16 Significa item que seguiu a mais e não está relacionado na nota fiscal da Revendedora. 3.7 ) Após selecionado o Tipo de Devolução, clicar em Continuar 3.8 ) Se o Tipo de Devolução selecionado for de CAIXA FECHADA: 3.9 ) Escolha um dos MOTIVOS abaixo para registrar sua devolução: 3.10 ) Escolhido o motivo, clicar em REGISTRAR:

18 ) CONFIRME o registro da devolução: 3.9 ) Confirmado o registro de sua Pré Devolução, cada Caixa Fechada receberá o número de um volume. Nesse mesmo instante, iniciará a CONTAGEM DO PRAZO LIMITE PARA ENVIO desta devolução a HERMES. Atenção para este prazo! 3.12 ) A cada registro de devolução para Caixa Fechada, o LACRE DE DEVOLUÇÃO deverá ser impresso e colocado na caixa que será devolvido a Hermes. Para isso, clicar em Clique aqui para imprimir o lacre de caixa

19 ) Se o de Devolução selecionado for de CAIXA ABERTA 3.14 Selecione o(s) item(ns) a ser(em) devolvido(s) com apenas um clique:

20 ) Uma vez selecionado o(s) item(ns), informe o MOTIVO DE CADA ITEM 3.15 ) ESCOLHA DE QUE FORMA DESEJA USAR O CRÉDITO desta devolução. Se o boleto da nota fiscal que estiver sendo devolvido não foi pago e sendo CredHermes, o valor poderá ser abatido do boleto da Revendedora Ou crédito para o um novo pedido.

21 ) Escolhida a forma de crédito, será também gerado um número para este volume. Mas ATENÇÃO: o rótulo de devolução para CAIXA ABERTA deverá ser gerado somente depois que todos os itens que farão a composição da caixa forem registrados. Ou seja, você Distribuidor irá montar a caixa aberta, sabendo quais itens e de quais Revendedoras serão colocados dentro da mesma caixa. Faça o registro de todas e gere apenas UM RÓTULO DE DEVOLUÇÃO POR CAIXA ABERTA ) Para cada registro de devolução, imprima o COMPROVANTE DE DEVOLUÇÃO para sua Revendedora ) Na sequencia gere a 2ª ViA DE BOLETO, caso a opção escolhida seja apropriação no boleto da Revendedora em aberto

22 21

23 22 3. DEVOLUÇÃO DE DISTRIBUIDOR NO MODELO CONSIGNADO DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E BOLETO NÃO PAGO: Distribuidor deverá devolver a caixa dentro do ciclo do Consignado; Boleto será cancelado quando o volume chegar a Hermes; 3.2- DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E BOLETO PAGO: O Distribuidor deverá reembolsar a Revendedora; Será creditado o valor para o Distribuidor após a chegada do volume na Hermes; 3.3- DEVOLUÇÃO DE CAIXA FECHADA E PAGAMENTO COM CARTÃO DE CRÉDITO: Será concedido crédito para a próxima compra da Revendedora; 3.4- DEVOLUÇÃO DE CAIXA ABERTA E BOLETO PAGO: O Distribuidor deverá reembolsar a Revendedora; Será creditado o valor para o Distribuidor após a chegada do volume na Hermes; DEVOLUÇÃO DE CAIXA ABERTA E PAGAMENTO COM CARTÃO DE CRÉDITO Será concedido crédito para a próxima compra da Revendedora. Confira agora as 03 etapas do PRAZO para efetuar sua devolução: IMPORTANTE: O prazo é de acordo com o seu modelo de faturamento com a Hermes e sua região. Etapa 1 - Prazo para CADASTRO da devolução: CONSIGNADO: Data do vencimento do boleto da Revendedora + 05 dias corridos. Etapa 2 - Prazo para CHAMAR A TRANSPORTADORA: O prazo para envio (chamar a Transportadora) será de 30 dias corridos após o primeiro registro cadastrado. Todas as devoluções (caixa aberta ou fechada) do período serão registradas em uma única pré-devolução facilitando assim seu acompanhamento e controle do CID (Controle Interno de Devolução). Etapa 3 - Prazo para CHEGADA da devolução na Hermes: O prazo para chegada de sua devolução na Hermes será de duas vezes o prazo de entrega na sua cidade. Este prazo começa a contar somente depois que a transportadora coletar seus volumes

24 23 Exemplo: Cidade de Destino: Salvador (BA) Prazo de Entrega: 07 dias úteis (saindo do CD Hermes no Rio de Janeiro) Cálculo do prazo de devolução: 07 dias x2 = 14 dias úteis. O prazo de chegada da sua devolução na Hermes será de 14 dias úteis Se a coleta for efetuada pela transportadora em 04/01/2016 a previsão máxima de chegada na Hermes será em 25/01/2016. Caso o prazo para chegada da sua devolução na Hermes ultrapasse os valores indicados na pré-devolução, os valores serão cobrados do Distribuidor através de um boleto de cobrança. Por isso é muito importante ficar atento e ACOMPANHAR SUAS DEVOLUÇÕES no site Hermes Vendas. Para facilitar seu controle, TODAS AS etapas estarão indicadas na tela, basta consultar no site Hermes Vendas dentro da aba Devolução Integrada/Relatório de Devoluções Integradas! Confira também algumas dicas muito importantes para realizar a sua devolução: 11. O novo processo começará a partir do dia 01 de janeiro de 2016; 12. Todas as devoluções deverão obrigatoriamente ser registradas na pré-devolução; 13. Todas as caixas deverão vir com o rótulo de devolução gerado em sistema, tanto caixa aberta, quanto caixa fechada; 14. Oriente suas Revendedoras com relação ao prazo de devolução; 15. Acompanhe seus s e fique atento aos prazos!

25 24 Passo a Passo de como fazer uma Devolução Nessa nova Ferramenta, você poderá registrar e enviar suas devoluções de forma simples. Desenvolvemos também o relatório de devoluções desde a data do registro até a data da finalização para um melhor controle, além do histórico de devoluções por Revendedora. Como fazer uma Devolução: 7) Acesse o site Procure no Menu a esquerda a opção DEVOLUÇÃO INTEGRADA 8) Para cadastro e envio de sua devolução, você deverá seguir algumas Etapas:

26 25 9) ETAPA 1: REGISTRAR DEVOLUÇÃO. 3.3 )Digite no campo NOTA FISCAL o número da nota fiscal que será devolvida: Digite o número da nota fiscal de venda ou de simples remessa 3.2) Com os dados da nota da nota fiscal em tela, defina agora o TIPO DE DEVOLUÇÃO É a devolução de uma caixa que não foi aberta (com lacre da Hermes). Significa devolução de um ou mais itens de um determinado pedido.

27 26 Significa item que seguiu a mais e não está relacionado na nota fiscal da Revendedora ) Após selecionado o Tipo de Devolução, clicar em Continuar 3.12 ) Se o Tipo de Devolução selecionado for de CAIXA FECHADA: 3.13 ) Escolha um dos MOTIVOS abaixo para registrar sua devolução: 3.14 ) Escolhido o motivo, clicar em REGISTRAR:

28 ) CONFIRME o registro da devolução: 3.10 ) Confirmado o registro de sua Pré Devolução, cada Caixa Fechada receberá o número de um volume. Nesse mesmo instante, iniciará a CONTAGEM DO PRAZO LIMITE PARA ENVIO desta devolução a HERMES. Atenção para este prazo! 3.15 ) A cada registro de devolução para Caixa Fechada, o LACRE DE DEVOLUÇÃO deverá ser impresso e colocado na caixa que será devolvido a Hermes. Para isso, clicar em Clique aqui para imprimir o lacre de caixa

29 ) Se o de Devolução selecionado for de CAIXA ABERTA 3.17 Selecione o(s) item(ns) a ser(em) devolvido(s) com apenas um clique:

30 ) Uma vez selecionado o(s) item(ns), informe o MOTIVO DE CADA ITEM 3.17 ) ESCOLHA DE QUE FORMA DESEJA USAR O CRÉDITO desta devolução. Se o boleto da nota fiscal que estiver sendo devolvido não foi pago e sendo CredHermes, o valor poderá ser abatido do boleto da Revendedora Ou crédito para o um novo pedido.

31 ) Escolhida a forma de crédito, será também gerado um número para este volume. Mas ATENÇÃO: o rótulo de devolução para CAIXA ABERTA deverá ser gerado somente depois que todos os itens que farão a composição da caixa forem registrados. Ou seja, você Distribuidor irá montar a caixa aberta, sabendo quais itens e de quais Revendedoras serão colocados dentro da mesma caixa. Faça o registro de todas e gere apenas UM RÓTULO DE DEVOLUÇÃO POR CAIXA ABERTA ) Para cada registro de devolução, imprima o COMPROVANTE DE DEVOLUÇÃO para sua Revendedora.

32 ) Na sequencia gere a 2ª ViA DE BOLETO, caso a opção escolhida seja apropriação no boleto da Revendedora em aberto