TOTVS Gestão Hospitalar Manual Ilustrado Movimentações de Estoque. 11.8x. março de Versão: 5.0

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1 TOTVS Gestão Hospitalar Manual Ilustrado Movimentações de Estoque 11.8x março de 2015 Versão: 5.0

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3 Sumário 1 Introdução Objetivos Movimentações de Estoque Parâmetros Cadastros Cadastrando Classificação Terapêutica Cadastrando Classificação de Medicamentos Controlados Cadastrando Classificação DBC Cadastro de Laboratórios BRASÍNDICE Cadastro de Apresentações BRASÍNDICE Cadastro de Itens BRASÍNDICE Cadastro de Itens do SIMPRO Cadastrando Unidades de Medida Cadastrando Produtos Incluindo Movimentação de Estoque Montagem de Kits Mat/Med Mapa de Dispensação Gerar Mapa por Requisição Gerando Mapa por Requisição

4 1 Introdução As farmácias, principalmente as hospitalares, dependem de uma logística bastante complexa quanto ao abastecimento e distribuição de medicamentos, uma vez que cabe a elas prestar serviços destinados a saúde, é necessário que tenham em estoque todos os medicamentos prescritos para o bom andamento da instituição de saúde. 2 Objetivos Neste manual apresentaremos: A parametrização necessária para utilização do estoque. Os cadastros relacionados ao estoque. Os tipos de Movimentação de Estoque. Processamento de requisições. Montagem e desmontagem de Kits MatMed. Utilização do Mapa de Dispensação. 3 Movimentações de Estoque Os processos de Movimentações de Estoque são basicamente dois: os de entrada e os de saída de um produto, material e ou medicamento (MatMed), porém, podemos ter vários tipos de movimentos de Entrada e de Saída. Em ambos os casos quando as requisições são processadas, duas ações poderão ser realizadas pelo sistema conforme cada situação: 1. Aumento/diminuição física dos Itens da Movimentação listados. 2. Lançamento automático na conta do paciente dos Itens Listados. Este processo se subdivide e se completam em duas etapas: Cabeçalho da Requisição e Itens da Movimentação. Ao finalizar qualquer tipo de movimentação, os usuários autorizados deverão Processar a requisição, que efetivamente irá realizar a movimentação solicitada, ora aumentando ora diminuindo no estoque as quantidades de Mat. /Meds informados. Conheça os principais pontos desse processo: Cabeçalho da Requisição São informados os dados básicos do paciente tais como: Nome, Leito, Acomodação, Local de Uso, Centro de Custo e Quantidade Total de Medicamentos solicitados. 3

5 Itens da Movimentação Compreendem os dados de todos os itens de Mat. /Med que farão parte da movimentação. Os campos item (código e descrição), quantidade, unidade de faturamento do item, fabricante do item, validade e lote se for o caso, deverão ser informados. Os Tipos de Movimentação de Entrada de um Mat. /Med no TOTVS Gestão Hospitalar são: Devolução/Paciente: são registradas as devoluções de Mat. /Meds que não foram utilizados/aplicados/ministrados no paciente. Independente do motivo pelo o qual o paciente não utilize mais o Mat. /Med que foi dispensado para ele, este deverá ser devolvido ao seu local/almoxarifado de origem. Há um aumento no estoque do almoxarifado e o item é devolvido da conta do paciente quando a requisição for processada. Devolução de Centro de Custos: são registradas as devoluções de Mat. /Meds dos Centro de Custos da Instituição, que são previamente cadastrados. Caso algum MatMed não for utilizado por algum Centro de Custo, ele poderá ser devolvido ao seu local/almoxarifado de origem. Os Tipos de Movimentação de Saída de um MatMed no TOTVS Gestão Hospitalar são: Requisição/Paciente: são registradas as saídas de Mat. /Meds direto para o paciente. Há uma diminuição no estoque do almoxarifado e o item é lançado na conta do paciente. Prescrição Médica: são registradas as saídas de MatMeds direto para o paciente. Há uma diminuição no estoque do almoxarifado e o item é lançado na conta do paciente. A diferença deste Tipo de Movimento para a requisição, é que este é realizado pelo Médico e contém detalhes para administração do medicamento tais como: aplicação (endovenosa, oral, etc.), Dose, Frequência (de 4 em 4 horas, de 8 em 8 horas, 1 vez ao dia, etc.), Diluição (se o medicamento será diluído em alguma solução), a partir de qual horário (horário padrão, agora, ou a partir da hora x, etc.), e a quantidade solicitada, que é calculada em função dos parâmetros acima. Esta prescrição é feita pelo médico utilizando o PEP, ou poderá ser transcrita pela equipe da farmácia e/ou enfermagem utilizando o processo de movimentação de estoque. Transferência entre Almoxarifados: tipo de movimentação que há a transferência de itens de Mat. /Med de um local de estoque para outro. Nestes casos a responsabilidade de quem irá dar a saída do MatMed será do almoxarifado de destino, que fará um dos Tipo de Movimentação citados acima. Folha de Sala: são registrados o consumo de Mat. /Med de uma cirurgia. Geralmente, após o término da cirurgia, os itens que não foram utilizados são retirados da requisição. Após processamento da requisição, os itens são baixados do estoque e lançados automaticamente na conta do paciente. Requisição para Centro de Custos: são registradas as saídas de Mat. /Meds para os Centro de Custos da Empresa, que são previamente cadastrados. Servirá para a apuração dos custos de cada setor, posteriormente. 4

6 Monta/ Desfaz Kit Mat. /Med Processo utilizado para a montagem de Kits cirúrgicos. Cada cirurgia exige itens específicos para aquele fim, portanto, a necessidade de montar um Kit para aquele tipo de intervenção. Uma vez montados os Kits, o sistema reserva a quantidade pré-estabelecida, a fim de evitar que um pedido maior de algum item seja liberado em outra solicitação. Para criar o Kit deve fazê-lo como item de estoque e informar quais itens pertencerão a ele. Informe ao sistema quantos Kits deverão ser montados. Ele efetuará a reserva automaticamente. Mapa de Dispensação O Mapa de Dispensação é a consolidação de TODOS os horários e de TODOS os pacientes que deverão ter medicamentos administrados no Hospital/Clínica. Dessa forma, para que haja um maior controle de distribuição dos Mat./Meds, a instituição de saúde poderá utilizar este recurso para realizar a separação e distribuição, por horários, das medicações que deverão ser encaminhadas para os postos de enfermagem e demais setores, para posterior administração para os pacientes. 4 Parâmetros 1. Para utilizar as rotinas pertencentes ao menu Estoques, é necessário parametrizar o sistema. Acesse a guia Opções/Parâmetros/ Parâmetros Gerais. Na guia Perfis o parâmetro relacionado à estoque é Perfil Estoques. 5

7 2. Na guia Perfil de Visualização de Estoque devem constar todos os usuários que utilizam o menu Estoques, os parâmetros são: Usuário. Perfil. 6

8 3. Na guia Estoques os parâmetros são: Tabela base MAT/MED. Farmacêutico. Imprimir linha "Prescrito por". Imprimir descrição específica do Convênio. Ordenar por descrição do item. Imprimir descrição do almoxarifado. Permitida Inclusão de prescrições para o próximo dia após às (horas). Número de requisição Automático. Utiliza lançamento somente cobrança na movimentação de estoque. Permitir devolução de itens da Folha de Sala. 7

9 Exibe produtos Inativos na Pesquisa de MAT/MED. Permitir somente requisição de medicamentos prescritos. Apresentar Saldo de Itens "Em movimentação". Nome do Usuário. Local de estoque (Filial). Usuário Confirma Requisição. Local de Impressão de Requisições. 4. Na guia Estoques II os parâmetros são: Relatório de Impressão de Etiquetas de Código de Barras. Mapa, Etiqueta. Pesquisa de MATMED. Atualização de Preço Nucleus. Utiliza código de barras padrão EAN128. Status Inicial do Lote. Obrigatoriedade da substituição do item sem saldo de estoque pelo similar. Permite exclusão de item na movimentação de estoque oriundo de prescrição. 8

10 Busca local de estoque apartir do centro de centro do leito (paciente interno). Confirmar automaticamento itens que não baixa estoque na requisição. Não permitir a exclusão de movimentação de estoque por outro usuário. Confirmar itens um a um no mapa de dispensação. Obriga o preenchimento do lote ao gravar um item controlado por lote. Pesquisar parte do nome (inicio meio e fim) ao pesquisar um produto. Medicamentos Tributados. Verificar quantidade no momento da requisição Utiliza leitos óptico na Farmácia Permite processamento parcial de requisição. Busca Automatica (lote/validade) pelo método PEPS na requisição de MAT/ MED. Utilizar o controle de baixa/ não baixa estoque do Kit ou Produto. Permite digitar o código do produto incompleto para preencher com zeros à esquerda. Atualiza preço na Entrada de NF para valor a menor. Mostrar campo de código de barras automaticamente na aba itens da prescrição. Obrigatório informar o número da requisição na devolução Mat/Med. Retira quantidade inteira, nos lotes, de itens marcados como 'Arredonda quantidade Fracionada na movimentação de estoque'. 9

11 5. Na guia Med. Controlados é possível incluir livros de medicamentos controlados, que são destinado à anotação, em ordem cronológica, de estoques, de entradas (por aquisição ou produção), de saídas (por venda, processamento, uso) e de perdas de medicamentos sujeitos ao controle especial. 6. Clique em Incluir. 7. Preencha a descrição do livro e informe qual o farmacêutico responsável. 8. Clique em Grava. 10

12 9. Na guia Itens do livro selecione a classificação de medicamento controlado (cadastradas em Cadastros/Estoques/Classificação de Medicamentos Controlados). 10. Clique em Grava. 11. Na guia Configurações marque a caixa caso o livro cadastrado utilizar numeração prévia da quantidade de páginas do livro. 12. Informe a quantidade de itens por página, a quantidade de itens ocupados pela quebra por centro de custo e a quantidade de itens ocupados pelo cabeçalho e clique em Grava. 11

13 Parâmetros por Estação de Trabalho 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse a guia Opções/Parâmetros/ Parâmetros por Estação de Trabalho. 2. Selecione ou inclua uma estação de trabalho. 3. Os parâmetros relacionados a Estoque são: Centro de custo default para MAT/MED. Exibir preço unitário e total das movimentações. Local de Estoque. 12

14 Integração RM Nucleus 1. Acesse Opções/Parâmetros/Integração com RM Nucleus para configurar a integração entre os módulos, parametrizando os tipos de movimentos e as informações necessárias. 2. Na tela inicial acesse a guia Tipos de Mov. Estoque. 3. Clique em Novo. 13

15 4. Será exibida a tela para inclusão de tipo de movimento de estoque. 5. Informe a descrição e selecione o tipo de movimentação. 6. Configure as opções de integração do RM Nucleus e clique em OK. 14

16 5 Cadastros 5.1 Cadastrando Classificação Terapêutica 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Classificação Terapêutica. 3. Será exibida a tela de cadastro de Classificação Terapêutica, clique em Incluir (página em branco). 4. Preencha o código e o nome e clique em OK. 15

17 5.2 Cadastrando Classificação de Medicamentos Controlados 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Classificação de Medicamentos Controlados. 3. Será exibida a tela de cadastro de Classificação de Medicamentos Controlados, clique em Incluir (página em branco). 4. Preencha o código e a descrição e clique em OK. 16

18 5.3 Cadastrando Classificação DBC DBC (Diagnosis Treatment Combination) consiste no mapeamento das atividades do hospital de acordo com as necessidades de um paciente. Todas as etapas estão listadas, desde a primeira visita ao médico até o último check-up. Procedimento 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Classificação DBC. 3. Será exibida a tela de cadastro de Classificação DBC, clique em Incluir (página em branco). 4. Preencha o código e a descrição e clique em OK. 17

19 5.4 Cadastro de Laboratórios BRASÍNDICE 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Laboratórios BRASÍNDICE. 3. Será exibida a tela de cadastro de Laboratórios BRASÍNDICE. 5.5 Cadastro de Apresentações BRASÍNDICE 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Apresentações BRASÍNDICE. 3. Será exibida a tela de cadastro de Apresentações BRASÍNDICE. 18

20 5.6 Cadastro de Itens BRASÍNDICE 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Itens BRASÍNDICE. 3. Será exibida a tela de cadastro de Itens BRASÍNDICE. 4. Selecione o laboratório, informe o nome do item e clique em Pesquisa (raio). 5.7 Cadastro de Itens do SIMPRO 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Itens do SIMPRO. 3. Será exibida a tela para utilização de filtros. 4. Selecione o filtro e clique em OK. 19

21 5. Em seguida é exibida a tela com a lista dos itens correspondentes ao filtro aplicado. 20

22 6. Dê duplo clique sobre o item que deseja acessar. 7. Será exibida a tela de cadastro do item. Importação SIMPRO 8. Na tela de listagem dos itens, clique em Importa SIMPRO. 9. Será exibida a tela de Importação/Atualização SIMPRO, nela é exibida a data da última atualização SIMPRO. 10. Para atualizar o preço dos produtos, selecione a tabela MATMED e clique em Atualiza preços dos produtos. 11. Será exibida tela para confirmação da atualização, clique em Sim. 21

23 5.8 Cadastrando Unidades de Medida 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Unidades de Medida. 3. Será exibida a tela de cadastro de unidades de medida. 4. Clique em Incluir (página em branco). 5. Informe o código e a descrição da unidade de medida e selecione o código da unidade base. 6. Clique em OK. 22

24 5.9 Cadastrando Produtos Nesta opção é realizado o cadastro de produtos hospitalares, que podem ser Materiais, Medicamentos, OPME's e Materiais passíveis de esterilização. O cadastro de produtos contempla sua a identificação, valores, apresentação, controle de estoque, entre outros dados. Algumas informações referentes ao TOTVS Gestão Hospitalar são necessárias tais como: Tipo de Item se material, medicamento, órtese, prótese, outro. Se item controlado ou não. Se item padronizado ou não na instituição. Se item faz parte de item pré-montado ou não. Procedimento 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. 2. Clique em Produto. 3. Será exibida a tela de filtro. 4. Para editar um produto cadastrado informe o nome do produto e clique em OK. 5. Para incluir um produto clique em OK. 6. Na tela inicial do cadastro de produtos clique em Incluir (página em branco). 23

25 7. Na guia Identificação marque se o cadastro é de um Produto ou Serviço. 8. Caso o produto seja Inativo ou Pesável marque a caixa correspondente. 9. Informe o código e o nome fantasia. 10. Selecione o código dos fabricantes e o nome do produto no fabricante. 11. Na guia Detalhes/Descrição é possível incluir descrição e descrição auxiliar ao produto. 12. Na guia Detalhes/Classificação é possível selecionar o grupo de itens de estoque e a classificação. 13. Na guia Detalhes/Observação é possível incluir observações ao produto. 14. Na guia Detalhes/Outros dados é possível adicionar descontos, comissões, condições de pagamento, grupo de faturamento, margem bruta de lucro e tributação do cupom fiscal do produto. 24

26 15. Na guia Preço é cadastrado o preço unitário do produto. 25

27 16. Na guia Controle Estoque é realizado a relação de unidades responsáveis pelo controle, compra e venda do produto. 17. Caso o produto utilize número de série marque a caixa e informe a máscara do número de série. 18. Caso o produto seja controlado por lote, marque a caixa correspondente e informe o número mínimo de dias de validade. 19. Na guia Custos é possível incluir o custo médio do produto, o custo unitário e custos de reposição relacionados a data específica. 26

28 20. Na guia Integração, nas informações de contrato, selecione o tipo de faturamento (não periódico, periódico, por medição) e o tipo de produto para faturamento. 21. É possível incluir também a conta gerencial default e, nas informações de patrimônio, o grupo de contas, e o grupo de bens do produto. 27

29 22. Na guia Código de Barras preencha o código de barras e selecione a unidade de medida. 23. Na guia Informações por Filial informe o código da filial. 24. Caso o produto seja estocável, na filial marque a caixa correspondente. 25. Caso o produto seja consignado marque a caixa e selecione a prioridade. 26. Clique em OK. 28

30 6 Incluindo Movimentação de Estoque 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Estoques/Movimentação de Estoque. 2. Selecione uma das opções de filtro ou crie um novo filtro clicando em Novo. 3. Clique em OK. 4. Clique em Incluir Movimentação de estoque. 5. Na guia Identificação selecione o Tipo de Movimento. 6. Selecione o paciente, o Local de Estoque e o Centro de Custo. 29

31 7. Na guia Itens da Movimentação clique em Inclui. 8. Selecione os itens da movimentação clicando sobre a lista e realize a pesquisa. 30

32 9. Clique em Incluir, no campo de Pesquisa, informe nome do Material e/ou Medicamento desejado. 10. Clique no item de checagem para confirmar a quantidade que será dispensada para cada produto. 11. Clique em OK. 12. Clique em Visualiza, para impressão da requisição/prescrição feita e coleta da assinatura do destinatário da medicação. 13. Clique em Processa, caso usuário tenha acesso nessa função. O botão Processa realiza duas ações: baixa as quantidades listadas em estoque e cobra na conta do paciente os itens baixados. 31

33 7 Montagem de Kits Mat/Med 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Estoques/Monta/Desfaz Kits de MatMed. 2. Selecione o Local de Estoque a ser gerado no novo Kit. 3. Selecione o Kit Pré-Montado que será gerado (o Kit Pré-Montado é definido no cadastro do Produto). 4. Defina o procedimento a ser realizado (montar ou desfazer) e informe a quantidade a ser montada ou desfeita. 5. Clique em Processa. 6. Será exibida tela para confirmação, clique em Sim. 32

34 8 Mapa de Dispensação 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Estoque/Mapa de Dispensação. 2. Realize o filtro desejado. 3. Selecione os itens que serão ministrados ao paciente, para selecionar mais de um item utilize o botão Ctrl ou clique em Selecionar Todos os Itens para selecionar todos os itens da grid. 4. Clique em Gera Mapa. 5. Será exibida mensagem de confirmação. 33

35 6. Dê duplo clique sobre o item, será exibida tela para confirmação dos itens do mapa, nela deve ser confirmado item por item. 7. Selecione o item e clique em no botão de confirmação. 8. Após confirmar todos os itens, clique em Fecha. 9. Selecione um item do mapa e clique em Processa Mapa. 10. Será exibida mensagem de confirmação, clique em Sim. 34

36 11. O processamento será realizado, neste momento, o sistema irá fazer a baixa parcial dos itens constantes da requisição do paciente, lançando o respectivo item na conta do paciente para cobrança. 9 Gerar Mapa por Requisição É possível gerar o mapa por requisição, ao final do processo, será emitida uma etiqueta com o código de barras referente ao mapa. Cada pacote terá seu identificador, facilitando o processo de conferência pela equipe de enfermagem. 1. Acesse Opções/Parâmetros/Parâmetro Gerais, aba Estoque II e selecione os parâmetros conforme a imagem. a. O paramento Utiliza dispensação horária por requisição, ativa a nova funcionalidade. b. O parâmetro Confirmar itens um a um no Mapa de dispensação deve ficar marcado para efetivar a confirmação de cada item por código de barras. c. A etiqueta será impressa ao final do processamento dos itens. 2. Atente para o parâmetro Não utiliza complementação de prescrição (Parâmetros Gerais / Prontuário / Prescrição). 35

37 a. O parâmetro marcado, indica que, uma vez que o médico confirmar a prescrição, ela será impressa diretamente na farmácia. Em outras palavras, a enfermagem não poderá alterar os aprazamentos do médico e/ou incluir itens. b. Com o parâmetro desmarcado, a requisição associada ainda ficará disponível para a enfermagem complementá-la. Com isso, a requisição ficará disponível para a nova funcionalidade somente quando a enfermagem complementar a requisição e clicar em Imprime (indicando que a requisição vá para a farmácia). O usuário de enfermagem não deve ter permissão de processar requisição. Importante: O usuário deve ter perfil de estoque e poder processar requisições. 9.1 Gerando Mapa por Requisição 1. Elabore uma prescrição. 2. Conclua a prescrição. Se estiver parametrizado que Complementa a prescrição, acesse a requisição gerada e clique em Imprimir, para encaminhá-la para a farmácia. 3. Após isso Acesse Estoque/Mapa de Dispensação (acesse com o usuário que tenha permissão de processar requisição no local de estoque selecionado). 4. Confirme os itens com código de barras. Para mudar de requisição sem sair da tela, basta clicar nas setas em destaque. 36

38 Importante Todos os itens de um agrupamento devem estar confirmados, e a quantidade total da dose deve ser confirmada. 5. Medicamentos com controle de número de série: com um duplo clique é possível ver os números de série confirmados 6. Caso seja necessário alterar o número de série, de um duplo clique na linha e realize a alteração. 7. Uma vez que os itens forem confirmados, clique em Processar. A requisição será processada e a etiqueta será emitida 8. Itens Se necessário e A critério médico : na página Prescrições Concluídas, selecione uma prescrição. 9. Selecione os itens do tipo Se necessário e A critério médico. 10. Clique em Requisição Avulsa. Uma nova requisição é gerada com os itens selecionados. 37

39 11. Com a requisição aberta, a enfermagem deverá alterar o tipo de horário para Especial e informar um novo horário para início. 38

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