Manual do sistema SMARsa Web

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1 Manual do sistema SMARsa Web Módulo Gestão de atividades RS/OS Requisição de serviço/ordem de serviço 1

2 Sumário INTRODUÇÃO...3 OBJETIVO...3 Bem-vindo ao sistema SMARsa WEB: Módulo gestão de atividades...4 Tela de login...4 Iniciando o trabalho...5 Tela inicial...5 Perda de conexão...6 Alterar senha...6 Como utilizar?...7 Gestão de atividades...8 Requisição de serviço...9 Como utilizar?...9 Gerando uma RS...10 Consultando uma RS...15 Agendamento e execução de OS...16 Agendando uma RS...16 Agendamento para execução...18 Execução da OS...19 Apontamento...20 Como utilizar?...21 Cadastro real de recursos, veículo e material...21 Finalizando ordens de serviços...22 Guias geradas...22 Cadastros...23 Como cadastrar materiais?...23 Como cadastrar recursos humanos?...24 Como cadastrar veículos?...24 Como cadastrar subunidades?...25 Consulta de ordem/requisição de serviço...25 Como utilizar?...26 Relatórios...28 Comparativo das ordens de serviços por período...28 Comparativo das ordem de serviço por assunto e bairro por período...29 Relatório gerencial das ordens de serviços...30 Anotações

3 INTRODUÇÃO O manual apresenta cada ação desenvolvida, com os respectivos responsáveis e prazos de referência, estes últimos, variam conforme demanda interna e/ou externa, funcionando como referencial de tempo mínimo para realização daquelas atividades de gestão, ou seja, via os (ordem de serviço) e rs (requisição de serviço). Há que se destacar que o instrumental descrito em seguida se refere as principais atividades aplicadas pela gestão de atividades e será permanentemente atualizado e aperfeiçoado. Fazemos votos que seja contribuição útil na utilização de mais um dos recursos do sistema SMARsa WEB para esta prefeitura. OBJETIVO Possibilitar o registro, gerenciamento e análise das informações dadas, dos serviços prestados e das atitudes adotadas em relação às solicitações, garantindo melhora no desempenho da gestão administrativa e garantir qualidade e agilidade no atendimento aos munícipes. Também pode ser utilizado para acolher, orientar e informar a população sobre os requisitos necessários para a obtenção dos serviços disponíveis. 3

4 Bem-vindo ao sistema SMARsa WEB: Módulo gestão de atividades O sistema SMARsa WEB pode ser acessado através do atalho SMARsa WEB, disponibilizado na tela inicial (área de trabalho - desktop) ou pelo link disponibilizado pelo CPD da prefeitura, onde serão solicitados o login e senha para acesso ao sistema. Tela de login O usuário iniciando suas atividades e clicando no atalho ou link do SMARsa, terá que informar seu login e senha (conforme figura a seguir). 4

5 Iniciando o trabalho Tela inicial Depois de efetuado o login no sistema aparecerá à tela inicial (figura a seguir). No lado superior esquerdo da tela é exibido o menu do sistema. No centro são exibidas as informações gerias do sistema relacionado ao usuário logado (smar- lado superior esquerdo) que chamamos de espelho de demanda, gestão de atividades (caso o usuário tenha acesso), TRP Tramitação Rápida de Processos (caso o usuário tenha acesso) e os órgãos de acesso. Observação: As informações mencionadas no espelho de demanda vão de acordo com os órgãos de acesso de cada usuário e as suas permissões para utilizar recursos específicos do sistema. 5

6 Perda de conexão Caso o usuário fique mais de 30 minutos inativo no sistema, seu acesso será bloqueado por segurança e será solicitada novamente a senha de acesso (conforme tela a seguir). Perda de conexão Observação: O sistema retornará na mesma situação em que foi deixado. Alterar senha No menu principal do sistema, o usuário tem a opção de alterar senha. Menu principal 6

7 A opção alterar senha significa que o usuário pode trocar a senha de acesso ao sistema SMARsa. Alterar senha Como utilizar? O usuário clica na opção alterar senha, digita a senha antiga no campo, depois digita a nova senha no campo e confirma a senha no campo. Feito isso é só clicar no botão. A senha pode ser composta por letras (não faz diferença entre letras maiúsculas e minúsculas) e números. A senha não pode conter caracteres especiais ou acentos #, á, ã). 7

8 Gestão de atividades Depois de efetuar o login é exibido no canto superior esquerdo o menu do sistema, onde selecionaremos a opção gestão de atividades, tema ao qual iremos abordar neste manual. Observação: Para utilizar os recursos apresentados neste manual, o usuário deverá ter as seguintes permissões de acesso: Essas permissões podem ser solicitadas ao administrador do sistema. Clicando sobre gestão de atividades, temos como primeira opção a requisição de serviço. 8

9 Requisição de serviço Temos a seguir a tela de requisição de serviço (RS), ainda não preenchida. Como utilizar? Para consultar digite número da demanda em requisição de serviço e clique em. Cadastrar nova requisição; 9

10 alterar requisição de serviço; cancela e retorna a tela de requisição de serviço; grava a requisição de serviço; cancela as informações preenchidas na tela ou o registro da requisição; incluir dados no sistema; incluir serviço; atualizar; pesquisa; limpar endereço; filtro (figura a seguir). Gerando uma RS Direcione o cursor até gestão de atividades / requisição de serviço. Na tela de requisição de serviço temos a aba cadastro e a aba consulta, primeiro trabalharemos com o cadastro de uma RS. 10

11 Para realizar o cadastro de uma RS o usuário deverá clicar em e fornecer as seguintes informações, lembrando que a escolha de solicitação/processo não é obrigatória. 11

12 Tipo de execução (interna ou externa); requerente (caso o requerente não esteja cadastrado no sistema é possível realizar o cadastro clicando em ); beneficiário (caso o beneficiário não esteja cadastrado no sistema é possível realizar o cadastro clicando em ); telefone de contato. O usuário tem a possibilidade de colocar dois telefones para contato, ou se preferir pode colocar um telefone do requerente e um do beneficiário. Caso desejar, o usuário poderá vincular uma demanda à RS. Para isso, basta informar o número da solicitação/processo (é possível utilizar o botão de pesquisa, em forma de lanterna, para encontrar a solicitação/processo). Observação: É necessário clicar em incluir demanda após a digitação do número da demanda para que ela possa ser incluída na RS. Informações sobre o local de atendimento da RS. 12

13 Informações sobre o complemento da RS. Serviços a serem prestados, lembrando que, para incluir um serviço na RS é necessário clicar em incluir serviço após a escolha de cada serviço a ser prestado. Observação: Novos serviços podem ser incluídos no sistema através do caminho: administrativo / cadastros / assuntos / gestão de atividades, onde será exibida a tela a seguir. 13

14 Após o preenchimento das informações mencionadas, basta clicar em gravar gerar a RS. Você será redirecionado a uma nova tela contendo a seguinte mensagem: Após clicar em avançar, você será redirecionado para a tela de geração de taxas do tributário. Basta clicar em gerar para gerar a guia de pagamento. 14

15 Por fim será possível gerar uma ordem de serviço para a RS. Consultando uma RS Retornando na tela de requisição de serviço, na aba de consulta é possível cancelar os itens da RS ou alterar o novo hidrômetro, conforme figura a seguir. 15

16 Observação: O registro marcado em vermelho indica que seu status está como cancelado. A consulta de RS pode ser realizada na aba de cadastro, preenchendo o campo de número (número e ano juntos) da RS e, em seguida, clicando em consultar. Agendamento e execução de OS O agendamento ou execução de uma OS poderá ser realizado através do menu gestão de atividades / agendamento e execução OS. Agendando uma RS Na aba RS aguardando agendamento é possível escolher as requisições de serviço disponíveis para agendamento. 16

17 1º Caso desejar, agrupe as RS para melhor visualização; 2º marque as RS que deseja agendar; 3º clique no botão adicionar para adicionar a rs ao grid de agendamento; 4º selecione a(s) requisição(ções) de serviço; 5º selecione uma das ações disponíveis: gerar OS A OS ficará disponível na aba OS aguardando execução ; gerar OS/liberar A OS ficará disponível na aba OS execução. Ao escolher essa opção será exibida uma tela para a escolha de um órgão responsável pela execução. cancelar As RS selecionadas retornarão para o grid da esquerda. 6º se desejar, poderá executar novamente o 4º passo e, em seguida, clicar em remover para retirar a requisição de serviço do grid de agendamento. 7º gravar OS. 17

18 Agendamento para execução Nesta tela é possível agendar uma OS para execução. Para que isso seja realizado, é necessário selecionar a OS e preencher os dados da mesma: Previsão de atendimento; previsão de término; valor estimado; responsável pela execução; observações iniciais; recurso a ser utilizado (necessário escolher o recurso e clicar no botão ); veículo a ser utilizado (necessário escolher o veículo e clicar no botão ); material a ser utilizado (necessário escolher o material e clicar no botão ); Após o preenchimento dos dados, basta clicar em gravar. Também é possível selecionar uma OS e escolher uma operação. Lembrando que é necessário 18

19 clicar em após escolher uma das operações disponíveis. Incluir item: possibilita a inclusão de uma nova RS à OS; excluir item: permite que seja feita a exclusão de uma RS da OS, basta escolher a requisição de serviço ao lado direito para excluir. cancelar OS: cancela a OS; cancelar OS e serviços: cancela a OS e as requisições de serviço vinculadas a ela. Execução da OS Nesta aba o usuário poderá gerenciar as ordens de serviço em execução, finalizar, cancelar a OS e cancelar a OS e seus serviços (itens). 19

20 Para gerenciar as ordens de serviço, o usuário deverá selecionar a OS desejada e escolher uma das operações disponíveis na caixa de seleção, no canto superior direito da tela: finalizar OS: finaliza / conclui a OS após sua execução; retornar para aguardar execução: disponibiliza a OS na aba de OS Aguardando execução ; cancelar OS: cancela a ordem de serviço liberando seus itens para que possam ser originadas outras OS; cancelar OS e serviços: cancela a ordem de serviço e seus itens, impossibilitando sua reutilização em outras OS. Ao selecionar a opção desejada, clique no botão para executar a operação. Na parte inferior da tela, o usuário poderá vincular uma série de informações à ordem de serviço selecionada. O usuário poderá informar dados como nível de satisfação do cliente, data da conclusão, situação do encerramento, se houver, o motivo da não execução da OS, tempo gasto, deslocamento em km e parecer final. Observação: se o campo data conclusão for preenchido, o sistema obrigará a digitação do relatório final, pois a OS será encerrada. Apontamento Ainda na parte inferior da tela, há a possibilidade de o usuário realizar apontamentos, informações adicionais e complementares sobre o andamento da execução da ordem de serviço em questão; o usuário poderá realizar esses apontamentos ao longo da execução da ordem de serviço, sem necessariamente encerrá-la. 20

21 Como utilizar? Clique em para que seja possível a visualização dos campos referentes ao apontamento. Em seguida, clique no botão e será exibida a seguinte tela: Informe o motivo, digite as informações que julgar necessárias e clique no botão. Caso seja necessário, o usuário poderá alterar um apontamento realizado anteriormente. Para isso, clique em para alterar o apontamento selecionado. A exclusão de um apontamento pode ser realizado clicando no botão. Cadastro real de recursos, veículo e material Para finalização da ordem de serviço, o usuário poderá relacionar os recursos utilizados para execução dos serviços. Para relacionar esses recursos à OS, o usuário deverá selecionar a ordem de serviço, clicar no botão e será exibida a tela de cadastro real de recursos, veículos e materiais. 21

22 Para realizar o cadastro real de recursos, veículos e materiais, o usuário deve selecionar, nas caixas de informação, os recursos (mão de obra) e clicar no botão operação deverá ser igualmente executada para veículo e materiais. para incluir a informação. Esta Ao terminar, clique no botão para voltar à tela anterior. Finalizando ordens de serviços Após todas as operações anteriores realizadas, a ordem de serviço poderá ser finalizada escolhendo a operação finalizar OS e clicando em. Guias geradas Caso o assunto da requisição de serviço possua preço público cadastrado, esta requisição poderá ser visualizada no menu gestão de atividade / guias geradas. Nesta tela o usuário poderá consultar, imprimir guia e liberar quantas RS desejar. 22

23 Cadastros Para vincular recursos, veículo e materiais a uma ordem de serviço, o usuário deverá primeiramente realizar o cadastro dessas informações. Para isso, o usuário deverá acessar o menu gestão de atividades / cadastros e escolher o item a ser cadastrado, sendo eles: materiais; recursos humanos; veículos; subunidade. Como cadastrar materiais? Para cadastrar um material, clique no botão para habilitar a tela de cadastro, digite as informações necessárias para o cadastro e clique no botão. 23

24 Selecionando o material desejado e clicando em ou é possível excluí-lo ou alterá-lo, respectivamente. Como cadastrar recursos humanos? Nesta tela, o usuário pode cadastrar os funcionários ou parceiros que podem executar as ordens de serviço (OS). O cadastro de recursos humanos segue o padrão utilizado no cadastro de materiais mudando apenas os campos a serem incluídos. Clique em e serão habilitados os campos a serem preenchidos. Após a inclusão dos dados, clique no botão. Se o usuário precisar alterar algum registro, ele deve selecionar o item a ser alterado e clicar no botão, realizar as alterações e clicar no botão. Também é possível desativar ou reativar um recurso; para isso clique em ou, respectivamente. Como cadastrar veículos? serviço. Nesta tela, o usuário poderá cadastrar os veículos que serão utilizados na execução das ordens de 24

25 Para cadastrar um veículo clique em, adicione as informações e clique em. Como cadastrar subunidades? Nesta tela, o usuário poderá cadastrar subunidades clicando em, adicionando as informações e clicando em. Consulta de ordem/requisição de serviço A consulta de OS/RS pode ser realizada através do menu gestão de atividades / consultar. 25

26 Como utilizar? Nesta tela, o usuário pode consultar e visualizar as informações das ordens ou requisições de serviço, sejam elas canceladas, em execução ou concluídas. Para consultar uma ordem ou requisição de serviço o usuário deverá escolher o item a ser pesquisado (requisição de serviço ou ordem de serviço), digitar o número da RS/OS e clicar em, então serão exibidas na tela as informações sobre o item pesquisado. Após clicar em pesquisar os dados são apresentados da seguinte forma: Se o usuário quiser realizar uma busca avançada, basta clicar no e adicionar mais informações para a busca no sistema. Utilizando o filtro, as informações da OS/RS serão apresentadas 26

27 conforme figura a seguir: 27

28 Relatórios É possível gerar relatórios contendo informações salvas no banco de dados pelo SMARsa através do menu gestão de atividades / relatórios. Através desse menu, o usuário terá acesso a três tipos de relatórios: Comparativo das ordens de serviços por período; comparativo das ordem de serviço por assunto e bairro por período; relatório gerencial das ordens de serviços. Comparativo das ordens de serviços por período Para gerar esse relatório, será necessário informar o período de abertura das ordens de serviços. Ao clicar em imprimir, o relatório será gerado com as seguintes informações: Quantidade de ordens de serviço por mês e por status; total geral das ordens de serviço por mês; 28

29 total das ordens de serviço por status; total geral das ordens de serviço. Comparativo das ordem de serviço por assunto e bairro por período Para gerar esse relatório, será necessário informar o período de abertura das ordens de serviços e os assuntos desejados. 29

30 Ao clicar em imprimir, o relatório será gerado com as seguintes informações: Nome do assunto; quantidade de ordens de serviço por mês e por status; quantidade de ordens de serviço por mês e por status; total de OS por mês; total de OS por status; total geral das ordens de serviço por mês; total geral das ordens de serviço no período. Relatório gerencial das ordens de serviços Para gerar esse relatório, será necessário informar o período de abertura e tipo da OS, o status das OS que deseja exibir no relatório, órgão executor e assuntos a serem exibidos no relatório. 30

31 Ao clicar em imprimir o relatório será gerado com as seguintes informações: Nome do órgão responsável pela execução; número da OS; número da RS; data de abertura da OS; data de conclusão (se houver) da RS; assunto; status; requerente da RS; requerente da OS; endereço de atendimento. 31

32 Anotações 32