Gerenciamento de Contatos

Transcrição

1 Gerenciamento de Contatos O objetivo deste módulo é ajudar a gerenciar todos os contatos da empresa. Além dos dados mais importantes, o módulo permite cadastrar anotações e relacionar as tarefas e eventos dos contatos. Como configurar este módulo? Como utilizar Como acessar o módulo? Como cadastrar um novo contato? Como consultar um contato? Como editar ou visualizar os dados de um contato? Como excluir um contato? Fazendo anotações e anexando arquivos relacionados ao contato Controlando tarefas e eventos relacionados aos contatos Registrando dados de prospecção Controlar o acesso aos contatos cadastrados Transformando um contato em usuário do software Observações: Este módulo trabalha em conjunto com os módulos de gerenciamento de tarefas e eventos. Por isso vamos explicar com eles habilitados. Como configurar este módulo? Este módulo possui 2 configurações, que poderão ser habilitadas na página de gerenciamento de módulos. Acesse a página de gerenciamento de módulos através do menu, como na imagem abaixo. Na página de gerenciamento dos módulos, clique no link Quer configurar o módulo? Um formulário será carregado e você deverá selecionar o módulo de Gerenciamento de Contatos para carregar as opções, como na imagem abaixo.

2 A opção Controle de acesso é indicada para empresas que possuem vendedores ou representantes e não quer que uns vejam os contatos prospectados pelos outros. Habilitando esta opção, apenas o administrador verá todos os contatos cadastrados, independente de quem prospectou. Já a opção Dados de prospecção habilita mais 2 campos no cadastro de contatos, para quem estiver cadastrando informar o canal que ele utilizou para prospectar e quando. Como utilizar Como acessar o módulo? O módulo de gerenciamento de contatos alimentará todos os demais módulos. Mas o seu gerenciamento deverá ser realizado através de uma única página, acessada através do menu, com o nome Contatos. Observação: Quando você acessar a página de gerenciamento de contatos pela primeira vez verá o seu nome na listagem de contatos. Isso acontecerá porque todos os usuários do software deverão ser cadastrados como contato. E quando você fez o cadastro para utilizar o software foi criado um contato. Portanto não estranhe nem tente excluir. Como cadastrar um novo contato? Primeiro acesse a página de gerenciamento, como explicado acima. Depois que a página carregar, clique no botão cadastrar.

3 Após clicar, o formulário de cadastro será carregado. Você deverá preencher obrigatoriamente os campos em maiúsculo. Os demais não serão obrigatórios. Se estiver cadastrando uma empresa, você poderá cadastrar os contatos dela através da aba CONTATOS RELACIONADOS, na direita.

4 Observações:

5 No campo TIPO você irá classificar o contato. Coloque Cliente, Fornecedor, Colaborador, Parceiro, Vendedor. Lembre se que esses contatos serão utilizados nos outros módulos e por isso cada contato deverá estar bem classificado. No campo SITUAÇÃO indique a situação do cliente, se está ativo ou inativo. Se colocar inativo, o contato não aparecerá para ser selecionado nos demais módulos. Ele só aparecerá na listagem de contatos e onde ele já foi utilizado. Como consultar um contato? Se você tiver muitos contatos cadastrados, poderá acontecer que o contato que você estiver procurando não apareça na primeira página da listagem (são mostrados 40 por vez). Para procurar você poderá clicar nos botões abaixo da listagem até encontrar o contato desejado. Outra maneira será utilizar o campo de procura no lado direito sobre a listagem. Por último você poderá utilizar o botão Ordenar e Filtrar. Esse botão abrirá um formulário com opções para você ordenar e filtrar os contatos. Observações: Se o botão Ordenar e Filtrar aparecer com um zero entre parênteses, é que nenhum filtro está selecionado. Isso quer dizer que todos os contatos cadastrados deverão estar aparecendo na listagem. Caso tiver algum número dentro do parêntese, quer dizer que a listagem está sendo filtrada. Então pode ser que nem todos os contatos cadastrados estejam aparecendo. Para saber qual filtro está selecionado, clique no botão. Como editar ou visualizar os dados de um contato?

6 Primeiro procure o contato na listagem. Depois de encontrá lo, clique no seu nome. O formulário com todos os dados do contato será carregado. Como excluir um contato? Para excluir um contato acesse a página de gerenciamento de contatos e procure o contato na listagem. Marque a caixa de seleção na frente dele e depois clique no botão com reticências (...) Será carregado então a opção para excluir. Clique nesta opção, concorde com a pergunta e pronto! Observações: Se o contato que você excluir estiver sendo utilizado em outro lugar, ele poderá deixar incompleto. A opção neste caso é trocar a situação do contato para inativo apenas. Fazendo anotações e anexando arquivos relacionados ao contato Geralmente há muitas informações e arquivos relacionados aos nossos contatos que gostaríamos de manter. Por exemplo, se o cliente é bom pagador, se o fornecedor entrega direitinho a mercadoria, como foi a primeira conversa com aquele possível cliente, quais arquivos foram enviados para ele etc... Toda essa informação ajudará a realizar o seu trabalho de forma mais rápida e eficiente. Basta começar o hábito de anotar toda informação importante. No software isso será possível através das Anotações, que aparecerão ao lado do nome do contato, entre parênteses. Ali será indicado a quantidade de anotações relacionadas ao contato. Para cadastrar uma anotação ou anexar um arquivo, você deverá clicar neste número. O formulário de anotações será carregado e você poderá cadastrar quantas anotações quiser.

7 Controlando tarefas e eventos relacionados aos contatos Quando se interage com muitos contatos é comum esquecer coisas e perder prazos. Isso é um desrespeito com o nosso contato e muito ruim para os negócios. A forma mais eficiente de evitar isso é anotar todas as atividades e controlar a sua realização. Na listagem dos contatos aparecerá as colunas de tarefas e eventos. Elas indicarão a quantidade de tarefas e eventos relacionadas ao contato. As tarefas e eventos deverão ser gerenciadas nas suas próprias páginas, que você poderá acessar clicando na quantidade e depois no botão de redirecionamento. Para cadastrar uma tarefa ou evento para um contato, clique na coluna. Vai abrir um formulário para cadastro.

8 Observação: As tarefas e eventos também são módulos. Se quiser utilizá los, acesse a página de gerenciamento de módulos e habilite eles. Não vamos explicar como cadastrar tarefas e eventos, isso você verá no manual desses módulos. Registrando dados de prospecção Outra opção do cadastro de contatos é a possibilidade de informar dados de prospecção, como em um CRM. Esses dados serão solicitados junto com o cadastro do contato e poderão gerar análises importantes para a sua empresa. Para cadastrar esses dados, acesse a página de gerenciamento de contatos e na listagem procure o contato. Clique no nome dele para carregar o seu cadastro. E no final do cadastro informe os dados de prospecção dele.

9 Observação: Caso estes campos não estejam sendo mostrados para você, acesse a página de gerenciamento de módulos e habilite a opção dados de prospecção, como explicado na configuração do módulo. Controlar o acesso aos contatos cadastrados Se você tiver mais usuários, que farão a prospecção de contatos e depois cadastrarão no software, poderá habilitar a opção para controlar o acesso na página de gerenciamento de módulos, explicado no início. Os cadastros que os seus usuários cadastrarão poderão ser visualizados apenas por eles e pelo administrador. O administrador terá na listagem de contatos a informação de quem cadastrou. Transformando um contato em usuário do software Todos os contatos cadastrados poderão virar usuários do software. Basta procurá los na listagem de contatos e clicar no ícone x da coluna usuário. Espere o formulário ser carregado, escolha o nível de acesso do novo usuário e clique em gravar.

10 Pronto! O novo usuário está cadastrado. Observação: Passe o endereço de acesso para o novo usuário, pois o software não enviará convite. No primeiro acesso do novo usuário ele deverá clicar no link Não possui senha? para cadastrar uma senha.