LINX POSTOS AUTOSYSTEM

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1 LINX POSTOS AUTOSYSTEM Manual Caixa Menu Estoque

2 Sumário 1 CONCEITO REQUISITOS CONFIGURAÇÕES Permissões de Acesso Natureza de Operação Devolução de Aferição Uso e Consumo Plano de Contas Motivos de Movimentação Uso e Consumo Entrada Uso e Consumo Saída Configurações Gerais Configurar Produto e Grupo de Produto Configurar Grupo de Produto Configurar Produto FUNCIONALIDADES Devolução de Venda Aferição Registrar Aferição Devolução de Aferição Entrada Medição de Tanque Transferências Caixa Menu Estoque 2/27

3 4.6 Consumo Desagregação de Produto Gerenciar Desagregação Lançar Desagregação Reclassificação de Produtos Gerenciar Reclassificação Lançar Reclassificação Caixa Menu Estoque 3/27

4 1 CONCEITO O Menu Estoque permitirá realizar as operações referentes à movimentação de estoque através do módulo Caixa. Através deste menu será possível realizar o lançamento de notas fiscais de entrada de produtos, efetuar transferências de produtos, registrar inventários, registrar aferições de combustíveis e realizar devoluções de mercadorias. 2 REQUISITOS Para utilizar as rotinas do menu Estoque será necessário configurar as permissões de acesso no módulo Gerencial. 3 CONFIGURAÇÕES As configurações para funcionamento das rotinas do menu Estoque, devem ser realizadas no módulo Gerencial e serão descritas nos próximos capítulos. 3.1 Permissões de Acesso As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário acessar Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações, a seguir lista das permissões disponíveis: Estoque > Aferição; Estoque > Devolução de produtos no estoque por cliente; Estoque > Entrada de produtos no estoque; Estoque > Lançamento de consumo; Estoque > Modificar preço na transferência; Estoque > Notas Fiscais de Entrada; Estoque > Permite realizar consulta de estoque no caixa; Estoque > Reajuste de preços. Conforme exemplo a seguir: Caixa Menu Estoque 4/27

5 3.2 Natureza de Operação. Para realizar as operações de estoque será necessário cadastrar no sistema, naturezas de operação, conforme será descrito nos capítulos a seguir. As naturezas serão cadastradas através do módulo Gerencial > Cadastros > Tabelas > Natureza de Operação. A tela a seguir será exibida: Para informações referentes ao cadastro, acessar o Manual Cadastros de Tabelas, página 35. Caixa Menu Estoque 5/27

6 3.2.1 Devolução de Aferição Para efetuar a emissão de notas fiscais no momento da devolução de aferição, será necessário cadastrar naturezas de operação de Devolução de Aferição. Na tela de Natureza de Operação, clicar no botão Novo e preencher os campos conforme imagem a seguir: Preencher os campos: Nome: informar o nome Devolução de Aferição; Tipo Operação: informar a operação de Devolução (E). Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar Uso e Consumo Para efetuar a emissão de notas fiscais de uso e consumo, será necessário cadastrar naturezas de operação de Uso e Consumo. Na tela de Natureza de Operação, clicar no botão Novo e preencher os campos conforme imagem a seguir: Caixa Menu Estoque 6/27

7 Preencher os campos: Nome: informar o nome Uso e Consumo; Tipo Operação: informar a operação de Compra. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar. 3.3 Plano de Contas Para funcionamento da rotina de Uso e Consumo, será necessário configurar contas no Plano de Contas do sistema, através do módulo Gerencial > Cadastros > Planos de Contas. Será exibida a tela conforme imagem a seguir: Caixa Menu Estoque 7/27

8 Esta tela possui os botões: Novo: permitirá incluir contas ao plano de contas; Editar: permitirá editar a conta selecionada; Excluir: permitirá excluir a conta selecionada; Procurar: permitirá procurar por uma conta; Atualizar: permitirá atualizar o plano de contas; Fechar: permitirá fechar a tela. Selecionar a conta Despesas > Despesas Operacionais e clicar no botão Novo, será exibida a tela conforme imagem a seguir: Caixa Menu Estoque 8/27

9 Esta tela possui os campos: Código: o código será preenchido automaticamente; Tipo contábil: selecionar a opção Débito; Nome: informar o nome que identificará a conta, por padrão utilizar o nome USO E CONSUMO; Tipo: habilitar a opção Despesa. Na aba Opções habilitar a opção: Aceitar lançamento: permitirá que a conta aceite lançamentos. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações. Para mais informações referentes as rotinas do plano de contas, acessar o Manual de Cadastros, página 82. Caixa Menu Estoque 9/27

10 3.4 Motivos de Movimentação Para executar a rotina de Uso e Consumo, será necessário criar motivos de movimentação. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Motivos de movimentação. Clicar no botão Novo. A tela a seguir será exibida: Para mais informações referentes ao cadastro de motivos de movimentação, acessar o Manual de Cadastros, página Uso e Consumo Entrada Será necessário criar um motivo de movimentação para a entrada de uso e consumo. Após clicar no botão Novo, preencher os campos: Nome: informar o nome para o motivo de motivação; Conta debitar: informar a conta Pontos de Venda; Conta creditar: informar a conta Vendas; Caixa Menu Estoque 10/27

11 Tipo movto: selecionar a opção Normal; Conforme imagem a seguir: Após realizar as configurações, clicar no botão Salvar para registrar as alterações Uso e Consumo Saída Será necessário criar um motivo de movimentação para a saída de uso e consumo. Após clicar no botão Novo, preencher os campos: Nome: informar o nome para o motivo de motivação; Conta debitar: informar a conta Uso e Consumo, criada conforme capítulo 3.3; Conta creditar: informar a conta Vendas; Tipo movto: selecionar a opção Normal; Conforme imagem a seguir: Após realizar as configurações, clicar no botão Salvar para registrar as alterações. Será possível realizar a configuração de centro de custos para este motivo de movimentação, para isso acessar o Manual Centro de Custos. Caixa Menu Estoque 11/27

12 3.5 Configurações Gerais Para utilizar a rotina de Uso e Consumo será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial. Para isso acessar Configurações > Gerais. A tela a seguir será exibida: Nesta tela habilitar as opções: Listar a frota de todas filiais nas notas de uso/consumo: permitirá listar todas as frotas de todas as filiais na rotina de notas de uso e consumo; Habilitar movimentação financeiras de uso e consumo no PDV: permitirá a realização de movimentações financeiras de uso e consumo no módulo Caixa. Ao habilitar a opção Habilitar movimentação financeiras de uso e consumo no PDV, a guia Uso e consumo será exibida. Esta guia possui os campos: Motivo entrada: selecionar o motivo de movimentação de entrada, criado conforme capítulo 3.4.1; Motivo saída: selecionar o motivo de movimentação de saída, criado conforme capítulo Após realizar as configurações, clicar no botão Salvar para registrar as alterações. Caixa Menu Estoque 12/27

13 3.6 Configurar Produto e Grupo de Produto O sistema permitirá realizar a configuração da conta de uso e consumo através de dois meios que serão apresentados a seguir Configurar Grupo de Produto Para configurar o grupo de produto, acessar o menu Cadastros > Grupos de produtos. A tela a seguir será exibida: Para realizar o cadastro de grupos de produtos, acessar o Manual de Cadastros, página 72. Será necessário acessar a aba Estoque e configurar o campo Uso / Consumo. Conforme imagem a seguir: Caixa Menu Estoque 13/27

14 Após realizar as configurações, clicar no botão Salvar para registrar as alterações Configurar Produto Para configurar o produto, acessar o menu Cadastros > Produtos. A tela a seguir será exibida: Para realizar o cadastro de produtos, acessar o Manual de Cadastros, página 56. Será necessário acessar a aba Estoque e configurar o campo Uso / Consumo. Conforme imagem a seguir: Após realizar as configurações, clicar no botão Salvar para registrar as alterações. 4 FUNCIONALIDADES O Menu Estoque permitirá realizar as operações referentes à movimentação de estoque através do módulo Caixa. Caixa Menu Estoque 14/27

15 Através deste menu será possível realizar o lançamento de notas fiscais de entrada de produtos, efetuar transferências de produtos, registrar inventários, registrar aferições de combustíveis e realizar devoluções de mercadorias. 4.1 Devolução de Venda A rotina de devolução de venda permitirá realizar devoluções de vendas realizadas no módulo Caixa. Quando efetuada uma venda para um cliente, e este por algum motivo desejar realizar a devolução dos produtos, será utilizada esta rotina. Para executar, acessar o módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Devolução de Venda. A tela a seguir será exibida: Para informações referentes à rotina de devolução de venda, acessar o Manual Devolução, página Aferição A aferição de bombas serve para validar se a quantidade de combustível indicada na bomba está correta. É realizada regularmente, de forma que nem o cliente e nem o proprietário do posto sejam prejudicados com erros de medição. É realizada do seguinte modo: Coloca-se 20 litros de combustível (marcados na bomba) em um recipiente previamente aferido pelo INMETRO. Este recipiente, possui uma régua graduada que informa a quantidade abastecida. Após a verificação, o combustível da aferição é devolvido ao tanque e por esse motivo não gera movimentação financeira ou alteração no estoque Registrar Aferição Ao realizar uma aferição, no módulo Caixa, será exibido um abastecimento na tela, conforme imagem a seguir: Caixa Menu Estoque 15/27

16 A representação será exibida como um abastecimento qualquer, para registrar o abastecimento como uma aferição, acessar o menu Caixa (F10) > Estoque > Aferição > Registrar aferição. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui o campo: Responsável: informar o responsável pela aferição. Na guia Lista de abastecimentos pendentes selecionar o abastecimento pendente para registrar como aferição. Esta tela possui os botões: Marcar Todos: permitirá marcar todos os abastecimentos da relação; Desmarcar Todos: permitirá desmarcar todos os abastecimentos selecionados; Concluir: permitirá concluir o registro de aferição; Cancelar: permitirá cancelar o lançamento da aferição. Após realizar as configurações, clicar no botão Concluir. A tela a seguir será exibida: Caixa Menu Estoque 16/27

17 Clicar no botão Sim para confirmar o registro da aferição. A tela a seguir será exibida: Devolução de Aferição Após os registros das aferições, podem ocorrer devoluções de combustível para o tanque. No momento da devolução, o combustível da aferição é devolvido ao tanque e dessa forma não gera movimentação financeira ou alteração no estoque. A devolução de aferição apenas será realizada quando for emitido cupom fiscal da aferição e somente para estados em que a lei exige. No módulo Caixa o registro será realizado através da rotina do menu Caixa (F10) > Estoque > Aferição > Devolução de aferição. A tela a seguir será exibida: Caixa Menu Estoque 17/27

18 Esta tela possui os filtros: Empresa: selecionar a empresa; Período: informar o período. Após informar os campos, clicar no botão Preencher lista. Na guia Aferições pendentes serão exibidas as aferições pendentes. Selecionar as aferições desejadas e clicar no botão Confirmar F5. A tela a seguir será exibida: Clicar no botão Sim para confirmar a devolução da aferição. A tela a seguir será exibida: Caixa Menu Estoque 18/27

19 Selecionar a Natureza de Operação de Devolução de Aferição e clicar no botão Confirmar. O sistema emitirá a nota fiscal e finalizará a devolução da aferição. 4.3 Entrada A rotina de Entrada do módulo Caixa, permitirá efetuar o registro das notas fiscais de entrada no sistema. Para isto, acessar o menu Caixa (F10) > Estoque > Estrada > Registrar nota de entrada. A tela a seguir será exibida: Para informações referentes ao registro de notas de entrada, acessar o Manual Entradas, do módulo Gerencial, página 4. Para informações referentes às notas fiscais, acessar o Manual Notas Fiscais. 4.4 Medição de Tanque A rotina de medição de tanques permitirá efetuar o registro das medições no sistema. Isto poderá ser feito através do módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Medição de tanque > Registrar medição. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui os campos: Empresa: informar a empresa (este campo é exibido apenas quando a base for multiempresa); Caixa Menu Estoque 19/27

20 Responsável: informar o responsável; Data: informar a data; Turno: informar o turno de abertura do caixa. Após informar os campos, clicar no botão Próximo. A tela a seguir será exibida: Esta tela exibirá os campos: Código: exibirá o código do bico de combustível; Tanque: exibirá a descrição do tanque; Qtde. Sugerida: exibirá o valor baseado na medição do dia anterior saídas dia atual + entradas do dia atual; Qtde. Medida: exibirá o valor baseado na última medição realizada. Este campo poderá ser alterado manualmente; Diferença: exibirá a diferença entre os valores de Qtde. Sugerida e Qtde. Medida; Dif. %: exibirá o valor da diferença em porcentagem; Régua: informar o valor da régua de medição (em centímetros). Após conferir os campos, clicar no botão Concluir. Caso a diferença percentual estiver acima da tolerância permitida pela legislação, o sistema exibirá a tela conforme imagem a seguir: Caixa Menu Estoque 20/27

21 Após realizar a conferência dos dados, ao clicar no botão Concluir, o sistema exibirá a tela conforme imagem a seguir: Clicar no botão Sim para confirmar a medição de tanques. A tela a seguir será exibida: Ao confirmar a mensagem, a tela a seguir será exibida: 4.5 Transferências A rotina de transferência permitirá registrar no sistema a transferência de produtos entre depósitos. Este tipo de transferência poderá ser realizada entre depósitos de mesma empresa, e entre depósitos de empresas distintas (entre filiais por exemplo). Para executar a rotina acessar o módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Transferências > Transferência entre depósitos. A tela a seguir será exibida: Caixa Menu Estoque 21/27

22 Para informações referentes a transferência de produtos entre depósitos acessar o Manual Transferências, do módulo Gerencial, página Consumo A rotina de Consumo permitirá realizar o lançamento de consumo de combustíveis para uso em geradores de energia ou pela frota do posto e, portanto, será necessário o registro destes consumos para questões gerenciais e fiscais. Esta rotina permitirá lançar os produtos que foram consumidos pela empresa, gerando ao final do lançamento, uma nota fiscal de consumo. Nestes casos, o próprio estabelecimento será tanto o emitente quanto o destinatário da nota de consumo. Para executar a rotina acessar o módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Consumo > Registrar nota de consumo. A tela a seguir será exibida: Esta tela possui os campos: Nat. Operação: informar a natureza de operação de uso e consumo; Placa: selecionar a placa do veículo. Serão exibidas as frotas de todas as empresas cadastradas, conforme descrito no capítulo 3.5. Caixa Menu Estoque 22/27

23 KM: informar a quilometragem do veículo; Frota: informar a frota do veículo; HM: informar a quantidade de horas; Motorista: informar o motorista; Veículo: informar o modelo do veículo. A aba Itens possui os botões: Adicionar: permitirá adicionar itens à relação; Editar: permitirá editar os itens da relação; Excluir: permitirá excluir itens da relação. Ao clicar no botão Adicionar, a tela a seguir será exibida: Esta tela possui os campos: Abastecimento: selecionar o abastecimento pendente; Bico: informar o bico; Produto: informar o produto; CST: informar o Código de Situação Tributária; Quantidade: informar a quantidade; Preço unitário: informar o preço unitário; Total: informar o valor total; Depósito: exibirá o depósito do produto. Após informar os campos, clicar no botão Confirmar para adicionar o produto à relação. Na aba Observações, será possível adicionar observações referentes ao consumo. Caixa Menu Estoque 23/27

24 Após preencher os campos e adicionar os produtos, clicar no botão Confirmar F5 para registrar a operação de consumo. Caso a rotina tenha sido configurada conforme descrito no capítulo 3.5, o sistema realizará a movimentação financeira. 4.7 Desagregação de Produto As rotinas de Desagregação de Produtos poderão ser utilizadas na seguinte situação: O sistema de restaurante com balança interligada deve ter tela que permita emitir NF-e com os respectivos CFOP's e 5.926, para reclassificação de estoque e desagregação de produto. As rotinas de Desagregação de Produtos foram desenvolvidas para atender ao requisito XXXVIII-A do PAF-ECF Gerenciar Desagregação A rotina de gerenciamento de desagregação de produtos permitirá editar, excluir e gerar notas fiscais das desagregações. Para executar a rotina, acessar o módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Desagregação de produto > Gerenciar desagregação. A tela a seguir será exibida: Para informações referentes ao gerenciamento de desagregações, acessar o Manual Desagregação e Reclassificação de Produtos, do módulo Gerencial, página Lançar Desagregação Para lançar uma desagregação de produtos, acessar o módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Desagregação de produto > Lançar Desagregação. A tela a seguir será exibida: Caixa Menu Estoque 24/27

25 Para informações referentes a rotina de lançamento de desagregações, acessar o Manual Desagregação e Reclassificação de Produtos, do módulo Gerencial, página Reclassificação de Produtos A rotina de reclassificação de produtos será utilizada quando forem fabricados produtos a partir de outros produtos. Por exemplo um sanduíche, ele é um produto composto por pão, queijo e presunto. Assim, teremos dois produtos de fabricação própria, onde aquele que não controlar estoque será produzido no momento da venda e o que controla o estoque é produzido antes de realizar a venda. É importante frisar que a composição também deve movimentar os mesmos depósitos. A rotinas de Reclassificação de Produtos foram desenvolvidas para atender ao requisito XXXVIII-A do PAF-ECF Gerenciar Reclassificação A rotina de gerenciamento de reclassificação de produtos permitirá editar, excluir e gerar nota fiscal das reclassificações realizadas. Para gerenciar a reclassificação de produtos acessar o módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Reclassificação de produtos > Gerenciar reclassificação. A tela a seguir será exibida: Caixa Menu Estoque 25/27

26 Para informações referentes ao gerenciamento de reclassificações, acessar o Manual Desagregação e Reclassificação de Produtos, do módulo Gerencial, página Lançar Reclassificação Para lançar uma reclassificação de produtos, acessar o módulo Caixa > menu Caixa (F10) > Estoque > Reclassificação de produtos > Lançar reclassificação. A tela a seguir será exibida: Para informações referentes a rotina de lançamento de reclassificações, acessar o Manual Desagregação e Reclassificação de Produtos, do módulo Gerencial, página 13. Caixa Menu Estoque 26/27

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