Manual do Módulo. MerchNotas

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1 Manual do Módulo MerchNotas Bento Gonçalves (RS), Agosto de 2010

2 Índice 1. Introdução Menu Entrada de Notas Entrada de Notas (F11) Entrada de Notas NFe (F12) Apuração de Bases Nota X Sistema Conferência de Nota Fiscal Desconto Nota Concedido X Desconto Fornecedor Concedido Divergências de Notas e Pedidos Geração de G.N.R.E Movimentação de Notas Fiscais Pesquisa Apuração de Diferença de Descontos Concedidos Pesquisa Notas Fiscais Pesquisa Notas Liberadas com Diferenças Pesquisa de Produtos Não Reajustados Relatório de Entrada Todos os Produtos que Entraram Transferências Pendentes Menu Saída de Notas Cancelamento e Devolução a Fornecedor Emissão de Notas de Devolução e Transf. via Cupom Emissão de Transferência Emissão de Nota Fiscal Emissão e Consulta de Notas de Saída Pesquisa de Notas de Transferências Relatório de Nota Transferência Sugestão de transferências com o MerchCompras Menu Movimentação Consulta Movimentação Cadastros Fiscais Associa Cfop s com CST Associa Classificação Fiscal com o Produto... 27

3 5.3. Cadastro de Tributações Importa Classificação Fiscal Natureza de Operação Relacionamentos Código de Relacionamento de Fornecedor Configura Layout Importação de Layout Relação Etiquetas Emissão de Etiquetas Emissão de Etiquetas Nota Fiscal Gráficos Gráficos de Notas Anual Gráficos de Notas Diário Pré-Nota Alteração de Lote Associa Notas Fiscais com Lote Check-In Notas Recebidas da Matriz Diferença de Lotes X Conferência Inclusão de Lote Manutenção de Lotes Pesquisa Lotes Ferramentas Configurações Monitor de Atividades... 43

4 1. Introdução O MerchNotas é o módulo do MerchFarma para dar a entrada de notas de mercadorias no sistema. Ele é o responsável por gerenciar todas as notas fiscais que o estabelecimento utiliza em seus mais diversos setores. Para acessar o MerchNotas, o procedimento é bem simples, basta teclar F11 dentro do MerchFarma e o módulo de notas fiscais da HOS irá ser carregado. O MerchNotas está incluso na instalação do MerchFarma, apesar de ser um módulo diferente.

5 2. Menu Entrada de Notas 2.1. Entrada de Notas (F11) Ao entrar na opção de entrada de notas dentro do MerchNotas, a tela acima será carregada onde o campo à esquerda traz a lista de todos os fornecedores cadastrados dentro do sistema, à direita traz os estabelecimentos e a forma que será dado o lançamento da nota fiscal dentro do sistema. Para dar a entrada da nota fiscal, é necessário selecionar o fornecedor (ou seja, o fornecedor deve estar cadastrado no sistema) e o estabelecimento. Entrada On-Line: representa a entrada de produtos via o arquivo XML que toda a fornecedora é obrigada a ter, assim é possível pedir para ela sempre enviar o arquivo referente à nota fiscal pelo . Todos os produtos da nota fiscal, também o cabeçalho e outros dados são carregados automaticamente. Dando ao usuário apenas o trabalho de conferir os produtos. Entrada Manual: é a entrada da nota fiscal dada manualmente pelo usuário, produto a produto. O usuário também deve informar o cabeçalho da nota. Compra: o tipo de nota que está sendo dada a entrada. No caso de compra, seria compra de novos produtos.

6 Transferência: nota de transferência entre lojas (Matriz > Filial; Filial < Matriz; Filial > Filial). Bonificação: para dar a entrada de produtos onde o estabelecimento recebeu um bônus de algum fornecedor. Drogaria: única opção, que é para o tipo de estabelecimento que está sendo dada a entrada da nota. Hoje existem três campos (Ordem de Compra, Consumo, Fórmula) que estão bloqueados, pois se encontram em desenvolvimento. Ao abrir a entrada de notas, irá trazer a seguinte tela. Todos os campos que devem ser preenchidos vêm na nota fiscal física informado, ou seja, apenas devem ser transcritos para o sistema. Caso algum campo não venha preenchido, não é necessário o seu preenchimento, apenas passe com <enter> pelo campo para ficar registrado. Campos: Dados da Nota Fiscal: o Número: número da nota fiscal; o Data de Emissão: data em que a nota fiscal foi emitida; o Data de Entrada: a data em que a nota fiscal está sendo dada entrada; o Série: série da nota fiscal; o Modelo: modelo do documento;

7 o Base ICMS: a base ICMS que foi aplicada para essa nota fiscal; o Valor ICMS: o valor de ICMS que foi aplicado perante a base; o Base ICMS a Creditar: a base ICMS que será creditada pelo cliente; o Valor ICMS a Creditar: o valor real de ICMS que será creditado pelo cliente; o ICMS Garantido: consiste em modalidade de exigência do pagamento antecipado do imposto; o Repasse ICMS: o repasse de ICMS sobre tributos municipais; o Base Substituição: é à base de cálculo para a substituição tributária dentro da nota fiscal; o Valor Substituição: valor real da base de substituição tributária da nota fiscal; o Total Isentas: total de bases isentas dentro da nota fiscal; o Outros: outros valores de tributação; o Valor do Seguro: valor total do seguro da nota fiscal; o CFOP: código fiscal de operações e prestações aplicado na nota fiscal; o Valor do Frete: valor do frete aplicado na nota fiscal. Isso caso o frete venha descontado na mesa nota fiscal; o ICMS do Frete: valor do ICMS de frete aplicado; o Valor do IPI: valor do IPI aplicado; o Despesas Acessórias: despesas de acessórios para a nota fiscal; o Total Produto: total do valor de produtos; o Total Descontos: total de descontos aplicados a nota; o Total Preço Máx. Cons.: total do preço máximo ao consumidor; o Total da Nota: valor total da nota fiscal; Código de Barras NFe: o Número do código de barras na nota fiscal eletrônica Dados das Parcelas: o Banco: banco registrado para o pagamento; o Parcelas: número de parcelas para o pagamento; o Desc. Boleto: desconto do boleto; o Nosso Número: o número do banco; o Desc. R$: desconto em dinheiro aplicado para o pagamento; o Número doc.: número do documento; o Despesas: despesas extras para o documento; o Parcela 01: valor da primeira parcela; o Vencimento: vencimento da primeira parcela;

8 Observações: o Campo para preenchimento de observações extras para a nota fiscal; 2.2. Entrada de Notas NFe (F12) Busca dentro do computador a NFe, para efetuar o lançamento da nota fiscal dentro do sistema. Este é um atalho rápido para o arquivo XML não precisando fazer o caminho Entrada de Notas (item 2.1) citado anteriormente. O sistema avisa ao usuário quando uma nota fiscal ainda não foi salva, quando há inconsistência de nos arquivo da nota fiscal, quando ela já foi lançada ou se está aguardando a finalização. O MerchNotas não deixa o usuário lançar uma nota fiscal que não está destinado a algum dos estabelecimentos cadastrados ou se o fornecedor ainda não está cadastrado no sistema.

9 2.3. Apuração de Bases Nota X Sistema Uma forma de realizar a apuração das bases das notas fiscais com as que foram lançadas no sistema. Seleciona-se o período e a distribuidora. O sistema irá trazer uma listagem de todas as notas pertencentes ao período que foram lançadas no sistema. Dando um clique duplo em cima da nota, é possível visualizar os produtos que foram lançados nela. Essa opção é para somente para apuração, não sendo possível a edição.

10 2.4. Conferência de Nota Fiscal Quando se trabalha com a conferência da nota fiscal, é nessa opção que o usuário deve ir para liberar as notas fiscais. É possível executar uma listagem das notas fiscais conferidas e não conferidas, sendo que também é possível ser por ambas. Sempre deve ser selecionado o período. Como na função anterior, é possível listar os produtos da nota dando um clique duplo. Assim, ao marcar a nota e clicar em Marca nota conferida irá aparecer a seguinte mensagem.

11 O sistema irá refazer a pesquisa anterior atualizando a tela Desconto Nota Concedido X Desconto Fornecedor Concedido Comparação entre o desconto que veio na nota fiscal e o desconto que tinha no pedido feito para o fornecedor. Essa função é necessária a integração com o módulo MerchCompras.

12 2.6. Divergências de Notas e Pedidos Seleciona-se o tipo de documento, informa a nota e o sistema retornará caso ela possua algum tipo de divergência entre o pedido e a nota Geração de G.N.R.E. Primeiramente deve-se ir em Pesquisar e localizar pelos parâmetros existentes de pesquisa, os lançamentos de contas via boletos que não foram pagas ainda pelo estabelecimento. Por exemplo, o parâmetro de pesquisa passado foi da distribuidora de medicamentos Santa Cruz.

13 O resultado seria: A partir daí, basta selecionar a nota e depois fazer a geração do boleto para pagamento.

14 2.8. Movimentação de Notas Fiscais No caso acima, selecionamos um período, a distribuidora e o tipo de nota fiscal. O sistema traz todos os dados informativos das notas fiscais e no rodapé da tela traz o somatório das informações das notas.

15 2.9. Pesquisa Apuração de Diferença de Descontos Concedidos Seleciona-se o período e a distribuidora onde traz a diferença real de descontos concedidos da distribuidora para o estabelecimento Pesquisa Notas Fiscais Pesquisa das notas fiscais podendo realizar ajuste do item da note e a troca de série e modelo.

16 2.11. Pesquisa Notas Liberadas com Diferenças Seleciona-se o período e Pesquisar. o fornecedor da nota fiscal e clique em O sistema trará todas as notas fiscais que foram liberadas com diferença de valores entre o produto que está sendo dada a entrada e os valores que estão nos cadastros dos produtos.

17 2.12. Pesquisa de Produtos Não Reajustados Na pesquisa exemplo acima, executamos uma pesquisa do período 01/10/2009 à 03/08/2010, para todos os fornecedores e para listar os produtos das notas fiscais que não sofreram reajuste de preço. Neste caso, selecionamos a nota nº e damos um click duplo para listar os produtos abaixo e selecionamos todos os produtos. Clicando em Ajustar Margem aparecerá (imagem acima) uma caixa de diálogo perguntando qual será a nova margem de lucro para esses produtos. Onde o

18 usuário informa qual é a nova margem para o sistema recalcular. Depois, basta clicar em Reajustar Relatório de Entrada Todos os Produtos que Entraram A pesquisa trará como resultado as notas que foram dadas entradas dentro do sistema. Para visualizar os produtos você deve selecionar a nota e mandar imprimir Transferências Pendentes Para o funcionamento dessa rotina as seguintes configurações locais devem estar marcadas: erro. Sem essas configurações marcadas, o sistema trará a seguinte mensagem de

19 O modo de funcionamento dessa rotina é o seguinte: primeiramente deve-se mandar pesquisar as transferências ou por status pendente ou por status cancelada. Logo após o sistema perguntará ao usuário qual o tipo de transferências devem ser listadas. A partir desse ponto o usuário poderá conferir as transferências. Lembrando: ativas são as que o estabelecimento fez e passivas são as que ele recebeu.

20 3. Menu Saída de Notas 3.1. Cancelamento e Devolução a Fornecedor Primeiramente devem-se pesquisar as notas fiscais ou a nota fiscal a ser devolvida. No exemplo acima, foi realizada uma pesquisa por período. Escolhemos uma nota de entrada onde pode ser possível devolver um produto ou vários (inclusive a nota inteira) para o fornecedor. Para realizar a devolução, basta selecionar a nota, logo após selecionar o(s) produto(s) a ser(em) devolvido(s) e depois clicar em Devolver. Abrirá a seguinte tela:

21 Onde o usuário deverá preencher os campos localizados na parte inferior da tela corretamente e gravar Emissão de Notas de Devolução e Transf. via Cupom Para criar uma nota de devolução e transferência via cupom, é necessário o preenchimento dos campos acima. Após todo o preenchimento executado, o usuário deve clicar em Gravar/Imprimir que será impresso o documento.

22 3.3. Emissão de Transferência lojas. Maneira mais prática para se realizar uma transferência de produtos entre as Loja de destino: loja a qual irá receber o produto; Produto: se referencia ao produto que será transferido (teclando <enter> é possível alterar a quantidade) Logo após selecionado os produtos, basta clicar em Finalizar.

23 3.4. Emissão de Nota Fiscal O lançamento manual de nota fiscal consiste em lançar notas fiscais por fornecedor, convênio, cliente e filial. Deve-se selecionar a CFOP aplicada na nota fiscal. O destinatário pesquisará pelo campo marcado em nota fiscal. Preço se refere a qual será aplicado na nota fiscal. Produto é o campo para pesquisar os produtos que irão compor essa nota fiscal. Transportadora é para escolher qual vai ser o tipo de frete, se CIF (onde o fornecedor se responsabiliza pelo frete) ou FOB o fornecedor se responsabiliza (contratualmente) pela mercadoria até a hora em que ela é entregue, na data e hora, ao courrier escolhido pelo comprado.

24 3.5. Emissão e Consulta de Notas de Saída Através do filtro de pesquisa, o sistema traz todas as notas emitidas para assim o usuário fazer a consulta, imprimi-la e inclusive imprimir as etiquetas dos produtos. Também é possível cancelar a nota ou excluí-la e gerar o arquivo dela. Agrupar, gera uma nota para várias notas Pesquisa de Notas de Transferências Pesquisa de todas as notas de transferência emitidas de cada loja mostrando os seus respectivos produtos transferidos, podendo ajustar os itens de uma nota.

25 3.7. Relatório de Nota Transferência Possível geração de um relatório das notas de transferências, selecionando o período do mesmo. O tipo de relatório seriam as informações que constarão na consulta gerada, se resumido, se detalhado ou se por produtos. Transf. De... é o campo que o usuário indicará se ele quer as transferências que saíram da loja e foram para outras ou as transferências de entrada (isso indicando Loja Origem e Loja Destino nos campos abaixo) Sugestão de transferências com o MerchCompras Quando o usuário tem o módulo MerchCompras instalado, é possível efetuar essa função através do MerchNotas. Essa função consiste em indicar para o usuário algumas sugestões de transferências de uma loja para outra.

26 4. Menu Movimentação 4.1. Consulta Movimentação Opção para realizar a movimentação do produto no estabelecimento. Sendo que traz todas as informações do produto: quando que ele foi contato, transferências, vendas, entradas, entre outras. É a partir dessa opção que é possível rastrear toda a movimentação do produto dentro, quem o vendeu, em qual cupom ele saiu. Ou seja, a Consulta Movimentação é o detetive do produto, nenhum produto entra ou sai do sistema sem que o histórico dele seja gravado nessa opção.

27 5. Cadastros Fiscais 5.1. Associa Cfop s com CST Função para associar os cadastros de CFOP s com os cadastros de situação tributária. Onde, o usuário insere a CST e depois informa os valores da CFOP correspondente Associa Classificação Fiscal com o Produto tela. Primeiramente se deve ir no botão Pesquisar para trazer as informações na

28 A partir da pesquisa realizada, basta marcar os produtos e associar as suas respectivas classificações fiscais.

29 5.3. Cadastro de Tributações Possível cadastro das tributações. Preenchimento de todos os campos necessários para um cadastro completo de cada tributação Importa Classificação Fiscal Possível importação das classificações fiscais em arquivos texto ou arquivos de planilha. Esse arquivo é adquirido através da HOS.

30 5.5. Natureza de Operação Possível inclusão e alteração de natureza de operação fiscal.

31 6. Relacionamentos 6.1. Código de Relacionamento de Fornecedor Possível consulta dos códigos de relacionamento dos produtos com cada fornecedor podendo excluir e alterar esse código de relacionamento. Quando um produto não está relacionado, na entrada da nota fiscal é possível relacioná-lo Configura Layout Configuração do layout quando um fornecedor usa um layout diferente para o seu relacionamento. Maiores informações entre em contato com um técnico da HOS.

32 6.3. Importação de Layout Relação Possível importação do layout de relacionamento de código interno com os códigos de fornecedores. Para isso, o layout deve estar configurado.

33 7. Etiquetas 7.1. Emissão de Etiquetas Possível emissão de etiquetas para os produtos. Para realizar a impressão delas, basta selecionar o produto no campo Descrição, informar a quantidade e o preço. Em Personalizar e Lista Etiquetas, o usuário poderá configurar a etiqueta cadastrada que ele quer imprimir Emissão de Etiquetas Nota Fiscal Emissão de etiquetas através dos produtos que foram dados entrada em notas fiscais. Para isso, deve-se selecionar a nota fiscal e logo após os produtos que deverão ser impressos a etiqueta.

34 8. Gráficos 8.1. Gráficos de Notas Anual Uma representação gráfica do movimento de notas fiscais do estabelecimento anualmente Gráficos de Notas Diário Uma representação gráfica do movimento de notas fiscais do estabelecimento diariamente.

35 9. Pré-Nota Para realizar a entrada de notas usando uma Pré-Nota, é necessário ir ao menu Ferramentas > Configurações e ir na guia Configurações 2 e marcar o campo Utilizar módulo Pré-nota Alteração de Lote Possibilidade de uma alteração de lote de entrada de notas para caso de um lançamento errado no momento da criação de um lote.

36 9.2. Associa Notas Fiscais com Lote A partir da criação de um lote de notas fiscais, é possível associar nessa função as notas fiscais pertencentes ao lote Check-In Notas Recebidas da Matriz Quando uma entrada de notas é centralizada na matriz (para casos de redes de lojas) é possível uma filial verificar as notas e os produtos que estão entrando para eles na matriz.

37 9.4. Diferença de Lotes X Conferência Levantamento das divergências encontradas quando houve a conferência de lotes e com o lançamento deles. Pois em lotes, não é possível indicar qual é a nota que veio faltando ou sobrando produtos ou valores. Portanto o sistema traz a divergência deles Inclusão de Lote Inclusão e criação de um lote de notas fiscais para a conferência. A tela é parecida com a alteração de um lote, porém essa opção já traz o número de lote preenchido automaticamente.

38 9.6. Manutenção de Lotes Possibilidade de manutenção de um lote podendo alterá-lo e incluir notas também no lote. Também é possível excluir um lote de notas fiscais Pesquisa Lotes Possibilidade de pesquisar lotes por um período desejável.

39 10. Ferramentas Configurações Configurações 1: Reajustar preço de fábrica na entrada da nota: se o preço que está no cadastro será reajustado automaticamente a cada nova entrada do produto com preço divergente; Solicitar a alteração do preço de fábrica na entrada da nota: solicita ao usuário se ele quer fazer a alteração do preço de fábrica no momento da entrada da nota e quando há divergência entre os valores de entrada e o valor que está no cadastro; Utilizar margem de lucro para cálculo do novo preço de venda: para o sistema fazer a pergunta se é para atualizar o preço de venda através da margem de lucro; Atualizar o preço de venda pelo valor PMC (ST010) da nota: quando há o PMC para um produto, para o sistema atualizar automaticamente o preço de venda; Atualizar o preço de fábrica no cadastro de produtos (menos) o desconto concedido no item: Atualizar o custo médio e contábil (menos) o desconto concedido na nota:

40 Produtos controlados na nota fiscal serão gravados na P344: se os produtos que são controlados são dados entrada pelo MerchNotas sem ser necessário incluí-lo no módulo MerchP344; Integração MerchCompras: algumas rotinas do MerchNotas é necessário a consulta dentro do MerchCompras. Essa configuração marcada irá deixar que a integração seja realizada, conseqüentemente, as rotinas que são necessárias a integração; Vincular pedidos do MerchCompras: com a integração do MerchCompras, é possível vincular a entrada de notas e conferir com os pedidos realizados pelo MerchCompras; Permitir alteração dos boletos após a finalização da nota: permite que os boletos sejam alterados mesmo após a conclusão do lançamento das notas; Calcular tributação na entrada da nota: calcula-se a tributação dos produtos no momento que está sendo dada a entrada da nota; Criar / verificar os relacionamentos do código interno com o código do fornecedor: possibilidade de criar e verificar os códigos dos produtos do MerchFarma e vincular ao código do fornecedor; Permitir a troca do número da nota fiscal antes da sua finalização: possibilidade de alteração da troca do número da nota antes da finalização da mesma;

41 Configurações 2: Pesquisar a chegada de transferências de outras lojas: possibilidade de pesquisas as transferências das outras lojas no momento que são dadas baixa (que chegam ao estabelecimento); Exigir a conferência de transferência: exige que sejam conferidas as transferências realizadas; Conferir as transferências somente por código de barras: a conferência de produtos que estão sendo transferidos, somente poderá ser feita pelo código de barras dos mesmos; Mostrar os itens das transferências: ser possível mostrar os itens que estão sendo transferidos; Utilizar o módulo pré-nota: se o menu pré-nota está habilitado ou não; Informar validade do produto na pré-nota: se na pré-nota já virá informado a validade do produto ou somente posteriormente no momento da conferência; Informar validade do produto no pré-nota somente para produtos controlados: se somente os produtos controlados devem receber os valores de validade na pré-nota; Mostrar as encomendas no pré-nota e na entrada de nota: se é para mostrar os produtos encomendados na pré-nota e na entrada de notas;

42 Informar G.N.R.E na nota: se é para informar a G.N.R.E. na nota fiscal; Enviar de erros automaticamente para a HOS: quando ocorrer algum erro no sistema, com essa opção marcada, será enviado automaticamente um para a HOS Sistemas; Atualizar o estoque na entrada de nota de transferência: se quando há uma entrada de nota de transferência, somente quando ela for realizada (efetivada) é que será atualizado o estoque dos estabelecimentos envolvidos; Solicitar o IP da loja para conexão: solicita o IP das lojas envolvidas para realizar alguma rotina entre os estabelecimentos; Utilizar ICMS garantido: se o sistema deverá utilizar o ICMS garantido para produtos e notas fiscais; Verificar por atualizações automaticamente: se o sistema deve procurar as suas atualizações automaticamente ou somente quando o MerchFarma é atualizado; Configurações 3: Os primeiros campos são para as regras de liberação de uma nota fiscal; Impressoras: configuração das impressoras para impressão de etiquetas e notas fiscais;

43 Configuração 4: Configuração de s e conexão com a empresa Monitor de Atividades No MerchNotas hoje existe essa rotina de acesso restrito dos técnicos da HOS para verificar as últimas atividades realizadas no sistema em termos técnicos.

44 Para maiores informações sobre o MerchNotas, entrar em contato com a HOS ou com os seus representantes.