Descrever o processo de cadastro de Nota Fiscal e de veículos da frota no Módulo Frota do Sistema Globus.

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1 PÁGINA: 1/13 Área a que se aplica: Frota Executado por: Comporte e Coligadas Unidade: Comporte e Coligadas Autor: Adilson Antunes: Analista de Processos Criação 26/07/2010 Aprovação Última Revisão 1. OBJETIVO 29/10/2010 Ana Lucia Santos: Analista de Frota Juserli Gueiros: Analista de Frota Descrever o processo de cadastro de Nota Fiscal e de veículos da frota no Módulo Frota do Sistema Globus. 2. FINALIDADE Este procedimento tem por finalidade sanar todo e qualquer tipo de problema referente ao cadastro de Veículos no sistema. É imprescindível que o cadastro do Veículo e sua Nota Fiscal seja devidamente efetuado para que não haja divergências em relatórios utilizados pela diretoria das empresas. 3. DESCRIÇÃO 3.1. Recebimento da Nota Fiscal Toda Nota Fiscal de Compra de veículo adquirido pelas empresas é necessário que seja efetuado o Cadastro no sistema Globus. Este cadastro é de extrema importância para correto acompanhamento de toda a vida útil do veículo nas empresas do Grupo. Tais veículos podem ser: Chassi e Carroceria de ônibus, Automóvel, Trator, Reboque, Semi-Reboque e Caminhão. As notas fiscais geralmente são recepcionadas pela gerência financeira da Comporte e posteriormente encaminhada aos responsáveis de cada empresa Cópia da Nota Fiscal Ao receber a Nota Fiscal é necessário que o departamento de frota de cada empresa providencie cópias e encaminhei aos departamentos da Comporte conforme abaixo: Contabilidade Fiscal Frota Lembramos que é de total responsabilidade do departamento de frota de cada empresa o envio destas cópias aos departamentos mencionados acima.

2 PÁGINA: 2/ Cadastro Nota Fiscal É de responsabilidade do departamento de frota de cada empresa efetuar o cadastro da Nota Fiscal do veículo adquirido no sistema Globus. Obs.: O cadastro deverá ser efetuado imediatamente após o recebimento da Nota Fiscal do veículo adquirido. Acessar o sistema Globus no módulo FROTA, escolher menu e opção conforme a seguir: MENU: Movimentação OPÇÃO: Compra de Veículo Na tela que se abrirá, Compra de Veículo, acessar: MENU: Cadastro OPÇÃO: Nota Fiscal

3 PÁGINA: 3/ Cadastrar Dados da Nota Fiscal Na tela Nota fiscal de Compra de Veículo, inicia-se o cadastro da nota fiscal, todos os dados desta tela estão presentes na Nota Fiscal física que o responsável da frota a possuirá em mãos, alguns campos é necessário a atenção conforme informações a seguir: - Número da NF: Verificar na Nota Fiscal impressa. - Data Entrada: Informar o dia que a Nota Fiscal está sendo cadastrada. - Série: Verificar na Nota Fiscal impressa. - Data de emissão: Verificar na Nota Fiscal impressa. - Empresa/Filial/Garagem: Neste campo é necessário observar qual o número do CNPJ, pois a filial é relacionada a este CNPJ. Exemplo: A Breda Serviços efetua todas as suas compras pela matriz de São Bernardo do Campo. Neste caso deve-se cadastrar primeiramente na Filial 01 (SBC) e depois o bem é transferido para a filial designada. - Fornecedor: Informar fornecedor que emitiu a Nota Fiscal. - CFOP: Caso o Fornecedor seja de dentro do Estado de SP utilizar o CFOP Caso o fornecedor seja de fora do Estado utilizar o CFOP 2551.

4 PÁGINA: 4/13 - Tipo de documento: Verifica se a Nota Fiscal se enquadra em; - NFE (Nota Fiscal Eletrônica) ou; - NF (Nota Fiscal) - ICMS: Valor da Nota Fiscal. Preencher apenas o campo OUTRAS com o valor total da Nota Fiscal. Demais campos não é necessário preencher, basta dar ENTER entre eles Cadastrar dados do Bem Após o cadastro da tela anterior, será habilitado para preenchimento a aba Bem para cadastro dos itens da Nota Fiscal em questão.

5 PÁGINA: 5/13 Para cadastrar o item deve-se clicar no botão pesquisa como abaixo: Na lista que se apresentará escolher o item e colocar a Quantidade, que geralmente é 1 (um). No campo Valor Total informar o mesmo valor da tela anterior Outros casos Caso o cadastro seja de veículo que possua apenas 1 (uma) Nota Fiscal (por exemplo, Automóvel), no momento do cadastro do bem, esta Nota Fiscal deverá ser cadastrada no Bem Adquirido como Chassi e Carroceria (divide-se o valor total da Nota Fiscal para os 2 (dois) bens) Cadastrar dados do Vencimento Após o cadastro da aba anterior clicar na próxima aba: Vencimento. Conforme a seguir: Q. parcelas (Quantidade de Parcelas): Sempre informar quantidade 1 (um). Tipo de vencimento: Não inserir informação, apenas teclar ENTER. Condição de pagamento: Não inserir informação, apenas teclar ENTER.

6 PÁGINA: 6/13 Tipo de pagamento: Não inserir informação, apenas teclar SETA PARA BAIXO. Após passar por estes campos será necessário apenas gravar as alterações Cadastrar Veículo Quando o documento do veículo estiver finalizado; cabe ao usuário do Departamento de Frota efetuar o cadastro do veículo no sistema Globus. Acessar o sistema Globus no módulo FROTA, escolher menu e opção conforme a seguir: MENU: Cadastros OPÇÃO: Veículos Na tela que se apresentará, iniciar o cadastro do veículo, mas antes é necessário informar a qual empresa o mesmo pertence e os dados cadastrais dele.

7 PÁGINA: 7/13 Para evitar erros na hora do cadastro, esta tela possui em todos os seus campos os ícones de pesquisa ( ) ou caixa de listagem ( ) com informações já cadastradas Cadastrar características do Veículo

8 PÁGINA: 8/13 Na aba Características também está disponível os ícones de pesquisa ( de listagem ( ) para que não haja erros no cadastro. ) ou caixa Incluir acima: Quando houver a necessidade de um cadastro de item não encontrado na pesquisa, passar um para o departamento Frota Comporte para providências. Os campos Tipo de câmbio, Tipo de freio e Relação de transmissão não é necessário o preenchimento; exceto pelo procedimento de cada empresa Cadastrar Centro de Custo Informar o Centro de Custo de acordo com a empresa informada na parte de cima da tela Cadastrar Documentação do veículo Na aba de Documentação do Veículo informar os dados conforme a seguir:

9 PÁGINA: 9/13 Classificação do licenciamento: Informar dado clicando no botão de pesquisa ( ). Município de Emplacamento: Informar dado clicando no botão de pesquisa ( ). Renavan: Informar de acordo com o que está presente na documentação. Nº Inmetro: Este campo não é preenchido Cadastrar Chassi e Carroceria O próximo cadastro é extremamente importante para o controle devido do veículo que está sendo cadastrado. Qualquer divergência é necessário que se entre em contato com os responsáveis pelo sistema, onde os contatos são informados no tópico final deste procedimento. Carroceria Modelo: Informar dado clicando no botão de pesquisa ( ). Chassi Modelo: Informar dado clicando no botão de pesquisa ( ).

10 PÁGINA: 10/13 Espécie: Informar dado clicando no botão de pesquisa ( (Ativo, Disponível para venda, etc). ). Exemplo: Situação do veículo Informações de Compra do veículo A tela abaixo aparece automaticamente quando é cadastrado a compra do veículo, item 2.4. É imprescindível que estes dados sejam inclusos para que apareçam abaixo Outras abas As demais abas, citadas abaixo, não tem preenchimento obrigatório. Necessário verificar se é procedimento da empresa tal preenchimento. Dados para movimentação Roleta Foto Diversos Componentes do veiculo Acessórios Venda (Não preencher. Este campo é utilizado pelo depto de Vendas da Comporte, quando a venda do veículo for finalizada.)

11 PÁGINA: 11/ Cadastro da Compra do veículo Após informar os dados do veículo é necessário efetuar a compra do mesmo conforme abaixo. MENU: Movimentação OPÇÃO: Compra de Veículos Cadastrar dados da compra do veículo Nesta tela informar a placa do veículo no campo Placa, o sistema buscará automaticamente as informações do veículo. Cadastrar os itens da parte de Dados do bem adquirido, conforme abaixo:

12 PÁGINA: 12/13 Código: Informar dado clicando no botão de pesquisa ( ). Fabricação: Informar mês e ano que a NotaFiscal foi emitida. Modelo: Seguir exemplo: Se o veículo foi adquirido em 01/01/2010 e o modelo for 2011, então informar 01/2011. Número do Bem: Digitar o número do chassi ou carroceria (dependendo do bem) Conta Ativo: Não é necessário o preenchimento. Nota Fiscal: Digitar o número da NotaFiscal conforme cadastrado no inicio do processo. Os demais campos serão cadastrados automaticamente. Contrato: Não é necessário o preenchimento (teclar seta para baixo).

13 PÁGINA: 13/13 4. ACESSO AO SISTEMA O acesso do globus é através do Citrix da Comporte e tal acesso é provido pela área de AT da Comporte. 5. CONTATOS Esperamos que este procedimento esteja claro e de fácil interpretação, mas caso tenha alguma dúvida ou sugestão entre em contato com as pessoas abaixo: Ana Lúcia Santos Analista de Frota. o alsantos@comporte.com.br o Telefone: (11) o Nextel: 6004*506 Juserli Gueiros (Jô) Analista de Frota. o jgueiros@qualitybus.com.br o Telefone: (11) o Nextel: 6004*423