Entrada de Notas. Manual desenvolvido para Célula Materiais Equipe Avanço Informática

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1 Entrada de Notas Manual desenvolvido para Célula Materiais Equipe Avanço Informática

2 1 Índice Parametrização... 2 Criando os Diretórios... 2 Parametrização que influenciam a Entrada da Nota Fiscal... 3 Parâmetros Cadastro Fornecedor... 5 Parâmetro de Exclusão de Notas no Financeiro... 8 Define Cálculo... 9 Impostos que influenciam no Custo/ PMZ/ Sugestão de Venda Impostos que abatem o Preço de Custo/ PMZ/ Sugestão de Venda Outros Parâmetros Alterações de CFOP Entrada de Nota pelo XML Informações não cadastradas no Sistema Notas Pendentes Exclusão de Nota Desvinculando o Produto Exemplo Cálculo ST ( Substituição Tributária)

3 2 1- Parâmetros de Entrada 1.1- Criando os Diretórios O primeiro passo para utilização da Nova Entrada é a criação dos diretórios para alocação dos arquivos XML s. Deverão ser criados os seguintes diretórios: u/rede/xml/xml u/rede/xml/bck-xml; u/rede/xml/xml-txt u/rede/xml/xml-pdf u/sist/arque u/sist/arqx Ao término do download do arquivo nova-entr.rar no site da Avanço, o mesmo deverá ser descompactado no diretório u/sist/exec. O arquivo xml-bats.rar deverá ser descompactado no diretório u/bats Para o funcionamento correto da Nova Entrada o Cliente Avanço deverá entrar em contato com o Setor de Tecnologia Avanço para que seja configurado o arquivo CON_XML no CRON da máquina. Na Nova Entrada de Notas, é imprescindível que o Fornecedor envie os arquivos XML das Notas, pois o Sistema precisa destes arquivos para que seja feita a importação. Lembre-se que os arquivos XML devem ser salvos na pasta XML em u/rede/xml/xml 2

4 3 2- Parâmetros que influenciam diretamente na Entrada da NF Nesta rotina mostraremos quais parâmetros influenciam diretamente os cálculos na Entrada da Nota. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Menu Principal F5 Administ. Materiais Movimentação Entradas Compras Dados referentes à tela acima: AtIcm%: Permite alterar a alíquota de ICM na entrada do Item. ForCGC: Permite a informar somente o CNPJ do Fornecedor na entrada, bloqueando a pesquisa pelo nome ou código interno do Fornecedor. AcT: Permite alterar a tributação do Item na entrada (Tributação A, B, E, F, G, I, N etc. ). DiasE: Este parâmetro no primeiro campo tem a finalidade de limitar os dias para lançar a NF no Sistema, se for inserido algum período o Sistema só permitirá a entrada do XML dentro do prazo informado. Ex: Se o XML foi importado dia 01/06/2014 o Usuário terá até o dia 03/06/14 para realizar a Entrada no Sistema. 3

5 4 DiasE: Este parâmetro no segundo campo tem a finalidade de limitar a conversão do XML para o Sistema a partir da Data de Emissão da NF. Caso a data de Emissão ultrapasse o período informado, o XML convertido não aparecerá no Sistema para Entrada da NF. XML Obrig: Se informado S neste campo o Usuário somente poderá entrar com a NF caso tenha o XML, caso contrário não será permitida a Entrada da Nota Fiscal. Mdif. St: Se informado S neste campo o Sistema mostrará a diferença do valor de ST (Substituição Tributária), importado pelo XML e o que é calculado pelo Sistema para conferência do cadastro do Item ou dos valores do XML. Cst60: Este parâmetro permite calcular valor de ST (Substituição Tributária), para a CST 060, informando a alíquota de Entrada e Saída de ICMS com o MVA no cadastro do Item. AltXml: Este parâmetro permite alterar o percentual do MVA que veio no XML na Entrada do Item. Trib0: Este parâmetro define se os itens tributados por algum motivo na Entrada terão que ser gravados com alíquota de ICM zerada, o valor será gravado na Administração Fiscal no campo S Isento ou N Outras. D.Item: Se informado S, ao lançar a NF o Usuário terá a opção de informar a despesa Item a Item. Ao passar pelo campo Tipo Desp aparecerá à opção I: Digitar DESPESA por ITEM, neste caso deve-se informar I. 0Red ST: Alguns Fornecedores tem regime especial e reduzem a base sem informar o percentual de redução, com isso o Usuário tem que calcular e informar manualmente os valores. Se este parâmetro estiver setado como S o Sistema importará do XML e calculará automaticamente o percentual de redução. Atu.NCM: Este parâmetro se estiver S, ao entrar com a NF o NCM que estiver no XML será atualizado no cadastro do Item. Val.B.St: Este parâmetro serve para validar a Base de ST ao finalizar a NF de Entrada Tfrac: Este parâmetro trabalha juntamente com o parâmetro do cadastro do Item (Fr Fracionado), caso o Tfrac esteja configurado com S, ao entrar com a NF o Sistema testará se o Item é ou não fracionado, caso o Item não seja fracionado o Sistema só permitirá valores inteiros. At.PV: Este parâmetro permite alterar o preço de venda do Item no ato da Entrada. 2Cfops: Este parâmetro permite entrar com NF que tenha o mesmo Item com dois CFOPs diferentes. Bonif: Se este parâmetro estiver com S, ao entrar com NF que tenha Item bonificado, o valor do Item será gravado como desconto no contas a pagar. C.I: Este parâmetro permite alterar o valor do ICMS do Item calculado na Entrada. 4

6 5 3- Parâmetros Cadastro Fornecedor No cadastro de Fornecedor existem outros parâmetros que influenciam no cálculo de preço dos itens na entrada de NF. Abaixo veremos quais são. Campo I (Identificação): Neste campo é onde informa a identificação do Fornecedor. Para o cálculo de IPI o Fornecedor deve ser Indústria. Este parâmetro vai ler a alíquota de PIS/COFINS, diretamente do cadastro de produto que é informada nos campos dos dados complementares, caso o produto tenha alíquota diferenciada. 5

7 6 Este parâmetro é para Fornecedores que geram ou não Crédito de PIS/COFINS. Este parâmetro é para o ajuste do MVA na entrada da NF, ele trabalha em conjunto com o parâmetro do cadastro de produto (Aj Este produto ajusta MVA quando comprado fora do Estado). Dica: Controlar sempre pelo cadastro de Fornecedor e cadastrar o produto sempre o parâmetro Aj como S, pois o produto pode ser comprado dentro e fora do Estado e ter ou não o ajuste. 6

8 7 Simples Nac: Este parâmetro define se o Fornecedor é do regime Simples Nacional. 7

9 Parâmetro de Exclusão de Notas no Financeiro A configuração do Parâmetro Dias para Vencim bloqueia a exclusão de Notas antes de seu Vencimento, isso faz com que não haja um descontrole de Baixas em Notas. No campo Dias para Vencim informe a quantidade de Dias antes do Vencimento para que Nota seja bloqueada para exclusão. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Menu Principal F5 Administração Financeira Contas a Pagar/ Receber Caso seja realmente necessária a Exclusão da Nota no período bloqueado pelo Parâmetro Dias para Vencim, basta entrar no caminho abaixo e informar o número da Nota a ser excluída, automaticamente os outros campos trarão as informações da nota e então é só confirmar. Esse procedimento só poderá ser executado pelo Usuário Master do Sistema. Administração Financeira Contas a Pagar Libera para exclusão 8

10 9 4- Define Cálculo Na parametrização do Cálculo de Preço existem várias informações que influenciam na formação do Cálculo, veremos isso abaixo: Menu Principal F5 Administração de Materiais Movimentação Entradas Define Cálculo 9

11 10 Na tela acima temos as informações que poderão ser configuradas. O Sistema trabalha com Linhas (Impostos) e Colunas de Custo, PMZ e S.Ven (Sugestão de venda). Para configurar os Impostos nas Colunas deve-se marcar S dentro dos parênteses, essa marcação deve ser feita na Coluna que deseja que o parâmetro incida. Caso o Usuário queira que o Imposto não seja calculado, basta informar N dentro do parêntese Impostos que influenciam no Custo/ PMZ/ Sugestão de Venda ICM Saída, Valor de ST, Despesas, Frete, IPI, PIS de Saída, Adm 00,00 (Despesa Administrativa, AcrescimoGer (Acréscimo Gerencial)). Adm 00,00 (Despesa administrativa), para este imposto ser calculado não basta apenas está marcado na coluna do Custo, PMZ ou S.Ven (Sugestão de venda), tem que ser informado um percentual para ser feito o cálculo da mesma. AcrescimoGer (Acréscimo gerencial) Se estes impostos estiverem marcados nas colunas Custo, PMZ ou S.Ven (Sugestão de venda), serão acrescentados os valores referentes a cada imposto no cálculo do preço. 10

12 Impostos que abatem o Preço de Custo/ PMZ/ Sugestão de Venda ICM Entrada Desconto DescontoGer Pis Entrada ICM Frete Se estes impostos estiverem marcados nas colunas Custo, PMZ ou S.Ven (Sugestão de venda), serão abatidos os valores referente a cada imposto no cálculo do preço. Ex: Na tela abaixo temos o cálculo de preço já definido. No exemplo abaixo, temos a entrada de um produto já utilizando a definição do cálculo de preço faremos a conferência dos cálculos em cada coluna, Custo, PMZ ou S.Ven (Sugestão de Venda). A tela é a mesma para definição de cálculo, mudando apenas a gravação no Sistema. 11

13 12 Tela de Valores de Entrada de Item Campo Pr.Custo Vl IcmsE = 6,44 Vl Ipi = 20,00 Vl Item = 100,00 Desconto = 8,00 Despesas =5, 00 Frete = 25,00 Os valores do ICMS Saída, Pis/Cofins e ICMS Frete não serão utilizados, pois não estão marcados na definição do cálculo de preço. 100,00-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 135,56 Campo PMZ: Vl IcmsE = 6,44 Vl IcmsS = 16,56 Vl Ipi = 20,00 Vl Item = 100,00 Desconto = 8,00 Despesas = 5,00 Frete = 25,00 Os valores do PIS/COFINS e ICMS Frete não serão utilizados, pois não estão marcados na definição do cálculo de preço. 100,00 +16,56-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 152,12 12

14 13 Campo Sugestão Soma do cálculo na coluna S.Ven (Sugestão de venda). A coluna de Sugestão de Venda está configurada da mesma forma que a coluna PMZ, o que diferencia no cálculo é a margem de lucro que está no cadastro do Item. Vl IcmsE = 6,44 Vl IcmsS = 16,56 Vl Ipi = 20,00 Vl Item = 100,00 Desconto = 8,00 Despesas = 5,00 Frete = 25,00 Os valores do Pis/Cofins e ICMS Frete não serão utilizados, pois não estão marcados na definição do cálculo de preço. 100,00 +16,56-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 152,12 152, % (margem do cadastro do produto) = 197,75 Esta parte do cálculo é a mais simples de se utilizar, onde a definição é somente sobre as colunas Custo, PMZ ou S.Ven (Sugestão de Venda), obedecendo aos critérios informados. Outros Parâmetros Na tela acima temos outros parâmetros que influenciam no cálculo de preço como a Margem Invertida/ Normal Margem Normal O cálculo é básico, o percentual de margem que está no cadastro do produto é aplicado sobre o valor calculado pela coluna sugestão de preço. Ex: 100,00 +16,56-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 152,12 152, % (margem do cadastro do produto) = 197,75 Margem Invertida Com a margem invertida o valor final obtido do Item é maior do que da margem normal. O cálculo da margem invertida é 100 a margem do cadastro, o resultado será a margem a ser utilizada. Ex: = 70 (margem a ser utilizada) 100,00 +16,56-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 152,12 152,12 / 0,70 = 217,31 (o resultado deve ser dividido pela margem encontrada). 13

15 14 Margem á Partir do PMZ Se o parâmetro estiver S a margem será calculada sobre o valor calculado no PMZ. Com isso não existirá o cálculo na coluna S.Ven (Sugestão de Venda), passando a prevalecer o parâmetro da Margem a Partir do PMZ. Ex: Um cálculo do PMZ, com o parâmetro Margem a Partir do PMZ definido como S. 100,00 +16,56-6,44 8,00 + 5, ,00 = 132,12 (valor calculado do PMZ) 132, % (margem do cadastro do produto) = 171,75 Fator PMZ Quando este parâmetro estive S passará a prevalecer à configuração da coluna de Definição do PMZ. O cálculo passará a seguir a fórmula (100 - %ICMS %ADM %PisCof), o resultado desta operação é o Fator que será utilizado. Para chegar ao Fator utilizando a fórmula o %ICMS (sempre de saída), o % ADM e o % PisCof, devem ser marcados na coluna do PMZ, se alguns destes impostos não estiverem marcados também não serão utilizados no cálculo para encontrar o Fator. Após encontrar o Fator, devem ser utilizados os valores dos impostos calculados no Item de acordo com a coluna PMZ, mas o imposto que foi utilizado no cálculo do Fator não será utilizado neste somatório, conforme veremos abaixo na explicação. Explicação do cálculo referente à tela abaixo, utilizando o Fator PMZ Cálculo do Fator: (100 - %ICMS %ADM %PisCof) = 82 (82 é o Fator PMZ). A coluna da definição do cálculo o ICMS de saída está marcado, então o valor do ICMS de saída não será utilizado. Vl IcmsE = 6,44 Vl Ipi = 20,00 Vl Item = 100,00 Desconto = 8,00 Despesas = 5,00 Frete = 25,00 Observe que ao somar os valores dos impostos calculados do Item no ato da Entrada, o valor do ICMS de Saída não foi utilizado. 100,00-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 135,56 (Após chegar ao resultado, teremos que dividi-lo pelo Fator) 135,56 / 0,82 = 165,31 14

16 15 Cálculo do PMZ na Entrada do Item utilizando o Fator PMZ 100,00-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 135,56 (Após chegar ao resultado, tem que dividi-lo pelo Fator) 135,56 / 0,82 = 165,31 15

17 16 Fator PrV Quando este parâmetro estiver setado como S, ele passará a prevalecer sobre a configuração da coluna de definição do S.Ve. O cálculo passará a seguir a fórmula: (100 - %Icms %ADM %PisCof - %Marg) O resultado desta operação é o Fator a ser utilizado. Para chegar ao Fator da fórmula o %Icms (sempre de Saída), o % ADM e o % PisCof, deverão estar marcados na coluna do S.Ven, se alguns destes impostos não estiverem marcados não serão utilizados no cálculo para encontrar o Fator. Após encontrar o Fator, devem ser utilizados os valores dos impostos calculados no Item de acordo com a coluna S.Ven, porém o imposto utilizado no cálculo do Fator não será utilizado neste somatório, veja abaixo. Explicação do cálculo referente à tela abaixo, utilizando o Fator S.Ven Cálculo do Fator: (100 - %ICMS %ADM %PisCof -%Marg) = 52 (52 é o Fator S.Ven). Na coluna da definição do cálculo o ICMS de Saída está marcado, então o valor do ICMS de Saída não será utilizado. Vl IcmsE = 6,44 Vl Ipi = 20,00 Vl Item = 100,00 Desconto = 8,00 Despesas = 5,00 Frete = 25,00 Observe que ao somar os valores dos impostos calculados no Item no ato da entrada o valor do ICMS de Saída não foi utilizado. 100,00-6, ,00 8,00 + 5, ,00 = 135,56 (Após chegar ao resultado, dividi-lo pelo Fator) 135,56 / 0,52 = 260,69 16

18 17 Cálculo do S.Ven na Entrada do Item utilizando o Fator PrV Os Parâmetros acima influenciam diretamente na Entrada da Nota Fiscal. 17

19 18 5- Alterações de CFOP Quando um CFOP adotar Tributações diferentes, como exemplo CFOP 1551 onde terá Produtos ST e Produtos Tributados, será necessário o preenchimento do parâmetro Testa Ent como N. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Fiscal Tabelas Fiscais Códigos Manutenção Salve a alteração. 18

20 19 6- Entrada de Nota pelo XML Após habilitados os parâmetros da Entrada de Notas, já poderemos iniciar a rotina de lançamentos, lembrando que para a Entrada é necessário que o arquivo XML da Nota emitida pelo Fornecedor, esteja no caminho especificado anteriormente. Para acessar a Rotina de Entrada siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento de Filial Entradas e Saídas Movimentação Entrada Compra Siga até o campo ChE e aperte F2 para visualizar as Notas 19

21 20 Ao passar o Cursor pelas Notas disponíveis o Sistema mostra os detalhes na parte inferior da tela, quando o Fornecedor não está Cadastrado asteriscos * ficam no lugar do Nome Selecione a Nota Confirme os Dados da Capa passando pelos Campos com enter. Confirme com S O Próximo passo é a inclusão dos itens da Nota 20

22 21 Para Visualizar os Itens da Nota aperte F2 Selecione o Item Depois de passar por todos os campos, confirme a inclusão Inclua todos os Itens da Nota De ESC para Encerrar 21

23 22 O Sistema perguntará: Encerra Itens Confirme com S= Sim ou N= Não Confirme o Encerramento da Nota Confirme com S= Sim 22

24 23 Confirme as Informações que serão gravadas no financeiro Informações não Cadastradas no Sistema Quando algum Item não esta Cadastrado ou algum dado não existe no Sistema, os campos referentes a esses dados sempre aparecerão zerados, como no exemplo abaixo 23

25 24 No caso da Tela acima, os Itens referentes à Nota não estão cadastrados no Sistema pois o campo Código está zerado. Os Produtos desta Nota não possuem EAN, pois o campo referente a isso também está zerado. Para cadastra-lo selecione o Item com Enter e aperte F5 Para associar um Item não Cadastrado a um Item já Cadastrado no Sistema, selecione o Item com Enter, nesse momento o Sistema já foi automaticamente para parte inferior da tela, no Campo Item, aperte F2 para abrir a Tela de Pesquisa ou F11 para Pesquisa Avançada 24

26 25 Selecione o Item a ser associado ao Item da Nota Confirme com S. O Item associado sairá da Listagem. 25

27 26 7- Notas Pendentes Se por algum motivo, o processo da Entrada de Notas for interrompido, é possível dar continuidade sem perda da Nota. Basta acessar a Rotina de Entrada e no campo Nota/Série apertar F2. O Sistema mostrará as Notas Pendentes disponíveis Selecione a Nota com Enter e dê continuidade a sua Entrada. Na mesma tela podemos também excluir uma Nota Pendente. Excluindo uma Nota Pendente o Usuário poderá lança-la desde o principio. Para excluir uma Nota Pendente basta seleciona-la com Enter e apertar F6, ela será excluída e voltará para a tela de consulta dos XML s. 26

28 27 8- Exclusão de Nota A exclusão de Notas agora é feita por uma Nova Rotina. Não será permitida a alteração de Notas como era feito anteriormente, qualquer mudança em uma Nota, será necessário que seja feita a exclusão da mesma, e um novo lançamento. Para acessar essa rotina siga o caminho abaixo: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento de Filial Entradas e Saídas Alter/Cancelamento Exclusão Entrada Compra No campo Nota/Serie informe o número da Nota a ser excluída, automaticamente o Sistema carregará as informações referentes a ela. Para exclusão é obrigatório informar a senha de Usuário para confirmação do processo. Ao excluir uma Nota, ela será automaticamente será excluída do Movimento, Contas a Pagar/Bancário, Dados do Sintegra e Dados do Sped, e então ela retornará como uma Nota pendente. 27

29 28 9- Desvinculando um Produto Ao entrar com uma NF que possua Produtos novos ou Códigos de Barras (EAN) novos, estes itens terão que ser vinculados a um produto já cadastrado. Se houver vinculação de Itens errados o Sistema os mostrará ao importar a NF, e neste caso o Usuário terá que fazer a desvinculação. A desvinculação do Item é feita em 2 passos, Código de Barras (EAN) e Fornecedor. Desvinculando o Código de Barras (EAN) Para acessar a rotina siga o seguinte caminho Administração Materiais Gestão Estoque Cadastro de Produtos Agrupamento Produtos Barra Ean Informe o Código Interno do Produto ou o Código de Barras (EAN). No campo Código EAN pressione F2 para escolher o código que será excluído ou digite o Código diretamente no campo. 28

30 29 Após excluir o Código de Barras (EAN) o Usuário terá que excluir a vinculação com o Fornecedor. 29

31 30 Desvinculando o Fornecedor Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão Estoque Cadastro de Produtos Agrupamento Produtos Fornecedores Individual Informe o código do Item e o código do Fornecedor Exclua confirmando com S. Com a exclusão do Código de Barras (EAN) e a vinculação do Produto com o Fornecedor, o Usuário terá que importar o XML novamente para que o Sistema solicite uma nova vinculação. 30

32 31 Exemplo de Fórmula de Cálculo ST base ICMS = valor do produto - desconto + IPI + frete + despesa - %redução VL ICMS = base ICMS x % ICMS Base St = ((valor do produto - desconto + IPI + frete + despesa) x %mva) - %redução Valor ICMS ST = Base de ST x % ICMS Valor do ST a ser pago = VL ICMS - Valor ICMS ST 31