Implantação do sistema Condominium

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1 Implantação do sistema Condominium Nesse manual iremos acompanhar o passo a passo para a implantação do sistema, portanto iremos pular algumas telas do cadastro, que deverão ser preenchidas após a implantação inicial. Após digitar seu login no menu principal clique em Condominium. A tela de opções do condominium será carregada: Importante: Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla F2 Gravar Tecla Shift + F2 Excluir Tecla F9 Limpar os campos Tecla Ctrl + I Vai para o primeiro registro Tecla F7 Vai para o registro anterior Tecla F8 Vai para o próximo registro Tecla Ctrl + F Vai para o último registro Passos para a implantação: 01 - Cadastrar bancos Tabelas>Bancos 02 - Cadastrar agências bancárias Tabelas>Agencias 03 - Cadastrar contas bancárias Tabelas> Contas - Campo código: Informe no código da conta o mesmo código do condomínio - Banco / Agencia - Conta: com o dígito - Cedente: a maioria dos bancos o código de cedente é o mesmo número da agência sem o traço, incluindo o dígito, exemplo: Conta: Cedente: Carteira: A carteira de cobrança contratada junto ao banco Obs: Alguns bancos exigem um cadastramento mais detalhado e outras informações, antes de imprimir seu primeiro recibo, solicite um acompanhamento de nosso suporte técnico. Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 1

2 04 - Cadastrar blocos (Se houver) Cadastros>Blocos 05 - Cadastrar condomínios Cadastros>Condomínios>Aba Condomínio Todos os campos são obrigatórios Importante: No campo Plano de Contas, informe: 0, pois ainda não criamos o plano. Após a criação do plano basta alterar o cadastro. Cadastros>Condomínios>Aba Frações Informe o total de unidades e o total da fração do condomínio Obs: Será necessário preencher esses campos se o rateio for realizado pela fração ideal do condomínio Cadastros>Condomínios>Aba Diversos Nessa tela é possível informar alguns itens que serão usados em outras áreas do sistema, como por exemplo, o dia do vencimento dos boletos das unidades: Informe a data do vencimento, a qtde de dias para o segundo vencimento (se houver) e a qtde de dias para a data limite. Por exemplo: O condomínio vence todo dia 10 e o boleto pode ser pago com multa após 30 dias do vencimento, informe: Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 2

3 06 - Cadastrar condôminos (Unidades) Cadastros>Condôminos>Aba Condôminos O campo Unidade se trata do numero real da unidade no condomínio. Se o condomínio possuir unidades com 3 dígitos, siga o padrão abaixo: Se necessário o campo Unidade permite que seja informado letras, por exemplo: 011A 011B CJ015 Ao lado do numero da unidade sempre informe o nome do proprietário e caso a unidade esteja alugada no campo: A/C informe o nome do Inquilino Primeiro endereço: Sempre informe o endereço de entrega do boleto de cobrança, caso o endereço seja o mesmo do condomínio, no momento do cadastro basta clicar no botão: Ender. Do Condo No segundo endereço Extra do Proprietário, informe o endereço externo do proprietário, no caso da unidade estar alugada. Obs: Em tipo de correspondência informe correio sempre que o primeiro endereço for diferente do endereço do condomínio. Segunda aba de endereços: Informe o cadastro da imobiliária e um segundo endereço do inquilino Cadastros>Condôminos>Aba Frações Informe a fração ideal da unidade e o tipo de unidade Obs: Será necessário preencher esses campos se o rateio for realizado pela fração ideal do condomínio 07 - Cadastrar Plano de contas Cadastros>Plano de contas O que é? O plano de contas é um dos itens mais importante do sistema, portanto, deve-se dispensar grande atenção ao elaborá-lo. Toda parte contábil do condomínio esta baseada no plano de contas. Nele serão cadastradas todas as contas; de receitas ordinárias, extraordinárias, etc. Deve-se prestar bastante atenção quanto a estrutura do plano (quantidade de graus e quantidade de dígitos de cada grau), aos grupos de contas (receitas e despesas) bem como quantidade de graus das mesmas (definidos na criação da estrutura). O sistema permite que se crie contas de dois a quatro graus com um até dois dígitos para o primeiro grau e até três Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 3

4 dígitos para os demais, mas, quanto mais detalhado for o plano maiores serão as possibilidades analíticas de demonstrar a contabilidade do condomínio. Ex.: PP.SSS.TTT.QQQ PP = Primeiro grau até 2 dígitos SSS = Segundo grau até 3 dígitos TTT = Terceiro grau até 3 dígitos QQQ = Quarto grau até 3 dígitos Vejamos abaixo como iniciar a criação do seu primeiro plano de contas: Na Tela ao lado informe o numero do plano, nesse caso informe: 1 Defina a quantidade de graus, o mais usado é: 3 Deixa a caixa: Gerar código reduzido automaticamente marcado. Quantidade de dígitos: informe a quantidade máxima de cada campo: 2 / 3 / 3 / 3 Clique no botão continua. Confirme a gravação da estrutura do plano de contas. Na próxima tela, informe a primeira conta do seu plano, normalmente: 01 ORDINÁRIA Pressione: Enter > Enter Confirme a inclusão da conta 01 Repita o Código 01 Ficará disponível o campo do Segundo Grau para a criação das contas. Nas contas de Despesas, marque a opção no segundo grau e escolha se é uma conta de movimentação ou não. Siga a seqüência abaixo para a criação das contas de Receita e Despesas: Receitas: até Despesas: até Dessa forma o seu plano de contas ficará organizado e fácil de utilizar. Obs. Importante: O sistema irá criar algumas contas com (*) Não apague ou altere essas contas, elas serão usadas em vários relatórios e demonstrativos. Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 4

5 - Sugestão de estrutura do plano de contas: Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 5

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7 08 - Cadastrar Saldos do condomínio Contábil>Inclusão de Saldos Cadastrar os saldos de partida dos condomínios: Informe o condomínio No campo conta: Informe o código reduzido da conta mãe do plano de contas desse condomínio, ou clique no lupa para pesquisar o código. Preparando os Recibos 09 - Rateio Etapa 01 - Rateio> Verbas para Rateio Preparação de uma nova emissão: - Informe o código do condomínio - Campo Emissão Na criação de uma nova emissão deixe esse campo em branco. - Informe os vencimentos e percentual de descontos (se Houver) e multas. - Conta bancária, caso seja necessário escolher outra conta, clique no botão redefinir conta (opção disponível apenas para super usuários) Pressione F2 para continuar, observe que o sistema gerou um numero de emissão, anote esse numero, pois será usado em todo o processo de geração dos recibos. Em Históricos do Recibo, no campo conta informe o código reduzido da conta de receita desejada, ou clique duas vezes no campo para escolher a conta direto no plano de contas: Clique no sinal de mais para que seja aberto as contas de movimentação. Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 7

8 Legendas: Após informar todas as verbas no lado esquerdo clique F2 ou no botão continuar: Na tela de lançamentos: - Campo: Nro Lancto - Deixe em branco quando estiver criando uma nova emissão. Lembre-se: as telas de cadastro também são de consulta, nesse caso para as emissões já criadas, você pode realizar alguma alteração nos lançamentos já preparados. Campo: Tipo É o tipo de rateio desejado, veja no manual on-line a tabela com todos os tipos disponíveis. Os mais usados são: A - Rateia o valor total da verba entre as unidades tipo Apto pela fração ideal "unidade" S - Lança o valor da verba igualmente para todas as unidades tipo Apto I - O Sistema abrirá uma terceira tela para que sejam lançados os valores para as unidades Individualmente Campo: Nro da Verba Informe o número da verba correspondente no histórico do Recibo: Campo: Bloco Informe o numero do bloco Caso o rateio seja feito separado por blocos do Condomínios Campo: Valor Informe o valor desejado para cada verba, levando em consideração o tipo de rateio escolhido. No Exemplo acima iremos cobrar os seguintes valores: Verba 01 Condomínio do mês - R$ 100,00 Todas as unidades Tipo S Verba 02 Fundo de Reserva R$ 15,00 Todas as unidades Tipo S Verba 03 Aluguel de salão de festa R$ 15,00 Apenas para a unidade 010 Tipo I Após cada lançamento pressione F2 para gravar, ao terminar basta fechar a tela. Etapa 02 - Rateio> Quadro de Rateio Informe o Condomínio e o numero da emissão gerado na tela anterior Clique no botão processar para que seja carregado o relatório do quadro do rateio. Esse relatório trás todo o resumo da emissão com as verbas lançadas e o valor de cada unidade. Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 8

9 Note que a unidade 010 está separada das demais, porque foi lançado além da verba 01 e 02 que se repete para todas as outras uma verba 03 referente ao aluguel de salão de festa. Caso seja necessária alguma alteração, basta voltar na tela de Verbas para rateio, realizar as alterações e imprimir novamente esse quadro. Etapa 03 - Rateio> Processamento do Rateio Nessa tela no lado esquerdo será listada todas as emissões pendentes de processamento. Selecione a emissão desejada e clique em adiciona No menu superior clique em Processar O sistema irá gerar os recibos. Importante: Após o processamento não será mais possível alterar a emissão em Verbas para Rateio, veremos a seguir como isso será possível. Etapa 04 - Rateio> Relação de Recibos - Informe o numero do condomínio e sua emissão - clique em Adicionar - Selecione o modelo de relatório desejado e clique em processar - Será listado o relatório com todas as unidades e os recibos processados: Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/2009 9

10 Caso seja necessário algum ajuste antes de imprimir os boletos, por exemplo, a isenção da unidade do síndico, siga os passos a seguir: Rateio> Alteração de emissões - A primeira e segunda tela são parecidas com a tela de Verbas para rateio. - Faça as devidas correções nas verbas, inclusão de uma nova verba se for o caso. Se for necessária a inclusão de uma nova verba para todas as unidades, exclua essa emissão e comece todo o processo novamente. - Nesse exemplo vamos alterar o boleto do sindico, pressione F2 até carregar a tela ao lado, clique na lupa no campo Recibo e localize o recibo da unidade do síndico, altere o valor ou informe: 0 (Zero) na verba desejada e pressione F2 para gravar o recibo. Um outro exemplo é a separação de verbas no caso de cobrança para o inquilino e proprietário, nesse caso, localize o recibo do inquilino e apague a verba do proprietário, nessa mesma tela, não informe numero de recibo, apenas o numero da unidade e o valor da verba para o proprietário e pressione F2 para gravar. Dessa forma criamos dois recibos na mesma emissão para a mesma unidade com verbas diferentes. 09 Impressão de recibos Impressão de Recibos> Laser simples Nesse exemplo iremos imprimir os recibos sem o balancete, pois ainda não temos os lançamentos de despesas e receitas anteriores para demonstrar nesse recibo: - Informe o código do condomínio e a emissão gerada - Para imprimir todos os recibos clique em adiciona - Caso queira imprimir apenas um recibo, selecione o recibo inicial e final o mesmo recibo na lista. - Clique na próxima aba - Mensagens: Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/

11 Digite as mensagens e configure o recibo conforme sua necessidade nas duas abas: Após todas as configurações clique no botão Iniciar processamento, os recibos serão impressos na sua impressora padrão. Caso deseje, instale o programa PDFCreator para a geração dos recibos em formato PDF, veja com nosso suporte a instalação desse programa. 10 Protocolo de entregas Impressão de Recibos> Protocolo Imprimir o protocolo de entrega dos recibos gerados 11 Lançamento das despesas Contábil> Lançamentos Nessa tela é possível lançar as despesas dos condomínios diretamente para o balancete e todos os relatórios gerenciais: - Data: Informe a data do pagamento - Conta Banco: o código da conta do condomínio - Nº Lançto No caso de um novo lançamento deixe o campo em branco - Condomínio / Bloco - Conta: Conta do plano de contas de lançamentos, clique na lupa ou digite o código reduzido. - Valor Informe o valor da despesa - Cheque nº - Informe o numero do cheque se houver - Histórico Veja no menu tabelas histórico padrão: Informe o mesmo código reduzido da conta de despesa, dessa forma no próximo lançamento você terá um lançamento padrão Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/

12 12 Inclusão dos devedores Rateio> Inclusão de devedores Na implantação do sistema é necessária a inclusão das cotas em aberto para que seja feita as cobranças, acordos, etc. - Informe o condomínio e unidade - O vencimento original em aberto - A multa na época da cobrança (Lembre-se que a partir de 01/2003 a multa passou a ser obrigatória de 2%, conforme o novo código civil) - Qtde de parcelas Caso as cotas em aberto dessa unidade seja seqüencial, basta informar a quantidade de recibos, escolha o tipo de referencia para o histórico (Normalmente no caso de cotas de condomínio é usado o tipo por competência) - Informe a conta das verbas de receita, ou clique duas vezes no campo para abrir o plano de contas - Informe o valor E pressione F2 para processar, clique em relatório no menu da tela para imprimir o resumo do processamento. Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/

13 Verbas Fixas e Avulsas Nessa opção poderá ser gravado os valores fixos de todas as emissões futuras e também os valores avulsos, como por exemplo um aluguel de salão de festa, uma multa, ou um parcelamento que deverá ser incluído no mesmo boleto do condomínio. Incluindo as verbas fixas: Rateio> Verbas Fixas - Informe o código do condomínio - O vencimento padrão - Caso tenha algum desconto até o vencimento - Os percentuais de multa após o vencimento Pressione F2 para continuar Na Próxima tela: - Em Históricos do Recibo, informe as contas de Receita. Para que seja preenchida automaticamente a referência da cobrança, após o histórico da conta escolhida, pressione a barra de espaço uma vez e clique no menu superior em Incluir Referência, escolha uma das duas opções: - Mês de Vencimento - Mês de Competência - Caso alguma verba tenha desconto até o vencimento marque a opção: DESC na frente da verba - Se a verba for uma cobrança de água ou gás, escolha essa opção na coluna Tipo - Após informar todas as verbas fixas, pressione F2 - Nro. Lancto Na inclusão de um novo lançamento não informe nada nesse campo - Tipo Escolha o tipo de Rateio - Nro, da Verba Informe o numero da verba correspondente, observe a numeração de 1 à 10 no canto esquerdo da tela. - Bloco se houver - Valor para o rateio Obs: No caso de cobrança de água ou gás, informe apenas o tipo I, não preencha nada no campo Valor. Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/

14 Rateio> Verbas Avulsas - Informe o código do condomínio - Será listado todas as verbas avulsas futuras programadas, com opção de editar ou excluir - Para incluir uma nova verba, clique no botão Incluir Informe o percentual de desconto se houver e os valores de multa após o vencimento. Essa configuração será utilizada no caso de criação de verbas separadas das fixas já criadas anteriormente. Para continuar clique na Aba Lançamento - Informe o vencimento desse rateio Note que para esse rateio ser incluído na mesma emissão das verbas fixas o vencimento deverá ser o mesmo. Tipo de Verba: - Complementar Será incluído na mesma emissão das verbas fixas - Extra - Será criada uma emissão a parte, contendo todos os lançamentos extras do mesmo dia. - Separada - Este lançamento se tornará uma emissão individual. Parcelamento Também será possível a geração de um parcelamento, por exemplo um Rateio Extra de Antena Coletiva que será cobrado em 5 parcelas iguais de todas as unidades: - Tipo de Verba Complementar - Conta de receita de Rateio Extra - Histórico: A Descrição da cobrança - Tipo S Nesse caso o valor será igual para todas as unidades - Valor O valor da parcela - Parcelamento Informado as 5 parcelas - Tipo de histórico: Nesse caso escolheremos por parcela, dessa forma em cada emissão gerada a partir desse vencimento será informado a parcela da cobrança. Clique no botão Ok para finalizar Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/

15 - Será listado todas as parcelas e seus respectivos vencimentos. Podemos também lançar uma cobrança avulsa individual para determinadas unidades, vamos incluir a cobrança de aluguel de salão de festa por exemplo: Clique no botão incluir na tela acima: Na aba lançamento informe: - Vencimento do Rateio - Tipo Complementar - Conta do aluguel do salão de festa - Histórico para o lançamento - Tipo Nesse caso iremos cobrar o aluguel do salão de festa para duas unidades, informe tipo I - Valor O valor total que já sabemos para a emissão. - Note que a aba Individual ficou disponível. - Informe a unidade e o valor individual e clique no botão incluir, repita o procedimento para todas as unidades. - Verifique o valor informado na tela anterior e o apurado - Após ter feito todos os lançamentos, clique no botão OK - Os lançamentos tipo I serão listados na sua lista de verbas avulsas. Rateio> Gerar Emissões Informe a faixa de vencimentos que deseja gerar as emissões e clique no botão vermelho: Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/

16 Serão listados todos os condomínios que tenham alguma verba fixa ou avulsa lançada para esse período: Marque o condomínio que deseja gerar a emissão e clique em processar Cnfirme o processamento Serão listadas as etapas do processamento. Para verificar as emissões geradas, clique no menu em: Rateio> Processamento do Rateio. Daí em diante o processamento segue o mesmo passo-apasso já informado nesse manual na geração das emissões pela opção de Verbas para Rateio. Manual de implantação do sistema Condominium Revisão 08/