Manual Unilote. Versão 2.1

Transcrição

1 Manual Unilote Versão 2.1 1

2 INDICE Apresentação...4 Principais Características...4 Requisitos Mínimos...4 Requisitos Mínimos de Software...4 Instalação...5 PRIMEIRO PASSOS Dados da Empresa...6 Acessando o Programa...6 Tela principal...7 ARQUIVO Cadastro de Loteamento...8 Cadastrando um Loteamento...9 Cadastrando as Referencias Bancária...9 Cadastro de Unidades...9 Cadastrando uma Unidade...10 Cadastro de Proprietário...11 Cadastrando um proprietário...11 Cadastro de Planos de Pagamento...12 Cadastrando um plano de pagamento...12 Cadastro de imobiliárias...13 Cadastrando uma Imobiliária...14 Cadastrando um Corretor...15 Cadastro de Clientes...15 Cadastrando um Cliente...16 MOVIMENTAÇÕES Reservas de Unidades...17 Cadastrando uma Reserva de Unidade...17 Proposta de Venda...18 Cadastrando a venda de unidade...18 Emitindo Contrato através do Word...19 Emissão e Baixa da Cobrança...20 Emitindo uma Cobrança...21 Reajuste de Parcelas...22 Baixando uma Cobrança...22 Cobranças de Vendas Canceladas...23 Pagamento de Comissões...24 Baixando o Pagamento da Comissão

3 RELATÓRIOS CONFIGURAÇÕES Cadastros Auxiliares...26 Cadastro de Unidade de Medida...26 Cadastrando uma unidade de medida...26 Cadastro de Índices...27 Cadastrando um índice...27 Dados da Empresa...28 Cadastrando os dados da empresa...28 Alterando o Logotipo...29 Cadastro de Usuário...30 Cadastrando um Usuário e seus Permites...30 Preferências do Correio Eletrônico...31 Usuários Logados...31 Correio Interno...32 Enviando uma nova mensagem...33 Respondendo uma mensagem...34 Arquivando mensagens...34 Excluindo mensagens

4 Apresentação O Software Unilote está voltado especialmente para Gerenciar a Venda de Loteamentos. Visando a comodidade de seus usuários, o sistema atende a inúmeras necessidades, firmando-se como uma ferramenta indispensável na rotina imobiliária, já que foi desenvolvido e testado in loco por profissionais do ramo. Principais Características Sem limite de loteamentos Controle de comissões para corretores Emissão de recibos para imobiliárias e corretores Controle de reservas e vendas Controle de cobranças Emissão de recibos e boletos bancários Emissão de etiquetas Emissão de contratos e cartas Compatível com Windows 98 SE e superior Multiusuário - Novell e Windows Requisitos Mínimos Computador a partir de Pentium III 512 MB de Memória RAM HD com 100 MB livre Monitor VGA ou superior com resolução de 800X600 pixels Requisitos mínimos de software Microsoft Windows 98 SE Word 2000 ou superior (para fazer integração com Word) ; Para operações em rede, software de rede que suporte NetBios (Novell, Windows 3.11 Workgroups e Windows 98). 4

5 Instalação Coloque o CD no drive e aguarde, quando aparecer a tela Assistente de Instalação, clique na opção Unilote, e depois em Instalar Unilote. Veja a figura abaixo: Neste momento o Assistente de Instalação que verificará as configurações de seu computador, aguarde e clique no botão Next. Para finalizar clique no botão Finish quando solicitado. O Assistente de Instalação criará um atalho de acesso ao programa na área de trabalho do Windows, ao acessar o programa será solicitado o usuário e a senha, digite UNION. Importante Dependendo da configuração de seu computador, o Assistente de Instalação pedirá que reinicie seu computador através do botão Restart. 5

6 PRIMEIROS PASSOS Dados da Empresa Quando o programa for executado pela primeira vez, será solicitado ao usuário, o dado cadastral da empresa detentora do registro do software, estas informações são de vital importância ao sistema. Acessando o Programa Ao executar o programa, será solicitado o nome do usuário e a sua respectiva senha, caso você esteja executando o programa pela primeira vez e/ou não cadastrou nenhum usuário, você poderá acessá-lo através do usuário : UNION e a senha : UNION. Para maiores detalhes e informações veja o capítulo configurações. 6

7 Tela Principal Segue abaixo uma ilustração da tela principal, com uma breve descrição dos seus componentes. 7

8 ARQUIVO No módulo ARQUIVO, você manterá todas as informações cadastrais relativas às unidades, loteamentos, proprietários, planos de pagamento, cadastro de imobiliárias, corretores e clientes. Você poderá cadastrar, atualizar, excluir e consultar as informações. Essas informações são imprescindíveis para que a administração seja feita corretamente, por isso, deve-se dar uma maior atenção a essa etapa, adotando-se regras e critérios no cadastramento. 1. Cadastro de Loteamentos Você administrará e manterá todas as informações dos loteamentos, cadastrandoos uma única vez. Essas informações são de vital importância para o cadastramento das unidades. O primeiro passo será o cadastramento Loteamentos. Para acessar estes cadastros selecione a opção Arquivo, Cadastro de Loteamentos. Segue abaixo uma ilustração das opções genéricas disponíveis nesses cadastros. 8

9 2. Cadastrando um Loteamento a) Pressione o botão novo b) Cadastre o nome do loteamento, a cidade e o estado. c) Assim como a taxa administrativa, a comissão do corretor e os dias para repasse da comissão do corretor. d) Clique no botão Gravar para finalizar. 3. Cadastrando as Referencias Bancária a) Selecione a opção Preferência Bancária. b) Cadastre os dados solicitados como; cedente, banco, agência, conta, convênio, carteira e as instruções bancárias. Depois pressione o botão Gravar. Obs: É possível cadastrar mais de um banco por loteamento, quando houver mais de um proprietário. Neste caso o preenchimento da referência bancária, deverá ser feita no Cadastro do Proprietário. 4. Cadastro de Unidades Depois de cadastrar os loteamentos, você irá cadastrar as unidades: 9

10 5. Cadastrando uma Unidade a) Pressione o botão novo. b) Preencha o nome do Loteamento, o nome do Proprietário, e os dados como: Quadra, Lote, Código, Preço, etc... c) No campo Descrição preencha os dados do loteamento contidos na escritura, conforme o exempla acima e clique no botão Gravar. 10

11 6. Cadastro de Proprietário Neste módulo, você irá cadastrar os dados pessoais dos proprietários e sua referencia bancária. 7. Cadastrando um proprietário a) Pressione o botão Novo, preencha os dados pedidos como: Nome, Telefone, Fax, Celular, , Site, Endereço, Bairro, Cidade, UF e CEP. b) No campo Dados Pessoais preencha como pessoa física ou jurídica, o CPF ou CNPJ referente. c) Em Referências Bancárias preencha o Banco, a Conta, a Agência, o Convênio ou a Carteira, dependendo do banco. 11

12 8. Cadastro de Planos de Pagamento Neste módulo você poderá cadastrar os diversos tipos de planos de pagamento do mesmo loteamento. 9. Cadastrando um plano de pagamento a) Pressione o botão novo, escolha o Loteamento. b) Descreva o tipo de pagamento, os valores da Entrada, das Parcelas, o Número das Parcelas, o tipo de Correção, a Multa e os Juros. Depois pressione o botão Gravar. 12

13 10. Cadastro de imobiliárias O módulo cadastro de Imobiliárias oferece um cadastro com os dados das Imobiliárias que administram os Loteamentos, assim como o cadastro dos Corretores ligados a imobiliária. Nele você poderá cadastrar diversas imobiliárias e diversos corretores. Segue abaixo uma ilustração das opções disponíveis neste cadastro: 13

14 11. Cadastrando uma Imobiliária a) Pressione o botão Novo, descreva os dados da imobiliária como Cadastro, Dados Pessoais e Referências Bancárias. Clique no botão Gravar. O próximo passo é cadastrar os Corretores. 14

15 12. Cadastrando um Corretor. a) Selecione o menu Arquivo, cadastro de corretores. b) Pressione o botão Novo, preencha os dados pedidos do corretor e clique no botão Gravar. Obs: No caso de corretor autônomo cadastra-se o corretor como empresa Pessoa Física (Cadastro de Imobiliária) e depois cadastra-o novamente como corretor (Cadastro de Corretor). 13. Cadastro de Clientes No módulo Cadastro de Clientes, você manterá todas as informações cadastrais relativas aos clientes. Você poderá cadastrar, atualizar, excluir e consultar as informações. 15

16 14. Cadastrando um Cliente a) Selecione o botão Novo, preencha os campos com os dados pedidos como: Nome,Telefone, Endereço e Dados Pessoais e depois clique no botão Gravar. 16

17 MOVIMENTAÇÕES No módulo MOVIMENTAÇÔES, você manterá todas as informações cadastrais relativas às reservas de unidades e proposta de vendas. Você poderá emitir e baixar cobranças, consultar as cobranças de venda canceladas e efetuar o pagamento das comissões. Essas informações são imprescindíveis para que as cobranças sejam feitas corretamente. Reservas de Unidades 1. Cadastrando uma Reserva de Unidade a) Selecione o botão Novo, clique no botão lupa e selecione o lote em questão, o cliente e o corretor. b) Coloque a data inicial e final da reserva no campo indicado e selecione o botão Gravar. Obs: É possível reservar um mesmo lote para pessoas diversas. 17

18 2. Proposta de Venda Neste módulo você poderá cadastrar a venda de uma unidade. 3. Cadastrando a venda de unidade a) Selecione o botão Novo, no botão Lupa indique o Loteamento e o Cliente. b) Preencha a Situação, clique na seta para indicar o Plano de Pagamento. c) Na opção Corretores e Comissões, clique no botão Adicionar para cadastrar o corretor. d) O campo Notas permite você fazer anotações sobre a venda. e) Depois de preenchidos todos os campos, clique no botão Gravar. Obs: Você poderá alterar as informações selecionando o contrato em questão e clicando no botão Editar, feitas as alterações clique no botão Gravar. f) clicando no botão Imprimir você poderá emitir Nota Promissória, Listagem resumida do Contrato, Listagem com as Informações descritas, Relatório com os valores das vendas, Comissões e Taxas Administrativas e Etiquetas. 18

19 4. Emitindo Contrato através do Word a) Selecione a proposta de venda em questão e clique no botão Editor Microsoft Word Interno: Utiliza a opção de Mala Direta do Word instalado no computador. Microsoft Word Externo: Utiliza a mesclagem do Unilote, onde os campos são inseridos e mesclados normalmente. 19

20 b) Selecione a opção desejada e clique em OK. c) Neste momento será aberto o documento selecionado, preencha os campos desejados através da opção Inserir Campos de Mesclagem. d) Depois clique em no botão Mesclar para novo documento, o Word irá mostrar as informações mescladas no modelo de contrato desejado. e) Para finalizar, imprima o documento ou salve como um novo documento sem vínculos. 5. Emissão e Baixa da Cobrança O módulo de Emissão e Baixa da Cobrança permite você controlar toda emissão e recebimento de cobrança. A emissão da cobrança (pode ser feita por recibos ou boletos). 20

21 6. Emitindo uma Cobrança Você poderá emitir a cobrança em lote ou individual. a) Selecione o período da(s) cobrança(s) a ser(em) emitida(s), o Loteamento e clique no botão Imprimir. 21

22 b) Selecione o tipo de cobrança que deseja e clique no botão imprimir. Obs: No caso de emissão de boletos confirme sua emissão para que seja registrado o número da cobrança. 7. Reajuste de Parcelas Clique no botão Reajustar e selecione as parcelas a serem reajustadas, conforme ilustração abaixo e depois clique no botão Confirmar. 8. Baixando uma Cobrança a) Selecione a cobrança que deseja baixar, clique no botão Editar, cheque a opção Pago em, coloque a data do pagamento e clique no botão Gravar. 22

23 9. Cobranças de Vendas Canceladas Esta tela permite você visualizar as cobranças das vendas que foram canceladas. 23

24 10. Pagamento de Comissões Você poderá emitir os pagamentos em lote, por imobiliária ou por corretor. a) Selecione o período, o modo da procura e o loteamento. b) Clique no botão Imprimir, selecione a 3ª opção (Registrar cheques e emitir borderô de confirmação), preencha o número do banco e o número do cheque. Depois clique no botão Imprimir e registre a emissão. 24

25 11. Baixando o Pagamento da Comissão a) Selecione a cobrança que deseja e clique no botão Baixar. b) Preencha o número do banco e o número do cheque e clique no botão Baixar. RELATÓRIOS No módulo Relatórios você poderá extrair listagens de suas unidades cadastradas, unidades vendidas, unidades reservadas, emitir carta de cobrança e extrato das prestações. Informe as condições conforme necessário. - Listagem das Unidades para Conferência - Listagem das Unidades Reservadas na Data Atual - Listagem das Unidades Vendidas até a Data Atual - Listagem das Unidades Vendidas para a Prefeitura - Carta de Cobrança - Extrato de Prestações 25

26 CONFIGURAÇÕES As opções em Configurações fornecem um meio fácil de personalizar o programa de acordo com sua necessidade, tornando o programa flexível e atualizado para qualquer sistema de cobrança ou repasse. Através desta opção você poderá cadastrar os usuários, atualizar índices e alterar os dados da empresa. 1. Cadastros Auxiliares 2. Cadastro de Unidade de Medida 3. Cadastrando uma unidade de medida a) Selecione o botão Novo, cadastre a medida desejada e clique no botão Gravar. b) Para visualizar as medidas cadastradas, acesse a opção Pesquisa. 26

27 4. Cadastro de Índices 5. Cadastrando um índice a) Selecione o botão Novo, cadastre o índice desejado e depois clique no botão Gravar. b) Na guia Lançamentos cadastre os índices mensais e clique no botão adicionar. c) Para visualizar os índices cadastrados acesse a opção Pesquisa. 27

28 6. Dados da Empresa A personalização do programa inicia-se quando você executa o programa pela primeira vez, caso necessite mudar o seu cadastro execute esta opção, nela estão contidas informações como endereço, logotipo, etc. O Unilote utiliza-se de arquivos tipo BMP padrão Windows para exibir e imprimir o logotipo da empresa em seus relatórios, recibos e extratos, para substituí-lo siga o procedimento abaixo. O logotipo da tela principal só sofrerá mudanças através deste procedimento, se você reiniciar o programa Unilote. 7. Cadastrando os dados da empresa a) Selecione o botão Editar, altere os dados desejados e clique no botão Gravar. b) Na opção Detalhes você poderá alterar o logotipo da empresa. 28

29 8. Alterando o Logotipo a) Selecione a opção Detalhes, clique em Editar, e no botão Alterar Logotipo. b) O Unilote abrirá a janela abaixo, selecione o caminho do logotipo que deseja incluir, clique em OK e depois no botão Gravar. 29

30 9. Cadastro de Usuário Você poderá definir os usuários e os permites de acesso utilizando-se do módulo Cadastro de Usuários. 10. Cadastrando um Usuário e seus Permites a) Pressione o botão Novo e informe o nome do usuário, a senha e a confirmação da senha (no máximo 6 dígitos). b) Nas opções Cadastros e Configurações, Movimentações e Relatórios, marque os permites desejados e pressione o botão Gravar. Veja a ilustração abaixo: 30

31 11. Preferências do Correio Eletrônico Você poderá cadastrar o tempo em que deseja ser avisado de novas mensagens em seu correio eletrônico. Selecione o botão Editar, altere a opção desejada e clique no botão Gravar. 12. Usuários Logados Permite você visualizar o usuário que está utilizando o programa no momento. 31

32 13. Correio Interno Nesta opção você poderá enviar, responder ou visualizar mensagens. 32

33 14. Enviando uma nova mensagem - Clique no botão Nova Mensagem, selecione os destinatários clicando no campo Marcar na lista de usuários ou clique no botão Marcar Tudo, digite sua mensagem e clique no botão Enviar. 33

34 15. Respondendo uma mensagem - Selecione a mensagem e clique no botão Responder. Preencha o conteúdo da mensagem e pressione o botão Responder. 16. Arquivando mensagens - Selecione a mensagem que deseja arquivar e pressione o botão Arquivar. 17. Excluindo mensagens - Selecione a mensagem que deseja excluir e pressione o botão Excluir. 34