Treinamento Sistema Folha Union Módulo III

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1 FOLHA DE PAGAMENTO MÓDULO III - MOVIMENTOS Folha Union> Vale transporte> Geração de movimento de Vale transporte Para que o sistema calcule o valor do vale transporte para o mês de referência é necessário realizar a geração do movimento. O sistema irá contabilizar o valor referente ao vale transporte que cada funcionário deverá receber no mês indicado. Caso o funcionário receba o valor do vale transporte em dinheiro junto com a folha do mês, informe no campo Data Base o mês e ano de fechamento da folha. Tipo de Cálculo: Considerar os dias úteis do cadastro de usuários - o sistema irá calcular o vale transporte de acordo com os dias informados no cadastro do funcionários no campo "dias úteis". Verificar feriado, férias, afastamento e tabela de horários - será verificada a tabela de horários do funcionário, considerando os feriados, afastamentos e férias. Desconta sábados e domingos serão contabilizados somente os dias úteis da semana. Verificar a escala dos funcionários O sistema irá verificar o período de gravação do cartão de ponto do funcionário, para serem abatidos os dias de folga, afastamento e férias. Opções: Conferir o que pegou no mês anterior e abater o sistema irá verificar o que foi pago no mês anterior, caso o funcionário tenha saído de férias ou tenha sido afastado nesse período, o sistema irá considerar os dias para serem abatidos do pagamento atual, caso o pagamento tenha sido integral. Considerar acima de 65 anos O sistema não irá calcular vale transporte para os funcionários com mais de 65 anos. Verificar as faltas na folha Informe o mês de competência, serão verificadas as faltas lançadas na folha referente ao mês informado e descontado os dias correspondentes. Folha Union> Vale transporte> Manutenção de movimento Permite incluir, alterar ou excluir valores do vale transporte. Informe a empresa e o mês de referencia. O sistema exibirá a parte inferior da tela. Informe o funcionário a ser editado, clique duas vezes no item a ser alterado e depois clique no botão "gravar" 1

2 Folha Union> Vale transporte> Relatórios Imprime relatório referente vale transporte. Selecione os relatórios correspondes, após informar as empresas e funcionários. O modelo do recibo padrão poderá ser impresso clicando na flegue Padrão. Para utilização de outro texto, este deverá ser salvo em arquivo RTF e indicado o caminho do arquivo no campo indicado. Folha Union > Vale Refeição > Geração do Movimento Para ser feito o cálculo do benefício, informe a (as) empresa (as), bem como a faixa dos funcionários a ser calculado. Obs. Caso queira selecionar todos os funcionários da empresa, informe de 0001 à Para utilizar o cadastro feito na tela anterior, selecione a opção na tela. Caso não seja selecionado para utilizar o cadastro do Vale refeição, utilize um dos tipos de calculo: Considerar fixo no mês e verificar férias e afastamento O sistema faz a movimentação utilizando o valor cadastrado na tela Tabelas> Parâmetros, bem como considera para abatimento, as férias e os funcionários afastados. Verificar dias do cadastro do funcionário Ao selecionar essa opção, o sistema irá considerar a quantidade de dias que estão no cadastro do funcionário. Caso não selecione essa opção, informe a quantidade de dias uteis que o sistema deverá considerar para cálculo. Verificar a escala dos funcionários Após ser gravada a escala dos funcionários, o sistema considera a mesma data base para ser feita a movimentação do beneficio. Nessa opção o sistema irá considerar o valor cadastrado em Tabelas> Parâmetros. Opções: Conferir o que pegou no mês anterior e abater O sistema confere a quantidade que foi paga no mês passado e faz o abatimento caso tenha sido calculada férias e ou afastamentos após o cálculo do beneficio anterior. Verificar as faltas da folha Informe a data de competência que o sistema deverá considerar para verificar se houve lançamento de falta na folha de pagamento, o abatimento é feito automático. 2

3 Folha Union > Vale Refeição> Relatório Na tela de relatórios poderão ser impressos os relatórios do cadastro, bem como das movimentações. Folha Union > Vale Refeição> Manutenção Nessa tela poderão ser alterados os cálculos já feitos para o benefício. Informe a empresa e o mês de referência para serem feitas as alterações. Informe o funcionário corresponde, e altere manualmente a quantidade e valor que deverá ser gravada no movimento. Folha Union> Vale Transporte> Arquivo texto (Sodexo ou Planvale) Somente no menu superior O arquivo texto poderá ser feito para os pagamentos de vale transporte e vale refeição das empresas Sodexo ou Planvale. Após ter feito o movimento do vale transporte ou refeição utilizadando os procedimentos normais do sistema, preencha a tela conforme segue abaixo, para ser gerado automaticamente o arquivo contendo os dados da movimentação processada. 3

4 Informe a(as) empresa (as) e o (os) funcionário (os). Data base informe a data bse, sendo que deverá ser a mesma data do processamento da movimentação. Data do crédio Informe a data que o crédito deverá ser liberado para os cartões. Data da entrega Informe a data que deverá ser feita a entrega dos cartões (caso tenha alguma solicitação de novo cartao) Tipo do pedido / Produto / Forma Selecione as opções correspondentes Ao clicar no botão Avançar serão listados os funcionários que receberão o benefício. Código do departamento / Nome do departamento / Resp. p/ recebimento Coloque as informações conforme o cadastro da empresa no site da Sodexo ou Planvale. Clique no botão Gerar Arquivo para finalizar o processamento. Folha Union> Movimento> Cálculo de Adiantamento Permite o cálculo do adiantamento salarial de cada funcionário, de acordo com as informações contidas no cadastro. Após o processamento do adiantamento imprima o relatório para conferência. Data Base - Informe o mês e ano de referência para cálculo do adiantamento. Data de pagamento - o sistema preencherá automaticamente a data para pagamento de acordo com a infamação do campo"data base". 4

5 Folha Union> Movimento> Adiantamento> Relatório de Adiantamento Imprime os relatórios dos adiantamentos e recibos de acordo com a data base processada. Folha Union> Movimento> Adiantamento> Manutenção de Adiantamento Permite incluir, alterar ou excluir valores de adiantamento. Selecione um funcionário na lista para edita-lo, o sistema exibirá a parte inferior da tela. Para adicionar valores, informe o código de movimento a ser utilizado e coloque o valor. Para alterar um dos itens já calculados, selecione e altere conforme necessário. FolhaUnion> Movimento> Adiantamento> Holerite Obs: Veremos no final desse módulo a impressão de todos os modelos de holerites. 5

6 Lançamento de horas extras e horas não trabalhadas: O sistema disponibiliza a tela de Espelho de ponto para serem lançadas as horas extras e as horas não trabalhadas, as quais serão contabilizadas e lançadas direto no movimento do funcionário, para o fechamento da folha. Já na tela de movimento de funcionários poderão ser lançadas as demais informações a serem contabilizadas para o fechamento, tais como, desconto referente assistência média. Caso não utilize a tela Espelho de ponto para o lançamento das horas extras e horas não trabalhadas, estas poderão ser lançadas na tela movimento de funcionários Folha Union> Cadastros> Espelho de ponto/cartão de Ponto Após o encerramento do período as informações poderão ser lançadas de acordo com o cartão de ponto do funcionário, contendo as faltas, descanso, horas extras. Informe a empresa e o funcionário, adicione o período para que o sistema preencha conforme o último relatório gravado. Poderão ser apontadas as horas extras nas colunas Entr 3 e Sai 3. Utilize a legenda da parte debaixo da tela para serem utilizados os códigos conforme o necessário. Ao lançar as horas extras, o sistema calculará a quantidade de horas, informe no campo cód o código de movimento correspondente, para o lançamento ser feito automático no movimento do funcionário. Se não informar nenhum código, o sistema somente demonstrará a quantidade de horas, mas não incluirá as informações para o fechamento da folha. Ao lançar as faltas, o sistema calculará automaticamente, demonstrando a quantidade de faltas no campo Faltas. Folha Union> Movimento>Folha>Movimento para cálculo Consiste em cadastrar todo o movimento "variável" ou "fixo" de cada funcionário que terá a folha de pagamento processada. Os códigos informados como "variáveis" somente serão utilizados no mês de referência informado. Os códigos "fixos" serão utilizados, a partir do mês de referência informado, em todas as folhas de pagamentos que venham a ser processadas, até que os movimentos fixos sejam excluídos. Os códigos fixos não são parcelas, porém são códigos utilizados todos os meses na folha de pagamento do funcionário. Para ser feito um lançamento que corresponde a um parcelamento, por exemplo, desconto em 3 parcelas do empréstimo ao funcionário, este deverá ser lançado no botão Gerar lançamento. Para fazer um lançamento Variável ou Fixo: Informe o mês de competência da folha a ser considerada. Código Informe o código de movimento que será utilizado Complemento Refere-se ao complemento do histórico, a ser descrito após o nome do código de movimento. Para não aparecer nada após o nome do código, deixe em branco. Ref. / Valor Informe a referente, por exemplo, quantidade de horas. Ou o valor a ser contabilizado. Se o lançamento for fixo, clique na flegue correspondente. 6

7 Botão Gerar lançamento Opção para lançamentos parcelados Permite o lançamento de movimento a ser calculado junto a folha de pagamento. Esses lançamentos podem ser feitos em uma ou mais parcelas. Também pode ser lançado para um funcionário especifico ou para todos os funcionários de uma empresa ou até mesmo de todas as empresas. Solicitação Mês/Ano de movimento - Informe o mês de acordo com a folha a ser considerada como base para o lançamento. Código - Informe o código de movimento para lançamento. Tipo de histórico - Por competência (Ex. mês 01/2011 à ser pago em 02/2011), Por referencia (Ex. 01/2011 à ser pago em 01/2011), Por parcela (Ex. parcela 1/12). Ref. / Valor - Informe o valor ou a referência. No caso de lançamento de horas, por exemplo, informe a quantidade de horas e o cálculo será feito automaticamente conforme a configuração do código de movimento. Quantidade de meses - Informe a quantidade de meses a ser utilizado o mesmo lançamento. Parcela inicial - Informe a parcela inicial desse lançamento, por exemplo, se o funcionário já recebeu as parcelas 01/10 e 02/10, informe que a inicial será a parcela 03. Opções da Solicitação Não é necessário informar a "empresa" caso o lançamento seja para todas as empresas. Se o lançamento for para todos os funcionários, não informe nada no campo "funcionário". Caso o lançamento seja para todos os funcionário de uma empresa, informe o código da empresa e deixe o campo "funcionário" sem preencher. Ao selecionar um determinado "cargo", o sistema lançará para todos os funcionários cadastrados com esse cargo, nesse caso não é necessário preencher o campo "funcionário. Observação Códigos 830 e 831 Referente vale transporte e vale refeição folga trabalhada Os códigos 830 e 831 são específicos para lançamento de vale transporte e vale refeição quando o funcionário trabalha na folga. Ao informar o código e a referencia (quantidade de dias) o sistema irá calcular automaticamente o valor a ser pago, de acordo com os parâmetros já estabelecidos para pagamento de tais benefícios. Folha Union> Movimento> Folha> Cálculo da folha Está função gera todos os cálculos da folha de pagamento, buscando todas as informações anteriormente cadastradas. Informando a faixa de empresas correspondentes o sistema irá calcular a folha de todas as empresas que estivem no intervalo de empresas selecionadas. Competência - mês de competência a ser calculada a folha. Data de Pagamento - O sistema calculará automaticamente o dia ser feito o pagamento de acordo com a informação do campo "competência" Dias úteis para DSR - Informe os dias úteis a ser considerado para o cálculo da dsr. Calcular Complemento de 13º - Essa opção deverá ser utilizada no cálculo da folha de dezembro a ser paga em janeiro. Para que sejam verificadas as médias do mês de dezembro que não foram contabilizadas no cálculo do décimo terceiro, isso quando o cálculo foi feito com base nas médias de janeiro a novembro (11 avos). Caso o décimo terceiro tenha sido calculado com base de dezembro a novembro, últimos doze meses, não precisa ser utilizada essa opção. Considerar 30 dias pra DSR Selecione essa opção se o seu calculo deve considerar trinta dias no mês, mesmo que o mês seja de 28 ou 31 dias. Se não selecionar essa opção o sistema irá considerar o total de dias de acordo com o mês de competência informado. Por exemplo: 7

8 Selecionado 30 dias para calculo 30 dias (-) 25 dias úteis = 5 dias para DSR. Sem selecionar (considerando um mês com 31 dias) 31 dias (-) 25 dias úteis = 6 dias para DSR. Utilizar Solicitação de empresas Para selecionar manualmente as empresas que serão calculadas, clique na opção Utilizar a Solicitação de Empresa e insira os códigos das empresas correspondentes, clicando no botão Abrir solicitação. Essa opção facilita para o cálculo de empresas aleatórias, ou seja, quando não forem calculadas de todos os prédios de uma só vez. Folha Union> Movimento> Folha> Relatório da folha Insira a faixa de empresas correspondentes, ou selecione-as utilizando a flegue Utilizar solicitação de empresas. Informe a data base e selecione os tipos de relatórios correspondentes. 8

9 Folha Union> Movimento> Folha> Manutenção da folha Permite incluir, alterar ou excluir valores do fechamento. Selecione um funcionário na lista para editá-lo, o sistema exibirá a parte inferior da tela. Para adicionar valores, informe o código de movimento a ser utilizado e coloque o valor. Para alterar um dos itens já calculados, selecione e altere conforme necessário. Folha Union> Movimento> Folha> Holerite e Folha Union> Movimento> Folha> Holerite Gráfica Obs: Veremos no final desse módulo a impressão de todos os modelos de holerites Folha Union> Movimento> Substituição de Cargos Essa função é para ser utilizada quando um funcionário for substituído por outro, sendo que o substituto receberá a diferença de salário do substituído. Informando o período da substituição, o sistema calculará automaticamente a diferença de salário e lançará na folha do substituto. Empresa Informe a empresa correspondente. Funcionário Informe o funcionário a ser substituído. Substituto Informe o código do funcionário substituto. Data inicial / Data final Inicio e término da substituição. Código para pagamento Informe o código a ser lançada a diferença de salário. Caso esse código não exista, poderá ser criado em Tabelas> Códigos de movimento. No lado direito da tela, ficarão guardadas as últimas substituições salvas correspondente ao funcionário solicitado. Obs.: Caso o substituto tenha o salário maior que o substituído, nada será calculado na folha de pagamento. 9

10 Folha Union> Movimento> Férias> Relatório de Férias vencidas Esta tela permite a impressão do relatório dos funcionários que estiverem com férias vencidas até a data informada em período. Folha Union> Movimento> Férias> Programação de férias Atualiza a programação de férias de todos os funcionários de acordo com o período aquisitivo. Período aquisitivo - o sistema preencherá automaticamente o período aquisitivo a ser utilizado de acordo com o cadastro do funcionário. Abono pecuniário - Caso o funcionário tenha o abono pecuniário informe "sim" Dias - quantidade de dias do abono (Abono pecuniário é a conversão em dinheiro, de 1/3 dos dias de férias a que o empregado tem direito.) No inicio? - "sim" indica que o abono será no inicio do período das férias, "não" indica que o abono será no final do período das férias. Após gravar as informações você poderá editar se necessário, clicando duas vezes sobre o item gravado. Folha Union> Movimento> Férias> Relatório de programação Imprima o relatório da programação das férias. Este relatório tem os campos para recolhimento da assinatura do funcionário e do síndico/responsável pelo funcionário. 10

11 Folha Union> Movimento> Férias> Cálculo de férias O sistema preencherá de acordo com a "programação" feita anteriormente, porém todos os campos são aptos à escolha atual. Dias a gozar Informar a quantidade total de dias, contando com o abono pecuniário. Ex. 30 dias de férias, sendo 20 descansados e 10 trabalhados, informar 30 dias. Calcular Salário Habitação (proventos no demonstrativo de férias) marcando essa opção o valor referente ao salário habitação será apresentado (no relatório) no demonstrativo de férias, caso não selecione, o valor será apresentado no demonstrativo de médias. Após preencher as informações da tela clique no botão "movimentação" o sistema irá exibir os códigos que compõem o cálculo de férias. Clique em "movimentação <F2>" após o preenchimento completo. Para realizar a edição dos valores clique duas vezes no item da lista e os campos serão preenchidos com as informações a serem editadas. Para inclusão de outros valores, informe o código de movimento a ser utilizado e o valor correspondente. Para inclusão de horas extras, informe no campo "ref." a quantidade de horas e o sistema calculará o valor conforme o cadastro do código de movimento. Obs. Se o cálculo das férias for de um funcionário que ainda não tem movimentação (fechamento folha, adiantamento etc) você deverá informar o valor das médias para cada código desejado. Clique em "processar" assim que concluído. 11

12 Folha Union> Movimento> Férias> Manutenção de férias calculadas Informe a empresa e o Mês/Ano Pagto. serão listadas as férias a serem pagas nesse período. Permite incluir, alterar ou excluir valores das férias calculadas. Para adicionar valores, informe o código de movimento a ser utilizado e coloque o valor. Para alterar um dos itens já calculados, selecione e altere conforme necessário. Folha Union> Movimento> Férias> Relatório de Férias Selecione as opções de relatórios, avisos e recibos das férias a serem impressos. Você pode inserir uma assinatura digital, é só informar o caminho da localização do arquivo da assinatura no campo indicado. 12

13 Folha Union> Movimento> Exclusão de Processo Exclui os movimentos gerados, de acordo com sua escolha do "tipo de folha e data de pagamento". Folha Union> Movimento> Impressão dos holerites A impressão de holerite está disponível para: - Adiantamento - Folha - Décimo terceiro Para selecionar a faixa de empresas, informe os códigos nos campos correspondentes. Caso queira selecionar empresas manualmente, clique na opção Utilizar a solicitação de empresas. Coloque a data de competência desejada. Obs. A opção impressora frente e verso é para a impressora a laser frente e verso automática ou pode ser manual (virar o lado da folha na impressora), porém deverá ser impresso um funcionário de cada vez. Mensagem Campo para ser digitada mensagem a ser impressa no holerite. Mensagem padrão da empresa Essa opção pode ser utilizada quando a mensagem já estiver digitada em Cadastro> Empresa> Campo mensagem para holerite. Utilizando essa opção o sistema considerará a mensagem personalizada de cada condomínio solicitado. Folha Union> Movimento> Folha> Impressão do holerite em gráfica A tela abaixo aparece nos menus adiantamento, folha e décimo terceiro da opção "Movimento". A tela a seguir gera o arquivo texto para envio a gráfica responsável pela impressão dos holerites. Tipo de folha - informe o tipo qual o movimento, adiantamento, folha, férias, décimo terceiro 1ª parcela e décimo terceiro 2ª parcela. Sê necessário coloque as mensagens e clique em "Avançar". 13

14 Para gerar o arquivo dos funcionários indicados na tela, clique no botão gerar arquivo. 14