1. INTRODUÇÃO OBJETIVO FORMAS DE ACESSO COMO ACESSAR O SISTEMA? ESQUECI MINHA SENHA, O QUE DEVO FAZER?

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2 1. INTRODUÇÃO OBJETIVO FORMAS DE ACESSO COMO ACESSAR O SISTEMA? ESQUECI MINHA SENHA, O QUE DEVO FAZER? COMO FAZER UMA SOLICITAÇÃO DE VIAGEM? COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS DA MINHA VIAGEM? CONVERSÃO AUTOMÁTICA DE MOEDAS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS NORMA DE VIAGEM ELETRÔNICA... 18

3 1. INTRODUÇÃO O Sistema Webtravel foi criado para perfeito controle de viagens e utilização do cartão de crédito corporativo, possibilitando a integração direta e eletrônica entre o viajante, agência de viagens, departamento financeiro, área de gestão de viagens, operadora de cartão de crédito e responsável direto pela aprovação e prestação de contas da viagem. 2. OBJETIVO O objetivo do sistema Webtravel é estabelecer de forma eficaz e padronizada a correta utilização das Normas internas pertinentes à política de viagens de cada empresa do Grupo Fiat, conferindo agilidade e segurança nas transações inerentes ao uso do cartão de crédito corporativo. 3. FORMAS DE ACESSO O ambiente será acessado, via Internet Explorer, no seguinte endereço: ou através da intranet da sua empresa. 4. COMO ACESSAR O SISTEMA? O primeiro acesso será efetuado da seguinte forma: LOGIN: Matrícula do funcionário, preenchendo com zeros à esquerda quando necessário (001404). Caso seja padrão na empresa o uso de siglas antecedentes à matrícula, proceda à digitação conforme segue: BRFS SENHA: Proceda à digitação dos números pertinentes ao CPF, sem pontos ou traços, em alguns casos, a senha é a própria matrícula. Após digitação do CPF ou matrícula, será solicitada a alteração da senha inicial e cadastro do endereço eletrônico Para o cadastramento da nova senha, deverão ser observados os seguintes critérios: Mínimo de 8 (oito) dígitos; Não poderá conter mais de 3 (três) caracteres idênticos consecutivos; Mínimo de 2 (duas) letras, sendo pelo menos 1 maiúscula e 1 minúscula; Mínimo 1 (um) número e 1 (um) caractere especial, 1

4 Após validação do primeiro acesso, o usuário estará apto para navegação das funcionalidades e utilização do sistema de viagens. Na parte superior da tela você encontrará um Menu de Opções com as funcionalidades que lhe são permitidas para a utilização do sistema. Na área central, serão exibidas e requisitadas as informações de acordo com a funcionalidade escolhida no Menu de Opções. Na parte inferior, no rodapé da tela, são exibidas as seguintes informações: Nome da sua empresa, Seu nome e um link Logout, para sair do sistema. 5. ESQUECI MINHA SENHA, O QUE DEVO FAZER? Caso você tenha esquecido a sua senha de acesso, basta clicar no item Link Esqueci minha senha localizado na tela de acesso ao sistema, logo abaixo dos campos de identificação. Após, a seguinte tela será apresentada: Preencha os campos Matrícula, CPF e selecione sua empresa no campo Empresa. Clique em Confirma, para você receber sua senha através do seu que foi cadastrado no sistema. 2

5 6. COMO FAZER UMA SOLICITAÇÃO DE VIAGEM? Após o acesso ao sistema WEBTRAVEL você terá as seguintes opções no menu Viajante: Selecione (clique com o mouse) em Minhas Solicitações. O processo de Solicitação de Viagens é iniciado com uma série de passos, sendo eles: Reserva de voos online, efetuada pelo viajante, somente para as viagens nacionais; Cotações da Agência de Viagens ou solicitação off-line (transporte aéreo internacional, reserva de hotel e locação de veículo); Aprovação da Viagem pelo seu Responsável Direto; Liberação de Adiantamentos (caso seja solicitado pelo viajante e aprovado pelo responsável direto). Analise a necessidade de sua viagem e escolha os voos de valor condizente com essa necessidade. Ao selecionar um voo mais caro, será solicitado que você justifique essa escolha. Solicite sua viagem com a máxima antecedência, para que a redução de custo na sua empresa seja realmente eficaz. 3

6 Para viagem nacional, utilize o campo BUSCA: PREENCHA OS DADOS E CLIQUE EM BUSCAR 4

7 Após clicar em enviar, uma tela irá aparecer para que você leia as regras e confirme, caso esteja de acordo. Após clique em continuar. Após o envio, preencha a solicitação de viagem. CLIQUE EM PRÓXIMO PASSO 5

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11 Após clicar em Sair, você será redirecionado para a tela de consulta, onde é possível verificar o status de sua solicitação. 9

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17 7. COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS DA MINHA VIAGEM? A partir do menu do sistema escolha a funcionalidade Prestar Contas, e a seguinte tela será apresentada: A lista exibida acima com os números de protocolos de viagem, nome do viajante, roteiro e datas de partida e chegada, fazem referência às viagens aprovadas e realizadas pelo viajante e que ainda não tiveram prestação de contas lançadas. Você deverá localizar na listagem, o protocolo que faz referência à viagem que você deseja prestar contas e clicar com o mouse na lupa para que sejam apresentados os detalhes da viagem. Ao clicar, na tela que será apresentada, primeiro são exibidos os dados referentes ao viajante: 15

18 Após, serão exibidos os dados da viagem: E em seguida, serão disponibilizados campos para que você digite as despesas que foram realizadas durante a viagem: 16

19 Você deverá preencher todos os campos solicitados e depois clicar em Inserir para que a despesa seja registrada. Após a despesa ter sido inserida, você poderá excluí-la ou editá-la, quadro de despesas lançadas. 1 2 bastando clicar nos respectivos botões localizados no É importante saber que para despesas com cartão de crédito é obrigatório inserir o código de autorização. Você encontra este código na parte superior à direita do comprovante do cartão de crédito. Somente para despesas internacionais cujo código de autorização não é gerado e para despesas nacionais que você não tenha o comprovante do cartão para pegar o código de autorização, você deverá inserir o número zero 0 como código de autorização. Caso seja inserida uma despesa que não esteja coberta pela norma ( ex.: valor declarado maior do que a categoria permite, classe de voo fora do permitido para a categoria, dentre outras) será solicitado que você digite uma justificativa para este gasto que não está em conformidade com a norma de viagens da empresa: Após todas as despesas lançadas, clique em <<Imprimir>> (Este passo é obrigatório para que seja impresso o relatório com s suas despesas declaradas. Anexe os documentos que comprovem estas despesas e envie ao setor/departamento responsável para a verificação do seu processo de viagem). Depois clique em OK - Enviar 6 para concluir a sua prestação de contas. ATENÇÃO: Ao enviar a prestação de contas, esta será direcionada para o setor de gestão de viagens para conferência do processo, que será feita após o recebimento dos comprovantes originais. 17

20 Você pode prestar contas diariamente, mesmo sem a viagem ter sido concluída. Para isso, após incluir a(s) despesa(s), clique em Voltar e depois saia normalmente do sistema. As despesas que você lançou serão gravadas e quando voltar para concluir a prestação contas da sua viagem bastará lançar as despesas restantes. 8. CONVERSÃO AUTOMÁTICA DE MOEDAS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS No momento da prestação de contas, caso o viajante lance alguma despesa em moeda estrangeira que a norma não prevê. O sistema converte o valor do lançamento para dólar, realizando assim, a validação da norma em dólar conforme pode ser visualizado abaixo. Obs.: A conversão é realizada com a Taxa do dia NORMA DE VIAGEM ELETRÔNICA Agora, no sistema WEBTRAVEL é possível realizar uma consulta na norma de viagem da Empresa. Onde todos os limites previstos pela norma estão agrupados por tipos de despesas. 18