Prestação de contas de viagem

Transcrição

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2 - Digitar TRIP no campo Campo de comandos e pressionar a tecla Enter, será exibida a tela principal do gerenciador de viagens. 2 2

3 - Para iniciar a prestação de contas referente à viagem em aberto, clicar no link Criar um cálculo das despesas de viagem, localizado dentro da tabela Viagens em aberto de

4 Na caixa Selecionar esquema de viagem, clicar na seta localizada à direita do campo e selecionar a opção o esquema que melhor se enquadra ao tipo de viagem. Exemplo: Para viagens nacional, selecionar a opção Viagem nacional. Pressione a tecla Enter. 4 4

5 Será exibida a caixa de diálogo Modificar viagem transferida e liquidada, clicar no botão sim para exibir a tela para a criação da prestação de contas. 5

6 No campo Região, clicar no botão matchcode localizado à direita do campo e selecionar uma das opções: BHINT para Belo Horizonte e cidades do Interior de Minas Gerais ou CAPOU para cidades localizadas em outros estados. 6

7 2 Caso os custos das despesas da viagem sejam de responsabilidade de unidade organizacional divergente da unidade do lotação do empregado, ou seja, o empregado prestou serviço para outra unidade, a atribuição das despesas ao centro de custo da unidade responsável deve ser feito da seguinte forma: Clicar no botão Atribuição de custos da viagem total diverg. da classif. contábil mestre. 2 Digitar o Centro de custo da unidade responsável pelas despesas da viagem. IMPORTANTE: No caso de atribuição de despesas em centro de custo que não seja o da unidade de lotação do empregado, o SAP enviará, automaticamente, contendo as devidas informações, para o Gerente e Unidade cujo Centro Custos foram atribuídas as despesas, para seu conhecimento e providencias cabíveis. Observação: Este procedimento não será necessário se as despesas de viagem forem da própria unidade de lotação do empregado. 7

8 PROCEDIMENTOS PARA LANÇAMENTOS DE DESPESAS COM VEÍCULO PARTICULAR Caso a viagem seja com veículo particular, o lançamento do KM rodado dever ser realizado da seguinte forma: Clicar em Reembolso taxas fixas para expandir a janela; Clicar em Distribuição do trajeto para expandir a tabela de distribuição do trajeto; 3 - Preencher a tabela Distribuição do trajeto da seguinte forma: Alteração da data para o dia real da viagem; Total de Km rodado; Local partida e Destino final da viagem; Placa do veículo; No campo Tipo de veículo, selecionar veículo particular. 8

9 PROCEDIMENTOS PARA LANÇAMENTOS DE DESPESAS COM CARTÕES COMBUSTIVEL E CORPORATIVO Toda despesa paga por meio dos cartões combustível e corporativo tem seus recibos importados para o SAP. Sendo assim, estes recibos ficam disponíveis para prestação de contas no buffer. Para transferir os recibos do buffer para prestação de contas de viagem, clique no botão Inserir recs. cartão crédito. Será exibida a tela com os recibos disponíveis. 9

10 Clicar no botão Selecionar tudo, caso todos os recibos correspondam à viagem em aberto. Caso contrário, deverá selecionar os recibos individualmente clicando na frente do recibo específico. 5 2 Após a seleção dos recibos, clicar no botão Transferir para inserir os recibos na prestação de contas. 2 Obs: Caso seja verificado algum lançamento indevido de despesa como: duplicidade ou despesa não reconhecida, comunicar imediatamente a DVLG para as devidas providências. 0

11 2 5 Todos os recibos referentes ao cartão combustível serão transferidos automaticamente para a prestação de contas enquanto que os recibos referentes ao cartão corporativo necessitaram do preenchimento do campo quantidade. No campo Qtde preencher o número total de produtos e/ou serviços consumidos ou utilizados. 2 Clicar no botão Transferir para concluir a transferência do recibo para prestação de contas.

12 Após efetuar o preenchimento de todos os recibos eles serão transferidos para prestação de contas conforme figura ao lado. 2

13 DISTRIBUIÇÃO DE GASTOS As despesas realizadas que contemplarem mais de um tipo de gasto, como: hospedagem e refeição, hospedagem e água mineral, etc. Deverão ser desmembradas por tipo de despesas e respectivo valor. Selecionar o recibo a ser separado. 2 2 Clicar no botão assistente. 3

14 Existe a opção de pular esta tela, caso queira, basta flegar o botão nunca mais exibir. 2 Clicar no botão avançar. 2 4

15 Verificar se selecionou o recibo correto. 2 Clicar no botão avançar. 2 5

16 Digitar o valor correspondente à despesa Caso necessário, alterar a data da despesa, de acordo com a data do recibo. 4 3 Selecionar o tipo de despesa ao qual está atribuindo parte do recibo paga por cartão (CC). 4 Clicar no botão Separar documento. 6

17 Verificar se o valor, tipo de despesa e data estão corretos. 2 Clicar no botão avançar. 2 7

18 Verificar se o recibo foi atribuído corretamente à nova despesa e debitado do valor do recibo original. 2 Clicar no botão executar.. 2 8

19 Observe que o valor do recibo de hospedagem foi alterado na prestação de contas e foi criado um novo recibo de refeição. 9

20 PROCEDIMENTOS PARA LANÇAMENTOS DE DESPESAS COM PERNOITE EM BOLÉIA No campo RecDespesas selecione o recibo F Despesas. aloj. taxa. fixa. 20

21 No campo Qtde, digitar a quantidade de diárias que o empregado pernoitou e Teclar Enter ; 2 - O sistema irá calcular automaticamente os valores de acordo com a NP Viagem de empregados ou a serviço da copasa MG. 2 2

22 PROCEDIMENTOS PARA LANÇAMENTOS DE DESPESAS PAGAS COM NUMERÁRIO OU CARTÃO PARTICULAR DO EMPREGADO No campo RecDespesas selecionar o tipo de recibo conforme o tipo de despesa realizada. Exemplo: A Agua mineral. Verifique se a opção Existe recibo em papel está marcada, caso não, proceda a marcação com um clique No campo Montante preencher o valor do recibo. 3 Digitar a data despesa. 4 No campo Qtde preencher o número total de produtos e/ou serviços consumidos ou utilizados. 5 Preencher os campos informações adicionais; 6 6 Clicar no botão Transferir para inserir o recibo criando na prestação de contas. Observação: a criação de recibos manualmente só deve ser realizada para despesas pagas com numerário ou cartão particular do empregado.. 22

23 Observe que o recibo criado manualmente foi transferido para prestação de contas. 23

24 GLOSA DE VALORES Caso seja necessário efetuar alguma glosa devido a gastos não autorizados ou em desacordo com a NP, clicar no matchcode do campo RecDespesas selecionar o tipo de recibo G Glosa de Valores Indevidos No campo Montante preencher o valor que será glosado. Cabe ressaltar que o valor da glosa está configurado no sistema com valor negativo (sinal de subtração - ). 3 Digitar a data da glosa. 4 Preencher os campos informações adicionais; 5 5 Clicar no botão Transferir para inserir o recibo criando na prestação de contas. 24

25 Observe que o recibo criado foi transferido para prestação de contas. 25

26 DEVOLUÇÃO DE NUMERÁRIO Para devolução de valores clicar no campo RecDespesas selecionar o tipo de recibo D Devolução Numerário. 2 No campo Montante preencher o valor que foi devolvido, ou seja, o valor que foi depositado. 3 Digitar a data que foi realizada o depósito No campo Banco Agência preencher os 7 dígitos, sendo os 3 primeiros correspondentes ao número do banco e os 4 últimos correspondentes à agência. Exemplo: 34=Banco Itaú e 3380=Agência - Digitar: Clicar no botão Transferir para inserir o recibo criando na prestação de contas.. 26

27 Observe que o recibo criado foi transferido para prestação de contas. 27

28 Após efetuar todos os lançamentos clicar no botão Resultados para exibir o resumo da prestação de contas e verificar se os lançamentos estão corretos. 28

29 2 Conferir o resultado do cálculo de despesas de viagem. 2 Clicar no botão retornar. 29

30 Caso queira memorizar a prestação de contas antes de solicitar a sua aprovação ou por motivo de falta de recurso, gentileza clicar no botão Status de viagem. 30

31 Ao abrir a tela de status de viagem o empregado deverá alterar para status Em aberto, pois tal procedimento permitirá ao empregado memorizar a prestação de contas sem perder os lançamentos já efetuados. 2 Clicar na botão Aceitar. 2 3

32 Clicar no botão Encerrar caso queira sair da prestação de contas. 32

33 Para concluir a prestação de contas memorizada o empregado deverá acessar a transação TRIP clicar no campo Processar o calculo das despesas de viagem e alterá-la para disponibilizar para aprovação. 33

34 Para finalizar a prestação de contas, favor clicar no botão Gravar. 34

35 Clicar no botão Sim e disponibilizar para aprovação. 35

36 Para enviar ao autorizador da prestação de contas, clicar no botão Serviços para o objeto, menu Enviar, clicar na opção Enviar objeto com nota. Será exibida a caixa de diálogo Criar e enviar documento. 36

37 Na caixa de diálogo Criar e enviar documento, digitar o texto solicitando a aprovação do cálculo de despesas de viagem. 2 No campo Destinatário, digitar o endereço de do aprovador. 3 No campo Tp. Destinat., selecionar a opção Endereço de internet Clicar no botão Enviar para destinar o ao aprovador

38 2 Clicar no botão fechar. 2 Clicar no botão encerrar. FIM 38