PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

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1 Produto: Conjunto: Subconjunto: Título: TELEFONIA UTILIZAÇÃO POLÍTICA POLÍTICA PARA UTILIZAÇÃO DE TELEFONIA FIXA, CELULAR E NEXTEL 1. OBJETIVO: 1.1. Definir critérios de controle e utilização de telefones fixos, celulares e da Nextel, garantindo a disponibilidade destes recursos para uso exclusivo da Empresa. 2. ÁREAS ENVOLVIDAS: 2.1. Todas as Unidades da Empresa Área Administrativa e Financeira das Filiais Área de Recursos Humanos Unidade Raja Gabaglia Diretorias. 3. DEFINIÇÕES: 3.1. Os recursos de telefonia fixa, celulares ou via radio de comunicação da Nextel disponibilizados aos funcionários ou prestadores de serviços são para uso exclusivo em assuntos relacionados aos interesses da Empresa, portanto não devem ser usados para fins particulares. 4. DISPOSIÇÕES GERAIS: 4.1. Diretoria ou Assessoria Tecnológica poderá solicitar aos responsáveis pelas Unidades ou Áreas maiores explicações sobre o uso indevido que seus funcionários fizerem dos recursos de telefonia Os custos referentes a utilização destes recursos de maneira indevida ou para fins particulares deverão ser reembolsados à Empresa A administração e gestão dos recursos de telefonia, acontece de forma compartilhada entre as seguintes áreas: Informática Interna: negociação e controle dos contratos, implantação e administração dos sistemas de telecomunicações. Gerência Administrativa e Financeira: disponibilização dos recursos, acompanhamento de utilização e manutenções A operacionalização das rotinas referentes aos processos de telefonia fica sob a responsabilidade: Na Unidade da Raja Gabáglia: Área de Informática Interna e Gerência Administrativa Financeira. Nas demais Unidades: Assistente Administrativo e Financeiro. CLÁUDIA TONUSSI B 28/11/ DE 7

2 5. DESCRIÇÃO: 5.1. TELEFONES FIXOS UNIDADE RAJA GABÁGLIA: Regras gerais: Devem ser priorizadas as ligações para telefones fixos, evitando, mesmo para assuntos de serviço, a realização de ligações para telefones celulares bem como ligações de longa duração para telefones fixos. Não é permitido o recebimento de ligações a cobrar (recebidas/completadas), sobretudo as originadas de telefones celulares. Fica proibida a realização de ligações para serviços 0300 e auxílio a lista telefônica (que deve ser feita via catálogo ou internet). Para comunicação entre as Unidades da Empresa deverá ser priorizada a utilização de Na Unidade da Raja Gabaglia: Os ramais da Empresa deverão estarão liberados para realização de ligações internas, externas, interurbanas e para celulares. As únicas exceções previstas serão para os ramais bloqueados por solicitação da Gerência ou responsáveis pelas áreas funcionais. Cada funcionário receberá uma senha individual para realização de ligações telefônicas, mediante assinatura do Termo de Responsabilidade de Uso de Telefone Fixo (MODELO 1). A senha mencionada no item anterior é pessoal e deve ser mantida em segredo, pois ao realizar uma chamada telefônica via sistema, estará sendo registrada a origem da ligação (senha do funcionário), a duração e o custo da ligação telefônica. Mensalmente será emitida uma listagem com os dados acima mencionados e entregue pela Área de Recursos Humanos a cada Gerente de Área (ou responsável) para que seus funcionários possam identificar as ligações particulares. Esta listagem deverá ser devolvida ao RH num prazo máximo de 03 dias úteis para que o custo das ligações particulares possa ser descontado na remuneração dos funcionários ou prestadores de serviços Nas demais Unidades: Os ramais da Empresa deverão estar liberados para realização de ligações internas (ramais) e bloqueados para ligações externas, interurbanas e para celulares. As únicas exceções previstas serão para os ramais que tenham necessidade efetivamente comprovada e desde que justificada pelo Gerente/Coordenador da Unidade. As ligações externas deverão ser realizadas via telefonista, informando o nome do cliente e o telefone a ser discado. Mensalmente, através das contas telefônicas, o Assistente Administrativo da Unidade deverá: a) Identificar as ligações particulares; b) Providenciar junto aos funcionários ou prestadores de serviços, que realizaram ligações particulares, a assinatura de vales no valor correspondente as ligações particulares realizadas; CLÁUDIA TONUSSI B 28/11/ DE 7

3 c) Remeter os vales para a Área de Recursos Humanos (Raja Gabáglia), para os mesmos possam ser descontados na remuneração do funcionário ou prestador de serviços. d) Os vales citados no item anterior deverão ser remetidos juntamente com a conta telefônica (no momento em que a conta é enviada para pagamento com a AP) TELEFONES CELULARES CORPORATIVOS - UNIDADE RAJA GABÁGLIA: O funcionário ou prestador de serviços que precisar utilizar o plano corporativo deverá solicitar tal recurso diretamente para a superintendência da área em que esta lotado Após a autorização, o funcionário ou prestador de serviços deverá dirigir a COINF,onde será entregue o aparelho, e o mesmo assinará o Termo de Responsabilidade (MODELO 2). O plano corporativo é para uso exclusivo nos assuntos da Empresa. Não é permitida a utilização destes aparelhos para realização de ligações para outros aparelhos, telefones fixos ou celulares, sendo o custo destas ligações suportado por quem as realizou. a) A disponibilização dos créditos para utilização do telefone corportativo.será feito conforme anexo IV. Eventuais excessos de ligações serão cobrados dos responsáveis TELEFONES CELULARES CORPORATIVOS - FILIAIS: Para as Unidades que possuem Plano Coorporativo da operadora OI: O funcionário ou prestador de serviços que utilizar o aparelho do plano corporativo deverá assinar o Termo de Responsabilidade (MODELO 2). O plano corporativo é para uso exclusivo nos assuntos da Empresa e os aparelhos somente poderão ser utilizados para realização de ligações entre aparelhos do mesmo plano. Não é permitida a utilização destes aparelhos para realização de ligações para outros aparelhos, telefones fixos ou celulares, sendo o custo destas ligações suportado por quem as realizou. Mensalmente, através das contas telefônicas, o Assistente Administrativo da Unidade deverá: b) identificar as ligações particulares; c) providenciar junto aos funcionários ou prestadores de serviços, que realizaram ligações particulares, a assinatura de vales no valor correspondente as ligações particulares realizadas; d) remeter os vales para a Área de Recursos Humanos (Raja Gabáglia-BH), para os mesmos possam ser descontados na remuneração do funcionário ou prestador de serviços. e) Os vales citados no item anterior deverão ser remetidos juntamente com a conta telefônica (no momento em que a conta é enviada para pagamento com a AP) TELEFONES CELULARES PARTICULARES: O uso de telefones celulares particulares não é adotado pela Empresa, portanto ela não reembolsa qualquer despesa referente a utilização deste recurso A utilização de telefones celulares de propriedade dos funcionários/contratados a serviço da Empresa não é autorizada pela Empresa, sendo seu uso de responsabilidade exclusiva do CLÁUDIA TONUSSI B 28/11/ DE 7

4 funcionário/contratado, portanto não será devido nenhum reembolso de despesa referente a esta utilização As situações de excepcionalidade, se existirem, deverão ser previamente tratadas com Diretoria de cada área TELEFONES DA NEXTEL: Os aparelhos da Nextel disponibilizados pela Empresa para os funcionários ou prestadores de serviços são para uso exclusivo como rádio de comunicação, portanto não é permitida a realização de qualquer outro tipo de ligação telefônica originada destes aparelhos Este aparelho é para uso exclusivo nos assuntos de interesse da Empresa O funcionário ou prestador de serviços que utilizar o aparelho da Nextel deverá assinar o Termo de Responsabilidade (MODELO 3), que ficará arquivado na Área de Recursos Humanos, na pasta do funcionário Os aparelhos da Nextel ficam na Diretoria Comercial (Unidade da Raja Gabaglia), sob a responsabilidade da Secretária do setor, que fica também responsável pela orientação aos usuários, administração do uso e pela assinatura do Termo de Responsabilidade Como não é permitida a utilização destes aparelhos com finalidade diferente da especificada no item 5.3.1, o custo proveniente destas utilizações indevidas serão suportados por quem as realizou Mensalmente, através das contas telefônicas, serão identificadas as ligações particulares, para que os usuários assinem vales no valor correspondente às ligações particulares realizadas Os vales mencionados no item anterior serão automaticamente descontados na remuneração do funcionário ou prestador de serviços. 6. OBSERVAÇÕES: Não Constam 7. REGISTROS: Termo de Responsabilidade de Uso do Telefone Termo de Responsabilidade de Uso do Telefone Celular Termo de Responsabilidade de Uso de Rádio de Comunicação Nextel 8. ANEXOS: MODELO 1 Termo de Responsabilidade de Uso do Telefone MODELO 2 Termo de Responsabilidade de Uso do Telefone Celular MODELO 3 Termo de Responsabilidade de Uso de Rádio de Comunicação Nextel CLÁUDIA TONUSSI B 28/11/ DE 7

5 8.1. MODELO 1 Termo de Responsabilidade de Uso do Telefone CLÁUDIA TONUSSI B 28/11/ DE 7

6 8.2. MODELO 2 Termo de Responsabilidade de Uso do Telefone Celular CLÁUDIA TONUSSI B 28/11/ DE 7

7 8.3. MODELO 3 Termo de Responsabilidade de Uso de Rádio de Comunicação Nextel CLÁUDIA TONUSSI B 28/11/ DE 7