Política de Viagens e Procedimentos

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1 Política de Viagens e Procedimentos A Maxgen desenvolveu uma política de viagens e procedimentos para permitir que cada funcionário possa fazer uma contribuição substancial para a rentabilidade do seu Departamento e da Companhia como um todo. 1. Guia Geral A política e os procedimentos contidos neste documento são aplicáveis a todos os empregados Maxgen tanto para viagens nacionais como internacionais. Essas orientações servem para incentivar os funcionários a gerar despesas relacionadas às viagens de forma cuidadosa e pensada. Planeje, sempre que possível, pelo menos com 15 (quinze) dias de antecedência vôos domésticos e 30 (trinta) dias para viagens internacionais. Tente economizar sempre que possível. Por exemplo, providenciar acomodações perto do local do cliente ou pegar um táxi ao invés de alugar um carro. Mantenha registros precisos e obtenha uma nota fiscal para cada despesa (exceto taxi, que pode ser recibo). 2. Autorização A devida autorização, que deve ser feita em apenas um dia após o preenchimento do Qportal, é necessária para qualquer funcionário que planeja uma viagem de negócios. É necessária a aprovação prévia dos seguintes itens: Viagens de negócios: Os funcionários precisam preencher com antecedência no Qportal um Business Travel Request que será aprovado pelo chefe do seu departamento e depois pelo Diretor Geral para a aprovação final.

2 Adiantamentos para viagem: Os adiantamentos para viagens estão disponíveis aos empregados para cobrir as despesas que podem ocorrer durante viagens de negócios. Os funcionários precisam apresentar um Payment Request Form para o Departamento de Finanças a fim de receber os adiantamentos de viagens. O Payment Request Form precisa ser preenchido pelo viajante, aprovado pelo chefe de seu departamento e depois pelo Diretor Geral antes de ser apresentado ao Departamento de Finanças. Adiantamentos para viagens só poderão ser requeridos uma vez que o formulário de solicitação de viagens esteja aprovado (Qportal). O pedido de adiantamento para viagem pode demorar até uma semana para ser processado, portanto é necessário o funcionário planejar com antecedência. Business Travel Expenses (Despesas de viagens de negócios): Os funcionários precisam preencher um formulário de despesas de viagens de negócios Business Travel Expenses após a visita, a fim de ser reembolsado das despesas de viagem. Este formulário precisa ser aprovado pelo chefe de seu departamento e depois pelo Diretor Geral antes de ser apresentado ao Departamento de Finanças. 3. Business Travel Request Form Todos os funcionários são obrigados a preencher o Formulário de Solicitação de Viagem de Negócios (Business Travel Request Form no Qportal) 15 (quinze) dias antes de viagens domésticas e 30 (trinta) dias antes de viagens internacionais. Após aprovação do formulário, o funcionário esta autorizado fazer a reserva do hotel e a compra da passagem aérea. 4. Viagem de avião Todos os funcionários são obrigados a usar classe econômica para viagens internacionais e domésticas. A exceção, conforme detalhado abaixo, deve ser previamente aprovado pelo Diretor Geral.

3 Situações em que assentos da classe econômica não estão disponíveis e outros horários de vôos não podem cumprir os cronogramas da viagem ou prazos. Quando viajar para Taiwan, os funcionários de nível sênior e gerentes são autorizados a utilizar a Classe Econômica Deluxe Class fornecido pelo EVA Airways (assentos mais espaçosos). 5. Aluguel de carro, transporte terrestre, hotel e refeições Temos acordos com a Enterprise (Corporate ID No. 32V1587) e Avis (Corporate ID No. L465024) para aluguel de carros. A utilização de transporte (aluguel de carro, uso de ônibus, van do aeroporto, táxi ou outro tipo terrestre) depende da localização, duração e a natureza da viagem de negócios. O uso de carro alugado deve ser justificada com base na necessidade econômica, ao invés de conveniência pessoal. Quando se viaja em grupo, a partilha de veículos devem ser praticados para minimizar os custos. Os carros alugados (de preferência os compactos) devem ser abastecidos antes de devolvê-los. Funcionários que estão utilizando um carro pessoal a serviço da empresa deve recolher todos os bilhetes de pedágio e nota fiscal de combustível, a fim de ser reembolsado. A diária para o hotel escolhido não deve ser superior a US$ 100,00. Dependendo da cidade, a taxa pode ser superior a este valor. As reservas podem ser garantidas para a chegada tardia, como parte do esforço para garantir que o quarto esteja disponível no momento da chegada. É da responsabilidade dos viajantes cancelar as reservas diretamente com o hotel. Falha ao fazer isso irá resultar em um "No Show", encargo para o quarto não utilizado (caso isto aconteça o funcionário pagara a taxa y não será reembolsado, não esqueça de anotar os números de cancelamento) Para viagens nacionais, a Maxgen irá fornecer um subsídio de R$ 20,00 por refeição por dia (exceto almoço), até R$ 40,00 por dia. Para viagens internacionais, a Maxgen irá fornecer um subsídio de US$ 15,00 por refeição por dia, até US$ 45,00 dólares por dia. Notas Fiscais de refeições não podem ser apresentadas para reembolso se forem incluídos na diária do hotel ou fornecidos por outras partes. Para refeições feitas com clientes, o funcionário receberá um reembolso de no máximo R$40.00 por pessoa. A refeição deve conter ate 4 pessoas, incluindo o funcionário.

4 Se necessário alugar um carro, o valor da refeição maior que o permitido ou o custo da diária do hotel for superior a US$ 100,00, é necessária a aprovação previa do Diretor Geral. 6. Despesas reembolsáveis e Não-reembolsáveis Reembolsáveis: Lavanderia (apenas o necessário e quando a duração da viagem for superior a 7 dias). Ligações e despesas de fax relacionadas ao trabalho e uma ligação pessoal (de no máximo 10 minutos), salvo se houver situações de emergência. Se visitar Taiwan ou no exterior, US $ 25 por semana para o telefone pessoal chama de casa são reembolsáveis. Em caso de perda de bagagem pela Linha Aérea a empresa vai apoiar o funcionário, com US$ 50,00 assim o mesmo pode comprar alguns artigos de necessidades básicas e roupas. Não-reembolsáveis: Despesas pessoais (higiene, por exemplo), viagens pessoais, filmes no hotel, cocktails e outros entretenimentos pessoais, seguro viagem pessoal, e taxas de cartão de crédito. Perda ou roubo de dinheiro, cartões de crédito. No caso de bens pessoais (por exemplo, bagagem, automóvel) perda, furto ou danos e despesas associadas. As despesas médicas que não estão relacionados com o trabalho e infrações de trânsito. Taxas relacionadas ao uso, por exemplo de spas e salões de ginásticas. Entretenimento com clientes sem autorização prévia. 7. Relatórios de Despesas e Notas Importantes Os relatórios de despesas devem ser apresentadas no prazo máximo de 7 (sete) dias após o retorno de uma viagem.

5 Os relatórios de despesas devem ser preenchidos com todos as Notas Fiscais e recibos originais para as refeições, hotel, transporte e todas as outras despesas. Adiantamentos para viagens não utilizados devem ser apresentados sob a forma de um cheque, juntamente com o relatório de despesas. Dinheiro e moeda estrangeira não serão aceitos. Notas: Quando um empregado escolhe um meio de transporte diferente da forma habitual para aquela viagem, os custos adicionais serão de responsabilidade do empregado. Estas diretrizes são destinadas a incentivar os trabalhadores a refletir de forma cuidadosa sobre as despesas relacionadas com viagens que devem ser limitadas, sempre que possível. As despesas não explicadas ou sem recibos não serão reembolsadas. O montante autorizado é em dólares ou seu equivalente em moeda local ou de destino. A Política de Viagens e Procedimentos estão sujeitos a alteração pela Companhia.