CAPÍTULO XXII COMPROMISSOS DE ORADOR, REGRAS SOBRE VIAGENS E REEMBOLSO

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1 CAPÍTULO XXII COMPROMISSOS DE ORADOR, REGRAS SOBRE VIAGENS E REEMBOLSO Esta norma se aplica aos membros atuais da diretoria internacional, ex-presidentes internacionais, ex-diretores internacionais e ex-governadores de distrito qualificados, que tenham despesas de viagens pagas por Lions Clubs International. A. REUNIÕES AUTORIZADAS A associação oferece reembolso de despesas para dirigentes executivos, diretores internacionais, ex-presidentes internacionais e ex-diretores internacionais representando a associação em reuniões autorizadas. 1. Compromissos de orador autorizados nas suas áreas jurisdicionais, mas fora dos limites de seus respectivos distritos único ou múltiplo Todo distrito (único, subdistrito e múltiplo) poderá ter um orador oficial para sua convenção ou evento similar de âmbito distrital. No evento das convenções de subdistrito ocorrerem em conjunto com a convenção de distrito múltiplo, somente um orador oficial é autorizado. Um distrito múltiplo, incluindo todos os seus subdistritos, ou único poderá oferecer um convite para um dirigente executivo por ano. Circunstâncias especiais, que requerem visitas de mais que um dirigente executivo, podem ser autorizadas com aprovação do presidente internacional. O orador oficial deve residir na respectiva área jurisdicional. Designações fora da área jurisdicional podem ser permitidas mediante aprovação do presidente internacional e de acordo com o orçamento de milhagem do orador. Os oradores eleitos e residentes dos EUA e Afiliados, Bermuda e Bahamas ou Canadá são autorizados a viajar em ambas as áreas jurisdicionais. As despesas de transporte para designações oficiais de orador serão cobradas do orçamento de milhagem do orador. a. Procedimento para convidar (1) Um distrito (único, sub ou múltiplo) poderá apresentar um convite diretamente ao possível orador para uma reunião autorizada. O presidente internacional pode autorizar exceções ao protocolo de formulação de convites. Oradores qualificados, eleitos e residindo na área jurisdicional de onde o convite foi feito devem ser aprovados de acordo com a seguinte ordem de precedência: (a) Presidente Internacional: O presidente internacional pode viajar para qualquer evento Leonístico no mundo, desde que a despesa se enquadre no seu orçamento. Tais funções devem ser representativas do distrito inteiro (único ou múltiplo). (b) Dirigentes Executivos: O ex-presidente internacional imediato e os vicepresidentes internacionais podem viajar para reuniões autorizadas e outras Página 1

2 funções Leonísticas dentro dos limites de suas respectivas áreas jurisdicionais. Viagens para comparecer a funções Leonísticas fora de suas respectivas áreas jurisdicionais devem se enquadrar nos seus respectivos orçamentos e dependem de exame e aprovação prévios do presidente internacional (c) Todo diretor internacional ou, se nenhum estiver disponível, então, (d) Qualquer ex-presidente internacional ou ex-diretor internacional ou, se nenhum estiver disponível, então, (e) Um ex-governador de distrito residente no distrito único ou múltiplo no qual a reunião será realizada. (2) Mediante pedido, o Departamento de Viagens proporciona uma lista de oradores qualificados que estejam disponíveis para as datas do evento, segundo a ordem de precedência acima. (3) O Formulário de Requisição de Orador deve ser preenchido e encaminhado ao Departamento de Viagens com pelo menos sessenta (60) dias de antecedência ao evento. Esta exigência de 60 dias pode ser dispensada no caso de oradores substitutos e para o segundo vice-presidente e diretores de primeiro ano em eventos realizados em julho, agosto e setembro. (4) Quando o orador for selecionado, o Departamento de Viagens confirmará a aceitação do convite. (5) Incentivamos os distritos a realizarem convenções de sexta-feira a domingo para reduzir despesas de viagens. (6) O Departamento de Viagens deverá enviar uma confirmação de todos os convites recebidos para quem formulou o convite e para o orador. b. Atribuições do orador (1) Responsabilidades e Propósitos Gerais Para assegurar que os participantes recebam benefícios significativos de terem um orador oficial, o principal propósito de um orador oficial deverá ser de encorajar o aumento de sócios, promover e despertar a conscientização para programas, normas e realizações relevantes e especialmente para as mais recentes, inclusive de LCIF e seus programas, missão e realizações. O orador é incentivado a relatar tais tópicos de maneira que possam beneficiar, aprimorar ou inspirar clubes e distritos locais que estejam patrocinando a reunião. Os reembolsos de viagens e/ou compromissos futuros de orador não Página 2

3 poderão ser aprovados se um orador discursar sobre programas não afiliados à associação. (2) Reunião de discussão O conselho anfitrião deve programar uma reunião de discussão entre o orador e líderes distritais, como parte da visita oficial. Os propósitos desta reunião deverão ser: (a) Oferecer ao orador uma oportunidade de informar os líderes distritais sobre recentes desenvolvimentos em Lions Clubs International. (b) Permitir que os líderes distritais transmitam informações sobre o Leonismo no distrito, discutam ideias, solucionem problemas, etc. (c) Permitir um intercâmbio pessoal mais estreito sobre quaisquer assuntos relacionados ao Leonismo. (3) Relatório de Visitas Todos os oradores oficiais aos quais Lions Clubs International oferece reembolso de despesas de viagem devem preencher e encaminhar um relatório de visita. O relatório incluirá comentários específicos sobre os pontos fortes e fracos bem como áreas de preocupação especial nos respectivos distritos únicos, subdistritos ou distritos múltiplos. Um relatório de visitas preenchido deverá ser incluído no relatório de despesas para reembolsos. Não haverá reembolso sem a apresentação deste relatório. c. Obrigações do distrito O distrito anfitrião será responsável pelo pagamento das despesas de hotel, refeições e transporte local do orador oficial. Os distritos que deixarem de cumprir estas obrigações não terão o direito de ter oradores no futuro até que o débito seja saldado. Quando o orador se qualificar a um dia extra de descanso, as despesas de hotel e refeições serão reembolsadas segundo as Normas Gerais de Reembolso. d. Orçamento de milhagem (1) Os diretores internacionais recebem um orçamento de milhas por ano fiscal para comparecer a eventos autorizados fora de seus distritos únicos ou múltiplos. O presidente internacional pode aprovar adicionais em circunstâncias especiais. Para grandes áreas geográficas, o presidente internacional pode autorizar milhas adicionais. Página 3

4 Os diretores internacionais se qualificam, mediante convite, a comparecer a reuniões de distrito único ou de conselho de distrito múltiplo fora de seus respectivos distritos únicos ou múltiplos, mas dentro de sua própria área jurisdicional e dentro do seu orçamento de milhas, onde não há nenhum diretor, ou quando exigido por circunstancias especiais. Uma cópia da carta convite ou um formulário de pedido de orador precisa ser recebido junto com o relatório de despesas para que seja feito o pagamento das despesas. (2) Os ex-presidentes internacionais recebem um orçamento de milhas por ano fiscal para comparecer a eventos autorizados fora de seus distritos únicos ou múltiplos. Em circunstâncias especiais o presidente internacional terá a autoridade de aprovar até milhas adicionais. Os ex-presidentes internacionais podem ser aprovados para atuar como oradores em distritos múltiplos adjacentes, independentemente da disponibilidade de um diretor internacional em exercício. As despesas serão cobradas no orçamento de milhagem. (3) Os ex-diretores internacionais recebem um orçamento de milhas por ano fiscal para comparecer a eventos autorizados fora de seus distritos únicos ou múltiplos. Em circunstâncias especiais o presidente internacional terá a autoridade de aprovar até milhas adicionais. Os ex-diretores internacionais podem ser aprovados para atuar como oradores em distritos múltiplos adjacentes, independentemente da disponibilidade de um diretor internacional em exercício. As despesas serão cobradas no orçamento de milhagem. (4) Quando um ex-governador de distrito for o orador, a associação fará o reembolso baseado em despesas reais realizadas. e. Despesas adicionais Os viajantes serão reembolsados pelas despesas adicionais de viagem, tais como lavanderia, telefonemas, gorjetas, manobristas e refeições. Tais despesas devem ser detalhadas no relatório de despesas junto com os recibos quando for o caso ou quando o custo for maior do que US$ 25, a menos que exigido de outra forma pela regulamentação local. f. Verba para presentes Página 4

5 Quando um diretor internacional, ex-presidente internacional ou ex-diretor internacional for designado para viajar a fim de participar de uma função fora do seu distrito único ou distrito múltiplo e dele se espera que ofereça um presente em tal função, ele terá direito a um reembolso pelo preço real do presente cujo custo será de até US$ 50. Deve-se apresentar os recibos. 2. Eventos do distrito (único, sub ou múltiplo), com exceção das designações para orador oficial a. Autorização Não há necessidade de autorização prévia da sede internacional para aceitar um compromisso de orador no distrito único ou múltiplo no qual o orador foi eleito e nele resida. Os gastos com o comparecimento à função distrital serão debitados do orçamento. b. Oradores qualificados Os oradores devem ser convidados para compromisso de orador no seu distrito (único, subdistrito ou múltiplo) de acordo com a seguinte ordem de precedência: (1) Diretores internacionais e ex-presidentes internacionais podem comparecer a funções em seus respectivos distritos únicos ou múltiplos quando as despesas estiverem dentro dos seus respectivos orçamentos. (2) Ex-diretores internacionais qualificados (a) Os dois ex-diretores internacionais mais recentes estão qualificados para aceitar convites para eventos realizados em seus distritos. Para distritos múltiplos de grandes áreas geográficas, o presidente internacional pode aprovar ex-diretores internacionais adicionais para a lista de oradores qualificados. (b) Distritos múltiplos com mais de sócios (conforme reportado no Relatório Cumulativo de 30 de abril anterior) terão os três mais recentes ex-diretores internacionais como oradores qualificados. (c) Distritos múltiplos com mais de sócios (conforme reportado no Relatório Cumulativo de 30 de abril anterior) terão os quatro mais recentes ex-diretores internacionais como oradores qualificados. (d) Os Distritos Múltiplos em que o número de sócios exceda (de acordo com o Relatório Cumulativo anterior de 30 de abril) deve ter os cinco ex-diretores internacionais mais recentes como oradores oficiais qualificados. Página 5

6 (e) No evento de um ex-diretor internacional elegível não usar seu orçamento de distrito no seu ano de mandato, qualquer outro ex-diretor internacional do mesmo distrito múltiplo, não elegível no momento a receber um orçamento, poderá candidatar-se em base anual à Sede Internacional a receber tal orçamento. Esse tipo de solicitação deverá estar acompanhada por uma carta de aprovação, assinada pelo ex-diretor internacional que está abrindo mão do seu orçamento e qualquer outros ex-diretores internacionais intermediários. Caso a aprovação seja negada, o Presidente Internacional, conforme achar apropriado, poderá autorizar a solicitação de realocação de orçamento durante o seu ano presidencial. B. FÓRUNS DE ÁREA 1. Os fóruns de área serão reconhecidos por Lions Clubs International para os fins de: a. promover os princípios e objetivos do Lions Clubs International; b. treinar, educar e motivar os dirigentes de distritos e clubes; c. possibilitar a troca de informações e discussões sobre atividades de serviço, incluindo oportunidades para projetos de serviço cooperativo; d. promover os interesses da Fundação de Lions Clubs International. 2. As datas dos fóruns devem ser coordenadas com o Departamento de Viagens antes da sua confirmação e do local para evitar conflito com as reuniões da diretoria internacional nos anos futuros. As preferências de datas para os fóruns de área deverão ser: EUA/Canadá: segunda ou terceira semana completa de setembro. EUROPA: última semana completa em outubro até a última semana completa de novembro. OSEAL: segunda ou terceira semana completa de novembro. ISAAME: segunda ou terceira semana completa de dezembro. FOLAC: segunda ou terceira semana completa de janeiro. ANZI-pacífico: última semana completa de agosto ou primeira semana completa de setembro. 3. A conduta e operação dos fóruns, incluindo, porém não se restringindo ao planejamento, agenda e conteúdo do programa são da responsabilidade dos membros eleitos da diretoria internacional da área jurisdicional na qual o fórum está sendo realizado. Estes membros da diretoria podem delegar a operação do fórum a tal comissão(ões) conforme necessário, mas serão responsáveis em verificar que os propósitos desta norma da diretoria estão sendo observados. Se houver mais de um atual membro da diretoria servindo na área jurisdicional onde o fórum será realizado, o presidente internacional nomeará um deles para servir na comissão de planejamento. Todas as irregularidades devem ser relatadas ao Comitê Executivo de Lions Clubs International para que sejam tomadas providências no Página 6

7 sentido de atender o que determina esta norma. O membro da diretoria desempenhará as funções de elemento de ligação conforme abaixo relacionado: a. O assessor será o elemento de ligação entre a equipe da sede internacional e o presidente do fórum. Pedidos para local de reuniões ou horários para apresentações devem ser enviados ao assessor para aprovação pelo comitê do fórum. b. O assessor será o elemento de ligação entre os outros diretores da sua área jurisdicional e o comitê do fórum. Ele deverá manter os diretores informados, por escrito, sobre os detalhes do fórum, incluindo todos os pedidos de participação. c. O assessor deve fornecer ao Comitê de Planejamento do Fórum o Protocolo de Lions Clubs International conforme destacado no Capítulo XX do Manual de Normas da Diretoria para assegurar que todos os itens sejam tratados. d. Cada fórum deve ter uma declaração de missão e o diretor deve trabalhar com o presidente do fórum para atualizar esta declaração. e. O assessor trabalhará com a equipe de funcionários do Departamento de Viagens de Lions Clubs International para garantir que todas as informações sejam recebidas para a visita dos dirigentes, diretores e assessores nomeados da diretoria. O assessor deve assegurar que os funcionários tenham as datas dos futuros fóruns assim que disponíveis para permitir que os dirigentes planejem sua viagem para os futuros anos também. f. Na primeira reunião de diretoria após o fórum o assessor deve apresentar um relatório escrito à diretoria. O relatório deve ser uma sinopse dos eventos do fórum e os papéis desempenhados pelos dirigentes e diretores da área onde o fórum foi realizado. Após o fórum, uma cópia do relatório do assessor deve ser enviada ao gabinete do administrador executivo o mais rápido possível para que possa ser traduzido para os membros da diretoria. 4. Todos os fóruns devem ser autofinanciados e qualquer déficit deve ser responsabilidade única do referido fórum. Todos os fóruns são autorizados a cobrar taxas de inscrição num valor apropriado. 5. Todos os Leões da área jurisdicional na qual o fórum é realizado são convidados a participar. 6. Os fóruns devem ser realizados num local onde todos os sócios dos Lions clubes da área jurisdicional possam livremente se inscrever e onde seus distritos e países sejam reconhecidos. 7. O presidente de Lions Clubs International deverá ser convidado. O respectivo fórum fornecerá ao presidente internacional ou ao seu representante: a. A oportunidade de se dirigir a todos os Leões presentes ao fórum; b. A oportunidade de se dirigir a todos os atuais governadores de distrito presentes, em uma reunião separada. Página 7

8 8. Um Leão escolhido pelo presidente deverá apresentar o programa e as metas do presidente internacional em cada fórum. 9. O fórum deverá fornecer uma suíte com um quarto e refeições para o presidente internacional ou seu designado. As refeições e acomodações serão reembolsadas pela associação e cobradas do orçamento de viagem do presidente internacional. 10. O ex-presidente internacional imediato e o primeiro vice-presidente poderão participar de todos os fóruns de área. O segundo vice-presidente poderá participar do seu próprio fórum de área. As refeições e acomodações serão reembolsadas pela associação e cobradas do orçamento de viagem do dirigente. 11. Poderão ser organizados fóruns que incluam Leões de uma área jurisdicional adjacente. 12. Onde existir distritos múltiplos com clubes em duas áreas jurisdicionais e em uma das áreas jurisdicionais não será realizado um fórum, todos os Leões destes distritos múltiplos poderão participar do fórum adjacente como participantes oficiais. 13. Os fóruns de área não: a. infringirão, em sua operação, o Estatuto e Regulamentos Internacionais; b. cobrarão quotas. Contudo, cada fórum tem a autoridade de cobrar taxas de inscrição num valor apropriado; c. envolverão a participação que não seja em base voluntária; d. irão sobrepor ou criar qualquer estrutura governamental acima das organizações regulares de distrito e distrito múltiplo; e. se envolverão em quaisquer atividades não-leonísticas. 14. Os fóruns de área não deverão acarretar em nenhuma despesa para Lions Clubs International, exceto as despesas relacionadas à viagem para diretores internacionais, expresidentes internacionais e assessores nomeados e designados presidenciais (e acompanhantes adultos) da área jurisdicional do respectivo fórum. O designado presidencial ao respectivo comitê de planejamento do fórum deverá ser reembolsado pelas despesas de viagem, hotel e refeições para participar de uma reunião de planejamento do fórum. Página 8

9 C. ORÇAMENTOS Regra de reembolso para diretores internacionais, ex-presidentes internacionais e ex-diretores internacionais qualificados: 1. Todo diretor internacional, ex-presidente internacional e ex-diretores internacionais que se qualifiquem poderão receber reembolso de despesas relacionadas à associação incluindo atividades de distrito ou distrito múltiplo. Os orçamentos anuais serão baseados no seguinte: a. Os diretores internacionais terão um orçamento de US$2.200 mais US$0,15 por associado, conforme reportado no Relatório Cumulativo de 30 de abril do ano anterior, nos seus distritos únicos ou múltiplos sendo o mínimo de US$3.200 e o máximo de US$ b. Ex-presidentes internacionais terão um orçamento de US$ c. Ex-diretores internacionais terão um orçamento de US$0,12 por associado conforme reportado no Relatório Cumulativo de 30 de abril do ano anterior, nos seus distritos únicos ou múltiplos, sendo o mínimo de US$900 e o máximo de US$ Veja o parágrafo A.2.b.(2) para a descrição de ex-diretores internacionais qualificados. [Mudanças destacadas entrarão em vigor em 1º de julho de 2015] 1. Todo diretor internacional, ex-presidente internacional e ex-diretores internacionais que se qualifiquem poderão receber reembolso de despesas relacionadas à associação incluindo atividades de distrito ou distrito múltiplo. Os orçamentos anuais serão baseados no seguinte: a. Diretores internacionais terão um orçamento de US$ mais US$ 0,15 por sócio conforme reportado no Relatório Cumulativo de 30 de abril do ano anterior, nos seus distritos únicos ou múltiplos sendo o mínimo de US$ e o máximo de US$ b. Ex-presidentes internacionais terão um orçamento de US$ c. Ex-diretores internacionais terão um orçamento de US$ 0,12 por sócio conforme reportado no Relatório Cumulativo de 30 de abril do ano anterior, nos seus distritos únicos ou múltiplos sendo o mínimo de US$ 900 e o máximo de US$ Veja o parágrafo A.2.b.(2) para a descrição de ex-diretores internacionais qualificados. 2. Mediante convite, um diretor internacional, ex-presidente internacional e ex-diretor internacional podem comparecer a qualquer evento Leonístico num distrito múltiplo adjacente no qual não seja o orador oficial. As despesas serão cobradas no orçamento de distrito. Uma cópia do convite deve ser enviada junto com o relatório de despesas para reembolso. Página 9

10 D. ATRIBUIÇÕES ESPECIAIS Sob circunstâncias extraordinárias, o presidente internacional pode fazer designações especiais e tais despesas lançadas serão contra um orçamento de atribuições especiais. O presidente eleito apresentará um orçamento para atribuições especiais todo mês de junho. O Comitê de Finanças e Operações da Sede em cada uma das suas reuniões examinará as despesas lançadas neste orçamento. As despesas permitidas serão cobradas no orçamento de atribuições especiais. E. NORMAS GERAIS DE REEMBOLSO As seguintes regras e regulamentos gerais se aplicam às contas de despesas apresentadas em conexão com os compromissos de orador e viagens, pelos diretores internacionais, expresidentes internacionais, ex-diretores internacionais qualificados, outros membros nomeados servindo na diretoria internacional. Nenhuma despesa, exceto aquelas cobertas especificamente nessas regras de reembolso, poderão ser cobradas no nome do indivíduo que estiver viajando em nome da associação, nem cobradas ou pagas pela associação. Os viajantes deverão despender os recursos da associação prudentemente, planejando os custos devidamente para não excederem as limitações orçamentárias. Será da responsabilidade do viajante reportar as despesas reais de viagem de acordo com as regulamentações estabelecidas nesta norma. a. Os relatórios de despesas deverão ser apresentados mensalmente ao Departamento de Auditoria, até o dia 20 do mês seguinte. Os relatórios deverão ser apresentados dentro de 60 dias. O presidente internacional poderá aprovar relatórios de despesas de até US$1.000 após 120 dias do prazo por um período de um ano. [Mudanças destacadas entrarão em vigor a partir de 1 de julho de 2014] Página 10

11 AF Mês Valor devido: Prazo final para envio Julho 20 de agosto 20 de dezembro Agosto 20 de setembro 20 de janeiro Setembro 20 de outubro 20 de fevereiro Outubro 20 de novembro 20 de março Novembro 20 de dezembro 20 de abril Dezembro 20 de janeiro 20 de maio Janeiro 20 de fevereiro 20 de junho Fevereiro 20 de março 20 de julho Março 20 de abril 20 de agosto Abril 20 de maio 20 de setembro Maio 20 de junho 20 de outubro Junho 20 de julho 20 de novembro AF Mês Valor devido: Prazo final para envio Julho 20 de agosto 20 de outubro Agosto 20 de setembro 20 de novembro Setembro 20 de outubro 20 de dezembro Outubro 20 de novembro 20 de janeiro Novembro 20 de dezembro 20 de fevereiro Dezembro 20 de janeiro 20 de março Janeiro 20 de fevereiro 20 de abril Fevereiro 20 de março 20 de maio Março 20 de abril 20 de junho Abril 20 de maio 20 de julho Maio 20 de junho 20 de agosto Junho 20 de julho 20 de setembro Página 11

12 (1) Para obter reembolso de despesas de viagem relacionadas à associação, o viajante deverá apresentar um relatório oficial de reembolso de despesas da associação devidamente assinado. (2) Os recibos originais serão exigidos para despesas de US$25 e superiores a este valor, a menos que exigido de outra forma pelas regulamentação local. (3) Um relatório de visitas preenchido deverá ser incluído no relatório de despesas para reembolsos relacionados aos compromissos oficiais de orador. (4) O itinerário de viagem, comprovante de pagamento e outros tipos de documentação oferecidos pela transportadora deverão ser apresentados para que haja reembolso. b. Transporte Aéreo Os preparativos da viagem devem ser feitos através do agente de viagens escolhido pela associação. No evento da associação não ter um agente de viagens local, o viajante deverá obter aprovação do Departamento de Viagens antes de emitir o bilhete, se o preço exceder US$ A passagem aérea que custe menos de US$1.000 deverá ser reservada ao preço lógico mais baixo, ou tarifa com desconto, pela rota mais direta, na classe de serviço autorizada e prazo de viagem autorizado. Não mais que dois dirigentes executivos ou dois dirigentes administrativos poderão viajar no mesmo voo. Os viajantes deverão ser reembolsados para as seguintes classes de serviço: (1) Membros da diretoria internacional e acompanhantes adultos deverão ser autorizados a viajar de classe econômica. Autoriza-se viagens em classe executiva quando o tempo total de voo de ida e volta exceder 10 (dez) horas, sem contar o tempo despendido em terra com conexões. (2) Ex-Presidentes Internacionais e acompanhantes adultos deverão ser autorizados a viajar de classe executiva. Uma permissão para upgrade está disponível para viagens de ida e volta que excedam dez horas, não incluindo o tempo em aeroportos para voos de conexão. A permissão de upgrade será a diferença do custo real do bilhete menos o menor preço disponível em classe executiva, estando sujeito aos impostos aplicáveis. (3) Os dirigentes administrativos e acompanhantes adultos deverão ser autorizados a viajar de classe econômica. Autoriza-se viagens em classe executiva quando o tempo total de voo de ida e volta exceder 10 (dez) horas, sem contar o tempo despendido em terra com conexões. As passagens serão reembolsadas pelo custo real. As taxas de mudanças no bilhete serão reembolsadas se forem solicitadas e autorizadas antecipadamente pela associação. Os bilhetes eletrônicos serão utilizados quando disponíveis. Os bilhetes aéreos deverão ser solicitados com pelo menos 14 dias de antecedência para que os devidos descontos sejam obtidos das companhias aéreas ou negociados pela associação. Página 12

13 O uso de aviões particulares devem ter a aprovação prévia da associação. Quando a viagem incluir uma conexão de seis horas ou mais, o viajante terá permissão de um pernoite em hotel. O reembolso terá como base uma acomodação em quarto padrão em hotel que não seja de luxo. Estadia de um dia em hotel (veja E.h.) e despesas com refeições serão reembolsadas. As despesas de hotel e refeições serão reembolsadas quando acompanhadas da devida documentação. O viajante também terá o direito a um pernoite caso haja atrasos ou cancelamento de voos que resultem em seis horas ou mais de tempo de espera. c. Outros meios de transporte: O transporte ferroviário ou rodoviário também poderá ser utilizado quando conveniente, e quando for o meio de transporte mais barato disponível. Aprovação antecipada deverá ser obtida para assegurar o reembolso dos gastos. Viagens de taxi serão reembolsadas conforme as despesas reais incorridas, incluindo gorjetas. d. Viagem de automóvel: A taxa de reembolso padrão para milhagem é de US$ 0,41 por milha (US$ 0,25 por quilômetro) US$0,50 por milha (US$0,31 por quilômetro), que leva em consideração despesas reais com o automóvel, combustível, consertos, trocas, pneus, depreciação, seguro, etc. [Mudanças destacadas entrarão em vigor em 1º de julho de 2015]. O viajante deverá dirigir quando for conveniente e quando este for o meio de transporte mais barato disponível. O custo com refeições, alojamento, estacionamento, milhagem, pedágios, taxi, balsas e custos de transporte incorridos quando em trânsito poderão ser reembolsados, caso tais custos não excedam o custo de uma viagem de ida e volta em uma classe autorizada de serviço. Aprovação antecipada deverá ser obtida para assegurar o reembolso dos gastos. e. Aluguel de automóvel Os serviços de aluguel de automóvel poderão ser utilizados quando o custo total for menor que ou equivalente a outros meios de transporte. O custo inclui aluguel, gasolina, pedágios, estacionamentos e outras despesas relacionadas. Tais custos não deverão exceder o custo de uma viagem de ida e volta na classe de serviço autorizada, e viagem de ida e volta ao aeroporto. Reservas antecipadas deverão ser feitas sempre que possível para carros compactos e modelos econômicos. O viajante será responsável por obter o preço melhor possível comensurável com as exigências da viagem e para a compra de cobertura total contra danos físicos (normalmente referida como Seguro Contra Colisão (LDW) ) da empresa de aluguel. Qualquer perda ou dano ao veículo alugado será da responsabilidade do viajante, já que a associação não reembolsará o viajante ou a locadora de veículos pelas despesas incorridas. f. Dia de descanso para viagens prolongadas Quando a viagem for para compromissos de orador, reuniões de diretoria ou convenções internacionais e o tempo de voo de ida e volta exceder dez horas, sem incluir o tempo em aeroportos para voos de conexão, os viajantes terão o direito de Página 13

14 um dia de descanso no local da reunião. Haverá reembolso para um pernoite em hotel (leia E.1.h) e despesas com refeições. g. Transporte de acompanhantes e outros familiares As despesas de transporte de um acompanhante adulto deverão ser reembolsadas de acordo com os parágrafos anteriores, apenas quando a viagem for categorizada como sendo do interesse de Lions Clubs International. Isto significa que as viagens ligadas a convites para compromissos de orador, reuniões de diretoria e convenções internacionais e outras viagens autorizadas especificadas como sendo importantes e significativas para o acompanhante adulto. O reembolso ficará limitado para um acompanhante adulto. h. Hotel A diária de um apartamento duplo será reembolsada quando paga para diretores internacionais, ex-presidentes internacionais e ex-diretores internacionais elegíveis. Os diretores internacionais e ex-presidentes internacionais deverão ser reembolsados pelo custo de um apartamento de hotel tipo suíte durante a sua convenção de distrito único ou múltiplo. i. Refeições O reembolso será feito conforme o valor real gasto, excluindo-se bebidas alcoólicas. O custo de cada refeição será estabelecido no formulário apropriado, fornecido pela associação. Para refeições onde o reembolso for solicitado para convidados, os nomes dos convidados devem ser fornecidos no formulário de despesas ou no recibo anexo. Recibos detalhados serão exigidos para todas as despesas com refeições. j. Despesas pessoais Se a associação pagar pelas despesas pessoais de um dirigente, diretor internacional, ex-presidente internacional, ex-diretor internacional elegível e outros que estejam servindo na diretoria por nomeação, a cobrança será feita a estes Leões. Os pagamentos deverão ser deduzidos do relatório de despesas. Caso o viajante não tenha relatórios de despesas pendentes, uma cobrança será emitida relativa às despesas pessoais. Todas as despesas pessoais deverão ser pagas dentro de 30 dias da data da cobrança. k. Despesas Reembolsadas O reembolso de despesas será feito para os seguintes itens, quando acompanhados da devida documentação, a não ser especificado em contrário. (1) Transporte Tarifa aérea Impostos dos aeroportos Estacionamento Passagem de trem Passagem de ônibus Táxi Página 14