MANUAL SISTEMA DE GERENCIAMENTO

Transcrição

1 MANUAL SISTEMA DE GERENCIAMENTO

2 MANUAL SISTEMA GERENCIAMENTO RENALI- Versão 3 Maio

3 INTRODUÇÃO ACESSO VISÃO GERAL VISÃO DO PROJETO FORMULÁRIOS CADASTRO DE MEMBRO

4 INTRODUÇÃO Olá, Temos a satisfação de apresentar a você, membro da Rede Nacional de Análises de Alimentos RENALI, o Sistema de Gerenciamento da Rede, este sistema tem como função dar visibilidade as ações do projeto de forma organizada e que permita controle facilitado, auxiliando todos os processos desenvolvidos no âmbito da rede, incluindo as prestações de contas. Com ele você poderá acompanhar todas as metas e atividades do seu projeto, o status dos recursos (aprovado, liberado para uso e utilizado), bem como o andamento dos processos de aquisição, patrimônio e remanejo de valores. As informações financeiras serão atualizadas pelo Gestor Financeiro (IEL/SC) a cada 15 dias. O que cada gestor de projeto terá que incorporar a sua rotina de trabalho? Realizar o Cadastro da Instituição a qual pertence Realizar as Requisições de Aquisição Realizar os Processos de patrimônio Realizar as Solicitações de Remanejo O que cada gestor de projeto poderá usufruir do Sistema? Acesso a Gráficos de acompanhamento Acompanhamento do andamento das metas do projeto (se estão em dia ou atrasadas). Acompanhamento do status da requisições de aquisição (Fornecedor escolhido, prazo de entrega, etc.) Entre outras informações Se eu não mantiver as informações atualizadas no sistema, o que acontece? Seus processos de aquisição ficam todos bloqueados até a regularização das pendências, atrasando assim o cumprimento das metas individuais e coletivas e o projeto como um todo. Como proceder se eu tiver algum problema para preenchimento? Entre em contato com o Secretário Executivo: Irineu Scartezini Jr (54) / (54) / secretariaexecutiva@rederenali.com.br

5 ACESSO Utilize sempre o navegador: Internet Explorer (no mínimo versão 6) Acesse Clique em: Acesse aqui o sistema Insira o seu Usuário e Senha

6

7 ATENÇÃO: NÃO FAÇA ALTERAÇÕES EM CAMPOS QUE NÃO ESTÃO EVIDENCIADOS NESTE MANUAL, POIS O SISTEMA PERMITE ALGUNS TIPOS DE EDIÇÃO, QUE NO MOMENTO, NÃO SÃO CONVENIENTES.

8 Ícones para: Visão Geral Projeto (Metas/Atividades), Formulários (Cadastro de Membro, Requisição de Compra, Solicitação de Remanejo, Diagnóstico Indústria), Dashboards Gráficos de Acompanhamento VISÃO GERAL - 1 Visão Resumida do seu projeto - aprovado

9 Visão Detalhada do seu projeto - aprovado VISÃO GERAL - 2

10 VISÃO GERAL - 3 Gráficos de Acompanhamento Valor x Rubrica x Despesa x Previsto x Receita Previsto: O que foi aprovado pela FINEP (total). Despesa: O quanto já foi gasto (atualizado pelo Gestor Financeiro periodicamente). Receita: O quanto já foi liberado para utilização (De acordo com as parcelas do projeto).

11 Dashboards Gráficos de Acompanhamento Formulários Detalhamento do Projeto: Metas e Atividades Refresh clique aqui caso não estejam aparecendo as Tabelas abaixo e os Gráficos

12 PARA VISUALIZAR SEU PROJETO METAS E ATIVIDADES Detalhamento do Projeto: Metas e Atividades

13 ESTE É O DETALHAMENTO DO SEU PROJETO

14 Aonde estão listadas as Metas e Atividades do seu projeto

15 TEMPO - CRONOGRAMA Abre os campos para edição: Data Início, Data Término, Duração em dias e % Conclusão

16 Para Editar, Primeiro você tem que clicar no + para expandir todas as metas e atividades, somente então é possível editar, pois uma interfere na outra. O sistema permite editar da menor para a maior tarefa. Instituições que tem mais de 1 projeto, conseguem evidenciá-los neste local. No exemplo aparece Projeto 1 e Projeto 2, sendo que cada um tem as suas metas e atividades.

17 Clique duas vezes sobre a linha para abrir a edição. Ajustando a data de início e o número de dias, a data de término se ajusta automaticamente. Após as alterações, não se esqueça de clicar no V verde para confirmar. Se você não fizer isto o sistema não salva. ATENÇÃO: NESTA TELA, FAZENDO ESTAS ATUALIZAÇÕES, POR HORA, NÃO É NECESSÁRIO INSERIR MAIS NENHUMA INFORMAÇÃO. QUALQUER PROBLEMA É SÓ CLICAR ESC.

18 TEMPO - ATIVIDADES Aonde estão listadas as Atividades do seu Projeto

19 TEMPO - ATIVIDADES Após clicar em Tempo, Atividades, aparece esta tela. Clique em CONSULTAR (ESTE PROCEDIMENTO É VÁLIDO PARA QUALQUER SITUAÇÃO SIMILAR QUE OCORRER EM OUTRAS TELAS DO SISTEMA). Assim aparecem as atividades do seu projeto. Esta etapa é um filtro, pois com o andamento do projeto e dependendo de quantas a atividades você tiver cadastradas, serve para encontrar rapidamente algo que se necessita.

20 TEMPO - ATIVIDADES

21 TEMPO - TAREFAS Para Tempo Tarefas, ocorre como citado acima.

22 TEMPO DIAGRAMA DE GANTT

23 Nesta tela clique em:

24 TEMPO DIAGRAMA DE GANTT Aparecem as Metas e Atividades, Início, Fim e % Conclusão. Na lateral direita você pode aumentar ou diminuir o período de tempo. Este tipo de gráfico evidencia as tarefas que vem primeiro e sua correlação com as demais, ou seja, o que está interferindo em quem. Possibilita identificar as tarefas que necessitam maior atenção e cuidado, evitando assim atrasos no projeto. A atualização periódica das informações do seu projeto é fundamental para a Governança das informações Aparecem as Metas e Atividades, Início, Fim e % Conclusão. Você pode modificar o tamanho das colunas para facilitar a sua visualização, como em um Excell.

25 FORMULÁRIO DE CADASTRO DE MEMBRO Demandas = Formulários a serem preenchidos

26 Selecione Ficha de Cadastro de Membro

27

28 Clique no + para abrir uma linha de preenchimento.

29 Clique no + para abrir uma linha de preenchimento.

30 Clique no + para abrir uma linha de preenchimento.

31

32

33 MÓDULO AQUISIÇÃO É simples e você vai utilizar muito!

34 Demandas = Formulários a serem preenchidos REQUISIÇÃO DE COMPRA

35 Ignore esta parte neste momento Selecione o seu projeto Selecione a Rubrica ou Elemento de Despesa Selecione o Item

36 Quando fala em Gestão é sempre Gestão da Rede e não Gestão do seu projeto, portanto este item não se aplica a sua instituição. Selecione Quantidade e Unidade Selecione Instituição, Projeto e Meta Os campos em Vermelho são de preenchimento obrigatório Descreva a Finalidade do Item de acordo com o que foi escrito no projeto. Orientação: Você pode detalhar um pouco melhor.

37 Faça a descrição técnica do item este é o ponto mais importante deste formulário. Cadastre os fornecedores, dentro do possível, pelo menos 3. ATENÇÃO: SALVE MAS NÃO ENVIE AINDA.

38 Não se preocupe com Hiperlinks. Após Salvar, clique na aba Documentos. Clique em Incluir e Anexe os orçamentos que você já possui. Preferencialmente em pdf. Agora Sim! Salvar novamente e Enviar.

39 MÓDULO REFAZENDO A REQUISIÇÃO DE AQUISIÇÃO Você irá utilizar este módulo, caso alguma das Requisições de Aquisição que você criou tenha sido recusada. Independente do motivo.

40 Após a sua Requisição de Aquisição ter sido recusada, você será avisado por . Você também pode acompanhar acessando o sistema, no menu Demandas, Demandas. Fica disponível então a sua Caixa de Demandas com todas as suas pendências.

41 Pronto, agora é só salvar, anexar os documentos e enviar. OBS: A aba documentos, utilizada para anexar os documentos, só fica ativa após o salvamento da Requisição da Aquisição.

42 MÓDULO SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE PLANO FINANCEIRO REMANEJO Objetivo: Formar um banco de solicitações para posterior envio a FINEP Possivelmente o último remanejo realizado pela RENALI

43 Tipo 1 Remanejo de Valores Repasse total ou parcial de valores de um item para outro Origem Projeto, Rubrica, Item Destino Projeto, Rubrica, Item Meta/Atividade Valor Remanejo

44 Tipo 2 Inclusão de Itens Inclusão de novos itens Origem Rubrica Item Meta/Atividade Justificativa Tem que ser muito bem feita Valor Remanejo

45 AGORA É SÓ ACOMPANHAR PELO SISTEMA. EXISTEM OUTROS PASSOS QUE NÃO SE APLICAM NESTE MOMENTO E QUE SERÃO ENVIADOS POSTERIOMENTE.

46 OBSERVAÇÕES FINAIS Muito Obrigado pela sua atenção! Em caso de dúvidas estamos a disposição para atendê-los. Secretario Executivo: Irineu Scartezini Jr Secretário Executivo (54) / (51) secretariaexecutiva@rederenali.com.br scartezinijr@gmail.com Em breve estaremos enviando o Manual para acesso a Requisição de Compras, Patrimônio e bem como os Diagnósticos da Rede.