MANUAL SIPAC 2014 MÓ DULÓ CÓMPRAS

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1 MANUAL SIPAC 2014 MÓ DULÓ CÓMPRAS 1º FASE DO CCL Página 1 de 15

2 SUMÁRIO 1. USUÁRIOS DO SIPAC ENVOLVIDOS CONSULTA DE MATERIAL NÃO, O MATERIAL NÃO CONSTA NO CATÁLOGO SIM, O MATERIAL CONSTA NO CATÁLOGO CADASTRO DO MATERIAL SERVIDOR RESPONSÁVEL PELA ANÁLISE DA ESPECIFICAÇÃO REQUISIÇÃO DE MATERIAL JÁ CADASTRADO AUTENTICAÇÃO DA REQUISIÇÃO PELO ORDENADOR DE DESPESA Página 2 de 15

3 1. USUÁRIOS DO SIPAC ENVOLVIDOS - Cadastrador do Material - Requisitor do Material - Ordenador de Despesas - Responsável pela Especificação do Material - CECOM - Coordenação de Orçamento Para iniciar o processo acesse o SIPAC com seu usuário e senha e entre no Portal Administrativo. Página 3 de 15

4 2. CONSULTA DE MATERIAL Portal Administrativo>Requisições>Material>Catalogo>Consultar Material: Abrirá a seguinte tela: Nesta tela escrevemos o nome do material no campo DENOMINAÇÃO e clicamos em buscar. Existe o Material no Catálogo? Poderemos ter duas possibilidades, SIM ou NÃO. 2.1 NÃO, O MATERIAL NÃO CONSTA NO CATÁLOGO Então terá que ser solicitado o Cadastro do material. Seguir as orientações do Item SIM, O MATERIAL CONSTA NO CATÁLOGO Seguir as orientações do item 4. Página 4 de 15

5 3. CADASTRO DO MATERIAL Cadastrador Responsável pela Especificação CECOM Coordenação de Orçamento Catálogo de Materiais Clique no botão Solicitar cadastro de Material. Após clicar em solicitar cadastro de Material o Sistema perguntará qual tipo de material deseja cadastrar: Material Permanente ou Material de Consumo. Página 5 de 15

6 Depois de selecionado o Tipo do Material, selecionaremos o grupo no qual ele pertence. O SIPAC mostrará uma lista de classificação: Este ponto é muito importante, caso tenham dúvida em qual grupo inserir pode consultar a Coordenação de Orçamento, mas não tem segredo, basta ler os exemplos em cada grupo. Por exemplo, vamos cadastrar uma mesa de reunião então procuraremos o grupo de material referente a mobiliário. Depois de selecionado o Grupo do Material, abrir-se-á a seguinte tela: Página 6 de 15

7 Nesta tela colocaremos a denominação, que tem que ser simples e objetiva. Os detalhes do material serão inseridos na Especificação, que deverá ser detalhada de forma exaustiva, juntamente com padrão de qualidade e desempenho. Sem identificação da marca. Determinar a unidade de medida que será lançada no Termo de Referência para aquisição das quantidades. Uma novidade no SIPAC no ano de 2014 é que teremos o autor da especificação para validar a especificação do material solicitado. Página 7 de 15

8 Cada Câmpus especificará seu Servidor Responsável pela análise da especificação do material, que deverá ser informado no momento do cadastro do material. Só inclua esse especificador se você tiver certeza que o mesmo possui cadastro no SIPAC, pois apenas após a autorização do mesmo que o material será enviado para análise da CECOM e da Coordenação de Orçamento. Para cadastrar esses servidores devemos abrir um chamado via help desk (DTIC) para podermos dar a permissão no SIPAC. Outra opção é se colocar como responsável pela especificação (desde que tenha documentos a parte em que você possa identificar o especificador). Página 8 de 15

9 No caso dos materiais especificados pela Comissão de Eixo de Ensino, o responsável pela licitação no Câmpus (no caso o pregoeiro) será o responsável pela análise da especificação no SIPAC. Caso o usuário que está cadastrando o material seja diferente do responsável pela Análise da especificação, será necessário seguir o item 3.1. Depois de preenchidas as etapas acima clique em solicitar cadastro. O SIPAC enviará para a CECOM analisar o pedido e sendo aprovado, segue para análise do Setor Contábil e somente após essa etapa o usuário receberá um avisando que o cadastro do material foi liberado. Caso o material cadastrado apresente alguma irregularidade o mesmo será negado e retornará ao solicitante com uma justificativa o qual deverá providenciar as devidas correções. Exemplo: Um fator que gera a negação de uma solicitação de cadastro é a inclusão da marca como visto na figura acima. Após a aprovação do Cadastro do Material seguir para o item 4. Página 9 de 15

10 3.1 SERVIDOR RESPONSÁVEL PELA ANÁLISE DA ESPECIFICAÇÃO O Usuário especificador vai validar a especificação pelo seguinte caminho: Portal Adm> Requisições> Material>Catalogo>Analisar Especificação. O usuário especificador deverá analisar todos os cadastros de materiais o quais sejam de sua alçada, caso a especificação não esteja de acordo como ele ordenou ele poderá negar a solicitação e a mesma voltará para o usuário que a cadastrou para refazê-la e enviá-la para nova análise do especificador. Não será possível cadastrar um material sem informar o usuário especificador. Uma prioridade antes de lançar a demanda é a definição dos especificadores para a DTIC poder inserir as permissões para cada usuário. Página 10 de 15

11 4. REQUISIÇÃO DE MATERIAL JÁ CADASTRADO Requisitor Ordenador de Despesas CECOM Unidade responsável pela licitação respons v Processo licitatório Voltamos na tela da Consulta de materiais e localizamos e clicamos em demandar para nova compra. Portal Administrativo>Requisições>Material>Catalogo>Consultar Material: Página 11 de 15

12 Nesta tela teremos que informar o Calendário de Compras, a quantidade e a finalidade. Pode-se observar que esse produto tem cotação já cadastrada, cada cotação tem validade de 150 dias corridos e caso algum produto não apresente no mínimo 03 (três) orçamentos significa que temos que atualizar as cotações antes de demandar para compra. O sistema não deixará criar a requisição se não houver no mínimo as 03 (três) cotações e com no máximo 05 (cinco) cotações. As cotações também devem ser inseridas quando se tratar de um material cadastrado recentemente no SIPAC. Página 12 de 15

13 Para cadastrar as cotações todos os campos com * são obrigatórios: Depois de preenchido esses itens, clicar em Demandar e o SIPAC abrirá a requisição para esse material como mostrado na tela abaixo: Todos os materiais que forem do mesmo objeto do CCL 2014 serão anexados a um carrinho que esteja aberto pelo usuário, para inserir outro produto nessa compra basta clicar no botão Nova Consulta de Material caso um material seja de um Objeto diferente do que já tenha um carrinho aberto o sistema criará outro carrinho (requisição) para cada Grupo de Material. A justificativa deve ser anexada junto a requisição de compra (modelo padrão já divulgado anteriormente). Concluída essa etapa, clicar em Finalizar carrinho de compras (Botão Verde) o qual o sistema encaminhará a requisição para análise do ordenador de despesa cadastrado na Unidade/Câmpus responsável pela demanda. Ver passos do item 4.1. Página 13 de 15

14 Depois de aprovada e autenticada pelo ordenador de despesas, as requisições emitidas pelo sistema serão enviadas para a CECOM juntamente com os orçamentos para analise. Após essa análise a CECOM encaminhará o processo para o campus responsável pela licitação o qual deverá realizar as tarefas restantes obedecendo às datas do CCL Uma novidade é a geração automática da Requisição e a impressão dos orçamentos dos produtos constantes nela. Na requisição já aparecerá à autenticação do ordenador de despesa. Página 14 de 15

15 4.1 AUTENTICAÇÃO DA REQUISIÇÃO PELO ORDENADOR DE DESPESA Para autenticar a requisição o ordenador de despesa deverá seguir os passos abaixo: Portal Administrativo>Requisições>Autorizações> Requisição de Material: Página 15 de 15