Software de Compras. Manual de treinamento para usuários do OutBuyCenter

Transcrição

1 Software de Compras Manual de treinamento para usuários do OutBuyCenter

2 OutBuyCenter Software para o gerenciamento de compras integradas (eprocurement e supply chain), objetiva a rápida tramitação de compras de uma empresa com seus fornecedores, aumentando a produtividade, a economia e reduzindo o fluxo interno de trabalho. Possibilita ainda a solicitação de compra de materiais com maior agilidade, justificativas para as solicitações rejeitadas, informações históricas e estatísticas, conversão da unidade de moeda, geração automática de requisição de compra, baseada em políticas de estoque previamente estabelecidas.

3 Esse documento tem o propósito de apresentar as principais funcionalidades do OBC, com o objetivo de agilizar e facilitar o entendimento do sistema.

4 A página principal apresenta as informações gerais do sistema. Através dela você terá acesso as funcionalidades do software OutBuyCenter.

5 Fluxograma Solicitações e Processo de Compras O fluxograma permite ao usuário, acompanhar o andamento das Solicitações e Processo de Compras. Cada solicitação criada passará pelo fluxo e o sistema apresentará a quantidade de solicitações existentes cada etapa do processo.

6 Ícones de Perfil de Visualização Os ícones de perfis foram inseridos na página principal com a finalidade de facilitar a visualização da situação das SDCVs. O fluxograma citado anteriormente é atualizado conforme ação do clique no ícone escolhido.

7 Acesso Rápido Área de acesso que possibilita a pesquisa de sdcv, cotação,pedido(código do ERP) e compra. Basta escolher a opção(sdcv, cotação, pedido ou compra), digitar o número e após clicar no botão Pesquisar. Após as ações, o sistema busca pelo documento pesquisado independente de sua localização.

8 Minhas solicitações Apresenta todas as solicitações que você criou ou foi criada automaticamente tendo você como solicitante. Solicitações que eu aprovo Apresenta todas as solicitações nas quais você está envolvido como autorizador ou aprovador. Solicitações da minha hierarquia Todas as solicitações feitas para os centros de custo dos quais você é responsável. Solicitações que eu compro Exclusivo para compradores, mostra as solicitações que estão sob sua responsabilidade.

9 Para alterar sua senha e definir quais s você quer receber do sistema, clique no menu Configurações > Meus dados. Na figura abaixo, é demonstrado o formulário com os campos necessários para as alterações do usuário e opções de recebimentos de s.

10 Formulário para alterar os dados Preencha corretamente as informações, tendo um cuidado especial com sua conta de . Serviços de Marque aqui os s que deseja receber do sistema. Aprovação de Compra da SDCV Envia solicitando aprovação de compras quando você for o aprovador. Mesmo não recebendo o você terá essa informação na página principal do sistema. Acompanhamento da Cotação da SDCV Envia um a cada proposta recebida em suas SDCVs. Acompanhamento de SDCV Envia a cada passo do processo, informando quando cada aprovador faz a aprovação, quando é enviada para cotação e outras informações pertinentes.

11 Acompanhamento do Pedido da SDCV Envia com a confirmação do Pedido realizado. Retorno de SDCV pelo comprador Envia quando o comprador retornar uma SDCV incompleta. Acompanhamento Requisição Envia o informando as alterações das requisições realizadas. Obs.: Habilitado somente quando possuir módulo de estoque.

12 Acompanhamento de lançamento de nota fiscal O sistema envia o toda a vez que uma nota fiscal é lançada do item que foi solicitado. Autorização de SDCV Envia solicitando autorização de SDCVs (triagem) Quando você for o autorizador. Mesmo não recebendo o você terá essa informação na página principal do sistema. Acompanhamento de negação de SDCV Envia quando o aprovador decide negar a solicitação de aprovação.

13 Passos para criar SDCV Sistema OutBuyCenter oferece duas opções de acesso: 1. Página Principal - Ação no botão Nova SDCV.

14 Passos para criar SDCV 2. Menu - Acessar através do menu Programas > SDCV do ADM OutbuyCenter. O sistema exibirá o botão Nova SDCV somente para usuários que possuem permissão para gerar SDCVs.

15 Formulário de cadastro de SDCV

16 Campos do formulário de SDCV Prioridade - Selecione a prioridade de sua compra. Uma compra de alta prioridade é uma compra mal feita, com menos cotação e mais cara. Então, procure respeitar o prazo sugerido pelo sistema. Tipo - Uma solicitação de compras pode ser de um dos três tipos: Compra: Para itens que você realmente quer comprar. Será feito uma tomada de preço e na sequência enviado para aprovação de compra. Orçamento: Para itens que você deseja somente conhecer o valor de mercado. Nesse caso, será feito a tomada de preço e o resultado será enviado para você. Caso deseje comprar, você aprovará a mesma e ela será enviada para aprovação dos demais envolvidos. Registro: Para compras que você fez sem ter solicitado cotação pelo sistema. Exemplos são gastos com restaurantes, emergências entre outros. Nesse caso, você mesmo irá colocar as informações da proposta. Mesmo as compras de registro serão enviadas para aprovação para que os interessados tomem conhecimento do gasto.

17 Filial - Aparecerá a lista de filiais para as quais você tem autorização de comprar. Selecione a filial que receberá o item comprado. Código Material Qualquer solicitação deve ser feita para um material cadastrado no sistema. Estão cadastrados todos os itens e serviços que podem ser comprados como: Caneta, Fio, Ziper, Serviço de segurança, Serviço de tinturaria, etc. Caso você não encontre o item que deseja comprar, deve buscar a área de suprimentos e solicitar seu cadastramento. A escolha do item correto influencia diretamente no tempo de atendimento da solicitação e, caso esteja errado, o comprador irá retornar a SDCV para que você corrija. Para encontrar o item que deseja solicitar, é necessário preencher o campo com o código ou nome do item e clicar no link consulta. Após esta ação, o sistema abrirá a tela de consulta do item.

18 A figura abaixo exemplifica como é realizada a pesquisa de um item, nesse caso pesquisando pelo nome do item selecionando uma categoria para visualizar os itens correspondentes a ela.

19 Descrição (uso externo) - Essa informação é enviada para o fornecedor, por isso especifique todas as características do item como marca, dimensões, cor entre outras. A quantidade de informações garante a compra exata do produto esperado. Quantidade Aqui você deve especificar a quantidade que precisa comprar. A quantidade será múltipla da unidade de medida, descrita na caixa ao lado do item quantidade. A unidade de medida não pode ser alterada e vem do cadastro do item.

20 Data de Aplicação É a data na qual você quer receber o item. Normalmente, o sistema vai sugerir uma data de aplicação baseado em parâmetros do departamento de compras associado ao item que está sendo comprado. Aceitando esta data ou uma superior, você estará ajudando para que o processo de compra aconteça nos prazos ideais para uma boa compra.

21 Plano de Contas Etapa na qual você define quem vai pagar por essa solicitação. A primeira ação é clicar no link Add Plano e em seguida seguir as próximas etapas para inclusão da mesma. Serão selecionados centro de custo ou plano gerencial e conta contábil.

22 Selecionar Plano Gerencial - Para selecionar o Plano Gerencial basta digitar parte no nome ou código e clicar no botão buscar. O sistema apresentará a listagem dos planos gerenciais. Clique no plano gerencial escolhido para fazer a seleção.

23 Adicionar Plano selecionado para fazer o rateio 1. Após escolher o plano gerencial, clicar no link laranja (+)adicionar para incluir no rateio.

24 Rateio Quando possui somente um Plano de contas é obrigatório utilizar o valor de 100 %. Quando possui mais de um Plano de contas, deve ser divido o valor até chegar o total de 100%. Exemplo: 2 planos gerenciais - 1)50% e 2)50% totalizando: 100% o rateio 3 planos gerenciais - 1)20% 2)40% e 3)40% totalizando: 100% o rateio

25 Importação Plano de Contas Existe outra opção de inserção de Plano de Contas, importando um arquivo do tipo.txt contendo: Estrutura Organizacional, Conta Contábil e Percentual ou valor do Rateio. É utilizado quando há uma grande quantia de Plano de Contas.

26 Informações adicionais Motivo - Selecione um dos motivos de compra. Campo apenas informativo.

27 Anexo Caso seja necessário, você poderá anexar um arquivo a sua solicitação. Para anexar, basta clicar no botão Procurar e selecionar o arquivo no seu computador. Se você precisar anexar mais de um arquivo, compacte-os num arquivo zip. Atenção, esse arquivo estará disponível para o fornecedor então, tome cuidado para não colocar informações que não possam ser visualizadas por fornecedores.

28 Comentários (uso interno) campo definido para descrever alguma informação para o comprador. Essa informação não aparecerá para o fornecedor. O campo pode ser utilizado para apresentar preferência por determinada marca, informar padrões da empresa, entre outras.

29 Localização interna campo utilizado para informar o destino(ex: setor: CENTRO DE CUSTO PADRÃO), onde o item deverá ser entregue.

30 Geração da SDCV: Após preencher os campos obrigatórios e clicar no botão salvar que está localizado no final do cadastro, a sdcv é gerada, conforme imagem em anexo.

31 Busca SDCVs: Para encontrar suas SDCVs, basta acessar a o programa de busca de SDCVS através do menu PROGRAMAS->SDCV, fluxograma ou acesso rápido da página inicial. 1. Consulta SDCV 2. Acesso rápido 3. Fluxograma

32 1. Filtros de Busca: Para encontrar uma SDCV, você pode clicar em: Pesquisar diretamente ou especificar alguns filtros de busca e depois clicar em Pesquisar. Os filtros são: SDCV Busca pelo código da SDCV. Digitando um número de SDCV o sistema ignorará qualquer outro filtro. ex: 18/05 ou 1805 Cotação Busca pelo código da Cotação. Digitando um número de COTAÇÃO o sistema ignorará qualquer outro filtro. ex: 18/05 ou 1805

33 De/Até Intervalo de datas para reduzir o resultado da busca. Utilize as Opções de data: Sol, Prv ou Cpr para definir por qual data você quer filtrar. SOL : Data da solicitação, ou seja, o dia em ela foi criada PRV : Data de aplicação, ou seja, pela data em que você esperava receber CPR : Data de Compra, ou seja, dia em que o comprador finalizou o processo Selecione um ou mais tipos: Tipo: C - Compra R Registro O - Orçamento P Previsão

34 Categoria Selecione uma categoria para trazer apenas solicitações de itens associados a ela. Filial Especifique uma filial para trazer apenas solicitações criadas para ela. Grupo Especifique um grupo de filial (empresa) para trazer apenas SDCVs criadas para filiais desta empresa. Status Filtre por um ou mais status se você quiser encontrar SDCVs em pontos específicos do processo, ex.: saber quais são as SDCVs que você criou que estão aguardando aprovação.

35 Os ícones a seguir representam a situação da solicitação (SDCV) durante o processo de compra. Status Definição Com quem está padado Avaliação Solicitadas Em cotação Em aprovação Em processo de compra Em analise pela Triagem Em analise pelo departamento de compras Aguardando proposta de fornecedores, ao menos uma proposta foi recebida ou orçada. Aguardando aprovação pela hierarquia Liberada para compra ou em integração com o ERP Com o autorizador. Clicando no ícone você saberá com quem está parado o processo Passe o mouse sobre o ícone para saber quem é o comprador que irá lhe atender. Nestes status o responsável continua sendo o comprador. Qualquer dúvida, recorra a ele. Com o aprovador. Clicando no ícone você saberá com quem está parado o processo Está com o comprador novamente.

36 Os ícones a seguir representam fluxos de exceção, ou seja, situações que interrompem o processo de compras. Status Definição Com quem está padado Negadas Retornadas Canceladas Quer dizer que ao passar pelo processo de autorização, ela foi negada pelo autorizador. Este processão não irá adiante a menos que você o reabra. Retornada pelo comprador. Isso ocorre quando o comprador entende que alguma informação não está correta ou completa. Ele retorna para que seja ajustada sempre informando o motivo. Cancelada ou estornada nos últimos 30 dias são solicitações que você cancelou ou que o comprador eliminou de uma cotação. Você sempre poderá reabrir uma SDCV cancelada entrando nela e clicando em REABRIR. Com você, solicitante. Com você, solicitante. Com você, solicitante.

37 Sempre que você consultar ou abrir uma SDCV, verá um ícone levará para o programa de ENVOLVIDOS. que o O objetivo deste programa é apresentar todas as pessoas envolvidas no processo específico desta SDCV como solicitante, comprador, aprovadores e autorizadores. Também a partir desta tela você pode enviar uma mensagem para os envolvidos acerca do processo. Ex.: Você enviar uma mensagem ao aprovador solicitando urgência na aprovação explicando o motivo. Assim como você pode enviar mensagens, poderá receber também. Sempre que alguém falar algo sobre o processo direcionado a você, o OBC enviará um informando. Neste caso é importante que você venha até o portal, entre na SDCV especifica e reponda a mensagem. Desta forma, qualquer conversa sobre o processo estará anexo a SDCV facilitando entendimentos futuros sobre a compra. Os compradores darão preferência a esta ferramenta ao invés de contato telefônico