Sistema de Compras TV Globo

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1 Sistema de Compras TV Globo Guia de Uso R Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

2 Índice Índice O que é o Sistema de Compras TV Globo 4 Criar a sua cotação (Cota) Anexar documento 4 Cadastro no Sistema 5 Salvar Rascunho 5 Primeiro Acesso 5 Novas Rodadas 6 Senha Inicial 6 Reenvio da senha 6 6 Portal do Fornecedor 7 Acesso ao Sistema 7 Notificações... 7 Pesquisa de Ordem de Compra... 8 Página Inicial de Negociações 8 Solicitar Cancelamento OC 8 Pesquisar Negociações em Aberto 8 Solicitar Alteração OC 8 Suas Respostas Ativas e Preliminares 8 Histórico das Alterações da OC 8 Convites em Aberto 9 9 Outras Consultas 9 4 Negociações 0 Entregas 9 Tipos de Negociação 0 Financeiro 9 Tipos de Cotação 0 Produtos 0 Admin. 0 5 Responder a uma Negociação Tipo SDC Verificar informações da SDC... Confirmar Participação Acessar SDC... Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

3 Índice Índice 4 Notificações por Convite para SDC Estender Prazo Cancelamento SDC Fechamento Antecipado Rodada Adicional Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

4 O que é o Sistema de Compras TV Globo Prezado Fornecedor, Seja bem-vindo ao novo Sistema de Compras TV Globo, agora na versão R da Oracle. Esta nova versão se propõe a simplificar e dar mais agilidade, organização e transparência aos processos de na aquisição de produtos e serviços da TV Globo. Uma iniciativa que dá início a uma nova fase de comunicação da empresa com nossos fornecedores. Através do portal, você poderá responder às solicitações de cotações, participar de leilões, receber e enviar mensagens para os compradores e gerenciar suas ordens de compra. Podendo ainda visualizar o histórico de todas as negociações com a empresa. Este guia de uso traz a explicação e as telas das principais funcionalidades do portal, bem como as novidades da nova versão. Nosso objetivo é facilitar o entendimento do aplicativo e da execução de cada tarefa. Bom proveito e bons negócios. Departamento de Compras da TV Globo Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 4

5 Cadastro no Sistema Primeiro Acesso Você receberá um convidando-o a participar do sistema. O informa um nome de usuário ( do fornecedor) e uma senha pré-definida pelo sistema (). Clique no link estabelecer logon do (). Na tela que se abre, preencha os campos nome de usuário e senha com as informações contidas no . Clique em login Efetuar Login (). Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 5

6 Cadastro no Sistema de Compras TV Globo Senha Inicial Ao acessar o Sistema de Compras TV Globo pela primeira vez, ele irá redirecioná-lo para uma tela de Aterar Senha (). Após definir a nova senha, clique em Aplicar (). Essa será sua senha para acesso ao Sistema de Compras TV Globo. Reenvio e alteração de senha Caso você não receba o com o nome do usuário e senha, entre em contato com o comprador para reenvio da mensagem. Nesse caso, não aparecerá o aviso para alterar senha. 5 Para alterar a senha, é necessário acessar a página de Preferências (), no menu superior do sistema, preencher a senha nos campos Configurações de Senha (4) e clicar em Aplicar (5). 4 Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

7 Cadastro no Sistema de Compras TV Globo Acesso ao Sistema Existem duas formas para acessar o sistema: Clicando no link da mensagem do que você recebe para participar de uma negociação ou acessando diretamente o endereço () Preencha os campos com o nome de usuário ( ) () e senha () cadastrados anteriormente e clique Efetuar Login (4). 4 4 Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 7

8 Página Inicial de Negociações Por esta página, você pode rapidamente visualizar e gerenciar todas as negociações em curso, bem como iniciar um novo processo de criação de cotas. Pesquisar Negociações em Aberto Ao acessar o Sourcing, clique na pasta Negociações- Cotações, posteriormente em Origem e depois em Home Page do Sourcing. () Busque o número da negociação em Convites em Aberto da Sua Empresa. Se não estiver aparecendo, clique em Lista Completa. Outra forma de localizar a negociação é digitando seu número em Pesquisar Negociações em Aberto. Após localizá-la, clique no número da negociação. Caso já tenha iniciado e deseje retornar à cotação em andamento, o número da negociação aparecerá em Suas Respostas Ativas e Preliminares. () Suas Respostas Ativas e Preliminares 5 Esta tabela lista todos os processos de que você está participando. () Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 8

9 Página Inicial de Negociações Convites em Aberto As solicitações de cotação (SDC) que ainda não foram respondidas ficam listadas nesta área. Para verificar os itens e as condições da cotação (SDC), clique na notificação desejada (). Se desejar verificar todos os convites em aberto, clique em LISTA COMPLETA (). Dúvidas Comuns 4 Os termos Cotação e Cota se referem ao mesmo assunto. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 9

10 4 4 Negociações Tipos de Negociação Existem três tipos de negociação: Solicitações de Informação (RFIs), Solicitações de Cotação (SDCs) e Leilões. Solicitação de Informação RFI Uma RFI é usada para qualificar um fornecedor com a coleta de informação sobre mercadorias e serviços oferecidos por ele. Solicitação de Cotação SDC Através da SDC, o comprador define os itens - mercadorias e serviços - de uma cotação, para que os fornecedores enviem suas Cotas. Depois que os fornecedores submetem uma rodada inicial de propostas (Cotas), o comprador pode ajustar a SDC e iniciar negociações detalhadas. Cota A Cota é a proposta feita pelo fornecedor, onde ele define os preços dos itens - mercadorias e serviços - para uma SDC. Vale a pena ressaltar que Cota e Cotação são a mesma coisa. Tipos de Cotação Para cada tipo de negociação, podem existir dois tipos de Cota: Semi-Aberta O comprador pode ver as informações das Cotas durante a negociação e os fornecedores não. Envelope Lacrado O comprador e o fornecedor não podem ver as informações das Cotas até a data de fechamento da negociação. As SDCs podem passar por várias rodadas de negociações. Para cada uma delas, o fornecedor deve submeter uma cota. Leilão Os leilões permitem que os compradores solicitem lances para mercadorias e serviços claramente definidos. Vários itens diferentes podem ser incluídos em um leilão. Se o comprador permitir, os proponentes poderão exibir todos os lances submetidos enquanto o leilão estiver aberto. Depois de concluído o leilão, os fornecedores são imediatamente notificados dos resultados por meio de notificações on-line. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 0

11 5 5 Responder a uma Negociação Tipo SDC Confirmar participação Verificar Informação Ao clicar no número da negocuiação como demonstrado no tópico Convites em aberto abrindo assim então a negociação, você poderá observar em Cabeçalho as informações e condições gerais da cotação (), assim como na aba Linhas a descrições e informações sobre os itens a serem cotados (), e na aba Controles as regras estabelecidas para a negociação () Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

12 5 5 Responder a uma Negociação Tipo SDC Confirmar participação Acessar a SDC Após conferir todas as informações, na área Ações, selecione Confirme a Participação e no clique no botão Ir (). Se desejar participar da cotação clique em sim, caso contrário, clique em não e explicite o motivo em Aviso ao Comprador (). Esse campo também pode ser utilizado caso tenha algum recado ou observação. A Clique em Aplicar (). 4 Dúvidas Comuns Tempo Restante O sistema informa qual a data e a hora limites para o envio de uma cota ou lance Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

13 5 5 Responder a uma Negociação Tipo SDC Criar a sua cotação (Cota) Na área Ações, selecione Criar Cota e clique no botão Ir (). Se estiver de acordo com os termos e condições clique em Aceitar (). 4 Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

14 5 5 Responder a uma Negociação Tipo SDC Criar a sua cotação (Cota) Preencher a Cota Na aba Cabeçalho () preencha a validade da cotação em Cota Válida Até. Se tiver alguma observação preencher em Aviso ao Comprador. Se desejar anexar uma proposta ou outro item clique em Adicionar Anexo (). Anexar documento Selecione o arquivo em Procurar, digite o nome dele em Título e faça uma descrição e comentários do mesmo em Descrição. Se desejar anexar outro arquivo, clique em Adicionar Outro. Quando terminar de anexar os arquivos, clique em Aplicar (). 0. Importante Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 4

15 5 5 Responder a uma Negociação Tipo SDC Criar a sua cotação (Cota) Na aba Linhas (), preencha o valor unitário do item em Valor da Cota e a data estimada para entrega do mesmo em Data da Promessa. Após o preenchimento, clique em Continuar (). Na página de verificação você poderá conferir as informações preenchidas. Se desejar validar as informações e verificar se tem algum erro no preenchimento antes de submeter a cotação, clique em Validar (). Caso deseje realizar alguma alteração, clicar em Voltar (4). Caso queira confirmar e finalizar a cotação, clique em Submeter (5). Salvar Rascunho A qualquer momento você pode salvar a cotação clicando em Salvar Rascunho (6) e para acessá-la novamente siga o processo descrito na página 07 deste documento. 5 6 Dúvidas Comuns Preço Se o preço da sua cotação for R$5000,45 você deverá digitar ou 5, Data da Promessa A data prometida para entrega devera ser contabilizada a partir do fechamento da SDC Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 5

16 5 Responder a uma Negociação Tipo SDC Criar a sua cotação (Cota) Confirmação Após submeter a cotação, você verá a tela de Confirmação, nela o sistema exibe o número da Cota realizada. Modificar Cotação Para realizar qualquer modificação nas informações inseridas na cotação, retornar o processo a partir do tópico Criar sua cotação na página. Segunda Rodada (Cota) No caso do comprador gerar uma nova rodada, o processo de criação é o mesmo, e a SDC poderá ser encontrada com a mesma numeração, acrescida de hífen e dígitos, correspondentes a rodada em questão. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 6

17 6 7 Portal do Fornecedor Notificações Outra aplicação existente no novo sistema é o de Notificações Esse aplicativo gerencia todas as mensagens do comprador enviadas ao fornecedor. Para acessá-lo basta selecionar na Página Inicial o Link Portal do Fornecedor (), que lhe encaminhará para uma página pela qual poderá realizar diversos monitoramentos. Para a visualização das notificações basta observar em destaque o campo () presente na página, ou se desejar Verificar todas as notificações, basta clicar em Lista Completa. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 7

18 6 Portal do Fornecedor Assim como demonstrado no tópico anterior, Notificações, o mesmo acesso se aplica para realização de busca de diversas informações referentes a Ordens de Compra, Entregas, Notas Fiscais, Pagamentos, entre outros. Pesquisar Ordens de Compra Para realizar buscas referentes a OC s clicar na aba Ordens (), através dessa página se pode observar a listagem de OC s, podendo realizar um refino através do campo Verificar () e clicando em Ir, caso deseje realizar uma busca mais detalhada, clique em Pesquisa Avançada (). Outras aplicações quanto a Ordens de Compra: Solicitar Cancelamento da Ordem de Compra (4) Solicitar Alteração da Ordem de Compra (5) Verificar Histórico de Alterações da Ordem de Compra (6) Detalhamento da Ordem de Compra Para obter maiores informações sobre uma OC, basta clicar em seu número, conforme disposto na listagem, para exibir qualquer outra informação selecionar a opção em Ações (7). 5 7 Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 8

19 7 9 Outras Consultas Entregas Através da aba Entregas é possível realizar diversas modalidades de consultas referentes as entregas, verificação de pendências assim como os recebimentos. Financeiro Já na aba Financeiro se pode obter algumas informações referentes a Notas Fiscais e Pagamentos. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 9

20 7 0 Outras Consultas Produtos Na aba Produtos se encontra a possibilidade de consultar os documentos de compra por código ou descrição do item. Admin. Pela aba Admin poderá consultar detalhes das informações cadastrais ou solicitar atualizações de endereços e contatos cadastrados. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 0

21 8 Notificações por Convite para SDC Quando o comprador seleciona um fornecedor para participar de SDC, ele automaticamente receberá um (direcionado ao e- mail cadastrado), informando do convite para participação e realização de uma cotação. Estender Prazo O comprador pode estender o tempo para realização de uma cotação, ao realizar um acréscimo no tempo o fornecedor receberá um informando o novo prazo para realização das respostas. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

22 8 Notificações por Cancelamento de SDC Ao desistir da realização de uma SDC, o comprador efetuará o seu cancelamento, o cancelamento será notificado ao fornecedor independente se a cotação já havia realizada. Fechamento Antecipado Quando desejado o comprador pode antecipar o fechamento de uma SDC, ou seja, sua conclusão. Para isto o fornecedor é notificado e se não houver respondido, terá a cotação tida como sem resposta. 4 Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA

23 4 8 Notificações por . Rodada Adicional Há casos nos quais o comprador pode gerar uma nova Rodada de negociações, sendo necessário que o fornecedor Reveja suas propostas apresentadas, neste formato o fornecedor também será notificado por e poderá identificar que é uma nova rodada pelo número da negociação que é a mesma acrescida apenas de hífen e o número referente a rodada. Guia de Uso do Portal do Fornecedor da TV Globo R PÁGINA 5