Manual para Emissão e Utilização do Aplicativo SEFAZ de NF-e

Transcrição

1 Manual para Emissão e Utilização do Aplicativo SEFAZ de NF-e INTRODUÇÃO: Este documento visa explicar, de forma detalhada e simplificada, a utilização do sistema de emissão de documentos fiscais (modelo 55) disponibilizado gratuitamente para os contribuintes pela Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo. Importante ressaltar que antes de instalar e utilizar qualquer aplicativo emissor de NF-e, o usuário tem que instalar o certificado digital e fazer o credenciamento junto à SEFAZ. DOWNLOAD DO PROGRAMA Antes de utilizar o sistema, é necessário fazer o download do software no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, no endereço e, ao abrir a página do Portal, clicar em Emissor de NF-e (figura abaixo): Fazer o download do programa emissor de NF-e, conforme tela abaixo: Página 1

2 Fazer o Download e instalação do Software Emissor NF-e CADASTRO DE NOVO EMITENTE Para iniciar a utilização, é necessário o cadastro de Emissor, Clientes e Produtos. Para cadastrar o Emissor, ir no menu Emitente Selecionar Emitente, conforme figura abaixo: Página 2

3 Clicar em Incluir : Informar os dados da empresa e depois, clicar em Incluir. Após incluída a empresa, o usuário retornará a tela inicial de cadastro. Para começar a utilizar a empresa que foi cadastrada, basta selecionar a empresa e clicar em Iniciar. Página 3

4 CADASTRO DE NOVO PRODUTO O próximo passo é cadastrar os produtos, clicando em Cadastro Produto, e depois em INCLUIR. Aparecerá a tela com os itens para cadastro dos produtos. Segue abaixo tabela referente a cada campo, e o conteúdo que deve existir neles. Página 4

5 DESCRICAO Descrição do produto a ser comercializado CODIGO Código do estabelecimento, definido pelo usuário EAN Referente a código de barras. Não é obrigatório preencher EAN Unid. Tribut. Não é obrigatório preencher EX TIPI Somente para indústria. Corresponde aos capítulos da TIPI. Por ex., se o produto estiver Genero no capitulo 19 e ncm o genero deve ser preenchido com o numero 19. NCM Consultar tabela de códigos NCM Unid. Com. Ex: pacote (PC), kilograma (KG), unidade (UM), metro (M), etc. Valor Unid. Com. Valor da Unidade Comercializada. Unid. Trib. Valor da Unidade Triutada Qtd. Trib. Quantidade Tributada Valor Unid. Trib. Valor da unidade tributada EXEMPLO: Para uma empresa que vende 2000 metros de grama, a R$ 1,00 o metro, as configurações dos campos de Unidades serão as seguintes: Unid. Com. = metro Valor Unid. Com. = R$ 2,40 Unid. Trib. = metro Qtd. Trib. = 2000 Valor Unid. Trib. = R$ 2,40 Página 5

6 Após isso, incluir a configuração dos impostos, clicando em Incluir (figura acima). Escolher o regime, a Situação Tributária e a Origem, e depois salvar as informações de tributação clicando em Salvar, conforme mostra a tela abaixo: Após salvas as informações de triutação, o usuário será direcionado a tela inicial de cadastro de produtos. Aí, basta clicar em Incluir para salvar o produto final. Aparecerá a mensagem indicando que o produto foi incluído com sucesso. CADASTRO DE CLIENTES Funciona da mesma maneira que o cadastro de Emissor. Para cadastrar um novo Cliente, ir no menu Cadastro Clientes, e preencher os dados, como o feito no cadastro de Emissor. EMISSÃO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA Menu Notas Fiscais, opção Emitir Nova Nota. Com relação aos dados da aba NF-e, algumas observações importantes: a. Quanto à numeração, a NF-e iniciará sempre a partir do número 001. Esta numeração é independente da numeração do talão impresso Modelo 1/1A. A partir do momento em que o estabelecimento fica autorizado a emitir NF-e (modelo 55), é aconselhável parar de utilizar o talão impresso (Modelo 1/1A), informando à Secretaria de Fazenda a incineração das NFs em branco. b. Quanto à Serie, colocar sempre 001. Página 6

7 Colocar os dados do Emitente. OBS.: Os dados do Emitente já vão aparecer preenchidos, pois o cadastro já foi feito anteriormente. Quanto aos dados do Destinatário, ele já deverá ter sido incluído anteriormente. Desta forma, basta pesquisar os Destinatários cadastrados e selecionar aquele para o qual a NF-e será emitida. Na aba de Produtos e Serviços, incluir os produtos que serão vendidos, bastando, para isso, clicar no botão incluir, conforme ilustra a figura abaixo. Página 7

8 IMPORTANTE: Para evitar transtornos ao usuário/empresário, não é necessário cadastrar todos os produtos de uma só vez. O cadastro pode ser feito de forma cadenciada. Ou seja, cadastre por vez somente os produtos que serão vendidos na Nota Fiscal que será emitida. Desta forma, o cadastro de produtos irá sendo completado aos poucos, conforme a variedade de produtos vendidos aumenta. Abrirá uma tela para pesquisa de produto (figura abaixo). Nesta tela, clique em Pesquisar para abrir a lista de produtos cadastrados. Selecione um produto por vez e clique em Carregar. Página 8

9 Os dados do produto serão carregados, e o usuário será direcionado para a aba de configuração tributária do produto. Configurar os dados da aba Dados conforme tela abaixo: OBS.: As informações de CFOP e NCM serão diferentes para cada tipo de empresa. Antes de preencher este código, verifique com o seu Contador quais os códigos aplicáveis à sua empresa. A próxima aba a ser configurada é a de Tributos. Clicando nesta aba, a primeira coisa a aparecer será ICMS. Página 9

10 Os dados de Regime, Situação Tributária e ICMS ST também deverão ser informados pelo contador responsável, pois variam de acordo com o tipo de empresa. Finalizada a parte de configuração dos tributos, ir para a aba Totais e clicar em Calcular. Se os parâmetros dos produtos foram configurados corretamente, o próprio sistema colocará automaticamente o valor total da nota, conforme figura ilustrativa abaixo: Outro parâmetro que deve ser configurado na NF-e é a aba Transporte. Havendo ou não cobrança de frete, esta informação deverá ser inserida, conforme mostra abaixo a figura: Página 10

11 VALIDANDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA NF Após configuradossalvar a Nota Fiscal Eletrônica, o usuário deverá validá-la (Figura 19 acima), clicando no botão VALIDAR. Se a Nota Fiscal Eletrônica possui erros o sistema emiti a mensagem e informa abaixo as ocorrências. Página 11

12 Figura O usuário deverá acertar todas as pendências acessando as respectivas telas mostradas na imagem anterior. Após as correções, o usuário deverá clicar no botão VALIDAR. O sistema então emitirá uma mensagem informando que a Nota Fiscal Eletrônica NF-e foi validada com sucesso. Após SALVAR e VALIDAR o usuário deverá ASSINAR a NOTA FISCAL ELETRÔNICA. Ao clicar em ASSINAR, o sistema apresentará uma tela para que o usuário selecione o respectivo CERTIFICADO DIGITAL. O USUÁRIO DEVERÁ ESCOLHER O RESPECTIVO CERTIFICADO DIGITAL, DIGITAR A SENHA DO CERTIFICADO E CLICAR NO BOTÃO SELECIONAR. TRANSMITINDO UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA Após a assinatura da Nota Fiscal Eletrônica, o usuário deverá clicar no botão TRANSMITIR para realizar a transmissão da NF-e. Ao clicar no botão TRANSMITIR o sistema apresentará uma tela para que o usuário selecione o respectivo Certificado Digital. O usuário deverá escolher o respectivo Certificado Digital, digitar a senha do certificado e clicar no botão SELECIONAR. Caso o usuário selecione um Certificado Digital diferente do Certificado do respectivo emitente, o sistema emitirá uma mensagem identificando o erro. Página 12

13 Nesse caso, o usuário deverá selecionar o Certificado novamente e clicar no botão SELECIONAR. O sistema emitirá uma mensagem mostrando a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica. IMPRIMINDO O DANFE Após a transmissão NFe, o usuário deverá imprimir o DANFE. Para isso o usuário poderá clicar diretamente no botão IMPRIMIR DANFE durante a emissão NFe, ou pode acessar o MENU>GERENCIAR NOTAS. Página 13