Outlook XML Reader Versão Manual de Instalação e Demonstração UNE Tecnologia

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1 Outlook XML Reader Versão Manual de Instalação e Demonstração UNE Tecnologia Add-in para o Outlook 2003, 2007 e 2010 responsável pela validação e armazenamento de notas fiscais eletrônicas. Atenção, títulos marcados como representam atualizações ou funções novas do add-on. São Paulo 2015

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO VALIDAÇÃO ARMAZENAMENTO PRÉ-REQUISITOS DE HARDWARE PRÉ-REQUISITOS DE SOFTWARE Certificado Digital - Esclarecimentos INSTALAÇÃO ADD-IN OUTLOOK XML READER CONFIGURAÇÕES VALIDAÇÃO DOS S DA CAIXA DE ENTRADA DO OUTLOOK SITUAÇÃO DOS S HISTÓRICO DE VALIDAÇÕES INTEGRAÇÃO COM SEU ERP SUPORTE TÉCNICO... 11

3 LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 2.1 CONFIGURAÇÕES DO XML READER... 4 FIGURA 2.2 CONFIGURAÇÕES INICIAIS... 5 FIGURA 2.3 VALIDAR S... 5 FIGURA 2.4 PROCESSO DE VALIDAÇÃO DAS NF-E S... 6 FIGURA 2.5 SITUAÇÃO DO SELECIONADO... 7 FIGURA 2.6 SITUAÇÃO DO FIGURA 2.7 HISTÓRICO DE VALIDAÇÃO... 8 FIGURA 2.8 FILTROS DE PESQUISA DO HISTÓRICO DE VALIDAÇÕES... 8 FIGURA 2.9 HISTÓRICO DE VALIDAÇÕES - TELA... 9 FIGURA 2.10 EXPORTAÇÃO DE XML... 9

4 1. Introdução O Outlook XML Reader foi desenvolvido com o objetivo de facilitar a validação e armazenamento de NF-e s Validação O Outlook XML Reader valida a estrutura do arquivo XML da NF-e e CT-e levando em consideração: Seu layout (versão 2.0, ou 3.10); Assinatura digital; Ambiente de emissão da NF-e e CT-e (produção ou homologação); Status da NF-e na SEFAZ (Uso autorizado, Cancelada, Rejeitada ou Denegada); Integridade dos dados via DigestValue, onde o add-in recalcula a estrutura do arquivo para identificar modificações entre o informado para a SEFAZ e o conteúdo do arquivo; Destinatário, onde o add-in verifica se a NF-e realmente foi destinada a empresa Armazenamento O Outlook XML Reader armazena os arquivos XML de NF-e e CT-e de entrada no banco de dados SQL Server. Este modelo de armazenamento facilita o controle de acesso aos arquivos, a integração com outros sistemas e a recuperação através de filtros diversos. 1

5 1.3. Pré-Requisitos de Hardware Pré-requisitos mínimos de hardware para a máquina cliente, onde será instalada a versão do Outlook XML Reader: Processador Intel Pentium 4 (equivalente ou superior); Memória RAM 512 MB (equivalente ou superior) Pré-Requisitos de Software Microsoft Outlook 2013; SQL Server 2005 ou superior; NET Framework 4.0; Certificado digital do tipo A1 ou A3, devendo conter o CNPJ da pessoa jurídica titular do certificado digital Certificado Digital - Esclarecimentos A comunicação entre o contribuinte e a Secretaria da Fazenda Estadual será baseada em Web Services disponibilizados nos Portais das respectivas Secretarias de Fazenda. O meio físico de comunicação utilizado será a Internet, com o uso do protocolo SSL. O certificado digital utilizado no projeto será emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, tipo A1 ou A3, devendo conter o CNPJ da pessoa jurídica titular do certificado digital. projeto: Os certificados digitais serão exigidos em 2 (dois) momentos distintos para o 1. Assinatura de Mensagens: Entenda-se: a Consulta da Situação da NF-e, o Pedido de Autorização de Uso (Arquivo NF-e), o Pedido de Cancelamento de NF-e, 2

6 o Pedido de Inutilização de Numeração de NF-e e demais arquivos XML que necessitem de assinatura. 2. Transmissão: Durante a transmissão das mensagens entre os servidores do contribuinte e do Portal da Secretaria da Fazenda Estadual. Mais informações em Instalação Está disponível o instalador para a versão 2013 do Microsoft Outlook. Nos arquivos de instalação fornecidos pela UNE, três etapas deverão ser executadas: Em um banco de dados novo ou já em utilização os scripts SQL de criação das tabelas deverão ser executados. Ver em 1 Banco de dados Tabelas\Tables.sql ; Para que o add-in funcione corretamente, a Microsoft disponibiliza algumas bibliotecas de complemento ao Pacote Office nomeadas de PIA (Primary Interop Assemblies). Instale o arquivo da pasta 2 (dois) correspondente a versão do Pacote Office utilizada; Na pasta 3 OutlookNFeReader, execute o arquivo setup.exe com o Outlook fechado, e pronto. Seu Outlook XML Reader estará pronto para ser executado. 3

7 2. Add-in Outlook XML Reader 2.1. Configurações Após a instalação do add-in, uma nova barra de ferramentas será criada no Outlook. A primeira opção desta barra de ferramentas permite que você configure o addin. Figura 2.1 Configurações do XML Reader Preenchimento das configurações iniciais: Os dados de conexão com o banco de dados serão armazenados em um arquivo texto criptografado na mesma pasta de instalação do add-in. Campos: Servidor, Nome do banco, Usuário e Senha; O add-in somente irá monitorar NF-e s destinadas as empresas cadastradas. Campos: CNPJ, Razão Social, Número de série do certificado digital (deverá ser informado para validar a autenticidade das NF-e s junta a SEFAZ) e licença (será fornecida pela UNE na aquisição do add-in); É possível definir configurações de proxy também. 4

8 Figura 2.2 Configurações Iniciais 2.2. Validação dos s da caixa de entrada do Outlook O add-in na função 2. Validar s irá validar todos os s (lidos e não lidos) da caixa de entrada do Outlook, já a opção 3. Validar selecionado irá apenas validar o selecionado na caixa de entrada do Outlook. Figura 2.3 Validar s O processo de verificação é baseado nas seguintes etapas: 1. Checagem dos anexos: Nesta etapa o add-in verifica se o possui anexos, e se estes anexos são arquivos XML padronizados segundo a SEFAZ (layout versão 2.0); 2. Assinatura digital: Nesta etapa o add-in verifica se a NF-e foi assinada digitalmente pelo emitente; 5

9 3. Ambiente de emissão da NF-e: Nesta etapa o add-in verifica se a NF-e foi emitida em ambiente de produção ou homologação; 4. Status da NF-e: Nesta etapa o add-in se conecta aos servidores da SEFAZ para consultar o status da NF-e, que pode estar em: Uso autorizado, Cancelada, Rejeitada ou Denegada; 5. Integridade dos dados via DigestValue: o add-in nesta etapa recalcula a estrutura do arquivo XML para identificar modificações entre o informado para a SEFAZ e o anexado ao ; 6. Destinatário: o add-in verifica se a NF-e realmente foi destinada a uma das empresas apontadas nas configurações; 7. Armazenamento: Após todo o processo de validação o add-in armazena o arquivo XML no servidor de banco de dados informado nas configurações. Os e- mails válidos serão movidos para sub-pasta do Outlook XML Reader Válidas e os inválidos para a sub-pasta XML Reader inválidas. Esta ação visa agilizar o processo de verificação dos s da caixa de entrada do Outlook. Atenção: Este add-in somente irá monitorar NF-e s e CT-e s que estejam na caixa de entrada padrão do Outlook, o add-in executa validações automáticas no recebimento de s novos. Figura 2.4 Processo de validação das NF-e s e CT-e s 6

10 2.3. Situação dos s O add-in permite na função 4. Situação do selecionado verificar se o já foi ou não validado. Figura 2.5 Situação do selecionado Na tela será exibido um resumo da situação do . Se foi validado, se existe anexo de NF-e, se estas NF-e s e CT-e s são integras ou não e etc. Se houver NF-e s ou CT-e s nos anexos do , use a opção abrir XML para sua visualização completa. Figura 2.6 Situação do 7

11 2.4. Histórico de validações O add-in permite na função 5. Histórico de validações, consultar todas as NF-e s e CT-e s que passaram no processo de validação. Figura 2.7 Histórico de validação É possível consultar pelos filtros: Chave de acesso, Série da NF, Nº da NF, Emitidas na data de-até, Natureza da operação, CNPJ do emitente, CPF do emitente, Nome do emitente, CNPJ do destinatário, NF-e integra (Sim/Não) e Enviadas ao ERP (Sim/Não). Figura 2.8 Filtros de pesquisa do histórico de validações Ao selecionar uma linha de NF-e, é possível: 1. Abrir a tela que exibe a situação do ; 2. Abrir o arquivo XML para visualização completa; e 3. Revalidar o XML e sua autenticidade na SEFAZ. 8

12 Figura 2.9 Histórico de validações - Tela Como o add-in armazena os arquivos XML no servidor de banco de dados, a opção Salvar XML permite exportar todos os arquivos XML exibidos no resultado da pesquisa para um diretório de sua preferência. Figura 2.10 Exportação de XML 9

13 3. Integração com seu ERP Este add-in foi projeto para permitir a integração com sistemas que realizam a importação e criação de notas fiscais de entrada a partir de um XML de NF-e. A tabela do add-in [filmox] possui como chave primária o campo chave de acesso da NF-e [mox_chnfe]. As NF-e s e CT-e s validadas pelo add-in serão inseridas nesta tabela com os campos: 1. [mox_integra], S indica que se trata de uma NF-e ou CTe integra; 2. [mox_cnpjemi] e [mox_cpfemi], indicam o CNPJ e o CPF do emitente; 3. [mox_cnpjdest], indica para qual empresa foi destinado a NF-e ou CT-e; 4. [mox_xml], contem o arquivo XML completo; 5. [mox_envierp], será preenchido pelo add-in com o valor N para indicar que ainda não foi importado pelo sistema ERP, e deverá ser editado pelo sistema ERP com o valor S para indicar sua importação. Para manter o histórico o sistema ERP poderá preencher a data e hora da importação no campo [mox_dhenvierp]. A UNE possui integração deste add-in com os sistemas ERP SIGLA e o SAP Business One através do add-on NF-e Importer. 10

14 4. Suporte Técnico Caso tenha dificuldades ou dúvidas, é possível contatar a equipe UNE por meio dos seguintes contatos: Sistema PAV one: link pav@agl.com.br Site de atualizações: Telefone: (11)

15 GLOSSÁRIO Framework - Em desenvolvimento de software, um framework é uma abstração que une códigos comuns entre vários projetos de software provendo uma funcionalidade genérica. Este add-in utiliza o.net framework 2.0 distribuído pela Microsoft. Add-in e Add-on - Nome que se dá a um recurso ou acessório que melhora ou aperfeiçoa a coisa à qual ele é acrescentado. Certificado digital - Arquivo de computador que contém um conjunto de informações referentes a entidade para o qual o certificado foi emitido, seja uma empresa, pessoa física ou computador. NF-e - Nota Fiscal Eletrônica. CT-e Conhecimento de Transporte Eletrônico. SEFAZ - Secretaria da Fazenda. Web Service - Solução utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes. 12