PES. 01 TREINAMENTO E INTEGRAÇÃO

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1 1 de 21 6 TREINAMENTO E INTEGRAÇÃO MACROPROCESSO GESTÃO DE PESSOAS PROCESSO TREINAMENTO E INTEGRAÇÃO TREINAMENTO E INTEGRAÇÃO 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS DESCRIÇÃO DE CARGOS PLANO DE DESENVOLVIMENTO INDIVIDUAL (PDI) PLANO DE AÇÕES DE DESENVOLVIMENTO INTEGRAÇÃO DE NOVOS COLABORADORES CONSCIENTIZAÇÃO DE COLABORADORES CONTRATAÇÃO DE PESSOAL TERCEIROS CONTRATADOS REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS DESCRIÇÃO DE CARGO DESCRIÇÃO DE CARGO POR COLABORADOR PLANO DE DESENVOLVIMENTO INDIVIDUAL (PDI) FORMULÁRIO DE DEVOLUTIVA DE TESTE DE PERFIL, DESCRIÇÃO DE CARGO E PDI PLANO DE TREINAMENTO LISTA DE PRESENÇA TREINAMENTO NO POSTO DE TRABALHO SOLICITAÇÃO DE PESSOAL AVALIAÇÃO DE CANDIDATO AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO NO PERÍODO EXPERIMENTAL Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição PAULA MOURA ASSESSORIA DE PROCESSOS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Estabelecer as responsabilidades, autoridades e competências da e quipe de trabalho da FecomercioSP, identificar e providenciar ações de desenvolvimento, contratação e integração de profissionais. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Manual de Descrição de Cargos Política de Investimento Educacional Manual de Integração SUP. 02 Seleção, Avaliação e Reavaliação de Fornecedores 4. PROCEDIMENTOS 4. 1 Descrição de Cargos A Unidade Pessoas deve elaborar um descritivo (anexo 7.1) com as responsabilidades e autoridades de cada cargo ou função que perfaz o processo. As definições a seguir devem ser observadas. 2

3 3 de 21 - Responsabilidades: são as atribuições de cada colaborador com relação às atividades realizadas no seu processo. Nesta definição, deve-se atentar para as interfaces entre os vários processos que integram o SGQ. - Autoridades: são autonomias para tomar decisões e cuidar para que sejam observadas, incluindo a gestão de recursos. Neste descritivo, também devem constar as competências mínimas de formação, habilidade, experiência e/ou treinamento, conforme apropriado. Esse descritivo é validado pela interface de cada área e encaminhado para aprovação da Diretoria Executiva. O consolidado das descrições dos cargos da entidade podem ser visualizados no Manual de Cargos. Inicialmente, deve ser realizada uma avaliação de cada colaborador para validar a competência requerida versus a atual. Além disto, é realizada a avaliação de perfil comportamental com o intuito de validar os requisitos de habilidades humanas e a reunião devolutiva com cada colaborador que também serve como base para observar eventuais requisitos que não foram apontadas por esta avaliação. Caso a competência mínima não seja observada para o colaborador, deve-se providenciar a devida qualificação do mesmo conforme itens 4.2 e 4.3 ou a interface da área deve validar a competência atual com a devida justificativa. São considerados nos PDI s apenas cursos/treinamentos que estejam de acordo com as descrições de cargos ou atividades desenvolvidas. Esta validação e respectivas evidências devem ser registradas no formulário do anexo 7.2. Junto com o descritivo devem ser anexados currículos, certificados, diplomas, fotocópia da carteira profissional e outros documentos e registros que comprovem a competência do colaborador, conforme apropriado. O colaborador assina um formulário (anexo 7.4) sendo evidenciado o conhecimento pela sua descrição de cargo, devolutiva do perfil comportamental e construção do seu PDI. 3

4 4 de Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) Com base nas descrições de cargo, avaliação de perfil, objetivos, metas e planos de ação e outros parâmetros pertinentes, a Unidade Pessoas deve identificar a necessidade de ações de desenvolvimento dos seus liderados via PDI (anexo 7.3). Esta atividade deve ser realizada ao final de cada ano, para tanto a Unidade Pessoas reúne-se com a interface da área para iniciar a avaliação do PDI e finaliza esta avaliação em reunião com o colaborador. Os PDIs devem considerar apenas os cursos/treinamentos que estejam relacionados com o cargo ou com as atividades desenvolvidas pelos colaboradores, considerando os de extrema importância após analise da Unidade de Pessoas. Nesta mesma época, o PDI do ano anterior deve ser atualizado de modo a acompanhar as ações previstas e verificar a efetividade das ações de desenvolvimento realizadas. Eventuais ações de desenvolvimentos não realizadas podem ser inseridas no PDI subsequente. Para preparação do PDI, devem-se observar as diretrizes descritas a seguir. - Competência a ser aprimorada: este requisito pode ser de natureza técnica ou emocional. No primeiro caso, destacam-se requisitos como treinamento em projetos, CRM, contabilidade e outros diversos em função do cargo sob análise. Por sua vez, a competência emocional que são as habilidades humanas podem ser liderança, técnicas de comunicação, relacionamento interpessoal, criatividade, iniciativa e outros. O acompanhamento das habilidades humanas será feito pela Interface da respectiva área e pela Unidade de Pessoas, através dos projetos entregues, comportamento, ações, entre outros que sejam realizados no dia a dia. - Ação de desenvolvimento: são recursos para desenvolvimento das competências como, por exemplo, leitura de livros e artigos, benchmarking internos e externos, trabalhos dirigidos, treinamento presencial, treinamento no posto de trabalho, auto-treinamento, estágio e outros. - Ocasião: são as datas em que cada ação será realizada. Incluem-se aquelas ações que, se não realizadas, podem comprometer o desempenho do profissional face ao seu processo com eventuais prejuízos no desenvolvimento do SGQ. A ocasião, por sua vez, implica em seguir um cronograma com uma sequência de ações a serem realizadas ao longo do ano, eventualmente, um tempo maior para que o profissional desenvolva as competências necessárias. 4

5 5 de 21 - Entidade: no caso de treinamentos externos ou contratação de empresa para realização da ação de desenvolvimento, quer seja para treinamentos presenciais ou desenvolvimento de outras atividades correlatas, o Gestor do processo deve indicar potenciais empresas candidatas para esta finalidade. Caso não seja do seu conhecimento, este campo deve ser deixado sem preenchimento para que a unidade Pessoas o complete quando da identificação da empresa. - Recursos: deve-se estimar os recursos envolvidos na ação de desenvolvimento quando a mesma implicar treinamentos por empresas contratadas, consultorias e outros. Treinamentos ministrados internamente ou outras ações realizadas com recursos próprios do dia-a-dia da Empresa não implicam a necessidade de estimativa de recursos. - Realização: este campo é destinado apenas para evidenciar se a ação de desenvolvimento foi ou não realizada. - Justificativa: caso ação de desenvolvimento não tenha sido realizada, este campo deve conter o devido argumento para esta situação. A depender da prioridade da ação de desenvolvimento, neste campo também deve ser lançada a estimativa de nova previsão para esta ação. - Efetividade da ação de desenvolvimento: realizada a ação de desenvolvimento, este campo deve descrever se a mesma foi capaz de aprimorar ou contribuir para a competência em questão, bem como as devidas evidências que levam a concluir sobre este fato. Tais evidências podem ser o aprimoramento do profissional no seu campo de atuação, melhoria do desempenho do processo no qual o profissional atua, sucesso em provas ou avaliações realizadas em treinamentos e outras. Depois da realização do treinamento será observado pelo período de três meses o desenvolvimento do colaborador. Logo em seguida, haverá uma reunião com a Interface da área e o colaborador, para verificar a eficácia do treinamento. Caso seja apontado que será necessário realizar outro treinamento, será mantida no PDI uma nova ação para tal desenvolvimento. 5

6 6 de Plano de Ações de Desenvolvimento Uma vez confeccionados os PDI s, estes devem ser consolidados pela unidade Pessoas para estimativa dos custos e enviados para ciência de cada Interface (vide Plano de Treinamento no anexo 7.5). Ao longo do ano, o Plano de Treinamento deve ser acompanhado pela interface da área do colaborado e pela unidade Pessoas de modo a subsidiar a sua implementação. A interface de cada área é comunicada sobre a aprovação ou não das ações de desenvolvimento requeridas. Os detalhes da definição de logística ou outros recursos necessários para ações de desenvolvimento externas à Fecomercio SP devem ser providenciados pela Unidade Pessoas em consulta com a interface. Registros de treinamentos podem ser certificados, listas de presença ou outros apropriados. No anexo 7.6 apresenta-se um modelo de Lista de Presença. Treinamentos no Posto de Trabalho devem ser registrados conforme modelo do anexo 7.7. Estes registros e outros correlatos, uma vez gerados, devem ser enviados á Unidade Pessoas para a devida organização. Eventuais ações de desenvolvimento identificadas ao longo do ano devem ser levadas à Unidade Pessoas de modo a obter a aprovação desta ação de acordo com os recursos adicionais da respectiva área. Uma vez aprovada, deve ser inserida no Plano de Treinamento. Independente da necessidade de aprovação, esta ação deve ser inserida no respectivo PDI. A unidade Pessoas deve manter um prontuário atualizado de cada colaborador da FecomercioSP. Neste prontuário devem constar documentos de natureza legal eventualmente associados à contratação do colaborador, bem como o PDI do colaborador Integração de Novos Colaboradores 6

7 7 de 21 Ao ser admitido, o colaborador deve receber um treinamento inicial para integrá-lo à FecomercioSP. Neste treinamento, temas específicos devem ser abordados, conforme descrito a seguir. - Apresentação da entidade - Benefícios - Regras administrativas - Estrutura de trabalho e organização das atividades - Conscientização para a qualidade - Política da Qualidade - Sistema de Gestão da Qualidade - Processos Material específico para este treinamento é distribuído ao colaborador. O registro deve ser feito conforme Lista de Presença. Após este treinamento, a integração deve ser complementada pelo Gestor do processo no qual o colaborador irá trabalhar ou pessoa por ele designada. Caso seja necessário que o colaborador conheça outros processos, esta prática deve ser continuada de forma semelhante. Esta complementação da integração deve ser registrada conforme formulário de Treinamento no Posto de Trabalho Conscientização de Colaboradores A conscientização para a qualidade é aplicada aos colaboradores dos processos que integram o SGQ. O objetivo desta atividade é disseminar a Política da Qualidade, a estrutura e funcionamento do SGQ e como os colaboradores contribuem com suas atividades para os objetivos e metas relacionados da FecomercioSP. Esta conscientização é realizada por meio da integração e reforçada no dia-a-dia das atividades, conforme a necessidade identificada em cada processo. Materiais didáticos de apoio, para suportar esta conscientização, são preparados e distribuídos aos envolvidos conforme a necessidade. 7

8 8 de Contratação de Pessoal A contratação de novos colaboradores é realizada pela Unidade Pessoas com apoio da Assessoria Jurídica para o tratamento dos aspectos de natureza legal. A interface que verificar a necessidade de contratação de um novo colaborador deverá preencher o formulário Solicitação de Pessoal localizado na intranet (anexo 7.8). Uma vez preenchido, este formulário será encaminhado a Unidade Pessoas. Esta por sua vez deverá aprovar a solicitação com a Direção. Nos casos de preenchimento de vagas já existentes, não é necessária a aprovação da Diretoria. Uma vez validada a solicitação, a Unidade Pessoas deve iniciar a busca de potenciais candidatos para a vaga em questão. A prioridade para ocupação da vaga é dada aos colaboradores internos, caso nenhum atenda aos requisitos solicitados à área deverá estender sua busca ao mercado. Exceção 1: Nos casos de candidatos selecionados diretamente pela Presidência e Diretoria Executiva, não haverá necessidade de seguir as normas comtempladas neste procedimento, conforme descrito no parágrafo anterior. A avaliação do candidato deve ser realizada primeiramente pela unidade Pessoas (com base na comparação dos requisitos de competência de cada candidato face aqueles descritos no cargo) e após esta triagem inicial, pela interface da área solicitante. Esta avaliação pode ser feita mediante análise de currículo ou outro meio apropriado. Realizada a(s) entrevista(s) conforme formulário do anexo 7.9, cabe à Interface decidir o candidato a ser escolhido, conforme a necessidade. Escolhido o candidato, a Unidade Pessoas envia uma lista de documentos que devem ser apresentados à FecomercioSP para contratação. Recebidos estes documentos pela entidade, os aspectos legais devem ser formalizados com o apoio da Assessoria Jurídica. Efetivada a contratação, 8

9 9 de 21 deve-se iniciar o prontuário do colaborador e realizar a integração e demais ações previstas neste procedimento. Finalizado o período de experiência, a Unidade Pessoas deve encaminhar á interface da área do colaborador em questão, o formulário de Avaliação de Desempenho no Período Experimental (vide anexo 7.10) que tem por finalidade proceder a uma avaliação das habilidades do colaborador. A preparação do PDI deste novo colaborador deve ser feita somente após o prazo de experiência de três meses definido em legislação. Nos casos do preenchimento da vaga por algum colaborador interno, cabe apenas a Unidade Pessoas adequar o PDI do colaborar em questão Terceiros Contratados Para terceiros contratados que atuam em nome da FecomercioSP, quer seja nas suas instalações e/ou junto aos clientes e cujas atividades afetam ou possam afetar o SGQ, os requisitos de competência e as evidências de atendimento aos mesmos, ou respectivo plano, devem ser formalizados por meio do acordo de fornecimento estabelecido entre as partes, conforme descrito no procedimento operacional SUP. 02 Seleção, Avaliação e Reavaliação de Fornecedores, incluindo eventuais anexos, ou outro instrumento que o substitua. Estes mecanismos, assim descritos, também devem ser aplicados para conscientização e treinamento. A definição dos requisitos pertinentes para tais profissionais devem se fundamentar na Descrição de Cargos da entidade para as mesmas funções ou semelhantes e mesmo o tipo de atividade ou tarefa a ser realizada. Nestes casos, não se aplica a documentação de Descrições de Cargo devido ao fato dos mesmos não serem colaboradores da entidade. O responsável pela definição destes requisitos é o gestor encarregado pela contratação. Estes mecanismos devem ser exigidos apenas quando aplicável, ou seja, quando for necessária a qualificação específica de um profissional. Por exemplo, as empresas de manutenção predial devem 9

10 10 de 21 ser qualificadas, conforme a necessidade, de acordo com o procedimento SUP. 02. Entretanto, esta qualificação não requer, obrigatoriamente, que a FecomercioSP qualifique o profissional desta empresa que irá realizar a manutenção na FecomercioSP. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Prontuário Pasta Física Armário com Chave Nome Colaboradores Ativos Não Não Lista de Presença Pasta Física Armário com Chave Nome do Evento Permanente Não Não Manual de Descrição de Cargos Plano de Treinamento \\srv- 01\cargos\Descrições de Cargos: \\srv- 01\cargos\Desenvolvime nto Acesso restrito por meio de senha aos usuários permitidos Acesso restrito por meio de senha aos usuários permitidos Cargo,Código Permanente Sim Não Área Permanente Sim Não 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /09/2013 Edição Inicial 10

11 11 de /11/ /11/ /08/ Inserção do último parágrafo do item 4.7 e referência ao processo SUP. 02 em atendimento à NC PROC. 018/13 da Auditoria Interna; 2. No Item 4.2 foi excluído o nome prioridade e inserida a palavra ocasião; 3. O Formulário 7.2 foi atualizado de acordo com a inserção da palavra ocasião e exclusão da coluna prioridade e, 4. Na parte de contratação do item 4.6 foi inserida uma ressalva sobre os casos especiais que são contratados pela Presidência/Diretoria Executiva. 1. Inserido no item 4.1 parágrafo relativo ao conhecimento do colaborador sobre a descrição de cargo, devolutiva do perfil comportamental e PDI; 2. Inserção do anexo 7.4 Formulário de devolutiva de Teste de Perfil, Descrição de cargo e PDI; 3. Inserção de parágrafo no item 4.2 detalhando melhor a verificação da efetividade dos treinamentos realizados pelos colaboradores; 4. Alteração do formulário Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) e, 5. Alteração da lista de presença. 1. Inclusão dos tipos de cursos/treinamentos a serem considerados no PDI; 2. Inclusão de mecanismo para acompanhamento das habilidades humanas; 3. Inclusão do PDI sendo analisado e estimado no orçamento anual das áreas; 4. Inclusão de mecanismo para identificação eventual de ações de desenvolvimento e, 5. Atualização dos anexos 7.7 e

12 12 de ANEXOS 7.1 Descrição de Cargo 12

13 13 de Descrição de Cargo por Colaborador Descrição de cargo Ocupante/Rubrica: Área: Cargo: Data: Missão do Cargo Mínima Evidências Competência (Formação) Mínima Evidências Competência (Experiência) Mínima Evidências Competência (Habilidades) Mínima Evidências Competência (Técnicas) 13

14 14 de Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) Plano de desenvolvimento individual (PDI) Unidade de Pessoas Nome: Área: Cargo: Data de abertura: Competênci a a ser aprimorada Ação de desenv olv imento Entidade Recurs os Aprov ação Ocasião Realização (Sim ou Não) Justif icativ a Ef etiv idade da ação de desenv olv imento Gestor: Colaborador: Data de encerramento: 14

15 15 de Formulário de Devolutiva de Teste de Perfil, Descrição de Cargo e PDI FEDERAÇÃO DO COMÉRCIO DE BENS, SERVIÇOS E TURISMO DO ESTADO DE SÃO PAULO Formulário de devolutiva Teste de Perfil, Descrição de cargo e PDI Nome: Matrícula: Cargo: Recebi a devolutiva do Perfil Comportamental, Descrição de Cargo e PDI. Data Assinaturas / / Assinatura do Funcionário Assinatura Unidade de Pessoas 15

16 16 de Plano de Treinamento Plano de Treinamento Área: Data: Colaborador Ação de desenv olv imento Entidade Recursos Aprov ação Realização (Sim ou Não) Justif icativ a Gestor: Colaborador: Data: 16

17 17 de Lista de Presença LISTA DE PRESENÇA UNIDADE DE PESSOAS TEMA: INSTRUTOR: CARGA HORÁRIA: DATA: CONTEÚDO: NOME ENTIDADE ASSINATURA 17

18 18 de Treinamento no Posto de Trabalho Treinamento no posto de trabalho Colaborador: Objetivo do treinamento: Carga horária estimada: Responsável: Atividades previstas Processo Duração Avaliação / Gestor / Data Avaliação final: Colaborador: Responsável: Data: 18

19 19 de Solicitação de Pesso al 19

20 20 de Avaliação de Candidato Avaliação de candidato Nome do candidato: Descrição da Vaga: Área: Data: Análise do Currículo: ( ) Aprovado ( ) Reprovado Gestor responsável: Entrevista 01 (competência técnica e/ou emocional): ( ) Aprovado ( ) Reprovado Gestor responsável: Entrevista 02 (competência técnica e/ou emocional): ( ) Aprovado ( ) Reprovado Gestor responsável: Entrevista 03 (competência técnica e/ou emocional): ( ) Aprovado ( ) Reprovado Gestor responsável: Parecer final (competência técnica e/ou emocional): ( ) Aprovado ( ) Reprovado Gestor responsável: 20

21 21 de Avaliação de Desempenho no Período Experimental AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO NO PERÍODO EXPERIMENTAL Colaborador: Cargo: Área: Admissão: Data: Habilidades Apto Não Apto Comentários sobre Habilidades: Observações: Aprovado: Colaborador Gestor Pessoas 21