PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Estabelecer as diretrizes básicas pertinentes ao tratamento e manutenção de acervos arquivísticos ou bibliográficos, sejam administrativos, técnicos ou especializados nas instalações dos clientes. 2. APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se aos processos da gestão de arquivos ou bibliotecas de terceiros, gerenciados pela equipe técnica e operacional da empresa. 3. DEFINIÇÕES Acondicionamento: Consiste na guarda dos documentos em suportes apropriados à sua preservação e recuperação. Arquivamento: Arquivar é o processo de guardar a informação em seu endereço adequado (previamente estabelecido). Avaliação/Seleção: Consiste em analisar a documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com os seus valores histórico, probatório e informativo. Cadastramento: consiste em registrar os documentos em sistemas que permitam o controle e a disponibilização do acervo. Descarte: Eliminação física de documentos desprovidos de valor administrativo ou histórico, por meio da fragmentação. Empréstimo: Processo de disponibilizar documentos cujo uso é de interesse específico e de necessidade comprovável para um determinado usuário ou gerência, ficando sob a sua guarda por um período indeterminado. Indexação: Processo que compreende a análise do conteúdo e a definição dos termos que traduzem os assuntos do documento de modo a permitir sua rápida recuperação. Método de arquivamento: O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Descreve a ordem e a forma em que os documentos deverão ser ordenados. Ex.: ordem alfabética, numérica, cronológica, por matrícula, por grupo etc. Suportes de arquivamento: Material de consumo adequado para comportar os documentos específicos, analisando as condições físicas que apresentam e a facilidade de manuseio dos arquivos/documentos. Temporalidade: Descreve o prazo de guarda que o documento permanecerá em cada fase de arquivamento.

2 Página 2 de 9 Transferência: É o ato de transferir documentos da fase corrente ao arquivo geral/central. Tratamento Técnico: Conjunto de processos técnicos (catalogação, classificação, indexação, registro, preparo físico, identificação e arquivamento) que visam à organização física e intelectual do documento, de modo a permitir sua rápida recuperação. 4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 4.1 DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA Transferência dos Documentos dos Arquivos Setoriais/Correntes (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Receber a solicitação do cliente para a realização da transferência dos documentos; b) Verificar a quantidade de documentos a ser transferida; c) Quando a quantidade de documentos a ser transferida for pequena, o recolhimento pode ser realizado através dos funcionários do arquivo; d) Quando a quantidade de documentos a ser transferida for grande, o setor ou o arquivo geral/central deve solicitar veículo para o transporte dos documentos; e) Receber a documentação juntamente com o FOR-OPR Guia Documental em 02 vias, ou documento/registro definido pelo cliente; f) Conferir (dando baixa) se todos os documentos transferidos estão de acordo com o FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente; g) Quando possível, identificar com número da caixa correspondente ao qual o documento foi arquivado; h) Caso os documentos relacionados no FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente, estejam em desacordo com os transferidos, o colaborador deverá, em conjunto com um responsável, realizar as devidas correções; i) Caso possua documentos transferidos sem temporalidade aprovada, o colaborador deverá, em conjunto com um responsável, definir a temporalidade para o mesmo, e cadastrar no sistema gestor de arquivo, se for o caso; j) Assinar o FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente; k) Devolver ao setor responsável pelo envio uma 01 via do FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido e assinado pelo cliente; l) Arquivar uma 01 via do FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente por ordem cronológica; m) Encaminhar os documentos para descarte ou organização.

3 Página 3 de 9 Nota: Existem casos onde o cliente autoriza a transferência de documentos sem o FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente. Nesses casos, a empresa deverá receber a documentação e em quando possível relacioná-la no FOR-OPR Guia Documental para garantir a integridade e controle do acervo gerenciado Descarte dos Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Conferir se os documentos transferidos estão com temporalidade vencida; b) Informar ao setor de origem quais dos documentos transferidos estão passíveis de descarte; c) Relacionar os documentos que serão descartados no FOR-OPR Guia Documental em 02 vias ou documento/registro definido pelo cliente; d) Encaminhar o FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente, ao setor responsável pela documentação para ciência e aprovação do descarte; e) Receber o FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente assinado, autorizando o descarte; f) Caso o responsável reprove algum documento relacionado no FOR-OPR Guia Documental ou documento/registro definido pelo cliente, enviar a documentação para organização, no caso de transferência, ou mantê-la arquivada no arquivo setorial/corrente; g) Picotar os documentos classificados como confidenciais, quando necessário. h) Encaminhar os documentos a serem descartados para o local designado ao armazenamento, caso haja, ou reservá-los em local identificado; i) Acompanhar o carregamento dos documentos para descarte, quando possível Arquivamento de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Receber a documentação a ser organizada dos diversos arquivos setoriais/correntes; b) Organizar os documentos de acordo com o método de arquivamento específico para cada documento; c) Acondicionar em suportes específicos, quando necessário; d) Indexar os documentos no FOR-OPR-011 Ficha de Implantação Documental, no Índice de Arquivo (planilha excel) ou documento/registro definido pelo cliente, quando necessário; e) Identificar as caixas-arquivo, ou local apropriado, com a numeração corrente correspondente; f) Arquivar os documentos em caixas-arquivo ou em local apropriado;

4 Página 4 de 9 g) Armazenar os documentos no respectivo espaço físico (estante, prateleira); h) Cadastrar os dados lançados no FOR-OPR-011 Ficha de Implantação Documental, no Índice de Arquivo (planilha excel) ou documento/registro definido pelo cliente no software gestor do arquivo ou outro software definido pelo cliente, quando houver; i) Lançar a produtividade no FOR-OPR-015 Dados para Relatório, ou documento/registro definido pelo cliente Nota: O método de arquivamento pode ser estabelecido contratualmente Atendimento a Consultas, Empréstimo e Devoluções de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Receber a solicitação através de diferentes canais de informação (telefone, fax, ,formulário padrão ou pessoalmente); b) Pesquisar o(s) documento(s) solicitado(s) no(s) software(s) gestor do arquivo, no FOR-OPR Ficha de Implantação Documental, no Índice de Arquivo (planilha excel) ou documento/registro definido pelo cliente dependendo da necessidade; c) Verificar se o(s) documento(s) solicitado(s) foi(ram) arquivado(s). No caso de arquivado e não localizado caracteriza-se serviço não conforme e deve ser tratado consoante o procedimento específico POP- SGQ-003 Tratamento de Serviço Não Conforme; d) Caso seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), registrar o empréstimo no software gestor de arquivo ou elaborar o FOR-OPR-014 Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente, dependendo do caso; e) Identificar, no verso, no documento localizado o seu endereçamento físico; f) Registrar a solicitação no FOR-OPR-001 Controle de Solicitação de Cliente ou documento/registro definido pelo cliente; g) Imprimir o FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente em 02 vias; h) Enviar o(s) documento(s) solicitado(s) ao requerente, juntamente com as 02 vias do FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente; i) Enviar ao requente, juntamente com o(s) documento(s) solicitado(s), o FOR-OPR-047 Pesquisa de Atendimento para coleta de dados referente a pesquisa de satisfação; j) Receber 01 via do FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente, assinado; k) Arquivar cronologicamente 01 via do FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos, ou documento/registro definido pelo cliente; l) Receber a pesquisa de atendimento e enviar a área qualidade mensalmente.

5 Página 5 de 9 m) Quando possível, receber o(s) documento(s) emprestado(s), com uma via do FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente; n) Dar baixa do empréstimo no FOR-OPR Ficha de Empréstimo de Documentos ou no documento/registro definido pelo cliente ou no software gestor do arquivo, quando for o caso; o) Rearquivar o documento devolvido no seu respectivo local de armazenagem; p) Caso não seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), é comunicado imediatamente ao requerente, justificando o motivo da não recuperação do(s) mesmo(s). Possíveis Justificativas: documento não enviado ao arquivo, documento não existente no acervo ou documento emprestado anteriormente. Notas: Existem solicitações em que não há necessidade de empréstimo do documento original e o atendimento é realizado via fax, digitalização/envio do documento via , plotagem ou repasse das informações desejadas ao requerente, via telefone ou pessoalmente. Existem casos em que os empréstimos são de caráter permanente para o setor solicitante. Essa informação deve ser cadastrada no sistema gestor de arquivo, quando for o caso. Para os casos em que não há possibilidade de retorno do FOR-OPR-014 Ficha de Empréstimo de Documentos, deverá ser impresso uma via a mais dos formulários registrando nos mesmos, o aguardo do retorno dos formulários assinados. 4.2 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA E/OU TÉCNICA Atendimento a Consultas e/ou Empréstimo de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) Idem ao item Entretanto, para os acervos bibliográficos e/ou técnicos existe a verificação da necessidade de aquisição de documentos para atender à sua solicitação, caso afirmativo ver item deste procedimento Aquisição de Documentos (Publicações, Normas Técnicas, Periódicos ou Outros) (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Receber a solicitação através de diferentes canais de informação (telefone, fax, ou pessoalmente); b) Pesquisar o(s) documento(s) solicitado(s) nos sistemas gestores do acervo, dependendo da necessidade; c) Caso seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), registrar o empréstimo (ver item 4.2.1);

6 Página 6 de 9 d) Caso não seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), comunicar imediatamente ao requerente a não existência de tal (is) documento (s); e) Caso o requerente se interesse em adquirir o documento não localizado, solicitar ao requerente o envio formal com a solicitação da compra do referido documento; f) Receber a solicitação formal confirmando a necessidade da aquisição com as especificações do documento a ser adquirido, quantidades e outras informações que caracterizem o item; g) Realizar cotação de preços, solicitando condições de fornecimento, para os documentos a serem adquiridos; h) Repassar informações e valores ao requerente, informando qual o fornecedor que oferece as melhores condições de preço e de pagamento, respeitando as especificações técnicas do documento; i) Solicitar aprovação da cotação de preços; j) Receber do requerente a aprovação para realizar a aquisição; k) Realizar a aquisição; l) Acompanhar o andamento da aquisição, de forma a manter o requerente informado sobre os prazos para atendimento da solicitação; m) Receber o documento adquirido e conferindo as características com as especificações técnicas; n) Caso o documento não atenda as especificações, deverá ser providenciada a troca junto ao fornecedor ou realizar nova aquisição, se for o caso; o) Caso o documento recebido esteja em conformidade com a solicitação, realizar o tratamento técnico do material adquirido, inclusive o cadastramento no sistema gestor de arquivo, dependendo do caso; p) Registrar o empréstimo do(s) mesmo(s) (ver item 4.14); Organização de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo) a) Receber os documentos a serem inseridos ao acervo, via aquisição, doação, permuta ou outra forma; b) Quando necessário, selecionar os documentos que são de interesse do cliente/usuário de acordo com seu perfil; c) Descartar os documentos obsoletos ou analisados como desinteressantes ao cliente/usuário; d) Realizar o tratamento técnico do material recebido, inclusive o cadastramento no sistema gestor de arquivo, quando houver; e) Acondicionar em suportes específicos, quando necessário; f) Identificar a documentação ou local apropriado; g) Armazenar os documentos no respectivo espaço físico (estante, prateleira); Nota: Para a organização de documentação bibliográfica, deve ser utilizada a Tabela Cutter, a Catalogação e o Código de Classificação estabelecido pelo cliente, sendo CDD, CDU ou outro correspondente.

7 Página 7 de ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES (Responsável: Bibliotecário, Arquivista e/ou Supervisor de Equipe) Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-001 Assessoria e Consultoria para Organização de Arquivos, item INSPEÇÃO DOS SERVIÇOS (Responsável: Bibliotecário, Arquivista e/ou Supervisor de Equipe) Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-007 Inspeção de Serviços e Produtos. 5. REGISTROS REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO Durante a realização dos s, manter Controle de Solicitação de Cliente FOR-OPR-001 arquivos do respectivo cliente. Após o término dos s manter arquivos da empresa. política de Atualizável Envio para a lixeira Durante a realização dos Correspondências Recebidas ou Expedidas (fax, , carta, comunicação interna, memorandos etc.) s, manter arquivos do respectivo cliente. Físico: Caso sejam impressos serão arquivados na pasta do respectivo Cliente no arquivo da unidade política de Eletrônico: 06 meses. Físico: Caso sejam impressos deverão seguir a temporalidade do Envio para a lixeira responsável pela dossiê do cliente. atividade em execução Solicitação de Documentos ( ) Físico: Na pasta s no arquivo da unidade responsável 08 meses Dados para Relatório FOR-OPR-015 Na pasta Relatórios no arquivo da unidade responsável pela atividade Manter na pasta

8 Página 8 de 9 REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO Na pasta Ficha de Ficha de Implantação Documental FOR-OPR-011 Implantação ou na pasta do respectivo Cliente no arquivo da unidade responsável Guia Documental FOR-OPR-010 Na pasta Guia Documental no arquivo da unidade responsável Ficha de Empréstimo de Físico: Na pasta Empréstimos no arquivo da unidade responsável pela atividade Físico: Enquanto documento estiver emprestado Após a devolução do documento emprestado Documentos FOR-OPR-014 Eletrônico: Sistema Gestor de Arquivo política de Eletrônico: Permanente Não descartar Durante a realização dos s, manter política de Atualizável Substituição Índice de Arquivo (Eletrônico) arquivos do respectivo cliente. Após o término dos s manter arquivos da empresa. Envio para a lixeira Durante a realização dos s, manter arquivos do respectivo cliente, ou na pasta política de Relatório de Atividades Relatórios no arquivo da unidade responsável em execução. 05 anos após a Após o término dos s manter arquivos da empresa.

9 Página 9 de 9 REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO RETENÇÃO DISPOSIÇÃO Na pasta do mês Pesquisa de Atendimento FOR-OPR-047 correspondente ao empréstimo no arquivo da unidade responsável Manter na pasta Mensal na área operacional Descartar. 6. DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA REVISÃO Item Descrição da Alteração / Revisão 4 Inclusão do envio da pesquisa de atendimento ao requerente. 5 Inclusão de novo registro na tabela (FOR-OPR-047) 7. APROVAÇÃO Jacqueline D. Inácio APROVADO POR: