PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO E ENTREGA DE DOCUMENTOS NOVOS

Transcrição

1 PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAÇÃO E ENTREGA DE DOCUMENTOS NOVOS

2 Este manual foi elaborado para orientar o Cliente, Órgão/Entidade, sobre os procedimentos necessários a serem seguidos com relação à preparação e entrega de documentos novos à Coordenadoria de Gestão de Documentos COGED da MGS. A COGED tem como finalidade a prestação de serviços de gestão documental, visando à satisfação do Cliente quanto à agilidade nos serviços prestados. MGS / COGED: Rua Joaquim José, 1175 Fonte Grande Contagem/MG CEP: Tel.: (31)

3 Sumário 1 - O que são documentos novos O que é planilhamento Objetivo deste manual Áreas de aplicação deste procedimento Procedimentos gerais Metodologia adotada para organização da massa documental Data do documento Modelo de etiqueta padrão para caixa arquivo (tamanho 10x14 cm) Formas de preenchimento da etiqueta padrão... 7 Figura 1: Modelo de contêiner com etiqueta padrão Figura 2: Modelo de contêiner (com lacre e etiqueta de localização) para acondicionamento de documentos Figura 3: Modelo de caixa arquivo com etiqueta padrão MEDIDAS: 13 cm (profundidade), 24 cm (altura) e 35 cm (largura) Fonte: Elaborada pela COGED Figura 4: Modelo de contêiner com caixas arquivo no tamanho padrão Figura 5: Modelo de contêiner com caixas arquivo no tamanho padrão Procedimentos para envio de pastas, processos e/ou prontuários Procedimentos específicos para envio de materiais especiais Procedimentos para solicitar exclusão de dados no Sistema de Gestão de Documentos Precauções para quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos Modelo de protocolo para envio de documentos novos Na COGED Contatos

4 1 - O que são documentos novos São documentos enviados pelos Órgãos/Entidades, Clientes da MGS, à Coordenadoria de Gestão de Documentos - COGED para o seu preparo técnico, cadastramento e armazenamento e que, posteriormente, poderão ser solicitados pelos Clientes para serem consultados. 2 - O que é planilhamento É a identificação dos documentos e descrição dos dados em uma planilha de inventário. Exemplos de dados importantes para o serviço de planilhamento: título do documento + número do documento + data do documento + número da caixa (para caixa arquivo e contêiner). 3 - Objetivo deste manual Estabelecer critérios e procedimentos necessários para envio de documentos novos à COGED, orientando o Cliente quanto à organização da documentação a ser enviada. 4 - Áreas de aplicação deste procedimento Este procedimento aplica-se aos Clientes da Gestão de Documentos. 5 - Procedimentos gerais Enviar solicitação através do Sistema de Gestão de Documentos da COGED (conforme instruções do manual do Sistema de Gestão de Documentos), inserindo no campo "Observação (1.000 Caracteres)" na tela Solicitar Documentos a seguinte frase: "Coleta de documentos novos". Deverá também ser inserido o nome, endereço de e telefone de contato do solicitante, a quantidade e forma de armazenamento dos documentos a serem recolhidos. E, depois de preenchido o 3

5 campo Observação (1.000 Caracteres) e os demais da tela Solicitar Documentos clicar em Enviar SOLICITAÇÃO. É importante fornecer o endereço de juntamente com a quantidade de caixas no campo "Observação (1.000 Caracteres), pois serão encaminhadas as cópias das planilhas de inventário e os recibos referentes aos documentos recebidos através do informado pelo solicitante. Exemplo da tela de Solicitação de Documentos com os campos preenchidos 6 - Metodologia adotada para organização da massa documental O Órgão/Entidade deverá realizar os procedimentos apresentados a seguir, para facilitar a identificação da massa documental. 4

6 Toda a documentação a ser enviada para a COGED deverá estar em caixas arquivo tamanho padrão 13 cm (profundidade), 24 cm (altura) e 35 cm (largura) ou contêineres (fornecidos pela COGED), os quais deverão estar com uma etiqueta padrão na frente (conforme modelo na página 7), contendo a descrição do título/assunto dos documentos que estão armazenados na caixa. Para isso, será necessário agrupar toda a massa documental de acordo com os respectivos assuntos a serem tratados. Exemplos: - Processo de compra; - Processo de pagamento; - Correspondência expedida; - Correspondência recebida. Este agrupamento por assunto deverá ser por contêiner ou caixa arquivo. Deve-se lembrar que cada assunto citado acima representa um título documental a ser inserido em caixas arquivo ou contêiner contendo uma etiqueta padrão. Cada agrupamento ou assunto deverá ser distribuído em caixas de modo que assuntos diferentes deverão estar em caixas distintas. O título deverá estar no singular e ser descrito na etiqueta padrão com o máximo de 250 caracteres. O título no plural é utilizado somente para nomes próprios ou quando não existir o termo no singular. Em caso do uso de siglas, deve-se descrever o nome por extenso e em seguida colocar a sigla, separando-a por hífen. Exemplo: Coordenadoria de Gestão de Documentos COGED. Caso a documentação não esteja acondicionada em caixas arquivo, o Cliente deverá fazer uma solicitação de contêineres via sistema para o armazenamento dos documentos. 5

7 Ao serem enviadas para a Gestão de Documentos, as caixas arquivo e contêineres deverão estar com a etiqueta padrão preenchida com informações sobre os documentos. Essas informações serão essenciais para o serviço de conferência, pois as mesmas não serão violadas pela COGED Data do documento A data do documento deverá ser a mais completa possível (dia, mês e ano). Para datas seguidas ou alternadas usar (;) ponto e vírgula como separador, observando o limite de 50 caracteres no campo. Caso seja ultrapassado este limite usar a data inicial e final do documento. Observe abaixo o quadro com exemplos. Exemplos: Dia/mês/ano 20/05/2008 Mês/ano 05/2008 Ano 2008 Seqüência de dia/mês/ano 01/02/2008 a 28/02/2008 Seqüência de mês/ano 02/2008 a 12/2008 Seqüência de ano 2002 a 2008 Datas seguidas e alternadas 2005; 2006; 2009* * Nesse intervalo não está contido o ano de 2008, por isso é necessário colocar (;) ponto e vírgula. 6

8 6.2- Modelo de etiqueta padrão para caixa arquivo (tamanho 10x14 cm) ÓRGÃO SETOR/SIGLA 1 2 TÍTULO DOCUMENTAL (250 caracteres) 3 DATA (50 caracteres) CÓDIGO 4 5 FASES 1º FASE CORRENTE 2º FASE INTERMEDIÁRIA 6 7 3º DESTINAÇÃO FINAL 8 CAIXA Nº Formas de preenchimento da etiqueta padrão 1. ÓRGÃO/SIGLA: nome do Órgão/Entidade por extenso e a sua sigla. 2. SETOR/SIGLA: nome do Setor/Departamento por extenso e a sua sigla. 3. TÍTULO DOCUMENTAL: é a descrição do assunto do documento que está contido na caixa arquivo ou contêiner. É necessário usar título geral (assunto) e se possível adotar somente um título por caixa. Deverá ter no máximo 250 caracteres. Ex. processo de pagamento nº, convênio nº, correspondência expedida. OBS: É proibido o uso de siglas e abreviações no campo do título documental. 4. DATA: é a data do documento, a qual deverá ser a mais completa possível (dia, mês e ano). 7

9 5. CÓDIGO: código do assunto segundo o Plano de Classificação do Arquivo Público Mineiro. Preenchimento não obrigatório. 6. FASE CORRENTE: tempo de guarda do documento, segundo a Tabela de Temporalidade do Arquivo Público Mineiro. Preenchimento não obrigatório. 7. FASE INTERMEDIÁRIA: tempo de guarda do documento, segundo a Tabela de Temporalidade do Arquivo Público Mineiro. Preenchimento não obrigatório. 8. DESTINAÇÃO FINAL: se o documento será eliminado ou irá para guarda permanente, segundo a Tabela de Temporalidade do Arquivo Público Mineiro. Preenchimento não obrigatório. 9. CAIXA Nº: número seqüencial adotado pelo Setor/Departamento do Órgão/Entidade, facilitando a identificação da caixa no momento da solicitação para consulta. Cada caixa deverá ter numeração única. Se houver mudança de caixa arquivo para contêiner manter a seqüência da numeração adotada. OBS: Na etiqueta padrão não é obrigatório o preenchimento dos campos de fases (fase corrente, fase intermediária e destinação final). Essas áreas são reservadas à Comissão de Avaliação de Documentos e serão utilizadas posteriormente quando for criado o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Documental. 7 - Precauções e cuidados especiais Ao serem encaminhados para a COGED, os documentos novos deverão estar acompanhados de um protocolo em duas vias (conforme modelo na página 16), informando os dados e as quantidades das caixas ou pastas que serão recolhidas. Um protocolo ficará com o Cliente e o outro com o responsável pela coleta. É indispensável que o protocolo tenha as seguintes informações: nome do Órgão/Entidade, Setor/Departamento, telefone para contato, endereço de , nome legível e assinatura do responsável pelo envio e pela coleta da remessa. Além dessas informações, deverão ser listadas as informações referentes a cada caixa descritas na etiqueta padrão: assunto/título, data do documento, n da caixa em que contêm o documento. Essas informações são para facilitar o controle de saída dos 8

10 documentos do Órgão/Entidade, a entrada deles na COGED, seu tratamento técnico e também para a requisição dos mesmos. A COGED possui o seu próprio modelo de protocolo. Se for de interesse, o Cliente poderá solicitá-lo. Caso o Cliente utilize o seu próprio modelo, este deverá ter todas as informações que estão no cabeçalho do modelo sugerido pala COGED. Toda documentação deverá ser armazenada em caixa arquivo tamanho padrão com de 13 cm (profundidade), 24 cm (altura) e 35 cm (largura). Cada caixa arquivo deverá conter uma etiqueta de frente, preenchida com dados referentes aos documentos. OBS: Não inserir outras etiquetas ou outro tipo de material impresso nas caixas, somente a etiqueta adotada pela COGED. Será desconsiderada outra etiqueta inserida na caixa que não seja a padrão. Na COGED essas caixas arquivo serão acondicionadas em contêineres. Cada contêiner irá armazenar três caixas arquivo no tamanho padrão (figuras 4 e 5). Caso o tamanho das caixas arquivo exceda o tamanho padrão, o contêiner irá armazenar a quantidade de caixas que poderá comportar, ou seja, uma ou duas caixas por contêiner. Neste caso, será necessária uma quantidade maior de contêiner para armazenar toda a documentação do Cliente. Medidas do contêiner: 45 cm (comprimento) 38 cm (largura) e 27 cm (altura). 9

11 Figura 1: Modelo de contêiner com etiqueta padrão Fonte: Elaborada pela COGED Figura 2: Modelo de contêiner (com lacre e etiqueta de localização) para acondicionamento de documentos Fonte: Elaborada pela COGED 10

12 Figura 3: Modelo de caixa arquivo com etiqueta padrão MEDIDAS: 13 cm (profundidade), 24 cm (altura) e 35 cm (largura) Fonte: Elaborada pela COGED Figura 4: Modelo de contêiner com caixas arquivo no tamanho padrão Fonte: Elaborada pela COGED 11

13 Figura 5: Modelo de contêiner com caixas arquivo no tamanho padrão Fonte: Elaborada pela COGED Os documentos deverão ser ordenados dentro de caixa arquivo para facilitar a pesquisa, o manuseio, a armazenagem e o transporte. Antes de serem retiradas do Órgão/Entidade, as caixas arquivo deverão ser lacradas com fita adesiva, da preferência do Cliente, para serem transportadas com segurança e garantir a inviolabilidade do documento. As fitas adesivas das caixas devem ser inseridas de forma que não fiquem sobre as etiquetas. Para facilitar a identificação da caixa, cada setor deverá criar numeração sequencial de caixa arquivo. A numeração não deve considerar o assunto do documento, mas o setor, ou seja, para cada setor é necessário seguir uma única seqüência de números. Se houver mudança de caixa arquivo para contêiner manter a seqüência da numeração adotada. Quanto às pastas suspensas, os documentos poderão ser retirados e transferidos para caixa arquivo. Se o Cliente desejar manter o documento na própria pasta suspensa, deverá retirar as abas das pastas para que viabilize o seu acondicionamento na caixa arquivo. Se o Cliente optar em mudar a forma de 12

14 acondicionamento para outro tipo de pasta, envelope ou pacote, estes deverão ser armazenados diretamente na caixa arquivo. Caso a caixa arquivo não comporte o volume de documentos, esses poderão ser acondicionados diretamente no contêiner (ambiente para armazenamento de três caixas arquivo tamanho padrão adotado pela COGED). Nesse caso, a etiqueta deverá ser afixada no próprio contêiner, na parte da frente e centralizada conforme mostra a figura 1. A finalidade da etiqueta de controle do Cliente é para facilitar a conferência no momento da coleta e da chegada dos documentos na COGED. Após a conferência, será retirada a etiqueta de controle do Cliente e será colocada no mesmo local a etiqueta de localização de contêiner da COGED. O Cliente irá fazer o controle dos documentos através da planilha de inventário e dos dados no Sistema de Gestão de Documentos. Caso a documentação seja armazenada diretamente no contêiner, este deverá ter no máximo 40 cm de documentos. Se for do interesse do Cliente em enviar posteriormente mais documentos para serem arquivados diretamente nos contêineres já enviados anteriormente, deverá ter o cuidado em armazenar uma quantidade de documentos de maneira que ocupem um espaço de metragem menor que 40 cm para ser preenchido posteriormente. Caso contrário, irá fazer um novo pedido de armazenamento em novos contêineres. O Cliente deve ter o cuidado de não superlotar os contêineres com peso superior a 20 kg de documentos. Acima desse peso existe o risco dos contêineres serem danificados. Se no momento da coleta de documentos for verificado que os contêineres estão muito acima do peso estabelecido pela Gestão, será comunicado ao Cliente um pedido de reorganização dos documentos de maneira a alcançar a medida certa. Caso a Gestão de Documentos receba em suas instalações contêineres muito pesados, os mesmos serão devolvidos para o Cliente para que se proceda da mesma maneira. A solicitação (pedido do documento via sistema) será realizada conforme a indexação adotada. Será enviada somente a caixa solicitada. 13

15 O Cliente poderá solicitar o documento pelo título descrito na etiqueta ou pelo número da caixa. Por isso, deve-se ter o cuidado com a descrição que reflita o que realmente existe na caixa. A documentação será enviada para o Cliente conforme o serviço realizado pela COGED (contêiner, caixa arquivo ou processo). Se o acondicionamento dos documentos tiver sido feito diretamente por contêiner será enviado o contêiner inteiro quando for feito a solicitação de empréstimo. Se for por caixa arquivo será enviado somente à caixa arquivo solicitada. Caso o acondicionamento for por processo será encaminhado somente o processo solicitado Procedimentos para envio de pastas, processos e/ou prontuários Para o envio de pastas, processos e/ou prontuários o Cliente deverá armazená-los diretamente em contêineres. Neste caso não será necessário colocar a etiqueta padrão no contêiner, uma vez que a indexação e o armazenamento dos documentos na COGED serão feitos por processo. Enviar junto com a documentação, o protocolo contendo as informações importantes para identificação dos documentos (título + número + data). O protocolo deverá ser feito em duas vias, sendo uma para controle do Cliente e a outra para controle da COGED. É aconselhável que o Cliente utilize o modelo de protocolo sugerido pela COGED. (modelo na página 16). Caso seja um serviço novo, o Cliente deverá entrar em contato com a Gestão de Documentos e agendar uma visita técnica ao local para uma avaliação e medição da documentação. Será feito um relatório, o qual será enviado para o Cliente verificar o volume da documentação a ser trabalhada. Após aprovação do relatório pelo Cliente será iniciado o trabalho de definição dos critérios de indexação dos documentos, ou seja, definição dos assuntos/títulos e outros dados que serão extraídos dos documentos para poderem ser identificados numa planilha de inventário, inseridos no Sistema de Gestão de Documentos e localizados no momento da pesquisa. 14

16 7.2 - Procedimentos específicos para envio de materiais especiais O procedimento para envio de material especial (microfilmes, microfichas, mapas, fotos, vídeos, CD, DVD, disquetes, etc.) deverá seguir os critérios estabelecidos para o envio de documentos em caixa arquivo e contêiner. O Cliente poderá encaminhar o material em qualquer tipo de embalagem que será repassada para armário ou para contêiner, conforme o tipo de material. Deverá vir acompanhado de protocolo de entrega, conforme descrito anteriormente. Para microfichas, microfilmes e mapas que vierem em caixas tipo contêiner ou no próprio contêiner, serão inventariados e acondicionados em armários próprios. Os demais serão inventariados e armazenados em contêiner, conforme o serviço oferecido para material convencional Procedimentos para solicitar exclusão de dados no Sistema de Gestão de Documentos A exclusão de dados no sistema é realizada quando o Cliente faz a solicitação do documento e este não retornará para o arquivo da MGS, sendo necessário excluir o cadastro do documento no sistema de Gestão de Documentos. O Cliente deverá acessar o Sistema e fazer a solicitação, preenchendo os campos da mesma forma quando faz a solicitação de documentos. No campo da observação deverá descrever que se trata de solicitação de exclusão, conforme modelo da figura 06. Para solicitar a exclusão dos dados, é necessário que o documento esteja de posse do Cliente. Caso o documento esteja armazenado na COGED, o Cliente deverá fazer a solicitação de empréstimo do mesmo. Após a solicitação da exclusão, a(s) etiqueta(s) código de barras do(s) processo(s), da(s) caixa(s) arquivo ou do(s) contêiner(es) deverão ser retiradas e descartadas. Em hipótese alguma, a etiqueta código de barras do processo, da caixa arquivo ou do contêiner deverá ser reutilizada e enviada novamente para a COGED, pois poderá ser confundido com documento cadastrado no Sistema. 15

17 Figura 6: Modelo de solicitação de exclusão de dados via sistema Fonte: Elaborada pela COGED Precauções para quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos Para as ocasiões em que ocorrer falhas do Sistema de Gestão de Documentos, ou o mesmo fique fora do ar, a comunicação entre a COGED e o Cliente será fazer o contato via telefone. Para fazer a solicitação da coleta de documentos o Cliente deverá ligar para a COGED e fazer a solicitação. Assim que o Sistema de Gestão de Documentos voltar a funcionar a COGED entrará em contato com o Cliente para que a solicitação feita via telefone seja repassada para o sistema. Isso é para que haja um controle no Sistema de Gestão de Documentos das solicitações feitas pelo Cliente. 16

18 7.5 - Modelo de protocolo para envio de documentos novos PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTOS NOVOS À COORDENADORIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS COGED/MGS Data de Envio: ÓRGÃO/ENTIDADE: TELEFONE DE CONTATO: RESPONSÁVEL PELO ENVIO DA REMESSA SETOR/DEPARTAMENTO: ENDEREÇO DE RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO DA REMESSA Nome por extenso Assinatura Nome por extenso Assinatura DOCUMENTOS ORGANIZADOS POR: Contêiner: Caixa Arquivo: QUANTIDADE ENVIADA DE: Contêiner: Caixa Arquivo: Pastas e/ou Processos: ASSUNTO/TÍTULO DOCUMENTAL Pastas e/ou Processos: DATA DO DOCUMENTO N DA CAIXA 17

19 8 Na COGED Após a coleta dos documentos os carregadores encaminharão os protocolos para conferência na Expedição da COGED. Se os dados estiverem corretos, os documentos serão encaminhados para o (a) Bibliotecário (a) que iniciará junto com uma equipe de auxiliares o processo de planilhamento. Esse será feito conforme o conteúdo descrito na etiqueta padrão da caixa arquivo ou contêiner, e no caso de pastas funcionais, prontuários e/ou processos, o critério de indexação será definido com o Cliente. Após o planilhamento, será enviada para o Cliente uma cópia das planilhas e recibos correlatos aos inventários das caixas. 9- Contatos SAC Serviço de Atendimento ao Cliente (31) (31) (31) (31) gestaodedocumentos@mgs.srv.br Alberto Alves Simões (31) (31) albertosimoes@mgs.srv.br Michel Lopes França (31) (31) michel@mgs.srv.br Horário de expediente: de segunda a sexta-feira de 08h00min as 17h00min. Estamos à disposição para esclarecimentos em relação aos procedimentos abordados. 18