CONCEPCIONISTAS MISSIONÁRIAS DO ENSINO SETOR: ADMINISTRATIVO MANUAL DE PROCESSOS

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1 CONCEPCIONISTAS MISSIONÁRIAS DO ENSINO SETOR: ADMINISTRATIVO MANUAL DE PROCESSOS

2 SETOR: Nº DOC.: FOLHA:02/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES Missão: Organizar e controlar o sistema contábil/financeiro de Rh da Instituição em consonância com Missão e o Projeto Educativo Concepcionista PROCESSOS E ATIVIDADES DO SETOR PROCESSOS: P1: Gerenciamento do sistema administrativo PEDAG/CAIXA P2: Organização dos documentos contábeis e do Departamento Pessoal P3: Realização do Processo de matrículas P4: Efetivação de compras, pagamentos e recebimentos P5: Orçamento P6: Vale Transporte P7: Concessão de bolsas e descontos ATIVIDADES: A1: Recebimento de taxas para eventos sócios culturais A2: Emissão e entrega dos boletos bancários 2

3 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:03/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Setor de Informática da Província Direção PEDAG W CAIXA Orientação da mantenedora P1: Gerenciamento do sistema administrativo PEDAG/CAIXA Abastecer com os dados coletados o PEDAG e o W CAIXA Direção Professores Funcionários Alunos Pais Aprimoramento, segurança e clareza. informações atualizadas 3

4 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:04/16 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: P1: Gerenciamento do sistema administrativo PEDAG/CAIXA OBJETIVO DO PROCESSO : Abastecer com os dados coletados o PEDAG e o W CAIXA ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) 1. Baixar e instalar as atualizações do PEDAG e WCAIXA Setor Administrativo A partir da comunicação do analista de tecnologia da informação. Baixar e instalar as atualizações 2. Analisar as atualizações e sua funcionalidade Setor Administrativo Interando-se das atualizações a partir de consulta do ATI e com o próprio programa 3. Proceder o lançamento dos dados Setor Administrativo Lançando os dados pertinentes 4. Enviar informações W site para o setor administrativo Provincial Setor Administrativo Enviando as informações solicitadas 4

5 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:05/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Direção Rede Bancária Fornecedores Funcionários Documentos pertinentes ao setor administrativ o P2: Organização dos documentos contábeis e do Departamento Pessoal Acompanhar o fluxo bancário Registro de documentos Setor Administrativ o da Província Direção Pais Organização coerência, agilidade. Orientação segura 5

6 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:06/16 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: P2: Organização dos documentos contábeis e do Departamento Pessoal OBJETIVO DO PROCESSO : Organizar os documentos da contabilidade e do Departamento Pessoal ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) 1. Receber os documentos contábeis e de pessoal Setor Administrativo Recebendo e organizando os documentos 2. Fazer os lançamentos nos programas pertinentes Setor Administrativo Lançando a partir de normas estabelecidas 3. Realizar a conciliação bancária Setor Administrativo Conferindo débitos e créditos 4. Gerar dados e arquivos Setor Administrativo Promovendo a geração de listagens atualizadas 5. Realizar o balanço mensal e exportar arquivos de dados para administração Provincial Setor Administrativo Confrontando os dados e realizando as alterações necessárias e enviando para a Administração Provincial 6. Emitir relatórios para análise da Diretoria Setor Administrativo Imprimindo os relatórios e encaminhado-os à diretoria 6

7 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:07/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Setor de informática da província Direção Sistema PEDAG Fichas de matrículas Controle de pagamento dos alunos P3: Realização do Processo de matrículas Organizar o sistema financeiro do processo de matrícula Pais Alunos Agilidade no atendimento organização Orientações da mantenedora 7

8 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:08/16 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: P3: Realização do Processo de matrículas OBJETIVO DO PROCESSO : Organizar o sistema financeiro do processo de matrícula ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) 1. Analisar a situação administrativa Setor Administrativo + Direção Reunindo os dois setores e analisando a situação da instituição 2. Definir a política do Setor Administrativo para matrículas Setor Administrativo local e Provincial Reunindo a Diretoria da mantenedora para traçar a política 3. Emitir documentos financeiros para a efetivação da matrícula Setor Administrativo Fazendo as adequações e emitindo os documentos 4. Encaminhar os documentos para secretaria Setor Administrativo Conferindo os documentos emitidos e passando para a secretaria 5. Verificar o pagamento das matrículas Setor Administrativo Acessando o programa bancário 6. Confrontar documentos de matrícula da secretaria com financeiros Setor Administrativo Recebendo da secretaria os contratos devidamente preenchidos. 8

9 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:09/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Cadastro de fornecedores Empresas Clientes Setor administrativo Levantament o de preços Notas e boletos a serem pagos P4: Efetivação de compras, pagamentos e recebimentos. Analisar as cotações de preços Efetivar compras, pagamentos e recebimentos. Fornecedores Comunidade interna Organização clareza e agilidade Boletos de recebimento 9

10 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:10/16 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: P4: Efetivação de compras, pagamentos e recebimentos. OBJETIVO DO PROCESSO: Analisar as cotações de preços, efetivar, comprar, pagamentos e recebimentos ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) 1. Receber e analisar as solicitações de compras Tesouraria + Direção Recebendo e analisando junto a direção a real necessidade do pedido 2. Proceder a análise e cotação no mercado Setor Administrativo Solicitando orçamentos via telefone, fax ou 3. Fechar os pedidos de compras Definir as compras Tesouraria Definindo e fazendo a solicitação das mercadorias 4. Receber e conferir as mercadorias Tesouraria Recebendo e conferindo com a solicitação e fazendo as adequações necessárias 5. Realizar pagamentos e recebimentos Tesouraria Conferindo a documentação apresentada e procedendo a pagamentos e recebimentos 10

11 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:11/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Organização Setores da instituição Levantament o das necessidades dos setores P5: Orçamento Adequar às necessidades e os meios disponíveis. Comunidade Educativa administrativo/ financeiro da instituição 11

12 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:12/16 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: P5: Orçamento. OBJETIVO DO PROCESSO: levantar as necessidades e adequá-las aos meios disponíveis ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) 1. Realizar levantamento nos setores para identificar as necessidades Setor Administrativo + Responsáveis pelos setores Preenchendo um documento com as necessidades do setor 2. Reunir e analisar as necessidades dos setores Diretoria da mantenedora Analisando as solicitações de cada setor e o todo 3. Definir as prioridades possíveis de serem atendidas Diretoria da mantenedora Elegendo as prioridades dentro das possibilidades da Instituição 4. Elaborar orçamento Diretoria da mantenedora Elaborando o orçamento de acordo com as normas estabelecidas pela Administração Provincial 5. Encaminhar o orçamento para aprovação provincial Diretoria da mantenedora Passando o orçamento e sua justificativa para a Administração Provincial 12

13 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:13/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Departamento pessoal Relação nominal com tipo e quantidade de vales P6: Vale Transporte Aquisição e distribuição de vales transportes. Professores Funcionários Transporte a baixo custo para professores e funcionários 13

14 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:14/16 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: P6: Vale Transporte OBJETIVO DO PROCESSO: Aquisição e distribuição de vales transportes ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) 1. Fazer o levantamento de quantos professores e funcionários utilizarão vale transporte 2. Fazer o levantamento da quantidade necessária para o mês Departamento Pessoal Departamento Pessoal Analisando salários e condições de acordo com a lei Verificando os dias do mês em que serão necessários vales de acordo com a lei 3. Preencher o formulário padrão Departamento Pessoal Preenchimento correto 4. Adquirir os vales Setor Administrativo Indo ao banco para adquiri os vales 5. Conferir e separar os vales Departamento Pessoal Fazendo a conferência de acordo com as necessidades e aquisições feitas 6. Entregar os vales Departamento Pessoal Entregando a cada interessado, pedindo que assine o recebimento. 14

15 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA:15/16 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Responsáveis pelos alunos Documentos apresentados pelos responsáveis P7: Concessão de bolsas e descontos Receber e analisar pedidos de bolsas e descontos apresentados pelos responsáveis. Responsáveis pelos alunos Desconto na anuidade escolar 15

16 SETOR: ADMINISTRATIVO Nº DOC.: FOLHA: 16/16 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: P7: Concessão de bolsas e descontos OBJETIVO DO PROCESSO: Receber e analisar pedidos de bolsas e descontos apresentados pelos responsáveis pelos alunos ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) 1. Orientar as pessoas que procurem o setor para descontos e orientar sobre os procedimentos 2. Entregar o formulário de requerimento devidamente numerado e relação de documentos exigidos 3. Receber o formulário de requerimento preenchido junto com os documentos Setor Administrativo Atendendo e explicando as condições Setor Administrativo Passando o formulário com as orientações devidas Setor Administrativo 4. Analisar a situação sócio econômica de cada requerente Conselho da mantenedora A partir dos dados apresentados 5. Recorrer a um assistente social para entrevistar os requerentes Conselho da mantenedora 6. Comunicar o resultado da solicitação Departamento Pessoal Via telefone 16