Estabelecer critérios e procedimentos para realização dos serviços de remanejamentos e mudanças.

Transcrição

1 Proposto por: REALIZAR REMANEJAMENTOS E MUDANÇAS Equipe do Serviço de Movimentação de Materiais Permanentes (SEMOP) Analisado por: Diretor do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria- Geral de Logística (DGLOG) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para realização dos serviços de remanejamentos e mudanças. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Movimentação de Materiais Permanentes, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMOP), bem como provê orientações às demais Unidades que possuem interface com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 01/06/ DEFINIÇÃO TERMO DEFINIÇÃO Contratada Empresa que presta serviços de mudanças e remanejamentos de bens permanentes e de consumo no âmbito de Unidades Organizacionais do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). Fiscal de contrato Fiscalização Servidor representante da unidade demandante, com o conhecimento necessário e suficiente para fiscalizar a execução física do contrato, responsável pelas anotações das ocorrências em registro próprio; é o agente de campo do contrato, como representante da Administração (Lei federal nº 8.666/93, art. 67). Atividade executada por servidor e prestadores de serviço que consiste na verificação, in loco da conformidade do serviço prestado pela Contratada com os requisitos contratuais. Mudança Remanejamento de materiais resultado de alteração de endereço da Unidade Organizacional de 10

2 Preposto TERMO DEFINIÇÃO Representante da empresa contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto ao contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder às questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual. Remanejamento Movimentação de materiais que não resulte em alteração de endereço. Unidade Patrimonial Unidade Organizacional individualizada no sistema de controle de bens por código próprio de carga patrimonial. 4 REFERÊNCIAS Resolução TJ/OE/RJ nº 17/2014 Aprova a Estrutura Organizacional do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, e dá outras providências; Resolução TJ/OE/RJ nº 42/2013 Dispõe sobre a administração das dependências, mobiliários e equipamentos instalados no PJERJ; Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012 Consolida e disciplina as normas gerais sobre a gestão patrimonial dos bens móveis, no âmbito do PJERJ. 5 RESPONSABILIDADES FUNÇÃO Diretor do Departamento de Patrimônio e Material, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEPAM) RESPONSABILIDADE Submeter à DGLOG cronograma de mudança e remanejamento para análise e eventual aprovação; encaminhar à DGLOG instauração de procedimento apuratório em desfavor da empresa Contratada; vistar Nota Fiscal de Serviços de mudanças e remanejamentos da contratada de 10

3 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Diretor da Divisão de Controle Patrimonial, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DIPAT) Chefe do Serviço de Movimentação de Materiais Permanentes, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMOP) Chefe do Serviço de Cadastro e Fiscalização de Materiais Permanentes, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SECAM) Supervisionar a fiscalização do serviço; analisar o relatório de execução do serviço; promover correções na execução do serviço; avaliar cronograma de mudança e remanejamento submetido pelo SEMOP à sua apreciação. Agendar e organizar as mudanças e remanejamentos, e requisitar materiais necessários à embalagem e mão-de-obra à contratada; fiscalizar a execução do serviço prestado pela Contratada; encaminhar à DIPAT sugestão de cronograma de mudança e remanejamento. Promover a regularização em sistema dos bens remanejados entre Unidades Patrimoniais. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 O horário ordinário de atendimento é de segunda à sexta-feira, das 8h às 19h. 6.2 Unidade Organizacional encaminha ao SEMOP, por meio do endereço eletrônico (semopmudanca@tjrj.jus.br) com a solicitação de agendamento de serviço de remanejamento ou mudança. 6.3 Para realização do serviço de mudança ou remanejamento é fundamental a presença de dois servidores da Unidade Patrimonial, preferencialmente, dos agentes patrimoniais nato e delegado, que acompanham todos os trabalhos Havendo impossibilidade de comparecimento dos agentes patrimoniais, o agente patrimonial nato deve encaminhar ao SEMOP 05 3 de 10

4 com nome completo, matrícula e/ou CPF dos representantes Não havendo nenhum representante das Unidades Organizacionais (U.O) o serviço não será executado. 6.4 SEMOP envia à Unidade Patrimonial demandante, com orientações pertinentes ao procedimento de mudança. 7 PROCEDIMENTOS PARA ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DE REMANEJAMENTOS 7.1 SEMOP recebe solicitação de serviço via (semopmudanca@tjrj.jus.br), expediente ou processo administrativo. 7.2 Havendo necessidade de vistoria o SEMOP encaminha à Unidade Patrimonial, preposto da contratada e fiscal para vistoria de bens a serem remanejados e a verificação do necessário à execução do serviço Na vistoria é avaliada a necessidade de: a) mão de obra (empresa contratada); b) equipamentos; c) materiais para embalagem Não havendo necessidade de vistoria o SEMOP procede ao agendamento do serviço Quando verificada a necessidade de ser providenciado transporte ao (s) Fiscal (is) do SEMOP para a realização de serviços em Unidades que se situam além das extensões dos Prédios do Complexo Judiciário do Estado do Rio de Janeiro ou Centro Administrativo, são seguidas as diretrizes definidas na -035 Atender a solicitações de 05 4 de 10

5 Transportes, encaminhando solicitação ao Departamento de Transportes, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DETRA) Sendo constatado que o serviço solicitado demanda utilização de mãode-obra além da disponibilizada diariamente pela Contratada, o SEMOP oficia à mesma e informa a data para execução do serviço. 7.3 O SEMOP preenche o formulário de Registro de Acompanhamento de Serviços de Remanejamento e Mudança (FRM--01), e encaminha os prestadores de serviço (fiscais) acompanhados dos ajudantes da Contratada ao local para realizar o remanejamento Se, por ventura, houver movimentação de bens entre Unidades Patrimoniais, após a execução do Serviço, o SEMOP informa ao SECAM- Inventário WEB os bens que foram remanejados para que haja a regularização da responsabilidade patrimonial. 7.4 Ao término do remanejamento, o responsável pela Unidade Patrimonial e o fiscal do SEMOP avaliam o serviço executado pela contratada e assinam o FRM Caso haja reclamações ou irregularidades, o fiscal do contrato oficia à contratada e solicita adequação dos serviços Persistindo as não conformidades, o SEMOP sugere à DIPAT a instauração de procedimento apuratório. 7.5 Havendo desistência dos serviços solicitados, o SEMOP arquiva o FRM- -01 informando os motivos de cancelamento. 8 PROCEDIMENTOS PARA ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DE MUDANÇAS 8.1 SEMOP recebe solicitação de serviço via (semopmudanca@tjrj.jus.br), expediente ou processo administrativo de 10

6 8.2 SEMOP agenda com o agente patrimonial e o representante da contratada data para realização da vistoria Na vistoria são avaliados: a) necessidade ou não de veículos; b) quantidade de mão-de-obra (empresa contratada); c) necessidade ou não de equipamentos; d) quantidade de materiais para embalagem; e) trajeto. 8.3 O SEMOP sugere à DIPAT um cronograma de mudança para realização do serviço Caso aprovado, o SEMOP oficia à contratada para execução do serviço Caso não seja aprovado, um novo cronograma é sugerido. 8.4 O SEMOP preenche o formulário de Registro de Acompanhamento de Serviços de Remanejamento e Mudança (FRM--01) e encaminha os prestadores de serviço (fiscais) acompanhados dos ajudantes da contratada ao local para realizar a mudança Quando verificada a necessidade de ser providenciado transporte ao (s) Fiscal (is) para a realização de serviços em Unidades que se situam além das extensões dos Prédios do Complexo Judiciário do Estado do Rio de Janeiro ou Centro Administrativo, são seguidas as diretrizes definidas na -035 Atender a solicitações de Transportes, encaminhando solicitação DETRA de 10

7 8.4.2 No momento da mudança, o fiscal do SEMOP confere e anota todos os materiais que adentrem o veículo no FRM--02. Após, fotografa os bens acomodados no baú Havendo necessidade de escolta, o SEMOP comunica o fato ao Departamento de Segurança Institucional, da Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DESIN) Se, por ventura, houver movimentação de bens entre Unidades Patrimoniais, após a execução do Serviço, o SEMOP informa ao SECAM- Inventário WEB os bens que foram remanejados para que haja a regularização da responsabilidade patrimonial. 8.5 Ao final do serviço, a RAEC é disponibilizada ao responsável pela Unidade Patrimonial que, juntamente com o fiscal do SEMOP, avaliam o serviço executado pela contratada e assinam o FRM Caso haja reclamações ou irregularidades, o Fiscal do contrato oficia à Contratada e solicita adequação dos serviços Persistindo as não conformidades, o SEMOP sugere à DIPAT a instauração de procedimento apuratório. 8.6 Havendo desistência dos serviços solicitados, SEMOP arquiva o (FRM- -01) informando os motivos de cancelamento. 9 INDICADOR REFERENTE AOS SERVIÇOS PRESTADOS PELA CONTRATADA NOME Nível de Satisfação com a Contratada (NSC) FÓRMULA [(Σ atendimentos considerados bom e ótimo ) ( Σ atendimentos)] X 100 PERIODICIDADE Mensal 05 7 de 10

8 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir. RETENÇÃO IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE DISPOSIÇÃO GUARDA NA UO) Registro de Acompanhamento de Execução Contratual a SEMOP Pasta Número Condições apropriadas 2 anos DGCOM/ DEGEA*** FRM--01 Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos Organizar Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma dos Procedimentos para Atendimento às Solicitações de Remanejamentos; Anexo 2 - Fluxograma dos Procedimentos para Atendimento às Solicitações de Mudanças. ========= 05 8 de 10

9 ANEXO 1 - FLUXOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS PARA ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DE REMANEJAMENTOS 05 9 de 10

10 ANEXO 2 - FLUXOGRAMA DOS PROCEDIMENTOS PARA ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DE MUDANÇAS de 10